Etätyö vaatii uudenlaisia esimiestaitoja - Kansallinen etätyöpäivä haastaa kokeilemaan etätyötä

Etätyö on vakiinnuttanut paikkansa suomalaisissa organisaatioissa, mutta käytännössä sitä tekee verrattain pieni osa henkilöstöstä. Tämä selviää tuoreesta Microsoftin teettämästä Etätyöbarometrista¹, jossa tutkittiin suomalaisten henkilöstöpäättäjien mielipiteitä ja suhtautumista etätyöhön. Teknologian lisäksi selkeät tavoitteet, esimiesten luottamus työntekijöihin sekä yhteiset pelisäännöt nähdään etätyön tärkeimpinä mahdollistajina. Sitä vastoin esimiesten osaamattomuus johtaa etätyötä koetaan esteenä. Barometriin vastasi yhteensä 251 henkilöstöpäättäjää. Kansallista etätyöpäivää vietetään huomenna perjantaina 20.9.2013 kolmatta kertaa.

Etätyön tekeminen kasvaa ja monipuolistuu. Etätyötä tehdään jopa 85 %:ssa Etätyöbarometriin osallistuneista organisaatioista. Toimivat työvälineet sekä työn hallinnan keinot korostuvat uudenlaisessa ympäristössä. Selkeät tavoitteet ja avoimet pelisäännöt, johdon asenteet, yrityskulttuuri sekä ajanmukainen teknologia nousivat barometrissa esiin etätyön mahdollistajina.

”Selkeät tavoitteet ja avoimet pelisäännöt ovat tärkeä osa etätyön onnistumisessa. Yllättävän monessa organisaatiossa tehdään etätyötä ilman yhteisiä pelisääntöjä, vaikka 71 % korostaa niiden mahdollistavan etätyön tekemisen. Nykyteknologian avulla voi olla osa työyhteisöä paikasta riippumatta, nyt tarvitaan esimies- ja johtamistaitoja”, sanoo Microsoft Oy:n toimitusjohtaja Ari Rahkonen.

Esimiesten osaamattomuus johtaa etätyötä (25 %) nähdään merkittävänä esteenä etätyön tekemiselle. Lisäksi fyysistä läsnäoloa edellyttävä työn luonne sekä pelisääntöjen puuttuminen jarruttaa etätyön tekemisen mahdollisuutta.

HR-ammattilaiset viitoittavat tietä

Henkilöstöosastolla on organisaatioissa suuri rooli etätyön käytäntöjen määrittelemisessä ja koulutuksen järjestämisessä. Etätyöbarometrin tuloksista käy ilmi, että ne henkilöstöpäättäjät, jotka itse tekevät etätyötä, kokevat etätyön vaikutukset selvästi positiivisemmin kuin ne henkilöstöpäättäjät, jotka eivät etätyötä tee.

”Henkilöstöpäättäjien haastaminen ja vakuuttaminen etätyön tekemisen eduista on tärkeää, jotta he kannustaisivat myös muuta organisaationsa henkilöstöä kokeilemaan etätyötä. Lähes jokaisessa tietotyössä on mahdollista tehdä edes pieni osa työstä etätyönä ja haluammekin kannustaa ihmisiä kokeilemaan ja kokemaan etätyön edut”, Rahkonen sanoo.

Etätyötä tekevissä organisaatioissa etätyön moninaiset hyödyt tunnustetaan. 81 % tutkimukseen vastanneista HR-päättäjistä kokee, että teknologian avulla etätyöntekijä on osa työyhteisöä paikasta riippumatta. Yli kolme neljästä kokee etätyöllä ja sen tuomilla työn joustoilla olevan positiivinen vaikutus sekä työhyvinvointiin että työnantajamielikuvaan. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että etätyö kannattaa aina olla työtä joustavoittava elementti, ei ainoa työnteon tapa. Yhteisöllisyyteen tarvitaan myös kasvokkain vuorovaikutusta.

