Archivado local en Exchange 2013
Se aplica a: Exchange Server 2013
El archivado local le ayuda a recuperar el control de los datos de mensajería de su organización mediante la eliminación de la necesidad de archivos de almacén personal (.pst) y permite a los usuarios almacenar mensajes en un buzón de archivo accesible en Microsoft Outlook 2010 y versiones posteriores y Microsoft Office Outlook Web App.
En Microsoft Exchange Server 2013, el archivado de In-Place proporciona a los usuarios una ubicación de almacenamiento alternativa en la que almacenar datos de mensajería históricos. Un archivo In-Place es un buzón adicional (denominado buzón de archivo) habilitado para un usuario de buzón de correo. Outlook 2007 y versiones posteriores y Outlook Web App los usuarios tienen acceso sin problemas a su buzón de archivo. Con cualquiera de estas aplicaciones cliente, los usuarios pueden ver un buzón de archivo y mover o copiar mensajes entre su buzón principal y el archivo. In-Place Archivado presenta una vista coherente de los datos de mensajería a los usuarios y elimina la sobrecarga de usuario necesaria para administrar archivos .pst.
Puede aprovisionar el archivo de un usuario en la misma base de datos de buzón que el buzón principal del usuario, otra base de datos de buzón en el mismo servidor de buzones o una base de datos de buzón en otro servidor de buzones en el mismo sitio de Active Directory. En las implementaciones híbridas de Exchange 2010 y versiones posteriores, también puede aprovisionar un archivo basado en la nube para buzones ubicados en los servidores de buzones locales.
Datos de mensajería y archivos .pst
Outlook usa archivos .pst para almacenar datos localmente en los equipos o recursos compartidos de red de los usuarios. A diferencia de los archivos de almacén sin conexión (.ost) (que Outlook usa en modo de intercambio almacenado en caché para almacenar una copia del buzón para el acceso sin conexión), los archivos .pst no se sincronizan con el buzón de Exchange del usuario. Si un usuario mueve mensajes a un archivo .pst, dichos mensajes se quitan del buzón de correo.
El uso de archivos .pst para administrar datos de mensajería puede dar lugar a los siguientes problemas:
Archivos no administrados: generalmente, los usuarios crean archivos .pst y residen en sus equipos o recursos compartidos de red. La organización no los administra. Por consiguiente, los usuarios pueden crear varios archivos .pst que contengan mensajes idénticos o distintos y almacenarlos en ubicaciones diferentes, sin control de la organización.
Aumento de los costos de detección: las demandas y algunos requisitos empresariales o normativos a veces dan lugar a solicitudes de detección. Localizar los datos de mensajería que contienen los archivos .pst ubicados en los equipos de los usuarios puede resultar una tarea manual costosa. Dado que el seguimiento de archivos .pst no administrados puede ser difícil, es posible que los datos .pst no puedan detectarse en muchos de los casos. Es posible que esto exponga a la organización a riesgos legales y financieros.
Incapacidad para aplicar directivas de retención de mensajería: las directivas de retención de mensajería no se pueden aplicar a los mensajes ubicados en archivos .pst. Por ello, en función de las normas aplicables o del negocio, es posible que la organización no cumpla con los requisitos normativos.
Riesgo de robo de datos: los datos de mensajería almacenados en archivos .pst son vulnerables al robo de datos. Por ejemplo, los archivos .pst suelen almacenarse en dispositivos portátiles tales como equipos portátiles, discos duros extraíbles, y medios portátiles tales como unidades USB, CD y DVD.
Vista fragmentada de los datos de mensajería: los usuarios que almacenan información en archivos .pst no obtienen una vista uniforme de sus datos. Por lo general, los mensajes almacenados en archivos .pst solo están disponibles en el equipo donde se encuentra el archivo .pst. Como resultado, si los usuarios acceden a sus buzones mediante Outlook Web App o Outlook en otro equipo, los mensajes almacenados en sus archivos .pst son inaccesibles.
