Recomendaciones para identificar y clasificar flujos
Se aplica a esta recomendación de lista de comprobación de confiabilidad del marco de trabajo bien diseñado de Azure:
| RE:02 | Identifique y evalúe los flujos de usuario y del sistema. Use una escala de importancia en función de los requisitos empresariales para priorizar los flujos. |
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En esta guía se describen las recomendaciones para identificar y priorizar los flujos de carga de trabajo. La identificación y priorización de flujos de carga de trabajo implica asignar flujos de usuario y flujos del sistema para determinar su importancia para la organización. Esta práctica garantiza la identificación y prioridad de la funcionalidad de carga de trabajo más crítica para reducir el riesgo de errores perjudiciales. Los errores de identificación y prioridad de los flujos de carga de trabajo pueden provocar desgloses del sistema y confiabilidad de la carga de trabajo comprometida.
Definiciones
| Término | Definición |
|---|---|
| Flujo de usuario | Rutas de acceso o secuencias de acciones que los usuarios realizan dentro de una aplicación o sistema. |
| Flujo del sistema | Flujo de información y procesos dentro de un sistema. El sistema sigue automáticamente este flujo para habilitar flujos de usuario o funcionalidad de carga de trabajo. |
Estrategias de diseño principales
Al diseñar la carga de trabajo, es esencial definir los flujos de usuario y los flujos del sistema. El usuario fluye el gráfico del movimiento de un usuario a través de la aplicación. Se centran en la interfaz de usuario, las interacciones, las decisiones y los pasos necesarios para completar una tarea. Los flujos de usuario proporcionan una perspectiva centrada en el usuario en la experiencia del usuario y el diseño de la interfaz. Los flujos del sistema trazan el funcionamiento interno de la carga de trabajo. Se centran en el movimiento de datos, el procesamiento de entrada, el procesamiento de salida y las interacciones entre los componentes de carga de trabajo, los servicios back-end y las API externas. Los flujos del sistema indican los detalles complejos de cómo funciona la carga de trabajo internamente.
Debe identificar y definir flujos al principio de la fase de diseño de la carga de trabajo. Proporciona una comprensión más clara de lo que afecta a la confiabilidad de la carga de trabajo. Alinea las decisiones arquitectónicas estrechamente con los objetivos de confiabilidad de la carga de trabajo.
Identificación de todos los flujos de usuario y sistema
La salida de identificar todos los flujos de usuario y sistema es un catálogo de todos los flujos de la carga de trabajo. Este proceso de identificación requiere que se asignen todas las interacciones y procesos de usuario dentro de un sistema de principio a fin. Esta asignación es un requisito previo para identificar flujos críticos. Estas son recomendaciones para identificar todos los flujos de usuario y sistema en una carga de trabajo:
Entrevista a las partes interesadas. Las partes interesadas pueden proporcionar información valiosa para identificar flujos, e incluso pueden ayudarle a asignar y priorizar flujos. También puede entrevistar usuarios, analistas de negocios y equipos técnicos para recopilar información sobre las interacciones y dependencias del usuario dentro de la carga de trabajo.
Revise la documentación. En la fase de diseño, es posible que no tenga documentación que revisar. Sin embargo, si existe documentación, debe usarla. Pida diagramas de arquitectura del sistema, manuales de usuario y descripciones de procesos. Estos documentos pueden ayudarle a comprender la funcionalidad prevista de la carga de trabajo y sus flujos individuales.
Observe la carga de trabajo. Supervise la carga de trabajo en funcionamiento y observe cómo interactúan los usuarios con ella y cómo los distintos componentes se comunican entre sí. Debe analizar los registros del sistema, las métricas de rendimiento y los registros de actividad del usuario para identificar patrones, tareas frecuentes y respuestas del sistema.
Enumerar los flujos identificados. Las entrevistas, la documentación y la observación deben permitirle identificar todos los flujos de la carga de trabajo. Compile una lista de todos los flujos que identifique y clasifique en flujos de usuario (centrándose en las interacciones del usuario) y los flujos del sistema (centrándose en los procesos de back-end y el movimiento de datos).
Defina los puntos iniciales y finales del flujo. Para cada flujo identificado, defina claramente dónde comienza el flujo y dónde finaliza. Para los flujos de usuario, documente cada interacción del usuario y su resultado esperado. Céntrese en la experiencia del usuario y el diseño de la interfaz. En el caso de los flujos del sistema, debe identificar sus desencadenadores subyacentes y los resultados esperados.
Desglosa cada flujo. Divida cada flujo en pasos individuales, donde se describen las acciones, las decisiones o los procesos que se producen en cada punto. Tenga en cuenta cómo cada paso interactúa con otras partes del sistema, incluidas las dependencias de otros flujos o sistemas externos. Debe ser capaz de identificar cómo se integran los flujos con la carga de trabajo y la experiencia del usuario. Este enfoque dual proporciona una vista holística de toda la carga de trabajo.
