Гигант индустрии потребительских товаров упрощает совместную работу сотрудников

Оперативно развернув Microsoft Office 365 для 47 000 своих сотрудников, компания Henkel сделала огромный шаг вперед. Ей удалось упростить операции и внедрить культуру совместной работы. Сегодня сотрудники Henkel взаимодействуют, используя конференц-связь, общие рабочие области, панели мониторинга групп и новейшие офисные программы. Это повышает гибкость бизнеса, эффективность совместной работы и качество обслуживания клиентов.

Управление изменениями для долгосрочного успеха в бизнесе

Вот уже 138 лет компания Henkel достигает стабильного коммерческого успеха, выгодно используя преимущества глобализации и оперативно реагируя на изменения в экономике и технологические сдвиги. Henkel процветает потому, что всегда готова к переменам, но не теряет из виду главной цели — предоставлять клиентам высококачественные продукты. Недавно компания поставила перед собой следующую задачу: предоставить сотрудникам технологии для совместной работы в рамках всего предприятия, чтобы стимулировать инновации и ускорить вывод продукции на рынок.

«Henkel стремится быть лучшей во всех аспектах своей деятельности. Чтобы добиться этой цели, мы должны оперативно внедрять самые современные технологии для организации современного рабочего места. Именно это нам и удалось сделать с помощью Office 365. В современном мире все тесно связано, и, чтобы успешно работать, нам нужно наладить взаимодействие сотрудников, партнеров и клиентов», — говорит Йоахим Йекле (Joachim Jaeckle), старший вице-президент Henkel по интегрированным бизнес-решениям.

Успех благодаря совместной работе

Чтобы организовать современное рабочее место, подключенное к Интернету, Henkel обратилась в Майкрософт. Так компания получила комплексную облачную платформу, которая объединяет сотрудников, данные и партнеров, обеспечивая совместную работу практически из любой точки, на любом устройстве. Microsoft Office 365 — современное решение для офисной работы, доступное всем сотрудникам, — становится важнейшим компонентом цифровой трансформации Henkel. «Office 365 облегчает обмен информацией как внутри компании, так и вне ее: наши бизнес-процессы становятся более эффективными и гибкими», — поясняет г-н Йекле.

Объединить усилия 47 000 сотрудников, производящих и продающих миллиарды единиц продукции через тысячи дистрибьюторов и ритейлеров для миллионов клиентов во всем мире — задача не из легких. Однако выполнить ее гораздо проще, если все эти сотрудники и партнеры могут взаимодействовать с помощью эффективных функций коммуникации и совместной работы Office 365. Работая коллективно, сотрудники Henkel не дублируют усилия, повышают производительность, ускоряют принятие решений и выполняют свои задачи вовремя, гарантируя бизнесу долгосрочный успех.

Новая концепция управления брендом

С помощью Office 365 бренд-менеджеры сотрудничают с людьми из других отделов и регионов, разрабатывая идеи новых продуктов и оперативно выводя их на рынок. В этом процессе участвуют научно-исследовательские группы, отделы закупок, упаковки, маркетинга и финансов, а также внешние креативные агентства и клиенты. «Работая в международном маркетинге, нужно делать все максимально быстро, реализуя новые идеи раньше конкурентов, — говорит Клеманс Альберти (Clemence Alberti), младший бренд-менеджер продукции по уходу за телом в Henkel. — Благодаря Office 365 мы улучшили свои рабочие процессы, упростив коммуникацию и совместную работу. А в перспективе мы также можем ускорить вывод новых продуктов на рынок».

Видео- и веб-конференции вывели взаимодействие между бренд-менеджерами на новый уровень. «Мы готовы рассматривать любые идеи, кто бы их ни высказывал: будь то наша команда, другие бренды, местные представители — никогда не знаешь, где обнаружится очередная "золотая жила". Чтобы донести нашу концепцию до этих групп, нам нужны видеосредства для показа изображений или иллюстрирования идей. В Office 365 это реализуется очень просто», — говорит г-жа Альберти.