”Lisäksi etätyön nähdään lisäävän tuottavuutta ja tehokkuutta. Vastaajien mukaan keskittyminen on etätöissä helpompaa kuin työpaikalla. Lisäksi säästyy aikaa ja motivaatio sekä luovuus kasvavat. Parhaimmillaan etätyöllä voi olla arkea järkeistävä vaikutus etenkin lapsiperheiden kohdalla”, kertoo tutkimuksen toteuttaneen Qualitems Oy:n toimitusjohtaja Tuija Wikström.

Etätyö vaatii työntekijältä uudenlaisia hallinnan taitoja

Vuoden vaihteessa päättyvä Suomen Akatemian kolmevuotinen tutkimushanke SPACE on tutkinut työn tilallista hajautumista sekä sen seurauksia. Hankkeen tutkijan Satu Ojalan² mukaan etätyö vaatii tekijältään sekä työn psyykkistä hallintaa että vapaa- ja perheen ajan oikeuttamisen taitoa. Nämä hallinnan taidot kehittyvät usein vasta elämänkokemuksen myötä.

Tutkijat Pasi Pyöriä ja Tiina Saari ovat puolestaan sanoneet etätyön parhaimmillaan pelastavan työuria.Heidän mukaansa esimerkiksi erilaiset terveydelliset syyt voivat hankaloittaa toimistossa työskentelyä, mutta kotona työskentely voi olla keino jatkaa työtä. Myös pitkien työmatkojen tuottamaa rasitusta voidaan vähentää kotona työskentelyllä, jolloin työmatkoihin käytettävä aika ja energia vapautuvat työhön.³

Etätyöbarometrin mukaan etätyötä tehdään keskimäärin yli 15-vuotiaassa, pääkaupungissa sijaitsevassa yksityisessä ja kotimaisessa organisaatiossa, jossa työskentelee yli 500 työntekijää. Etätyön tekeminen korostuu erityisesti pitkää työmatkaa kulkevien sekä johdon keskuudessa. Barometrin mukaan taantumalla ei ole vaikutusta etätyön tekemiseen.

 

 Vinkit sujuvaan etätyöhön:

Työntekijän näkökulmasta

1. Valmistaudu etätyöpäivään samalla tavoin kuin mihin tahansa työpäivään. Pane työvälineet kuntoon edellisenä iltana, tarkista seuraavan päivän aikataulut jne.
2. Ilmoita tiimillesi ja esimiehillesi etukäteen, että työskentelet kyseisenä päivänä etänä.
3. Varmista etukäteen, että voit käyttää etätyössä kaikkia työsi kannalta olennaisia tietoja.
4. Varmista, että olet tavoitettavissa eri keinoin: pikaviestin, puhelin ja sähköposti.
5. Huolehdi siitä, että etätyöpaikassasi on rauhallista.
6. Mieti, missä haluat työskennellä, tunnet olosi mukavimmaksi ja pystyt keskittymään parhaiten.
7. Selvitä itsellesi, mitä haluat saada aikaiseksi etätyöpäiväsi aikana. Laadi itsellesi tehtäväluettelo ja seuraa sen perusteella, kuinka tehokkaasti työskentelet.
8. Pidä taukoja aivan kuten toimistossakin. Väsyessäsi liiku. Pidä ruokatunti.
9. Ole aloitteellinen. Ilmoita esimiehellesi ja ryhmäsi työtovereille, mitä teet ja miten edistyt.

Työnantajan näkökulmasta

1. Selvitä, ketkä työnsä puolesta pystyvät ja toisaalta haluavat työskennellä etänä.
2. Varmista etukäteen, että työntekijöillä on riittävät teknologiset välineet ja valmiudet etätyön tekemiseen.
3. Määritä selkeät tavoitteet työlle.
4. Jos haluat kokeilla uusia virtuaalisia viestintätapoja, tutustu tekniikkaan jo etukäteen esimerkiksi tiimikokouksessa.
5. Ajoita etätyöpäivälle virtuaalikokous. Se on hyvä tilaisuus tutustua viestintätapaan. Vaihda tiimin sisällä kokemuksia päivän aikana.
6. Anna tiimisi työntekijöille tarkistuslista vähintään muutama päivä ennen etätyöpäivää, jotta kaikki ehtivät valmistautua.

¹Etätyöbarometri. Kohderyhmä suomalaiset henkilöstöpäättäjät. Barometri toteutettiin nettikyselynä 26.8. - 5.9.2013 välisenä aikana. Barometriin vastasi 251 henkilöstöpäättäjää. Barometrin toteutti tutkimustoimisto Qualitems Oy Microsoft Oy:n toimeksiannosta.

²Ojala, Satu (2013) Työn kaltevilla pinnoilla. Tulkinnat työstä elämänalueena kotona työskentelevillä yrittäjillä ja palkansaajilla. Janus 3/2013.

  ³ Pyöriä, Pasi ja Saari, Tiina (2013), Suomen Akatemian SPACE-tutkimushanke: Etätyö voi pelastaa työuria.

Lisätietoja
Camilla Lindfors, viestintäjohtaja, Microsoft Oy
p. 040 838 6686, camilla.lindfors@microsoft.com

Saara Reinimäki, tiedottaja, Suomen ympäristökeskus
p. 040 740 1656, saara.reinimaki@ymparisto.fi

Lisätietoja Etätyöbarometrista SkyDrivella.

www.etatyopaiva.fi

Kansallinen etätyöpäivä
Suomen ensimmäistä Kansallista etätyöpäivää vietettiin 16. syyskuuta 2011. Kampanja kannustaa työntekijöitä ja ammatinharjoittajia työskentelemään yhä useammin joustavasti eri paikoista. Työnantajia rohkaistaan tarjoamaan työntekijöille mahdollisuuden kokeilla etätyötä kansallisena etätyöpäivänä. Etätyöpäivä tähtää näkemysten ja asenteiden muutokseen sekä etätyön positiivisten vaikutusten tunnistamiseen. Etätyöpäivää vietetään Liikkuja viikolla. Etätyöpäivän viralliset kumppanit ovat Suomen ympäristökeskus sekä Microsoft Oy. Tänä vuonna kampanjassa mukana yhteistyökumppaneina myös Fujitsu, Sulava ja DNA.

Microsoft
Vuonna 1975 perustettu Microsoft on maailman johtava ohjelmistotuotteiden, -ratkaisujen ja -palveluiden toimittaja, joka auttaa yrityksiä, organisaatioita ja ihmisiä hyödyntämään tietotekniikan mahdollisuuksia uusilla innovatiivisilla tavoilla. Suomessa Microsoftin palveluksessa työskentelee 280 henkilöä, joiden visiona on yhdessä yli 3000 yhteistyökumppanin kanssa auttaa asiakasta menestymään Microsoftin ratkaisujen avulla. Maailmanlaajuisesti Microsoftilla on noin 99 000 työntekijää yhteensä yli 110 maassa. Heinäkuussa 2013 päättyneenä tilivuonna Microsoftin liikevaihto oli 77,85 miljardia US dollaria.

Suomen ympäristökeskus
Suomen ympäristökeskus (SYKE) on valtion tutkimus- ja asiantuntijalaitos, joka tarjoaa yhteiskunnan kestävän kehityksen kannalta tarpeellista tietoa, osaamista ja palvelua. SYKE on osa valtion ympäristöhallintoa, ja se toimii pääosin ympäristöministeriön, mutta vesivaroihin liittyen maa- ja metsätalousministeriön alaisuudessa. Meillä on taitoa, intoa ja rohkeutta vaikuttaa ympäristön parhaaksi.