Acceso de cliente a buzones de archivo
En la siguiente tabla se indican las aplicaciones cliente que se pueden usar para obtener acceso a buzones de archivo.
| Client | Acceso a buzón de archivo |
|---|---|
| Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 y Outlook Web App | Sí. Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 y Outlook Web App los usuarios pueden copiar o mover elementos de su buzón principal a su buzón de archivo, y también pueden usar directivas de retención para mover elementos al archivo. Nota: Los usuarios de Outlook 2010 y versiones posteriores y Outlook 2007 también pueden copiar o mover elementos de archivos .pst a su buzón de archivo. Los usuarios de Outlook 2007 requieren la actualización acumulativa de Office 2007 para febrero de 2011. Existen algunas diferencias en la compatibilidad con archivos entre Outlook 2010 y versiones posteriores y Outlook 2007. Para obtener más información, vea el artículo Blog del equipo de Exchange, vea Sí Virginia, hay compatibilidad con archivos de Exchange 2010 en Outlook 2007. |
| Exchange ActiveSync | No |
Nota:
El archivo local es una característica premium y para usarla se necesita una licencia de acceso de cliente (CAL) de Exchange Enterprise. Para obtener más información sobre cómo conceder licencias a Exchange, consulte licencias de Exchange Server. Para obtener más información sobre las versiones de Outlook necesarias para acceder a un buzón de archivo, consulte Requisitos de licencia para directivas de archivo personal y retención.
Outlook no crea una copia local del buzón de archivo en el equipo de un usuario, incluso aunque esté configurado para usar el modo caché de Exchange. Los usuarios solo pueden obtener acceso a los buzones de archivo en el modo con conexión.
Acceso delegado
El acceso delegado tiene lugar cuando se proporciona acceso a un usuario o a un conjunto de usuarios al buzón de correo de otro usuario. Hay varios escenarios para proporcionar acceso delegado, entre los que se incluyen:
Proporcionar a uno o más usuarios acceso al buzón de un usuario que ya no está empleado por la organización. En este caso, los usuarios a los que se puede conceder acceso delegado incluyen el administrador o supervisor del usuario que ha salido o otro usuario que asumirá las responsabilidades del usuario que ha salido.
Proporcionar a uno o más usuarios acceso a un buzón compartido.
Proporcionar a los asistentes ejecutivos acceso a los buzones de los ejecutivos a los que están ayudando.
En Exchange 2013, al asignar permisos de acceso completo a un buzón de correo, el delegado al que asigna los permisos también puede acceder al archivo del usuario. Los delegados deben usar Outlook para acceder al buzón y deben conectarse a un servidor de acceso de cliente de Exchange 2010 SP1 o posterior con fines de detección automática. La detección automática es un servicio de Exchange que proporciona opciones de configuración para configurar automáticamente los clientes de Outlook. Cuando los delegados usan Outlook para acceder a un buzón de Exchange 2013, tanto el buzón principal como el archivo al que tienen acceso son visibles desde Outlook.
Traslado de mensajes al buzón de archivo
Existen diversos métodos para mover mensajes a buzones de archivo:
Mover o copiar mensajes manualmente: los usuarios del buzón de correo pueden mover o copiar manualmente mensajes desde su buzón principal o un archivo .pst a su buzón de archivo. El buzón de archivo aparece como otro buzón de correo o archivo .pst en Outlook y Outlook Web App.
Mover o copiar mensajes mediante reglas de bandeja de entrada: los usuarios del buzón pueden crear reglas de bandeja de entrada en Outlook o Outlook Web App para mover automáticamente los mensajes a una carpeta de su buzón de archivo. Para más información, consulte Administración de mensajes de correo electrónico mediante reglas.
Mover mensajes mediante directivas de retención: puede usar directivas de retención para mover automáticamente los mensajes al archivo. Además, los usuarios pueden aplicar una etiqueta personal para mover mensajes al archivo. Para obtener más información sobre las directivas de archivo y retención, consulte Directivas de archivo y retención más adelante en este tema.