Documente salidas únicas. Identifique las rutas de acceso o excepciones alternativas dentro de cada flujo, como el control de errores o la bifurcación condicional. Si un flujo tiene varios resultados posibles, debe agregarlo al catálogo como entradas distintas. En el caso de los flujos de usuario, debe identificar el comportamiento previsto de la interacción. En el caso de los flujos del sistema, debe identificar el comportamiento previsto del proceso.
Visualizar con diagramas. Cree diagramas de flujo o diagramas para representar visualmente el flujo y sus pasos. Puede usar herramientas como Microsoft Visio, diagramas de secuencia UML, diagramas de casos de uso, herramientas de dibujo simples o una lista descriptiva en formato de texto (vea Catálogo de flujo de ejemplo).
Actualizar la asignación de flujo de forma iterativa. La asignación de flujo es un proceso iterativo. Los flujos pueden cambiar, dividir o combinar, especialmente en la fase de diseño. A medida que los flujos de carga de trabajo se definen con más claridad, debe actualizar el catálogo de flujos para que coincidan. Valide y refina los diagramas de flujo con comentarios de las partes interesadas para garantizar la precisión y la integridad.
Identificación de procesos empresariales para cada flujo
Los procesos empresariales son una serie de tareas para lograr una salida, como el suministro de pedidos, la administración del servicio al cliente o el control de inventario. La identificación de los procesos empresariales de cada flujo implica la asignación de flujos a uno o varios procesos empresariales. Esta asignación le ayuda a comprender la importancia de cada flujo a la empresa.
Es posible que tenga documentación o planes empresariales existentes que proporcionen una asignación de flujos a los procesos empresariales. A veces, los manuales de usuario, los materiales de entrenamiento o las especificaciones del sistema pueden proporcionar información sobre el uso y el propósito previstos de la carga de trabajo y sus flujos. Si no es así, debe asignar flujos a los procesos empresariales que admiten. Estas son las recomendaciones para identificar los procesos empresariales para cada flujo:
Use salidas de carga de trabajo. Puede usar las salidas de carga de trabajo y el desglose del flujo para correlacionar los flujos con los procesos empresariales que admiten. En primer lugar, revise las salidas que genera la carga de trabajo. La salida podría ser informes de ventas, archivos de datos o tareas completadas.
Realizar entrevistas. Hable con los miembros del equipo y las partes interesadas que interactúan con la carga de trabajo. Debe formular preguntas específicas sobre sus tareas diarias, cómo usan la carga de trabajo y qué objetivos logran con ella. Los equipos técnicos suelen tener una comprensión más profunda de la estructura de la carga de trabajo y pueden proporcionar información sobre los procesos empresariales que admite.
Supervisar el uso de la carga de trabajo. En el caso de las cargas de trabajo existentes, supervise la carga de trabajo y busque patrones de uso que indiquen procesos empresariales subyacentes, como la entrada de datos, el procesamiento de pedidos o la interacción del cliente.
Conecte la salida a un proceso de negocio. Conecte los puntos de las salidas de flujo al proceso de negocio general que admiten. Por ejemplo, si un paso de flujo implica procesar los pedidos de los clientes, admite directamente el proceso empresarial de cumplimiento de pedidos. El cumplimiento de pedidos contribuye al objetivo empresarial de mantener la satisfacción del cliente y generar ingresos. Por último, use el desglose del flujo para ayudar a determinar qué flujo creó el informe de ventas.
Identificación de los propietarios de procesos y las partes interesadas de cada flujo
El propietario del proceso de un flujo es el individuo responsable de la ejecución correcta de un proceso determinado. Son responsables de ese proceso y de los flujos que lo admiten. Se debería identificar el propietario del proceso por cada flujo de carga de trabajo. También debe identificar las partes interesadas de cada flujo. Las partes interesadas pueden participar en la carga de trabajo, tener dependencias en un flujo o administrar una dependencia que tenga el flujo.
Es posible que tenga una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) o una matriz RACI que ya identifique a los propietarios de procesos y a las partes interesadas. Normalmente, los propietarios del proceso son responsables o encargados de un proceso, y usted consulta o informa a las partes interesadas.
Identificación de rutas de escalación para cada flujo
La identificación de las rutas de escalación consiste en determinar los canales para escalar incidencias relacionadas con un flujo. Las incidencias que necesitan escalación podrían ser actualizaciones urgentes, problemas de seguridad, degradaciones o incidentes técnicos. El objetivo de identificar una ruta de escalación es garantizar una resolución oportuna y eficaz de los problemas.
La ruta de escalación que asigne debe comenzar con la persona o grupo más probables para resolver un problema determinado. Si esta persona o grupo no puede resolver el problema, la ruta de escalación debe identificar el siguiente punto de contacto. El siguiente punto de contacto tiene responsabilidades más amplias y es capaz de coordinar estrategias de mitigación con más partes de la organización. El número de personas en una ruta de escalación varía según el flujo y la organización. Demasiadas personas en una ruta de escalación pueden ralentizar los esfuerzos de resolución.
