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Cómo identificar el tipo de retención en un buzón de Exchange Online

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Sugerencia

eDiscovery (versión preliminar) ya está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Para obtener más información sobre el uso de la nueva experiencia de exhibición de documentos electrónicos, consulte Información sobre eDiscovery (versión preliminar).

En este artículo se explica cómo identificar las retenciones colocadas en Exchange Online buzones en Microsoft Purview y Microsoft 365.

Microsoft Purview ofrece varias maneras de que su organización pueda evitar que el contenido del buzón de correo se elimine permanentemente. Esto permite a su organización conservar el contenido para cumplir con las regulaciones de cumplimiento o durante los tipos legales y otros tipos de investigaciones. Esta es una lista de las características de retención (también denominadas retenciones) en Microsoft Purview y Microsoft 365:

  • Suspensión por juicio: Retenciones que se aplican a los buzones de usuario en Exchange Online.

  • Suspensión de eDiscovery: Retenciones asociadas a un caso de Microsoft Purview eDiscovery (Standard) en el portal de cumplimiento Microsoft Purview. Las retenciones de eDiscovery se pueden aplicar a los buzones de usuario y al buzón correspondiente para Grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams.

  • Suspensión local: retenciones que se aplican a los buzones de usuario mediante la herramienta In-Place eDiscovery & Hold en el Centro de administración de Exchange en Exchange Online.

    Nota:

    In-Place se han retirado las retenciones y ya no se pueden crear In-Place retenciones ni aplicarlas a buzones de correo. Sin embargo, es posible que las retenciones de In-Place todavía se apliquen a los buzones de su organización, por lo que se incluyen en este artículo. Para obtener más información, vea Retirada de herramientas de exhibición de documentos electrónicos heredadas.

  • Directivas de retención de Microsoft Purview: Se puede configurar para conservar (o conservar y eliminar) contenido en buzones de usuario en Exchange Online y en el buzón correspondiente para Grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams. También puede crear una directiva de retención para conservar Skype Empresarial Conversaciones, que se almacenan en buzones de usuario.

    Hay dos tipos de directivas de retención de Microsoft Purview que se pueden asignar a buzones de correo.

    • Directivas de retención de ubicación específicas: Se trata de directivas que se asignan a las ubicaciones de contenido de usuarios específicos. Use el cmdlet Get-Mailbox en Exchange Online PowerShell para obtener información sobre las directivas de retención asignadas a buzones específicos. Para obtener más información sobre este tipo de directiva de retención, consulte la sección Directiva A con inclusiones o exclusiones específicas de la documentación de la directiva de retención.
    • Directivas de retención para toda la organización: Se trata de directivas que se asignan a todas las ubicaciones de contenido de la organización. Use el cmdlet Get-OrganizationConfig en Exchange Online PowerShell para obtener información sobre las directivas de retención de toda la organización. Para obtener más información sobre este tipo de directiva de retención, consulte la sección Directiva A que se aplica a ubicaciones completas en la documentación de la directiva de retención.

  • Etiquetas de retención de Microsoft Purview: si un usuario aplica una etiqueta de retención de Microsoft Purview (una configurada para conservar contenido o conservar y, a continuación, eliminar contenido) a cualquier carpeta o elemento de su buzón, se coloca una suspensión en el buzón como si el buzón se colocara en suspensión por juicio o se asignara a una directiva de retención de Microsoft Purview. Para obtener más información, vea la sección Identificación de buzones en espera porque se ha aplicado una etiqueta de retención a una carpeta o elemento de este artículo.

Para administrar buzones en espera, es posible que tenga que identificar el tipo de retención que se coloca en un buzón de correo para poder realizar tareas como cambiar la duración de la suspensión, quitar temporal o permanentemente la suspensión, o excluir un buzón de una directiva de retención de Microsoft Purview. En estos casos, el primer paso es identificar el tipo de retención colocado en el buzón. Y dado que se pueden colocar varias retenciones (y diferentes tipos de retenciones) en un único buzón, debe identificar todas las retenciones colocadas en un buzón si desea quitar o cambiar una suspensión.