Еще один важный аспект работы, который значительно улучшился благодаря Office 365, — это обмен файлами и их совместное редактирование. «Ряд важных рабочих задач у нас выполняется в PowerPoint. Чтобы поделиться своими идеями с руководством и получить его одобрение, нам приходится создавать подробные презентации. А при работе над рекламой и упаковкой мы часто обмениваемся большими видеофайлами с творческими агентствами. Вы не представляете, насколько облегчает нашу жизнь единое хранилище подобных файлов, которое доступно для всех участников проекта», — говорит г-жа Альберти.

Внедрение Office 365 в научно-исследовательском отделе

Научно-исследовательский отдел в подразделении бытовой химии сотрудничает с внешними партнерами — поставщиками, университетами и испытательными институтами, — работая над улучшением ассортимента Henkel за счет новых продуктов, соответствующих реальным потребностям покупателей. Однако общение с этими партнерами постоянно осложнялось проблемами с совместимостью документов и электронных писем. Клаус Хюльзевише (Klaus Huelsewiesche), директор по ИТ-системам в научно-исследовательском отделе подразделения бытовой химии в Henkel, помог коллегам преодолеть эти проблемы с оперативностью исследований, предоставив платформу Office 365, которая обеспечивает более высокий уровень совместимости. «Office 365 — одно из главных программных решений в наших лабораториях. С его помощью мы ведем совместную работу, анализируем все данные и создаем отчеты», — поясняет г-н Хюльзевише.

После внедрения Office 365 исследователи без труда открывают документы, полученные от внешних партнеров. Кроме того, им стало гораздо проще проводить онлайн-встречи и обмениваться файлами — а значит, они могут продуктивнее работать с коллегами. «Office 365 предоставляет технологии, позволяющие улучшить коммуникацию и совместную работу в международном масштабе. Теперь, работая с партнерами, мы используем видеоконференции, презентации и совместный доступ к рабочему столу», — говорит г-н Хюльзевише.

Office всегда был основным средством отчетов для группы, а Office 365 оказался еще удобнее, позволяя легко и наглядно визуализировать большие объемы данных. «Мы ежегодно создаем более 2 миллионов тестовых записей. Предварительно обработанные данные передаются из Microsoft SQL Server в Excel, и наши исследователи создают собственные настраиваемые высококачественные отчеты. При этом им не требуются глубокие знания в ИТ-сфере или специальное обучение. Это очень удобно и экономит всем массу времени», — говорит г-н Хюльзевише.

Функции самостоятельной бизнес-аналитики в Excel помогают исследователям быстро и точно определять преимущества новых формул. Office 365 не только эффективнее, но и удобнее: он гарантирует безупречную работу приложений с разнообразными форматами документов.

Упрощение расчетов в бухгалтерском отделе

Полия Гайгер (Polia Geiger), менеджер корпоративных процессов в финансовом отделе Henkel, отвечает за разработку стандартных финансовых и бухгалтерских процессов в компании. «Для создания лучших в отрасли финансовых процессов мне приходится работать со всеми регионами нашего присутствия. С Office 365 мы можем предоставлять отчеты быстрее и качественнее», — говорит г-жа Гайгер.

Office 365 позволяет Henkel предоставить бухгалтерии и менеджерам бизнес-подразделений центральный репозиторий отчетов и ключевых показателей эффективности по каждой из ролей. «Мы хотели создать платформу, доступную для мобильных пользователей и способную предоставлять отдельные отчеты для каждого сотрудника. И мы разработали такую привлекательную и динамичную платформу на основе Office 365, — говорит г-жа Гайгер. — Теперь каждый в нашей компании пользуется одним и тем же репозиторием содержимого, но получает оттуда только предназначенные для его роли материалы».