Nota:
Las etiquetas personales solo están disponibles en Outlook Web App y Outlook 2010 y versiones posteriores.
Importar mensajes desde archivos .pst: en Exchange 2013, puede usar una solicitud de importación de buzón para importar mensajes de un archivo .pst al archivo o buzón principal de un usuario. Para más información, vea Solicitudes de importación y exportación de buzones. También puede usar la herramienta de captura de PST para buscar archivos .pst en equipos de su organización e importar datos de archivos .pst a los archivos de los usuarios.
Directivas de archivo y retención
En Exchange 2013, puede aplicar directivas de archivo a un buzón de correo para mover automáticamente los mensajes del buzón principal de un usuario al buzón de archivo después de un período especificado. Las directivas de archivo se implementan al crear etiquetas de retención que usan la acción de retención Mover a archivo.
Los mensajes se mueven a una carpeta en el buzón de archivo que tiene el mismo nombre que la carpeta de origen en el buzón de correo principal. Si no existe una carpeta con el mismo nombre en el buzón de archivo, se crea una cuando el Asistente para carpetas administradas mueve un mensaje. Recrear la misma jerarquía de carpetas en el buzón de archivo permite a los usuarios encontrar los mensajes con facilidad.
Para obtener más información acerca de las directivas de retención, las etiquetas de retención y la acción de retención Mover a archivo, vea Etiquetas de retención y directivas de retención.
Directiva de MRM predeterminada
El programa de instalación de Exchange 2013 crea una directiva de archivo y retención predeterminada denominada Directiva de MRM predeterminada. Esta directiva contiene etiquetas de retención con la acción Mover a archivo, tal y como se muestra en la tabla siguiente.
Nota:
En Exchange 2010, la directiva de archivo y retención predeterminada creada por el programa de instalación de Exchange se denomina Directiva de almacenamiento y retención predeterminada.
| Nombre de etiqueta de retención | Tipo de etiqueta | Descripción |
|---|---|---|
| Mover al archivo después de 2 años de forma predeterminada | Predeterminado (DPT) | Los mensajes se mueven automáticamente al buzón de archivo después de dos años. Se aplica a elementos de todo el buzón de correo que no tienen una etiqueta de retención aplicada explícitamente o heredada de la carpeta. |
| Mover al archivo después de 1 años en forma personal | Personal | Los mensajes se mueven automáticamente al buzón de archivo después de un año. |
| Mover al archivo después de 5 años en forma personal | Personal | Los mensajes se mueven automáticamente al buzón de correo de archivo después de cinco años. |
| Nunca mover al archivo en forma personal | Personal | Los mensajes nunca se mueven al buzón de correo de archivo. |
| Mover a archivo elementos recuperables después de 14 días | Carpeta Elementos recuperables | Los mensajes se mueven de la carpeta Elementos recuperables del buzón de correo principal del usuario a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Los usuarios que deseen intentar recuperar elementos eliminados en el archivo deben usar la característica Recuperar elementos eliminados en el buzón de archivo. |
Si habilita un Archivo local para un usuario de buzón de correo y el buzón todavía no tiene asignada una directiva de retención, se asignará automáticamente la directiva de archivado y retención predeterminada. Cuando el Asistente para carpetas administradas procese el buzón de correo, el usuario podrá asignar estas etiquetas a carpetas o mensajes para moverlos al buzón de archivo. De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico de todo el buzón se mueven después de dos años.
Antes de aprovisionar buzones de archivo para sus usuarios, se recomienda que les informe sobre las directivas de archivo que se aplicarán a sus buzones de correo, además de proporcionarles la formación y la documentación pertinentes para cubrir sus necesidades. En esta sección se proporcionan detalles sobre los aspectos siguientes:
- Funcionalidad disponible en el archivo, el archivo predeterminado y las directivas de retención.
- Información sobre cuándo los mensajes se pueden mover automáticamente al archivo.
- Información sobre la jerarquía de carpetas creada en el buzón de archivo.
- Cómo aplicar etiquetas personales (que se muestran en el menú Directiva de archivo en Outlook y Outlook Web App).