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 días de soluciones de Microsoft Purview para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas de Microsoft Purview. Obtenga más información sobre términos de suscripción y prueba.

Paso 1: Obtener el GUID para las retenciones colocadas en un buzón

Puede ejecutar los dos cmdlets siguientes en Exchange Online PowerShell para obtener el GUID de las retenciones que se colocan en un buzón. Después de obtener un GUID, úselo para identificar la suspensión específica en el paso 2. Una suspensión por juicio no se identifica mediante un GUID. Las retenciones por juicio están habilitadas o deshabilitadas para un buzón.

  • Get-Mailbox: Use este cmdlet para determinar si la suspensión por juicio está habilitada para un buzón y para obtener los GUID de las retenciones de exhibición de documentos electrónicos, In-Place y las directivas de retención de Microsoft Purview que se asignan a un buzón. La salida de este cmdlet también indicará si un buzón de correo se ha excluido explícitamente de una directiva de retención de toda la organización.
  • Get-OrganizationConfig: Use este cmdlet para obtener los GUID de las directivas de retención de toda la organización.

Para conectarse al PowerShell de Exchange Online, consulte Conexión a Exchange Online PowerShell.

Get-Mailbox

Ejecute el siguiente comando para obtener información sobre las retenciones y las directivas de retención de Microsoft Purview aplicadas a un buzón.

Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

Sugerencia

Si hay demasiados valores en la propiedad InPlaceHolds y no se muestran todos ellos, puede ejecutar el Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds comando para mostrar cada GUID en una línea independiente.

En la tabla siguiente se describe cómo identificar diferentes tipos de retenciones en función de los valores de la propiedad InPlaceHolds al ejecutar el cmdlet Get-Mailbox .

Tipo de suspensión Valor de ejemplo Identificación de la suspensión
Retención por litigio True La suspensión por juicio está habilitada para un buzón cuando la propiedad LitigationHoldEnabled está establecida en True.
Suspensión de eDiscovery UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d La propiedad InPlaceHolds contiene el GUID de cualquier retención asociada a un caso de eDiscovery en el portal de cumplimiento. Puede indicar que se trata de una suspensión de eDiscovery porque el GUID comienza con el UniH prefijo (que denota una suspensión unificada).
Retención en contexto c0ba3ce811b6432a8751430937152491
Otra posibilidad:
cld9c0a984ca74b457fbe4504bf7d3e00de		 La propiedad InPlaceHolds contiene el GUID de la In-Place Hold que se coloca en el buzón. Puede indicar que se trata de una suspensión de In-Place porque el GUID no comienza con un prefijo o comienza por el cld prefijo.
Directiva de retención de Microsoft Purview aplicada al buzón mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:1
Otra posibilidad:
skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f:3		 La propiedad InPlaceHolds contiene GUID de cualquier directiva de retención de ubicación específica que se aplique al buzón. Puede identificar las directivas de retención porque el GUID comienza con el mbx prefijo o skp . El skp prefijo indica que la directiva de retención se aplica a Skype Empresarial conversaciones en el buzón del usuario.
Excluido de una directiva de retención de Microsoft Purview para toda la organización -mbxe9b52bf7ab3b46a286308ecb29624696 Si un buzón de correo se excluye de una directiva de retención de Microsoft Purview para toda la organización, el GUID de la directiva de retención del que se excluye el buzón se muestra en la propiedad InPlaceHolds y se identifica mediante el -mbx prefijo .

Get-OrganizationConfig

Si la propiedad InPlaceHolds está vacía al ejecutar el cmdlet Get-Mailbox , puede haber una o varias directivas de retención de Microsoft Purview para toda la organización aplicadas al buzón. Ejecute el siguiente comando en Exchange Online PowerShell para obtener una lista de GUID para las directivas de retención de Microsoft Purview para toda la organización.

Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds

Sugerencia

Si hay demasiados valores en la propiedad InPlaceHolds y no se muestran todos ellos, puede ejecutar el Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds comando para mostrar cada GUID en una línea independiente.

En la tabla siguiente se describen los diferentes tipos de retenciones de toda la organización y cómo identificar cada tipo en función de los GUID contenidos en la propiedad InPlaceHolds al ejecutar el cmdlet Get-OrganizationConfig .

Tipo de suspensión Valor de ejemplo Descripción
Directivas de retención de Microsoft Purview aplicadas a buzones de Exchange, carpetas públicas de Exchange y chats de Teams mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:2 Las directivas de retención de toda la organización aplicadas a buzones de Exchange, carpetas públicas de Exchange y chats 1xN en Microsoft Teams se identifican mediante GUID que comienzan con el mbx prefijo . Nota Los chats 1xN se almacenan en el buzón de los participantes de chat individuales.
Directiva de retención de Microsoft Purview aplicada a Grupos de Microsoft 365 y mensajes de canal de Teams grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171:3 Las directivas de retención de toda la organización aplicadas a los grupos y mensajes de canal de Microsoft 365 en Microsoft Teams se identifican mediante GUID que comienzan con el grp prefijo . Tenga en cuenta que los mensajes de canal se almacenan en el buzón de grupo asociado a un equipo de Microsoft.

Para obtener más información sobre las directivas de retención aplicadas a Microsoft Teams, consulte Más información sobre las directivas de retención para Microsoft Teams.

Descripción del formato del valor de InPlaceHolds para las directivas de retención

Además del prefijo (mbx, skp o grp) que identifica un elemento de la propiedad InPlaceHolds como una directiva de retención de Microsoft Purview, el valor también contiene un sufijo que identifica el tipo de acción de retención configurada para la directiva. Por ejemplo, el sufijo de acción se resalta en negrita en los ejemplos siguientes:

skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f :1

mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209 :2

grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171 :3

En la tabla siguiente se definen las tres posibles acciones de retención:

Valor Descripción
1 Indica que la directiva de retención está configurada para eliminar elementos. La directiva no conserva elementos.
2 Indica que la directiva de retención está configurada para contener elementos. La directiva no elimina elementos después de que expire el período de retención.
3 Indica que la directiva de retención está configurada para contener elementos y, a continuación, eliminarlos después de que expire el período de retención.

Nota:

Dado que las directivas de etiquetas de retención publican o aplican automáticamente etiquetas que aplican acciones de nivel de elemento, siempre mostrarán un valor de acción de 1 dentro de la propiedad InPlaceHolds del buzón.

Para identificar si se ha aplicado una retención a una carpeta o elemento dentro del buzón, consulte Identificación de buzones en espera porque se ha aplicado una etiqueta de retención a una carpeta o elemento.

Para obtener más información sobre las acciones de retención, consulte la sección Retención de contenido durante un período de tiempo específico .

Paso 2: Uso del GUID para identificar la suspensión

Después de obtener el GUID de una suspensión que se aplica a un buzón de correo, el siguiente paso es usar ese GUID para identificar la suspensión. En las secciones siguientes se muestra cómo identificar el nombre de la suspensión (y otra información) mediante el GUID de suspensión.

Suspensiones de eDiscovery

Ejecute los siguientes comandos en PowerShell de cumplimiento de seguridad & para identificar una suspensión de exhibición de documentos electrónicos que se aplica al buzón. Use el GUID (sin incluir el prefijo UniH) para la suspensión de eDiscovery que identificó en el paso 1.

Para conectarse a PowerShell de cumplimiento de & de seguridad, consulte Conexión a PowerShell de cumplimiento de & de seguridad.