Identificación del impacto empresarial de cada flujo
La identificación del impacto empresarial de cada flujo resulta esencial para comprender cómo cada flujo contribuye a los objetivos empresariales clave. El impacto empresarial podría incluir la generación de ingresos, la satisfacción del cliente o la eficiencia operativa. Al comprender el impacto positivo y negativo de cada flujo, puede priorizar los esfuerzos para garantizar la confiabilidad de los flujos que más importan a su negocio. Es importante tener en cuenta el impacto directo del error de flujo y su efecto indirecto en otros procesos interconectados. Estos son los pasos para identificar el impacto empresarial de cada flujo:
Identificar el impacto positivo. Determine las ventajas esperadas cuando se ejecuta un flujo según lo previsto. Las ventajas esperadas podrían incluir una mayor eficiencia, un aumento de los ingresos, una mayor satisfacción del cliente o cualquier otro efecto positivo en la empresa.
Identificar el impacto negativo. Evalúe los posibles impactos negativos si se produce un error en un proceso o no funciona según lo previsto. Considere la posibilidad de cuantificar pérdidas específicas, como caídas de ingresos. Incluya efectos subjetivas como daños a la reputación, erosión de la confianza del cliente o efectos adversos en otros procesos empresariales relacionados.
Defina las suposiciones de capacidad y disponibilidad. Establezca suposiciones sobre la capacidad y disponibilidad esperadas de cada proceso. Tenga en cuenta factores como el rendimiento por unidad de tiempo, las horas laborables esperadas y el porcentaje de tiempo de actividad objetivo. Si hay expectativas para el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) o el objetivo de punto de recuperación (RPO), debe incluir estas expectativas. Estas suposiciones ayudan a comprender los requisitos de confiabilidad de cada flujo.
Al evaluar sistemáticamente estos aspectos, puede obtener una visión completa de cómo cada flujo afecta al negocio y tomar decisiones estratégicas sobre la optimización de confiabilidad.
Asignar una clasificación de importancia a cada flujo
Una evaluación detallada de la importancia del flujo en relación con los impactos empresariales generales permite asignar una clasificación de importancia crítica a cada flujo. Es posible usar clasificaciones cuantitativas o cualitativas de importancia crítica. El propósito es ordenar los flujos por prioridad y asignar una etiqueta que permita identificar los flujos críticos. Este proceso es una continuación lógica de la identificación, asignación y alineación con los procesos empresariales y el impacto. Use las siguientes descripciones de importancia crítica para asignar las clasificaciones críticas:
Alta importancia: los flujos de alta importancia son integrales a las funciones empresariales principales. Afectan directamente a aspectos críticos de una empresa como la experiencia del cliente, las transacciones financieras, los protocolos de seguridad, la salud humana y la seguridad. El error o la interrupción de estos flujos podrían provocar efectos negativos inmediatos o a largo plazo significativos. Entre los ejemplos de efectos negativos se incluyen la pérdida de ingresos, la vulneración de confianza y los problemas legales. La priorización de estos flujos garantiza que los aspectos más cruciales de la carga de trabajo sean sólidos y resistentes.
Importancia media: los flujos de importancia media son importantes para la funcionalidad completa del sistema, pero no interactúan directamente con el cliente o las operaciones empresariales críticas. Por ejemplo, si un problema interrumpe un flujo de procesamiento de datos interno, puede reintentar el procesamiento de datos sin efectos externos inmediatos. Estos flujos son esenciales para las operaciones fluidas, pero ofrecen un búfer en términos de efecto financiero o cliente inmediato, lo que permite respuestas administradas a problemas.
Baja importancia: los flujos de importancia baja no tienen un efecto directo o significativo en las funciones empresariales principales o la experiencia del cliente. Algunos ejemplos incluyen procesos auxiliares, como transferencias de registros nocturnos o características de usuario opcionales, como encuestas de comentarios. Aunque estos flujos contribuyen al sistema general, es poco probable que su interrupción cause problemas empresariales o operativos inmediatos significativos.
Siguiendo este enfoque estructurado para asignar importancia crítica, puede priorizar eficazmente los recursos y centrarse en mantener y mejorar la confiabilidad y eficacia de los flujos más críticos.
Compensación: a veces, mayores expectativas de confiabilidad coinciden con mayores costos de configuración, costos operativos y carga de administración para los operadores. Asegúrese de que las partes interesadas comprendan los posibles aumentos de costos para mejorar la confiabilidad de los flujos críticos.
Alineación de la organización
Cloud Adoption Framework proporciona instrucciones para cargas de trabajo que requieren una clasificación de importancia empresarial.
Para obtener más información, consulte Importancia empresarial en la administración de la nube.