Nota:
Al aplicar una directiva de retención a los usuarios que tienen un buzón de correo de archivo, la directiva de retención reemplaza la directiva de MRM predeterminada. Puede crear una o más etiquetas de retención con la acción Mover a archivo y, a continuación, vincular las etiquetas a la directiva de retención. También puede agregar las etiquetas Mover a archivo predeterminadas (creadas mediante el programa de instalación y vinculadas a la directiva de MRM predeterminada) a cualquier directiva de retención que cree.
Para obtener información sobre el cumplimiento y el archivado en Outlook 2010 y versiones posteriores, vea Planear el cumplimiento y archivado en Outlook 2010.
Cuotas de archivo
Los buzones de correo de archivo están diseñados para permitir a los usuarios almacenar el historial de datos de mensajería fuera de su buzón de correo principal. Por lo general, los usuarios usan archivos .pst debido a las bajas cuotas de almacenamiento de buzón de correo y las restricciones que se imponen cuando se superan dichas cuotas. Por ejemplo, se puede impedir que los usuarios envíen mensajes cuando el tamaño de su buzón supere la cuota de prohibición de envío. Del mismo modo, se puede impedir que los usuarios envíen y reciban mensajes cuando el tamaño de su buzón supere la cuota Prohibir envío y recepción.
Para eliminar la necesidad de tener archivos .pst, proporcione a un buzón de archivo límites de almacenamiento que cumplan con los requisitos del usuario. No obstante, quizá desee conservar algo de control sobre las cuotas de almacenamiento y el crecimiento de los buzones de archivo para controlar los costos y la expansión.
Para ayudar con este control, puede configurar buzones de correo de archivo con una cuota de advertencia de archivo y una cuota de archivo. Cuando un buzón de archivo supera la cuota de advertencia de archivo especificada, se registra un evento de advertencia en el registro de eventos de la aplicación. Cuando un buzón de archivo supera la cuota de archivo especificada, los mensajes ya no se mueven al archivo, se registra un evento de advertencia en el registro de eventos de la aplicación y se envía un mensaje de cuota al usuario del buzón de correo. De forma predeterminada, en Exchange 2013, la cuota de advertencia de archivo se establece en 45 gigabytes (GB) y la cuota de archivo se establece en 50 GB.
En la lista siguiente se indican los eventos registrados y los mensajes de advertencia enviados cuando se cumplen la cuota de advertencia de archivo y la cuota de archivo.
| Quota | Id. de evento | Tipo | Origen | Categoría | Message |
|---|---|---|---|---|---|
| Cuota de advertencia de archivo | 10022 | Advertencia | MSExchangeMailboxAssistants | Asistente para carpetas administradas | El buzón de archivo "<Nombre para mostrar>:<GUID>:<Base de datos de buzones de correo>:<FQDN de servidor>" ha superado la cuota de advertencia del archivo "<Cuota de advertencia del archivo>". El tamaño del buzón de archivo es de "<Tamaño>" bytes. |
| Cuota de archivo | 8537 | Advertencia | Msexchangeis | General | El buzón de archivo de <DN heredado> ha superado el tamaño máximo de buzón de archivo. No puede copiar ni mover elementos al buzón de archivo. Todas las acciones de retención de mensajes que mueven elementos a un buzón de archivo devolverán un error y es posible que el buzón de correo primario tenga elementos con etiquetas de retención caducadas hasta que el buzón de archivo esté dentro del límite de tamaño máximo. Se notificará al propietario del buzón de correo acerca de la condición del buzón de archivo. |
In-Place archivos y otras características de Exchange
En esta sección se explica la funcionalidad entre In-Place Archives y varias características de Exchange:
Búsqueda de Exchange: la capacidad de buscar rápidamente mensajes se vuelve aún más crítica con los buzones de archivo. Para Exchange Search, no hay ninguna diferencia entre el buzón de correo de archivo y el buzón de correo principal. Se indexa el contenido de los dos buzones. Como el buzón de archivo no se almacena en la caché del equipo de ningún usuario (aunque se use Outlook en el modo caché de Exchange), los resultados de la búsqueda del archivo siempre se proporcionan con Exchange Search. Al buscar en todo el buzón en Outlook 2010 y versiones posteriores y Outlook Web App, los resultados de búsqueda incluyen el buzón principal y de archivo de los usuarios.
Exhibición de documentos electrónicos local: cuando un administrador de detección realiza una búsqueda In-Place eDiscovery, también se buscan los buzones de archivo de los usuarios. No existe ninguna opción para excluir los buzones de archivo al crear una búsqueda de detección desde el Centro de administración de Exchange (EAC). Al usar el Shell de administración de Exchange para crear una búsqueda de detección, puede excluir el archivo mediante el modificador DoNotIncludeArchive . Para obtener información detallada, vea New-MailboxSearch. Para más información, vea Exhibición de documentos electrónicos en contexto.
Importante
No puede usar In-Place eDiscovery para buscar en un buzón desconectado.
Suspensión local y retención por juicio: al colocar un buzón en In-Place suspensión o suspensión por juicio, la suspensión se coloca en el buzón principal y en el buzón de archivo. Para obtener más información acerca de retención local y retención por litigio, consulte Conservación local y retención por juicio.
Carpeta Elementos recuperables: el buzón de archivo contiene su propia carpeta Elementos recuperables y está sujeto a las mismas cuotas de carpeta Elementos recuperables que el buzón principal. To learn more about recoverable items, see Recoverable Items folder.
Archivado de contenido de Lync en Exchange: puede archivar conversaciones de mensajería instantánea y documentos de reunión en línea compartidos en el buzón principal del usuario. El buzón debe residir en un servidor de buzones de Exchange 2013 y debe tener Microsoft Lync 2013 implementado en su organización. Para obtener más información, vea Integration with SharePoint and Lync.
Administración de buzones de archivo
En Exchange 2013, la creación y administración de buzones de archivo se integra con tareas comunes de administración de buzones, entre las que se incluyen:
Creación de un buzón de archivo: puede crear un buzón de archivo al crear un buzón o puede habilitar un buzón de archivo para un buzón existente. Para obtener más información, consulte Administración de archivos In-Place en Exchange 2013.
Mover un buzón de archivo: puede mover el buzón de archivo de un usuario a otra base de datos de buzón en el mismo servidor de buzones o a otro servidor, independientemente del buzón principal. Para mover el buzón de archivo de un usuario, tiene que crear una solicitud de movimiento de buzón de correo. Para obtener información más detallada, vea Administración de movimientos locales.
Importante
No se admite la localización del buzón de correo y el archivo de un usuario en diferentes versiones de Exchange Server.
Deshabilitar un buzón de archivo: es posible que quiera deshabilitar el buzón de archivo de un usuario para solucionar problemas o si va a mover el buzón principal a una versión de Exchange que no admita In-Place archivado. Deshabilitar un archivo es un proceso similar a deshabilitar un buzón de correo principal. Para obtener más información, consulte Administración de archivos In-Place en Exchange 2013. En implementaciones locales, los buzones de correo de archivo deshabilitados se retienen en la base de datos de buzones de correo hasta que se alcanza el período de retención de buzones eliminados para dicha base de datos. Durante este período, puede volver a conectar el archivo a un usuario de buzón de correo. Cuando se alcanza el período de retención de buzones eliminados, se elimina el buzón de archivo desconectado de la base de datos de buzones de correo.
Recuperación de estadísticas de buzón y estadísticas de carpetas: puede recuperar estadísticas de buzón de correo y estadísticas de carpetas de buzón de correo para el buzón de archivo de un usuario mediante el modificador Archivo con los cmdlets Get-MailboxStatistics y Get-MailboxFolderStatistics .
Probar la conectividad de archivo: en Exchange 2013, puede usar el cmdlet Test-ArchiveConnectivity para probar la conectividad con el archivo local o basado en la nube de un usuario especificado.