El primer comando crea una variable que contiene información sobre la suspensión. Esta variable se usa en los otros comandos. El segundo comando muestra el nombre del caso de exhibición de documentos electrónicos al que está asociada la suspensión. El tercer comando muestra el nombre de la suspensión y una lista de los buzones a los que se aplica la suspensión.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold | FL Name,ExchangeLocation

In-Place retenciones

Ejecute el siguiente comando en Exchange Online PowerShell para identificar la suspensión de In-Place que se aplica al buzón. Use el GUID para el In-Place Hold que identificó en el paso 1. El comando muestra el nombre de la suspensión y una lista de los buzones a los que se aplica la suspensión.

Get-ComplianceSearch -Identity <hold GUID> | FL Name,SourceMailboxes

Si el GUID de la In-Place Hold comienza con el cld prefijo, asegúrese de incluir el prefijo al ejecutar el comando anterior.

Importante

A medida que seguimos invirtiendo de diferentes maneras para conservar el contenido del buzón de correo, anunciamos la retirada de las suspensiones de In-Place en el Centro de administración de Exchange (EAC). A partir del 1 de julio de 2020 no podrá crear nuevas suspensiones de In-Place en Exchange Online. Pero seguirá siendo capaz de administrar In-Place retenciones en el EAC o mediante el cmdlet Set-MailboxSearch en Exchange Online PowerShell. Sin embargo, a partir del 1 de octubre de 2020, no podrá administrar In-Place suspensiones. Solo se quitarán en el EAC o mediante el cmdlet Remove-MailboxSearch . Para obtener más información sobre la retirada de In-Place retenciones, vea Retirada de herramientas de exhibición de documentos electrónicos heredadas.

Directivas de retención de Microsoft Purview

Conéctese a Security & Compliance PowerShell y ejecute el siguiente comando para identificar la directiva de retención de Microsoft Purview (ubicación específica o de toda la organización) que se aplica al buzón. Use el GUID (sin incluir el prefijo mbx, skp o grp o el sufijo de acción) que identificó en el paso 1.

Get-RetentionCompliancePolicy <hold GUID without prefix or suffix> -DistributionDetail  | FL Name,*Location

Identificación de buzones en espera porque se ha aplicado una etiqueta de retención a una carpeta o elemento

Cada vez que un usuario aplica una etiqueta de retención configurada para conservar o conservar y, a continuación, eliminar contenido en cualquier carpeta o elemento de su buzón, la propiedad complianceTagHoldApplied del buzón se establece en True. Cuando esto sucede, el buzón se trata de forma similar a si se ha colocado en espera, como cuando se asigna a una directiva de retención de Microsoft Purview o se coloca en suspensión por juicio, sin embargo, con algunas advertencias. Cuando la propiedad ComplianceTagHoldApplied se establece en True, se producen las siguientes cosas:

  • Si se elimina el buzón o la cuenta de Microsoft 365 del usuario, el buzón se convierte en un buzón inactivo.
  • No puede deshabilitar el buzón (ya sea el buzón principal o el buzón de archivo, si está habilitado).
  • Los elementos que se han eliminado del buzón seguirán una de las dos rutas de acceso en función de si están etiquetados o no:
    • Los elementos sin etiquetar seguirán la misma ruta de acceso que los elementos eliminados cuando no se aplique ninguna retención al buzón. El tiempo que tardan estos elementos en eliminarse permanentemente viene determinado por la configuración de retención de elementos eliminados y si la recuperación de elementos únicos está habilitada para el buzón o no.
    • Los elementos etiquetados se conservarán dentro de la carpeta de elementos recuperables de la misma manera que lo serían si se aplicara una directiva de retención de Microsoft Purview, pero en el nivel de elemento individual. Si varios elementos tienen etiquetas diferentes que están configuradas para conservar o conservar y, a continuación, eliminar contenido a intervalos diferentes, cada elemento se conservará en función de la configuración de la etiqueta aplicada.
  • Otras retenciones, como las directivas de retención de Microsoft Purview, las retenciones de eDiscovery o la suspensión por juicio pueden ampliar el tiempo que se conservan los elementos etiquetados en función de los principios de retención.

