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Recomendaciones para formalizar tareas rutinarias y no subrutinas

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Se aplica a esta recomendación de lista de comprobación de excelencia operativa del marco de trabajo bien diseñado de Azure:

OE:02 Formalice la forma de ejecutar tareas operativas de rutina, según sea necesario y de emergencia, mediante documentación, listas de comprobación o automatización. Se esfuerza por la coherencia y la previsibilidad de los procesos de equipo y las entregas mediante la adopción de procedimientos y enfoques líderes del sector, como un enfoque de desplazamiento a la izquierda.

En esta guía se describen las recomendaciones para formalizar tareas rutinarias y no subrutinas. Los equipos de carga de trabajo eficaces y exitosos tienen prácticas de administración de cargas de trabajo coherentes y predecibles. Optimice la eficiencia y la coherencia mediante la adopción de herramientas y prácticas probadas por el sector y automatizando los procesos cuando resulte práctico. La coherencia en la forma de gestionar las tareas rutinarias, improvisadas y de emergencia minimiza el riesgo de no estar preparado cuando surgen problemas. Si adopta un enfoque de mejora continua de la administración de la carga de trabajo, aumentará la coherencia y la eficacia de su equipo a lo largo de todo el ciclo de vida de la carga de trabajo.

Estrategias de diseño principales

Los procesos coherentes hacen que la calidad del trabajo sea predecible y predecible, la compatibilidad con la carga de trabajo sea más fluida. Para lograr la coherencia en los procesos, debe ser intencional y explícito sobre cómo ejecutar procesos en patrones estándar. Use estrategias como los enfoques de automatización y desplazamiento a la izquierda para minimizar las posibles áreas de imprevisibilidad.

Estandarización de procesos

La normalización de procesos toma muchas formas. Describir cada manera de abordar la normalización está fuera del ámbito de esta guía, pero algunas recomendaciones generales incluyen:

  • Los procesos estandarizados deben abarcar todos los aspectos de la administración de cargas de trabajo: confiabilidad, seguridad, optimización de costos, rendimiento y procesos operativos. El equipo de carga de trabajo debe tener tanta propiedad de los procesos como necesiten para mantener y mejorar continuamente la carga de trabajo bajo la gobernanza general de la organización.

  • La documentación que genera captura los procedimientos operativos estándar y determina cómo se realizan las cosas, pero la documentación nunca es final. Los procedimientos deben evolucionar a medida que evoluciona la carga de trabajo y el equipo. Revise periódicamente y desafía los estándares para asegurarse de que son los estándares adecuados para su equipo en este momento. La documentación debe estar controlada por plantillas y versiones para garantizar la coherencia en los formatos de documentación y que hay un registro de revisiones y actualizaciones. El control de versiones también ayuda a reforzar los requisitos que el equipo lleva a cabo revisiones de la documentación a intervalos programados periódicamente.

  • Desglosa las tareas rutinarias, improvisadas y de emergencia en elementos de lista de comprobación que son fáciles de entender. Un ejemplo de una tarea rutinaria es el proceso de aplicar una actualización a una dependencia de código abierto. Es posible que la carga de trabajo tenga que usar una biblioteca de código abierto como un SDK para usar un servicio de mensajes de terceros. Este SDK debe actualizarse periódicamente para las revisiones de seguridad, las correcciones de errores y las mejoras de funcionalidad.

    Al determinar que necesita una actualización, el equipo de cargas de trabajo podría tener una lista de comprobación que incluya elementos como probar la actualización en entornos inferiores, crear una solicitud de administración de cambios para implementar la actualización en producción y actualizar documentación, como una base de conocimiento o wiki, para asegurarse de que reflejan la versión correcta. Céntrese cada elemento de lista de comprobación en una tarea discreta que esté claramente definida.

  • Las tareas improvisadas y de emergencia son específicas del escenario, pero los operadores deben comprender claramente sus roles y responsabilidades. Necesitan saber cómo interactuar con el equipo de carga de trabajo y con otros equipos de la organización para trabajar eficazmente a través de esos tipos de tareas.

    Por ejemplo, una tarea improvisada podría implementar un nuevo tipo de recurso, como un servicio de aprendizaje automático, que se ha aprobado para mejorar la funcionalidad de la carga de trabajo. Es posible que no haya una lista de comprobación completa para la implementación y las pruebas de este tipo de recurso. Sin embargo, debe haber listas de comprobación generales para agregar nuevos recursos a la infraestructura como plantillas de código y estándares que cubren las pruebas de infraestructura para el rendimiento, la seguridad y la confiabilidad en cada fase de la cadena de promoción.

    Del mismo modo, el plan de respuesta de emergencia debe definir claramente roles y responsabilidades y procesos y procedimientos generales. Debe cumplir este plan en situaciones de emergencia para asegurarse de que los controle de forma eficaz.

    Las operaciones improvisadas y de emergencia también son buenas oportunidades para aprender a mejorar los procedimientos operativos estándar. Pida al equipo de carga de trabajo que refleje las formas en que las operaciones podrían haber ido más fluidas y determine si una actualización de los procesos existentes podría resultar beneficiosa en el futuro.

Adopción de prácticas probadas en el sector

  • Adopte prácticas probadas en el sector para minimizar el tiempo que el equipo dedica a inventar procesos y estándares. Siguiendo las prácticas ágiles con Scrum, organizando su trabajo a través de las juntas kanban y adoptando una ética de desplazamiento a la izquierda son todos ejemplos de prácticas que se han desarrollado durante muchos años y han sido probadas eficaces para las organizaciones de cualquier tamaño. Muchas organizaciones maduras usan procedimientos operativos estándar controlados por versiones, wikis, manuales de nuevos empleados y manuales de operaciones para aplicar la coherencia.

    Confíe en la experiencia de su equipo para decidir qué prácticas se ajustan a la administración del ciclo de vida de la carga de trabajo. Obtenga información sobre otros equipos sobre los estándares que han implementado correctamente para comprender cómo encajan determinadas prácticas en la estructura organizativa.

    En este contexto, un ethos de desplazamiento a la izquierda significa que los equipos de carga de trabajo deben estar capacitados para buscar medidas que puedan mejorar la seguridad, la confiabilidad y la eficacia de los costos de la carga de trabajo. Después, agregan esas medidas de mejora a su propio trabajo pendiente, en lugar de cambiar la responsabilidad a equipos externos.

    Por ejemplo, una prueba exploratoria podría descubrir un área para mejorar la seguridad que podría no haberse descubierto hasta que se expondría mediante exámenes de seguridad, que se producen mensualmente o incluso con menos frecuencia. Anime al equipo de carga de trabajo a tomar posesión de la carga de trabajo en todos los aspectos de su ciclo de vida y a contribuir a su mejora continua de forma proactiva, en lugar de confiar en otros equipos.

Aprovechar los estándares y recursos centralizados

  • Incorpore los requisitos organizativos y las funciones transversales en los procedimientos operativos estándar. Es posible que su organización tenga estándares para algunos procesos que debe adoptar. Sin embargo, también puede estar facultado para desarrollar sus propios estándares para otros procesos, por lo que debe buscar formas de incorporar estándares necesarios en sus procesos. Es probable que los procesos que posee se intersecen con los procesos de otros equipos, por lo que se esfuerzan por alinear los estándares en una extensión práctica.

    Documente dónde se diferencian los procesos del equipo de carga de trabajo y otros equipos para asegurarse de que el equipo de carga de trabajo puede trabajar mejor con otros equipos cuando haya puntos de intersección. Los equipos de seguridad central pueden usar diferentes herramientas y procedimientos que el equipo de carga de trabajo, y los equipos pueden colaborar más fácilmente si conocen esas diferencias.

  • Incorpore los requisitos de cumplimiento en los procedimientos operativos estándar. Según el sector y las regiones en las que opera, puede haber requisitos estrictos sobre cómo realizar y documentar las tareas. Asegúrese de comprender e incorporar esos requisitos al crear los estándares. Entrene regularmente al equipo de cargas de trabajo en esos requisitos.

Implementación de la automatización

Use la automatización para ayudar a lograr la coherencia. Automatice las tareas repetitivas y propensas a errores humanos para aliviar la carga de administración de su equipo. Busque oportunidades para automatizar procesos, como generar vales itsm, por ejemplo. Para obtener más información, consulte recomendaciones para implementar la automatización.

Control del uso de código abierto

Tenga intención sobre su enfoque para la adopción de código abierto. Normalice las reglas sobre cuándo se permite el uso de herramientas de código abierto y asegúrese de que se alinee con los requisitos organizativos y de cumplimiento. Es posible que quiera crear estándares sobre las contribuciones de los miembros del equipo de carga de trabajo a proyectos de código abierto y decidir si desea abrir el código interno a otros equipos de desarrollo de la organización.

Compensación: codificar procedimientos operativos estándar puede conllevar el riesgo de que se desconcerte o se desconcerte la complacencia. Se deben seguir los estándares, pero no deben ser rígidos ni estáticos. Se esfuerza por encontrar un equilibrio entre el cumplimiento estricto y la asignación de innovación para que sus procesos puedan evolucionar de forma segura con el tiempo.

Facilitación de Azure

Aunque no hay ningún producto de Azure que facilite directamente la formalización de procesos y procedimientos, Microsoft publica una gran cantidad de instrucciones sobre este tema. Use esta guía para comprender los procedimientos recomendados y probados por el sector y tener en cuenta cómo aplicarlos a la carga de trabajo.

El marco bien diseñado también proporciona instrucciones detalladas sobre los procesos y procedimientos que se deben codificar para garantizar que la carga de trabajo y el equipo de cargas de trabajo se ejecuten según los estándares del sector.

Lista de comprobación de excelencia operativa

Consulte el conjunto completo de recomendaciones.

Lista de comprobación de excelencia operativa