Microsoft Office 365 в образовании. Автономное обучение в Office 365

Автор статьи - Виталий Веденев.

Разбираю, как организовать автономное обучение в Office 365 с помощью Microsoft Office

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

• Как синхронизировать файлы из библиотек и списков сайтов SharePoint или OneDrive c локальным устройством?
• Как подключить библиотеку учебных материалов сайта SharePoint с помощью Microsoft Outlook?
• Как работать с автономными файлами?

В статье [1] я упомянул, что «содержимое библиотеки можно загрузить на локальное устройство с помощью клиента Outlook для последующей автономной работы». Разберемся, как можно организовать автономное обучение на устройстве пользователя из Office 365. Кроме этого, ответим на часто возникающий вопрос о том, что файлов для обучения и последующей автономной работы много и скачивать их из обучающих модулей по одному неудобно:

Сценарий 1. Синхронизация локального устройства пользователя с библиотеками и списками сайтов SharePointи файлов OneDrivecпомощью приложения « OneDriveдля бизнеса»

Во вкладке «БИБЛИОТЕКА» конкретной библиотеки документов сайта SharePoint Office 365 имеется группа кнопок «Подключение к данным». Рассмотрим, как воспользоваться кнопкой «Синхронизация»:

1. Выбираем библиотеку, содержимое которой вы хотите синхронизировать со своим локальным устройством с операционной системой Windows. Нажимаем на кнопку «Синхронизация».
2. В диалоговом окне «Синхронизируйте эту библиотеку с устройством, чтобы получить быстрый доступ» выбираем «Синхронизировать», если вы уверены, что на вашем устройстве установлен клиент синхронизации (Skype для бизнеса) нужной версии. В противном случае нажимаем на ссылку ниже и устанавливаем «OneDrive для бизнеса».
3. Если «OneDrive для бизнеса» уже установлен, то последовательно появятся диалоговые окна, предлагающие синхронизировать списки и библиотеки сайта.
4. На локальном устройстве в проводнике появится дополнительный элемент «SharePoint», при нажатии на который появится содержимое всех синхронизированных библиотек и списков.
5. Можно поступить и противоположным образом: запустить на локальном устройстве «OneDrive для бизнеса» и указать ссылку на сайт SharePoint Office 365 для синхронизации библиотек и списков при наличии необходимого уровня доступа.
6. Аналогичная кнопка «Синхронизация» есть и в OneDrive Office 365. Последовательность синхронизации аналогична работе с библиотеками сайта SharePoint Office 365.
7. Если вы хотите иметь предварительный просмотр синхронизированных файлов и предполагается автономное редактирование их, то необходимо воспользоваться другим способом перевода содержимого в автономный режим, который заключается в выполнении синхронизации с приложением на локальном устройстве Microsoft Outlook.

Сценарий 2. Подключение к Outlook

Другим способом перевода содержимого библиотек сайтов SharePoint Office 365 является синхронизация с Microsoft Outlook.

Последовательность перевода библиотеки в автономный режим:

1. Переходим в библиотеку сайта SharePoint Office 365, находим кнопку «Подключиться к Outlook».
2. Нажимаем на кнопку «Подключиться к Outlook».
3. Появится сообщение (запрос) с вопросом о разрешении открыть приложение. Нажимаем на кнопку «Запустить приложение».
4. Откроется приложение Outlook (если оно еще не открыто), и появится окно с приглашением подтвердить подключение данной библиотеки документов SharePoint Office 365 к Outlook. Выбираем «Да».
5. В Outlook в разделе «списки sharepoint» создается соответствующая папка и содержимое синхронизируется. Предполагая, что содержащиеся внутри нее файлы представляют собой стандартные документы Microsoft, в панели предварительного просмотра будут отображаться их миниатюрные версии. На рисунке ниже показана миниатюрная копия схемы учебного процесса, созданного с помощью приложения Microsoft Visio.

Сценарий 3. Работа с автономными файлами

Автономные файлы из Outlook можно редактировать с помощью соответствующего приложения для этого:

1. Выбираем нужную папку из раздела «списки sharepoint» Outlook.
2. В списки файлов щелкаем дважды на имени файла (в примере документ Word).
3. Появится окно «АВТОНОМНЫЙ ДОКУМЕНТ НА СЕРВЕРЕ». Для редактирования автономного документа надо нажать на кнопку «Автономное редактирование».
4. Появится окно, информирующее о том, что документ будет сохранен в папке «Черновики SharePoint» (Этот компьютер> Документы>).
5. Вносим изменения в документ и сохраняем его.
6. Закрываем приложение Word. При наличии сети появится окно «Автономное редактирование», которое проинформирует, что вы снова в сети и внести ли ваши изменения в документ на сервере. В таком случае нажимаем кнопку «Обновить» и изменения в файле синхронизируются с исходным документом библиотеки сайта SharePoint Office 365.

Могут быть небольшие отличия в порядке появления диалоговых окон в зависимости от версий Microsoft Office.

Использованные источники:

1. Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек и списков сайтов SharePoint. Обзор
2. Установка клиента синхронизации OneDrive для бизнеса для SharePoint 2013 и SharePoint Online
3. Microsoft Office 365 в образовании. Библиотеки SharePoint, контент, форматы файлов и Office Online