Para ver el valor de la propiedad ComplianceTagHoldApplied para un único buzón de correo, ejecute el siguiente comando en Exchange Online PowerShell:

Get-Mailbox <username> | FL ComplianceTagHoldApplied

Para obtener más información sobre las etiquetas de retención, consulte Etiquetas de retención.

Administración de buzones en espera de retraso

Una vez que se quita cualquier tipo de suspensión de un buzón, se aplica una suspensión de retraso . Esto significa que la eliminación real de la suspensión se retrasa durante 30 días para evitar que los datos se eliminen (purguen) permanentemente del buzón. Esto ofrece a los administradores la oportunidad de buscar o recuperar elementos de buzón que se purgarán después de quitar una suspensión. La próxima vez que el Asistente para carpetas administradas procese el buzón, se coloca una suspensión retrasada en un buzón y detecta que se quitó una suspensión. En concreto, se aplica una suspensión retrasada a un buzón cuando el Asistente para carpetas administradas establece una de las siguientes propiedades de buzón como True:

  • DelayHoldApplied: Esta propiedad se aplica al contenido relacionado con el correo electrónico (generado por personas que usan Outlook y Outlook en la Web) que se almacena en el buzón de un usuario.
  • DelayReleaseHoldApplied: Esta propiedad se aplica al contenido basado en la nube (generado por aplicaciones que no son de Outlook, como Microsoft Teams, Microsoft Forms y Microsoft Viva Engage) que se almacena en el buzón de un usuario. Los datos en la nube generados por una aplicación de Microsoft normalmente se almacenan en una carpeta oculta en el buzón de un usuario.

Cuando se coloca una retención de retraso en el buzón (cuando cualquiera de las propiedades anteriores se establece como True), el buzón se considera en espera durante una duración de retención ilimitada, como si el buzón estuviera en retención por juicio. Después de 30 días, la suspensión de retraso expira y Microsoft 365 intentará quitar automáticamente la suspensión de retraso (estableciendo la propiedad DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied en False) para que se quite la suspensión. Después de establecer cualquiera de estas propiedades en False, los elementos correspondientes marcados para la eliminación se purgan la próxima vez que el Asistente para carpetas administradas procese el buzón.

Nota:

Si la cuenta de usuario del buzón está deshabilitada, el Asistente para carpetas administradas no procesa el buzón y la suspensión de retraso permanece después de que hayan expirado los 30 días. Para obtener más información, consulte Consideraciones de retención de retraso.

Para ver los valores de las propiedades DelayHoldApplied y DelayReleaseHoldApplied de un buzón, ejecute el siguiente comando en Exchange Online PowerShell.

Get-Mailbox <username> | FL *HoldApplied*

Para quitar la suspensión de retraso antes de que expire, puede ejecutar uno (o ambos) comandos siguientes en Exchange Online PowerShell, en función de la propiedad que quiera cambiar:

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

O bien,

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Debe tener asignado el rol Detención legal en Exchange Online para usar los parámetros RemoveDelayHoldApplied o RemoveDelayReleaseHoldApplied.

Para quitar la suspensión de retraso en un buzón inactivo, ejecute uno de los siguientes comandos en Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayHoldApplied

O bien,

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Sugerencia

La mejor manera de especificar un buzón inactivo en el comando anterior es usar su nombre distintivo o el valor GUID de Exchange. El uso de uno de estos valores ayuda a impedir que se especifique accidentalmente el buzón equivocado.

Para obtener más información sobre el uso de estos parámetros para administrar las retenciones de retraso, vea Set-Mailbox.

