333 tipů pro Office 2016 (106. - 110.)

106.Jak okomentovat dokument?

Každý dokument napsaný ve Wordu je možné opatřit vlastním komentářem, který může sloužit pouze jako pomocný text k hlavnímu textu v dokumentu. V závislosti na nastavení tisku pak je možné komentáře i vytisknout jako součást dokumentu.

Vložení komentáře do textu provedete takto:

1. Nastavte se kurzorem na místo, k němuž bude komentář připojen. Například ke konkrétnímu slovu, mezi odstavce apod.
2. Na pásu karet klikněte na kartu Revize a ve skupině Komentář na příkaz Nový komentář.
3. Word přidělí danému místu komentář ve formě „bubliny“.

Klikněte do ní a napište sem jakkoliv dlouhý text, jenž ale nebude standardní součástí dokumentu.

107.Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu?

Pokročilejším způsobem spolupráce více osob na jednom dokumentu je tzv. sledování změn. Využívá se v případě, kdy má jedna osoba za úkol zkontrolovat dokument druhé osobě a naopak. Možností, jak se toto dá provést, je několik, většinou ale mají tyto nevýhody:

• Častým způsobem bývá označování „špatného“ textu červenou barvou. Problémem je, že autor často z tohoto způsobu provedení nepozná, jaké chyby se dopustil a jak ji má napravit.
• Elegantnějším způsobem bývá využití výše zmíněných komentářů. Recenzent do samotné práce nijak nezasahuje, ale zároveň může autorovi napsat, jaké chyby se dopustil. Nevýhodou je, že recenzent musí při každé opravě vkládat nový komentář, pracně vysvětlovat, jak má chybu napravit, a nakonec samotný autor nejenom, že musí sám ve Wordu provést úkony k odstranění chyby, ale musí také smazat po recenzentovi vložené komentáře.

Třetím způsobem, který eliminuje nedostatky dvou uvedených a zároveň přidává na jednoduchosti a eleganci provedení, je sledování změn. Aby bylo i naprostým začátečníkům zřejmé, jak oprava chyb v rámci dokumentu s využitím sledování změn probíhá, je pro vás připraven následující postup.

1. Autor napíše dokument a pošle jej na zhodnocení recenzentovi, oponentovi, svému učiteli apod.
2. Tato osoba si zapne funkci Sledovat změny (na kartě Revize) a provede všechny zamýšlené opravy a úpravy. Text odešle po provedení všech změn autorovi.
   Ve Wordu 2016 se setkáte u revizí s jednou zajímavou novinkou a tou jsou různé režimy zobrazení provedených změn. K dispozici jsou tyto:

• Jednoduchá revize – dojde k přepsání textu, původní text není vidět, změna je identifikována dle svislé červené čáry na začátku řádku se změnou.
• Všechny revize – nastavení tak jak ho někteří možná znáte z předchozích verzí Wordu. Jakýkoliv přidaný text je zobrazen červeně, jakýkoliv odstraněný text je zobrazen červeně a přeškrtnut. Původní text je tedy zachován.
• Žádné – prováděné změny jsou zaznamenávány pouze „interně“, na venek není vidět, že k nějakým revizím došlo. Provedené změny se zobrazí teprve při změně režimu zobrazení revizí. To se může hodit, když někomu opravujete dokument a zobrazované červené prvky vás při práci ruší.
• Původní – umožňuje návrat k původní verzi dokumentu.

1. Autor po otevření dokumentu vidí všechny změny (v závislosti na nastaveném režimu) provedené kontrolující osobou, má možnost jednotlivé změny procházet a provedené změny buď přijmout (pokud s nimi souhlasí), nebo odmítnout (pokud si myslí, že jeho původní text byl lepší).
2. Ve chvíli, kdy tvůrce práce dokončí procházení všemi změnami a rozhodne se, zda je přijme, či odmítne, je proces sledování změn hotov. V případě, že autor přijal všechny změny, má dokument podobu takovou, jakou zamýšlel např. učitel, pokud autor všechny změny odmítl, všechny provedené změny se zahodí a výsledný dokument bude mít naprosto stejnou podobu jako první, ještě nezkontrolovaný dokument.

Jak na sledování změn prakticky:

Veškeré operace týkající se sledování změn se nacházejí na kartě Revize ve skupinách Sledování a Změny. Student tedy odešle dokument svému učiteli, učitel si pomocí tlačítka Sledovat změny zapne sledování změn a Word od této chvíle speciálním způsobem zaznamenává veškeré provedené úpravy.

 

 Poté, co učitel opraví celý dokument a provede změny, které se mu zdají správné a vhodné, jej pošle zpět (např. emailem) studentovi. Student si dokument otevře a vidí pomocí výše uvedeného zvýraznění, co učitel do dokumentu připsal, co smazal a jaké provedl změny formátování. Pomocí příkazů ve skupině Změny může přecházet na Další nebo Předchozí změnu a aktuálně označenou změnu buď Přijmout, nebo Odmítnout. Pomocí šipek u příkazů Přijmout a Odmítnout si může z nabídky vybrat přijetí nebo odmítnutí všech změn. Tím je proces sledování změn dokončen a jak je vidět, jedná se o rychlý a pokročilý nástroj pro kontrolu dokumentů druhou osobou.

108.Jak porovnat více dokumentů?

Porovnat dva dokumenty můžete na kartě Revize pomocí tlačítka Porovnat ve stejnojmenné skupině. I když se oba dokumenty budou lišit v jednom slově, Word vás na to při vyhodnocení porovnání upozorní a takový rozdíl zvýrazní.

 

109.Jak zobrazit ve Wordu pravítko?

1. Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení.
2. Ve skupině Zobrazit zatrhněte volbu Pravítko.

110.Jak změnit zobrazení dokumentu?

Uprostřed okna Wordu je bílá prázdná plocha – sem se píše text. Způsob zobrazení papíru (bílé plochy) lze nastavit prostřednictvím tří tlačítek v pravém dolním rohu Wordu. Po kliknutí na kartu Zobrazení v pásu karet je možné provést ve skupině Zobrazení totéž.

• Režim čtení (první tlačítko) – nabízí pohodlné zobrazení dokumentu pro čtení bez zobrazení pásu karet.
• Rozložení při tisku (druhé tlačítko) – zobrazí papír se vším, co je třeba - s pravítky, záhlavím, zápatím, oddělovači stránek a s obrázky.

•  Rozložení webové stránky (třetí tlačítko) – zobrazí dokument tak, aby vypadal jako webová stránka (používá se při tvorbě webových stránek ve Wordu).
• Osnova (čtvrté tlačítko) – zobrazí dokument jako osnovu včetně nástrojů pro práci s osnovou a kapitolami jako celky.
• Koncept (páté tlačítko) – slouží k rychlé úpravě textu, nebude se zobrazovat např. záhlaví a zápatí.

Autor: Karel Klatovský