Содержимое отчетов напрямую берется из решения бизнес-аналитики Henkel, также основанного на технологиях Майкрософт, поэтому отчеты всегда актуальны. «Это огромный шаг вперед по сравнению с прежней системой, где мы создавали отчеты и отправляли их получателям по почте. Мало того, что это было неэффективно: сотрудники еще и не были уверены, насколько актуальна полученная информация. Теперь все эти проблемы решены, — говорит г-жа Гайгер. — Благодаря Office 365 мы можем быстро создавать отчеты и автоматически распространять их. В нашем бизнесе очень важны скорость и точность, и теперь мы лучше удовлетворяем потребности наших менеджеров, чтобы они более эффективно оказывали поддержку нашим клиентам».

Взаимодействие без границ

Чтобы ускорить работу и улучшить обслуживание, компания Henkel стремится оптимизировать использование цифровых процессов в глобальном масштабе. К примеру, д-р Залима Доуфен (Salima Douven), глава подразделения цифрового и электронного бизнеса направления адгезивных технологий в Henkel, управляет работой международной проектной группы. «Собрания, где все участники находятся в одной и той же стране, скорее исключение, чем правило. Одно из главных преимуществ Henkel — это культурное многообразие, которое дает свои плоды в виде инновационных идей», — говорит г-жа Доуфен.

С помощью Office 365 ее проектная группа реализует поистине революционные проекты, такие как новый интернет-магазин для коммерческих клиентов из числа промышленных компаний или обучающий веб-сайт с практическими советами для потребителей. «Это проекты, требующие максимальной оперативности, и Office 365 помог нам ускорить все наши операции. Мы намного упростили процесс обмена информацией и взаимодействия с людьми во всей организации», — говорит г-жа Доуфен. Во время собраний участники ее группы активно пользуются общим доступом к рабочему столу для проведения презентаций и редактирования документов. Они также публикуют документы на сайтах групп, чтобы избежать проблем с версиями. Теперь на цифровом портале группы можно с легкостью найти календари, информационные бюллетени и обучающие материалы, а также обсуждения в социальных сетях.

«Office 365 облегчает управление глобальной проектной группой. Теперь мы взаимодействуем гораздо оперативнее, особенно работая в разных часовых поясах. Я вижу, какие из нужных людей доступны в сети, и могу при необходимости сразу устроить незапланированное собрание. Поэтому сейчас в нашей работе стало гораздо меньше задержек», — говорит г-жа Доуфен.

Достижение стратегических приоритетов

Связывая рабочие группы, в том числе и в разных подразделениях, Office 365 помогает Henkel достичь четырех стратегических приоритетов:

• Превосходить конкурентов, разрабатывая передовые продукты и быстрее выводя их на рынок.
• Продолжать глобализацию своего бизнеса, обеспечивая работу сотрудников во всем мире.
• Вдохновлять сотрудников на новые свершения с помощью современных технологий, которые упрощают их жизнь.
• Упрощать работу Henkel за счет стандартизации технологических решений для всех сотрудников.

«Улучшая взаимодействие и расширяя возможности совместной работы в Henkel, мы развиваем свою корпоративную культуру, — говорит г-н Йекле. — Тем самым мы укрепляем концепцию "Единой компании Henkel"».

ИТ-подразделение как двигатель развития

Хотя в период экономического спада Henkel и удалось сэкономить деньги за счет отказа от инвестиций в настольное ПО, это решение значительно усложнило корпоративную ИТ-среду. Тогда в различных отделах и на объектах компании использовались четыре разных версии Microsoft Office, а также устаревшая среда Lotus Notes, которая уже не отвечала современным требованиям к совместной работе. Кроме того, компания не предоставляла мобильных возможностей, которых уже требовали сотрудники. «Для многих молодых сотрудников Henkel электронная почта — это прошлый век. Они хотят общаться через другие каналы, хотят видеть собеседника — и выполнять свои задачи там, где им удобно, в любое подходящее время, — говорит г-н Йекле. — Это те возможности, которые нужны для успеха в долгосрочной перспективе».