Consideraciones sobre la retención dilación

Tenga en cuenta lo siguiente al administrar un buzón en espera de retraso:

  • Si la propiedad DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied se establece en True y se elimina un buzón (o la cuenta de usuario correspondiente), el buzón se convierte en un buzón inactivo. Esto se debe a que se considera que un buzón de correo está en espera si cualquiera de las propiedades está establecida en True y la eliminación de un buzón en espera da como resultado un buzón inactivo. Para eliminar un buzón y no convertirlo en un buzón inactivo, debe establecer ambas propiedades en False.
  • Se considera que un buzón está en espera durante una duración de suspensión ilimitada si la propiedad DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied está establecida en True. Sin embargo, eso no significa que se conserve todo el contenido del buzón. Depende del valor establecido en cada propiedad. Por ejemplo, supongamos que ambas propiedades están establecidas en True porque las retenciones se quitan del buzón. A continuación, solo se quita la suspensión de retraso que se aplica a datos en la nube que no son de Outlook (mediante el parámetro RemoveDelayReleaseHoldApplied ). La próxima vez que el Asistente para carpetas administradas procese el buzón, se purgan los elementos que no son de Outlook marcados para su eliminación. Los elementos de Outlook marcados para la eliminación no se purgarán porque la propiedad DelayHoldApplied todavía está establecida en True. Lo contrario también sería true: si DelayHoldApplied se establece en False y DelayReleaseHoldApplied se establece en True, solo se purgarán los elementos de Outlook marcados para su eliminación.

Cómo confirmar que se aplica una directiva de retención de toda la organización a un buzón

Cuando se aplica o quita una directiva de retención de toda la organización a un buzón de correo, la exportación de los registros de diagnóstico del buzón puede ayudarle a estar seguro de que Exchange Online ha aplicado o quitado la directiva de retención al buzón. Para ver esta información, primero debe validar algunos elementos mediante Exchange Online PowerShell.

Obtener los GUID de las directivas de retención aplicadas explícitamente a un buzón

Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Obtener los GUID de las directivas de retención de toda la organización aplicadas a los buzones

Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Obtención de los diagnósticos de buzones para HoldTracking

Los registros de diagnóstico de buzón de seguimiento de retención mantienen un historial de las retenciones aplicadas a un buzón de usuario.

$ht = Export-MailboxDiagnosticLogs <username> -ComponentName HoldTracking
$ht.MailboxLog | Convertfrom-Json

Revisión de los resultados de los registros de diagnóstico de buzones

Si recopila datos del paso anterior, los datos resultantes pueden tener un aspecto similar al siguiente:

Ed : 0001-01-01T00:00:00.0000000Escondió : mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:1Ht : 4LSD : 2020-03-23T18:24:37.1884606ZOsd : 2020-03-23T18:24:37.1884606Z

Use la tabla siguiente para ayudarle a comprender cada uno de los valores anteriores enumerados en el registro de diagnóstico.

Valor Descripción
ed Indica la fecha de finalización, que es la fecha en que se deshabilitó la directiva de retención. MinValue significa que la directiva sigue asignada al buzón de correo.
Escondió Indica el GUID de la directiva de retención. Este valor se correlacionará con los GUID que recopiló para las directivas de retención explícitas o de toda la organización asignadas al buzón.
Ht Indica el tipo de suspensión. Los valores son 0 para LitigationHold, 1 para InPlaceHold, 2 para ComplianceTagHold, 3 para DelayReleaseHold, 4 para OrganizationRetention, 5 para CompliancePolicy, 6 para SubstrateAppPolicy y 7 para SharepointPolicy.
LSD Indica la última fecha de inicio, que es la fecha en que se asignó la directiva de retención al buzón.
Osd Indica la fecha de inicio original, que es la fecha en que Exchange registró por primera vez información sobre la directiva de retención.

Cuando una directiva de retención ya no se aplique a un buzón de correo, colocaremos una suspensión temporal en el usuario para evitar purgar contenido. Se puede deshabilitar una suspensión de retraso mediante la ejecución del Set-Mailbox -RemoveDelayHoldApplied comando .

Pasos siguientes

Después de identificar las retenciones que se aplican a un buzón de correo, puede realizar tareas como cambiar la duración de la suspensión, quitar temporal o permanentemente la suspensión o excluir un buzón inactivo de una directiva de retención de Microsoft Purview. Para obtener más información sobre cómo realizar tareas relacionadas con las retenciones, consulte uno de los artículos siguientes: