Administrar el correo de voz compartido para operadores automáticos y Colas de llamadas
En este artículo se describe cómo configurar y administrar el correo de voz compartido para operadores automáticos y Colas de llamadas. El correo de voz compartido permite que varios usuarios accedan a una sola bandeja de entrada de correo de voz.
Para obtener información sobre el correo de voz personal, vea Configurar Correo de voz en la nube.
Información general
El correo de voz compartido es un tipo adicional de correo de voz que complementa el correo de voz personal. El correo de voz compartido se envía a un grupo de usuarios y cualquier miembro de este grupo puede acceder al mensaje.
El correo de voz compartido se conecta a Grupos de Microsoft 365 y se puede acceder desde la carpeta de grupo asociada del grupo en Outlook o a través de un canal de Teams asociado a un grupo de Microsoft Teams de Microsoft 365 en la sección Llamadas. El correo de voz compartido también admite listas de distribución y grupos de seguridad habilitados para correo, pero se recomienda usar un grupo de Microsoft 365.
Los usuarios pueden recibir correo de voz compartido mediante la lógica de redireccionamiento de operadores automáticos o Colas de llamadas. Para obtener más información sobre los operadores automáticos y los Colas de llamadas, consulte Planear operadores automáticos y colas de llamadas de Teams.
Requisitos previos
Para administrar el correo de voz compartido, debe configurar un grupo de Microsoft 365 con compatibilidad con el buzón de correo. Para correo de voz compartido, debe usar un grupo de seguridad de tipo Teams o Outlook.
Los tipos de grupo privado y público funcionan para el correo de voz compartido. Sin embargo, si el grupo es público, cualquier persona de su organización puede ver información relacionada con el grupo. Para obtener más información sobre los grupos públicos y privados, vea Hacer Grupos de Microsoft 365 públicos o privados. Para obtener más información sobre los grupos, vea Información general de Grupos de Microsoft 365 para administradores
Un grupo de Microsoft 365 con el tipo de Outlook tiene el buzón habilitado de forma predeterminada, pero es posible que este grupo falte soporte técnico de Teams. Para obtener más información, vea Crear un grupo en Outlook.
Si su organización planea ver y administrar correos de voz compartidos en chats de Microsoft Teams u otras aplicaciones, debe asegurarse de que el grupo de Microsoft 365 pertinente tenga soporte técnico de Microsoft Teams. Por diseño, los correos de voz almacenados en grupos compatibles con Teams son accesibles a través de Microsoft Teams.
Un grupo de Microsoft 365 con un tipo de Microsoft Teams tiene el buzón oculto de forma predeterminada. Para que el buzón sea visible, use el cmdlet Set-UnifiedGroup con el -HiddenFromExchangeClientsEnabled parámetro para que un buzón sea visible.
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Si selecciona un grupo de Microsoft 365 que no es compatible con Teams, su organización solo puede administrar los correos de voz dirigidos a este grupo solo en Outlook.
Para obtener más información sobre cómo crear un grupo en Teams, consulte Grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams. Para obtener información sobre cómo crear un grupo en Outlook, vea Crear un grupo en Outlook.
Configurar correo de voz compartido
Como administrador, puede configurar el correo de voz compartido para sus operadores automáticos y Colas de llamadas. Se recomienda usar los grupos de Microsoft 365 para la configuración de la cola de llamadas y el operador automático para garantizar una integración perfecta con el correo de voz compartido.
Solo los miembros del grupo de Microsoft 365 pueden acceder al correo de voz compartido. Cada correo de voz compartido está asociado a un grupo de Microsoft 365.
Para reducir el uso compartido de información, cada cola de llamadas o operador automático específico debe tener su propio grupo de Microsoft 365 para correo de voz compartido. En caso contrario, si configura la lógica de redireccionamiento de llamadas para que varios Colas de llamadas con diferentes agentes redirijan las llamadas a un grupo común de correo de voz compartido, todos estos usuarios deben ser miembros del grupo de Microsoft 365 asociado al correo de voz para administrar los correos de voz. Este modelo de permisos podría conducir potencialmente a uso compartido de información. Por lo tanto, recomendamos crear un grupo de correo de voz compartido independiente para cada cola de llamadas o grupo de seguridad relacionado con la cola de llamadas.
Para obtener más información, vea manage-your-call-queue-and-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams (Administrar-su-llamada-cola-y-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams).
Operadores automáticos
Para los operadores automáticos, puede configurar reglas de redireccionamiento para desviar llamadas a un correo de voz compartido. Por ejemplo, puede configurar una regla para desviar llamadas fuera de la oficina al correo de voz compartido o para desviar llamadas dentro de una categoría determinada directamente al correo de voz compartido.
Para las llamadas del operador automático que se envían al correo de voz compartido, puede habilitar o suprimir un saludo del sistema. Los saludos personalizados aún no están disponibles para los operadores automáticos.
Para obtener más información sobre los operadores automáticos, vea Configurar un operador automático de Microsoft Teams.
Colas de llamadas
Los usuarios autorizados de una cola de llamadas pueden configurar saludos de correo de voz compartido personalizados para las siguientes características:
- Desbordamiento de llamadas
- Tiempo de espera de llamada
- No hay agentes
También puede desactivar saludos personalizados para las colas de llamadas. Evite incluir caracteres especiales en los mensajes de saludo del correo de voz compartido.
Para obtener más información sobre cómo crear saludos para las colas de llamadas, consulte manage-voice-applications-policies.
Para obtener más información sobre la redirección de Colas de llamadas al correo de voz compartido, vea Administración de excepciones de llamadas de la cola de llamadas y Mensajería adicional en administración de excepciones de llamadas en cola de llamadas.
Ubicación de los correos de voz compartidos
La ubicación de los correos de voz compartidos depende de si el tipo de grupo de Microsoft 365 es para Outlook o Teams.
Microsoft Teams
En Microsoft Teams, los correos de voz compartidos se pueden encontrar en la sección Llamadas del canal de Teams asociado al grupo de Microsoft 365, mientras que los correos de voz personales suelen encontrarse en la pestaña Llamadas personales.
Microsoft Outlook
En Outlook, los correos de voz compartidos se encuentran en la carpeta Bandeja de entrada del grupo de Microsoft 365 asociada. Los correos de voz personales suelen encontrarse en su bandeja de entrada personal o, en versiones anteriores de Outlook, en la carpeta de búsqueda correo de voz .
Los correos de voz en Outlook son básicamente correos electrónicos normales que incluyen datos específicos del correo de voz y datos adjuntos de archivos de audio. Todos los correos de voz se clasifican con el tipo Correo de voz, lo que le permite aplicar reglas a estos mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para mover todos los mensajes clasificados como "Correo de voz" a una carpeta de Outlook independiente. La funcionalidad de Outlook para correos electrónicos normales también se aplica a los correos de voz, como la eliminación, el marcado como leído/no leído, la configuración de categorías, la aplicación de marcas y mucho más.
Para obtener un resumen automático de los correos de voz con mayor precisión con Outlook Copilot, organice los correos de voz en una carpeta independiente. De esta forma, puede pedir a Copilot que resuma los mensajes nuevos específicamente en esta carpeta.
Para obtener más información sobre cómo organizar correos electrónicos, establecer reglas, categorías, marcas o avisos en Outlook, vea los artículos siguientes:
- Establecer categorías, marcas o avisos
- Organizar el correo electrónico mediante carpetas en Outlook
- Configurar reglas en Outlook
Artículos relacionados
Configurar el Correo de voz en la nube