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Preguntas más frecuentes sobre información avanzada

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En este artículo, abordamos las preguntas más frecuentes sobre las herramientas de análisis de la aplicación de conclusiones avanzadas de Microsoft Viva Insights. Hemos agrupado estas preguntas en las secciones siguientes:

Consulte aquí las preguntas más frecuentes y las respuestas sobre las consultas.

Funcionalidad y características

Funciones

P1. ¿Es Viva Insights una herramienta para la planificación de recursos humanos?

A1. No. Viva Insights es una herramienta de análisis de colaboración para analizar el comportamiento y los patrones de red.

P2. ¿En qué se diferencian las conclusiones personales, de administrador, de líder y avanzadas?

A2.

  • Las conclusiones personales y privadas son solo para uso individual.
  • Las conclusiones de los administradores son para administradores de personas o jefes de equipo.
  • Las conclusiones de los líderes son para líderes empresariales.
  • Las conclusiones avanzadas son para que los analistas ejecuten análisis de arriba abajo en información avanzada con métricas agregadas y desintegrados.

Privacidad y cumplimiento

P1. ¿Cuántos datos recopila Viva Insights?

A1. Inicialmente, los datos de 13 meses se recopilan y procesan para Viva Insights. A través de las actualizaciones semanales, el sistema continúa aumentando este historial hasta que se recopilan 27 meses de datos. Como cliente de Microsoft, puede presentar una solicitud, por ejemplo, por motivos de seguridad, para proporcionar Viva Insights con menos de esta cantidad predeterminada; en ese caso, la cantidad mínima que se puede recopilar es de un mes.

P2. ¿La información avanzada admite un entorno de datos independiente que cumple los requisitos normativos y de cumplimiento, como los requeridos por el gobierno?

A2. La información avanzada no está disponible actualmente en entornos de nube de datos que Microsoft mantiene para las agencias gubernamentales.

Q3. ¿Cómo Viva Insights cumplen los requisitos regionales de almacenamiento y procesamiento de datos (por ejemplo, los requeridos por el RGPD)?

A3. Viva Insights almacena y procesa los datos de los clientes en una ubicación conforme según lo requieran las regulaciones regionales y estatales. Para obtener más información sobre el compromiso de Microsoft con la residencia de datos, visite Introducción a los límites de datos de Microsoft EU. Para obtener más información sobre dónde se almacenan y procesan los datos para su ubicación, consulte los vínculos siguientes:

Compatibilidad con idiomas

P1. ¿Puedo usar la aplicación de conclusiones avanzadas en un idioma distinto del inglés?

A1. Sí, puede usar la aplicación web en idiomas distintos del inglés. Sin embargo, hay algunas características que solo están disponibles en inglés: nombres reservados por el sistema para atributos de empleados y atributos de reunión. Tenemos previsto traducir estas características en el futuro.

P2. ¿Puedo cargar un archivo de datos de la organización que tenga letras o palabras que no sean en inglés?

A2. Sí. El archivo de datos de la organización puede tener letras o palabras que no sean en inglés. Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Los nombres de archivo y las filas individuales pueden tener letras o palabras que no sean en inglés.
  • Cada encabezado de columna debe asignarse a un atributo con un nombre en inglés.

Q3. ¿Puedo crear una consulta con filtros o líneas de asunto de reunión que contengan palabras o letras no inglesas?

A3. Sí. Puede usar filtros en consultas que incluyan:

  • Atributos o valores de los datos de la organización que incluyen caracteres o palabras que no son en inglés.
  • Líneas de asunto de reunión (que pueden incluir palabras o caracteres no en inglés) como criterios de filtro específicos.

Instalación y configuración

P1. ¿Qué debo hacer para habilitar información avanzada?

A1. Para habilitar información avanzada para su organización, deberá hacer lo siguiente:

  • Asignar licencias
  • Asignar roles.

Opcionalmente, después de iniciar sesión, puede hacer lo siguiente:

  • Configure los valores.
  • Carga de datos de la organización.

Para obtener más información sobre la instalación, consulte la lista de comprobación del programa de instalación.

Importante

Para que se ejecute la aplicación de información avanzada, al menos 10 personas de su organización necesitan licencias de Viva Insights. La aplicación requiere este número porque los análisis creíbles necesitan al menos 10 empleados. Para obtener más información, consulte Introducción a la asignación de licencias.

P2. ¿Está limitado el número de asignaciones de roles de analista?

A2. No se impone ningún límite para los roles de analista de Insights .

Q3. ¿Viva Insights ignora a las personas a las que no se les asigna una licencia?

A3. Viva Insights no ignora a las personas sin licencias, pero no las mide ni procesa sus datos. Sin embargo, dado que estas personas son colaboradores internos de empleados medidos, Viva Insights usa sus datos de colaboración para su análisis cuando los empleados medidos colaboran con ellos a través de reuniones, correo electrónico, llamadas no programadas o chats.

Q4 Nuestro administrador asignó las licencias necesarias. ¿Por qué los analistas de Insights no pueden acceder a la aplicación de conclusiones avanzadas?

A4. Los Viva Insights pueden tardar unos días en procesar los datos de colaboración de Microsoft 365 y para que los usuarios asignados obtengan los permisos adecuados. La mayoría de los clientes pueden acceder a la aplicación entre cuatro y cinco días después de que el administrador de Insights asigne licencias.

Si recibe un error, es posible que desee formular las siguientes preguntas:

  • ¿Tengo asignado el rol adecuado? Para poder acceder a la aplicación de información avanzada, necesitará un rol específico de Viva Insights asignado en el Centro de administración de Microsoft 365. Los analistas necesitan el rol Analista de insights . Es posible que tenga que pedir a su organización que el administrador de Microsoft 365 compruebe si el rol se le asignó en el Centro de administración. Obtenga más información sobre la asignación de roles en Asignación de roles de usuario para Viva Insights.

    Nota:

    Para poder usar la aplicación, es posible que los clientes con Privileged Identity Management deban completar algunos pasos adicionales para activar su rol. Consulte Asignación de roles Microsoft Entra en Privileged Identity Management para obtener más información.

  • Con mi rol, ¿puedo acceder a esta característica? Solo determinados roles pueden acceder a algunas partes de la aplicación. Para obtener información sobre qué características están disponibles para cada rol, consulte Roles de usuario.

  • ¿Hay suficientes personas con licencias asignadas? Para que los analistas accedan a la aplicación de conclusiones avanzadas, el equipo de administración debe asignar un número determinado de licencias a los usuarios de la organización. Este número debe ser igual o mayor que el tamaño mínimo del grupo. El tamaño mínimo predeterminado del grupo es 10, por lo que al menos 10 personas de su organización necesitan una licencia para que los analistas puedan iniciar sesión y empezar a usar información avanzada.

Datos de la organización

P1. ¿Qué causa un error o una carga no válida?

A1. Una carga puede producir un error si los datos tienen valores no válidos, si faltan los datos necesarios o por otros motivos. Consulte estos artículos para obtener más información:

P2. En el caso de los campos necesarios, ¿qué porcentaje se requiere para el umbral de validez?

A2. Los campos PersonId y EffectiveDate deben cumplir el 100 % del umbral de validez, ya que cada fila de datos debe tener un PersonId para cada persona de la organización. Los demás campos necesarios (como ManagerId) deben superar el 95 por ciento del umbral de validez. Los cálculos del umbral de validez solo consideran dos tipos de valores de datos: valores válidos y valores en blanco. Para el umbral de validez del 95 %, la columna pasará la validación si menos del cinco por ciento de los valores de la columna están en blanco y el resto son válidos. Sin embargo, si incluso una celda contiene datos con formato incorrecto, se producirá un error en toda la carga de archivos.

Q3. ¿Qué ocurre si un empleado (representado por un PersonId) tiene más de un administrador (representado por ManagerIds)?

A3. Viva Insights no produce un error en una carga si una persona no tiene un único administrador principal. Sin embargo, se recomienda un administrador por empleado. Este administrador se representa mediante managerId para ese PersonId en un elemento EffectiveDate determinado. Tenga en cuenta que insights Administración ("admin" en este artículo) puede usar el campo EffectiveDate en los datos de la organización para indicar que el administrador principal de un empleado ha cambiado de un mes al siguiente.

Q4 ¿Quién obtiene los datos de la organización que se van a cargar?

A4. Aunque Microsoft Entra ID es el origen de datos predeterminado, se prefiere una carga manual de archivos. Normalmente, RR. HH. proporciona estos datos al administrador, que, a continuación, los prepara y carga.

Q5. ¿Quién puede acceder a los datos de la organización después de cargarlos?

A5. Por motivos de privacidad, nadie puede descargar los datos sin procesar que se cargaron. Viva Insights administradores y analistas pueden ver metadatos sobre los datos de la organización en la página Calidad de datos, pero no pueden ver cómo se asignan los valores de atributo a personas individuales.

Uso de información avanzada

Exclusiones de reuniones

P1. ¿En qué se diferencian la configuración de privacidad y las reglas de métricas?

A1. Los administradores configuran la configuración de privacidad para cómo se extraen los datos, como impedir que los datos se incluyan nunca en cualquier cálculo. Tenga en cuenta que los cambios en la configuración de privacidad se aplican a las extracciones de datos futuras y no son retroactivos a los datos pasados. Para más información sobre la privacidad de Insights, consulte Privacidad.

Validación, comprobación y uso de datos

P1. ¿Por qué mi población medida es menor que el número de empleados con licencias asignadas?

A1. Este escenario puede producirse si:

  • Ha seleccionado solo un subconjunto de la población para el análisis.
  • El administrador excluyó un subconjunto de la población de los datos de la organización que se cargan.

Para obtener más información, consulte Asignación de licencias.

P2. ¿Por qué la línea de tendencia de correo electrónico o reunión no se extiende de nuevo durante todo el período histórico de 13 meses (o para el período de tiempo personalizado seleccionado)?

A2. Las directivas empresariales pueden afectar a los datos históricos procesados para Viva Insights. A medida que ve los datos históricos, si ve una disminución constante o una caída a un momento dado en el correo electrónico o en la actividad de reunión, puede deberse a lo siguiente:

  • Se archivó un correo electrónico.
  • Las reuniones periódicas se eliminaron antes de extraer los datos.

Sin embargo, estas acciones solo afectan a los datos iniciales de línea base. Las eliminaciones futuras no afectan a los datos semanales recopilados anteriormente.

Q3. ¿Cómo procesa Viva Insights datos de reuniones y correos electrónicos enviados a listas de distribución?

A3. Viva Insights procesa los datos de correo electrónico y reuniones de una lista de distribución como una sola entidad o persona. No expande la lista de distribución y asigna horas de reunión y correo electrónico a los miembros de la lista. Para obtener datos más precisos, cargue los atributos de datos de la organización para estas listas agregando atributos de los miembros de la lista de distribución o lo que mejor describa el rellenado de lista.

Q4 ¿Qué información de colaboración se procesa desde Microsoft Teams?

A4. Teams proporciona información sobre las actividades de colaboración, es decir, mensajes directos (chats) y llamadas. No proporciona información sobre los canales de Teams.

Q5. Cuando una persona envía un mensaje o una invitación a una reunión para el buzón compartido de un grupo o en nombre de otra persona, ¿quién obtiene crédito para enviarlo?

A5. Depende del tipo de buzón y de los permisos que se establezcan para el buzón de Exchange Online. Para obtener más información, consulte Permisos de buzón de correo.

  • Un buzón compartido (buzón de grupo de Microsoft 365) suele tener varios miembros del grupo que comparten el acceso y los permisos para el buzón de grupo. Un ejemplo de un buzón compartido es LeadershipTeam@Contoso.com. Para obtener más información, consulte Qué permisos debe usar en buzones compartidos.
    • Permiso Enviar como: cuando un miembro del grupo con permiso Enviar como para un buzón compartido envía un mensaje o una invitación de reunión desde el buzón de grupo, Exchange concede crédito al buzón compartido, que se resolverá en una sola entidad (asignada al identificador de objeto Microsoft Entra del buzón). Viva Insights atribuirá la información al identificador de objeto Microsoft Entra del buzón.
    • Permiso Enviar en nombre: este permiso no está disponible para buzones compartidos en exchange Administración Center. Sin embargo, si se establece con PowerShell (parámetro GrantSendonBehalf), la persona que envía el mensaje obtiene crédito por él en Viva Insights cálculos.
  • Un buzón individual (o un buzón vinculado) con un propietario de buzón principal puede vincular o conceder acceso delegado y uno de los siguientes permisos a otra persona para enviar mensajes o invitaciones a reuniones para el propietario del buzón principal. Por ejemplo, un asistente con acceso delegado puede enviar un mensaje o una invitación a la reunión desde el buzón de su administrador. Un delegado puede tener uno de los siguientes permisos. Para obtener más información, consulte Dar permisos de buzón a otro usuario.
    • Permiso Enviar como: el propietario principal del buzón obtiene crédito para enviar el mensaje o la invitación en Viva Insights cálculos.
    • Enviar en nombre del permiso: la persona que envía el mensaje en nombre del propietario del buzón obtiene el crédito en Viva Insights cálculos.
    • Permisos Enviar como y Enviar en nombre: si la persona de delegado tiene ambos permisos establecidos, se usan los permisos Enviar como y esa persona no obtiene crédito para enviar el mensaje o la invitación en Exchange y, por lo tanto, Viva Insights acredita al propietario del buzón en los cálculos.
Q6. ¿Por qué se cuenta una reunión determinada para las métricas de reunión de un usuario, pero no las de otro?

A6. Esta discrepancia en las métricas de reunión, como las horas de reunión y los recuentos de reuniones, se produce cuando los asistentes no responden con "Enviar respuesta" al aceptar una invitación a la reunión.

Cuando se envía una invitación a una reunión, los asistentes tienen la opción de responder con "Enviar respuesta". Si un asistente acepta la reunión pero no envía una respuesta, esta aceptación no se registra en el buzón del organizador. Como resultado, es posible que la reunión no se cuente en las métricas de la reunión para todos los asistentes, lo que conduce a discrepancias.

Las reglas de métricas definen qué reuniones se incluyen o excluyen de las métricas. Por ejemplo, la regla predeterminada "Exclusiones de colaboración" excluye las reuniones en las que el número de personas que aceptaron la reunión, incluido el organizador de la reunión, es menor que dos. Si un asistente no envía una respuesta, es posible que una reunión se excluya de las métricas del organizador, lo que provoca discrepancias en las horas de reunión notificadas.

Por ejemplo, si un administrador organiza una reunión 1:1 con uno de sus informes directos y el informe directo acepta la reunión pero no responde con "Enviar respuesta", la reunión podría contarse en "Horas de reunión con el administrador 1:1" para el informe directo, pero podría no contarse como una reunión de "Horas de entrenamiento del administrador 1:1" para el administrador. Desde la perspectiva del buzón del informe directo, el número de personas que aceptaron la reunión, incluido el organizador, es dos. Sin embargo, desde la perspectiva del buzón del administrador, el número de personas que aceptaron la reunión, incluido el organizador, es uno.

Para garantizar un seguimiento preciso de las horas de reunión, es importante que los asistentes respondan con "Enviar respuesta" al aceptar invitaciones a reuniones. Esto garantiza que la aceptación se registre y refleje en los resultados del análisis de la reunión para todos los usuarios.

Q7. ¿Por qué no veo datos de esta semana en mis análisis?

A7. Los datos de colaboración de Microsoft 365 se actualizan semanalmente para obtener información avanzada y otros análisis aplicables. Durante la primera parte de cada semana, Viva Insights procesa los datos de colaboración de la organización de la semana anterior, lo que incluye el domingo anterior y el sábado.

Q8. ¿Por qué no veo los datos de la semana pasada en mis análisis?

A8. Si espera que el análisis incluya los datos de colaboración de la semana pasada y solo vea los datos hasta el domingo anterior, esto se debe a que todos los períodos de varios días (semanas y meses) que se incluyen en el análisis reflejan el primer día del período de tiempo especificado. Por ejemplo, para una consulta agregada por semana, verá que comienza con el domingo. Si ve una fila "7 de noviembre" en una consulta agregada semanal, significa que las métricas incluyen datos hasta el sábado 13 de noviembre.

Pantallas de error

P1. Obtención de una pantalla de error cuando intento acceder a información avanzada. ¿Por qué?

Hemos compilado algunas pantallas de error que puede obtener en nuestro documento de referencia de errores, junto con lo que podría estar causándoles.

Comunidad y aprendizaje

P1. ¿Cómo puedo mantenerme actualizado con las características de Viva Insights más recientes y aprender de los compañeros que usan la herramienta para sus necesidades organizativas?

A1. Animamos a todos los usuarios de Viva insights a que visiten y se registren en la comunidad Viva Insights. La comunidad tiene:

  • Foros para conectarse con compañeros y analizar experiencias compartidas.
  • Foros para contribuir y recibir apoyo sobre cuestiones comunes que nuestro equipo de expertos revisa de forma rutinaria.
  • Entradas de blog mensuales para obtener información sobre las nuevas características y herramientas.
  • Espacios para compartir ideas e interactuar con el equipo de desarrollo de productos.