Упрощение и улучшение ИТ-решений

Henkel решила упростить ИТ-среду, выполнив стандартизацию своего офисного ПО на базе облачных служб Office 365. Теперь Henkel больше не придется заботиться об обновлении своей среды. У ее сотрудников всегда будет доступ к новейшим технологиям Майкрософт на своих настольных компьютерах, смартфонах и планшетах. «Одной из главных целей нашего проекта по внедрению Office 365 было упрощение привычных методов работы: мы хотели создать цифровое рабочее пространство без привязки к рабочему месту с улучшенными функциями взаимодействия и сотрудничества, — говорит г-н Йекле. — Наши устаревшие разрозненные решения слишком усложняли работу. Чтобы упростить среду, мы решили сделать технологический скачок и инвестировать в облако, а не в обновление существующих систем. Платформой Office 365 управлять гораздо проще».

Потенциал Office 365 в преобразовании бизнес-процессов был очевиден с самого начала. «Этот проект стал прекрасным примером, демонстрирующим эффективность использования Office 365. Наши сотрудники работали по жесткому графику в 125 разных странах. Мы взаимодействовали по проекту в рамках еженедельных телеконференций и через выделенный сайт SharePoint, — поясняет Маркус Петрак (Markus Petrak), руководитель программы Office 365 в Henkel. — Мы также вели единый документ по статусу всего проекта на базе PowerPoint. Каждый из участников группы вносил в него сведения о ходе выполнения работы, порой даже одновременно с другими. Этот опыт был просто невероятным. Не будь у нас средств совместной работы Office 365, это намного усложнило бы развертывание».

Быстрое внедрение трансформирующих технологий

Henkel поставила перед собой цель — развернуть Office 365 для 47 000 своих сотрудников за год, но фактически внедрение было завершено всего за девять месяцев. «Когда развертывается новая технология такого масштаба, пути назад уже нет. Зачем усложнять все еще больше, оставляя старую среду наряду с новой? Наши пользователи этого не заслуживают, — говорит г-н Петрак. — Мы работали с Office 2003 в течение 10 лет, а с Lotus Notes — более 15 лет. Поэтому мы не могли упустить такой грандиозный шанс предоставить людям Office 365 ProPlus, Skype Online и SharePoint Online. Нам пришлось действовать быстро и эффективно взаимодействовать, чтобы максимально упростить переход».

Г-н Петрак связывает успех проекта с множеством факторов, но, пожалуй, самым важным был этап убеждения руководства перед началом проекта. «Мы продемонстрировали решение руководителям, чтобы познакомить их с его интерфейсом и функциями, возможностями по трансформации рабочей среды Henkel и потенциальными рисками, — говорит г-н Петрак. — Мы знали, что на пути столь масштабных технологических преобразований нам предстоит столкнуться с различными сложностями, и сразу предупредили об этом, однако также объяснили, как мы будем с ними справляться».

Henkel также внедрила многоаспектную программу управления изменениями, чтобы ее сотрудники заранее знали, чего ожидать от Office 365. «Мы предоставили сотрудникам огромный объем информации. Когда мы стали получать жалобы о том, что ее слишком много, то сразу поняли, что все делаем правильно», — говорит г-н Петрак. Henkel разработала курсы электронного обучения на 10 языках, информационные сеансы, выездные презентации, статьи, листовки, раздаточные материалы, короткие 60–90-секундные видео на YouTube, экспертные вебинары, практическое сообщество, а также подборки ответов на типичные вопросы. Henkel хотела задействовать максимум каналов коммуникаций, чтобы обратиться к каждому на нужном уровне.

«Мы сделали большой акцент на электронное обучение, предложив курсы разного уровня и длительности. К окончанию проекта сотрудники прошли более 100 000 электронных учебных курсов, — говорит г-н Петрак. — Все усилия, которые мы вложили в управление изменениями, обеспечили плавный переход и быстрое освоение».

Развертывание клиента Office

Глобальное внедрение Office 365 ProPlus может показаться неподъемной задачей — особенно для таких компаний, как Henkel, которые работают со старыми версиями Office. Однако опыт Henkel показывает, что это решение можно быстро и с минимальными простоями развернуть даже в сложных средах. «Многие думали, что мы не успеем завершить переход за год, но мы решили ускорить его, не тратя времени и денег на интеграцию старой и новой сред, — говорит г-н Петрак. — Первоначальный этап внедрения и активации прошел гладко — доля сбоев не достигала и 2 %. А если сбои и возникали, то обычно из-за либо несовместимого приложения на компьютере пользователя, либо неназначенной лицензии. Устранить эти проблемы не составляло труда, и развертывание шло быстро и легко».

При проверке совместимости приложений в среде Henkel не встретилось особых затруднений — даже с учетом того, что переход осуществлялся с Office 2003. «В целом проверка совместимости прошла гладко: было выявлено лишь около 20 несовместимых приложений. Большинство из них уже не поддерживались поставщиками или были созданы внутри компании. Практически все такие приложения нам удалось успешно модифицировать или исправить, — говорит г-н Петрак. — Остальные заработали благодаря тому, что Office 365 ProPlus поддерживает одновременную работу с разными версиями приложений: так, для пользователей, которым это требовалось, мы установили копию Excel 2007. Просто удивительно, что 99 % наших приложений с легкостью перешли прямо с Office 2003 на Office 365 ProPlus».

Henkel продолжает тестировать свои ежемесячные обновления по графику автоматического развертывания. «Мы все еще тестируем совместимость приложений с нашими основными системами при каждом ежемесячном обновлении. И наша уверенность в своем выборе только растет: сегодня все больше поставщиков активно поддерживают Office 365 ProPlus, и мы сами начали использовать модель приложений Office для своих новых разработок, — говорит г-н Петрак. — Также недавно о том, что ее продукты будут поддерживать цикл выпусков, объявила и компания SAP, что нас очень обрадовало. Майкрософт сообщила, что в будущем она не планирует значительно изменять объектную модель, поэтому наши приложения должны и впредь нормально работать».

Чтобы упростить работу сотрудников с решением, Henkel решила реализовать единый вход в свою облачную среду с помощью служб федерации Active Directory (ADFS) и синхронизации службы каталогов (DirSync). «Когда мы впервые обсуждали внедрение Office 365, то опасались, что у сотрудников возникнут проблемы с входом в Office. Мы не хотели усложнять им работу. А благодаря ADFS нам удалось реализовать тот же процесс входа, что и прежде. Настроить эти службы, как и DirSync, оказалось совсем не сложно», — говорит г-н Петрак.

Время перемен еще не закончилось

Цифровая трансформация Henkel еще не завершена. В компании продолжают изучать способы использования новых технологий. «Нашей целью было развернуть в течение года 750 сайтов групп, а мы развернули 1000, — говорит г-н Петрак. — Наши бизнес-подразделения возлагают большие надежды на эти новые возможности».

Еще один важный аспект — освоение Microsoft OneDrive для бизнеса, решения для работы с файлами, доступного везде, на любом устройстве. «Раньше работать с несколькими устройствами было неудобно, ведь данные не всегда синхронизировались. А благодаря OneDrive для бизнеса все мои данные доступны в одном хорошо защищенном хранилище, — говорит г-н Петрак. — Управлять этим решением довольно легко, и я знаю, что теперь мои коллеги во всей компании смогут совместно работать в реальном времени, где бы они ни находились».

«Мы заложили надежную основу для дальнейших преобразований бизнеса. Мы намного упростили ИТ-среду, при этом расширив свои возможности, — говорит г-н Петрак. — Расширяя использование Office 365, мы продолжим упрощать методы работы и налаживать взаимодействие в компании. За 17 лет моей работы в отрасли это самый успешный проект, в котором мне довелось участвовать. С нетерпением жду дальнейших свершений моей компании с Office 365».

Microsoft Office 365Новый Office обеспечивает повсеместный доступ к привычным приложениям Office, а также к электронной почте, календарю, веб-конференциям и вашим самым актуальным документам практически с любого устройства — от настольных компьютеров до смартфонов и планшетов.**

Подробные сведения о Microsoft Office 365 см. на веб-сайте:
www.office365.com

Для получения дополнительных сведений о продуктах и услугах Henkel посетите веб-сайт компании:
www.henkel.com