Введение в наборы документов

Исходная статья опубликована в среду, 19 октября 2011 г.

Здравствуйте, это снова я, Квентин. В сегодняшней публикации я хотел бы рассказать об очень интересном новом типе контента, который используется как архитектурный компонент для упорядочения конечных результатов проектов, состоящих из нескольких документов. Наборы документов располагаются на среднем уровне, между документами и сайтами. Наборы документов можно использовать, когда имеется группа связанных документов для работы, но нет необходимости в создании совершенно новой библиотеки документов или сайта. Наборы документов предоставляют пространство для совместной работы пользователей со связанной группой документов. Начиная с выпуска SharePoint 2010, я наблюдал использование наборов документов в самых различных ситуациях, как внутри самой Майкрософт, так и у некоторых наших клиентов. В качестве примеров можно привести исследовательские проекты, спецификации для разработки программного обеспечения, репозитории управления знаниями и исследования удобства использования ПО.

Наборы документов аналогичны папкам, но при доступе к набору документов появляется страница веб-частей, которую можно настраивать. При отправке документов в набор документов они отображаются в веб-части, которая работает в точности как представление библиотеки документов. Ряд функций набора документов облегчает и ускоряет работу с проектами связанных документов. Вот некоторые из них:

• общие метаданные обеспечивают одни и те же метаданные во всех элементах в наборе документов;
• при создании набора документов можно задать автоматическую подготовку документов по умолчанию;
• страница приветствия вызванной страницы веб-частей отображает содержимое набора документов, и ее также можно настраивать на отображение большего объема сведений.

Наборы документов соответствуют нашей общей концепции управления документами, помогая управлять неуправляемым и привнося совместную работу и метаданные в процесс создания документов и управления ими. Наборы документов можно использовать для упорядочивания контента и выполнения в нем поиска, и они облегчают группирование и связывание документов. Наборы документов поддерживают использование столбцов для метаданных как в самом наборе документов, так и в документах, входящих в него. А общие столбцы помещают метаданные набора документов во все документы, которые в него входят; это удобно для отображения свойств набора документов на странице приветствия. Наборы документов упрощают и ускоряют работу с группами связанных документов, что позволяет экономить время и деньги.

Мы разработали наборы документов на основе ситуаций, которые мы видели как в Майкрософт, так и у наших клиентов. Например, в группе Office создаваемые части продуктов группируются в компоненты, и у каждого компонента есть рабочая группа, ответственная за него. С компонентами, в свою очередь, связаны спецификации, планы разработки и планы тестирования. Наборы документов облегчают создание необходимых документов и управление комплектом документов для конкретного компонента.

Аналогичные ситуации были и у клиентов (например, планы продаж, для которых необходимы презентации, электронные таблицы и договоры продаж). В таких случаях вместо управления каждым элементом по отдельности можно задать общие метаданные и рабочие процессы, которые должны охватывать весь набор элементов. Мы рассчитываем, что партнеры и клиенты примут на вооружение наборы документов и настроят их под конкретные вертикальные сценарии, чтобы поддерживать важные процессы, такие как управление делами и исследовательскими проектами.

Итак, назначение наборов документов вкратце охвачено, перейдем к описанию их основных компонентов.

Страница приветствия

При входе в набор документов можно заметить, что он не выглядит так, как обычная папка. Наборы документов имеют настраиваемую страницу приветствия. По умолчанию на этой странице находится веб-часть свойств набора документов. На странице параметров типа контента набора документов можно указать, какие столбцы набора документов должна отображать эта веб-часть. На этой странице также имеется веб-часть контента набора документов, которая отображает документы, добавленные в набор.

Это пример ненастроенной страницы приветствия набора документов, состоящего из нескольких документов.

Это пример настроенной страницы приветствия, в которой изменено изображение и добавлена доска для заметок. Эта страница приветствия является общей для всех наборов документов с определенным типом контента в списке, поэтому любые изменения будут отражаться во всех экземплярах. Это облегчает и ускоряет изменение страницы приветствия, поскольку обновления мгновенно станут доступными для существующих наборов документов.

Разрешенные типы контента

Типы контента, доступные для набора документов, можно выбирать, что позволяет управлять типами контента, используемыми в конкретном наборе документов. 

Контент по умолчанию

Предусмотрена и возможность автоматического создания документов при создании нового набора. Можно указать документы по умолчанию, что позволяет управлять шаблонами, которые пользователи применяют в рамках набора документов, а это экономит время, которое в противном случае было бы потрачено на поиск и отправку шаблонов, необходимых для начала работы. Конечно, пользователи по-прежнему смогут при желании и необходимости отправлять и свои собственные документы в этот набор документов.

Общие столбцы

Столбцы набора документов могут совместно использоваться всеми документами в этом наборе. Тогда столбец будет доступен только для чтения, и его значение можно будет изменить только путем изменения свойств набора документов. Это экономит время пользователей, поскольку им будет достаточно централизованно обновить метаданные, и изменения будут применены ко всем документам, входящим в набор. Это также помогает обеспечивать целостность метаданных. Общие столбцы могут выступать гарантами единства метаданных во всех документах.

Отправка в другие расположения

Расположения для отправки, указанные в центре администрирования, будут доступны наборам документов, так что вы сможете отправлять их в настроенный организатор контента. Кроме того, для отправки наборов документов в организатор контента можно также использовать действия рабочего процесса. Организатор контента — это новая функция SharePoint 2010, предназначенная для перемещения контента в папки, библиотеки или на другие сайты на основе метаданных.

Настраиваемая лента

Одним из важнейших усовершенствований в SharePoint 2010 является интерфейс ленты, аналогичный интерфейсу ленты, используемому в клиентских приложениях Office. У наборов документов имеется своя лента для выполнения таких действий, как отправка, удаление и запись версий. Ленту также можно настраивать, добавляя на нее новые команды.

Управление версиями

В наборах документов имеется своя собственная система управления версиями, которая используется для записи снимка возвращенных версий документов и свойств набора документов.

Рабочие процессы

Наборы документов поддерживают выполнение рабочих процессов над комплектом документов. В SharePoint Designer доступно несколько действий рабочих процессов, связанных с наборами документов, включая запись версии и запуск процесса утверждения.

Сводка

Наборы документов — это отличный способ организации связанных документов для работы в проектах. Они обеспечивают настраиваемую среду для совместной работы, которую можно использовать для создания конечных результатов проектов, состоящих из большого числа документов. Они также представляют центральный компонент информационной архитектуры, который можно использовать для представления таких концепций, как записные книжки исследований, планы продаж и спецификации продуктов. Наборы документов облегчают автоматическую подготовку шаблонов, совместную работу над группой документов и совместное использование сведений о документах (например, свойств метаданных).

Не забудьте подписаться на новостной RSS-канал блога ECM и не забывайте про этот блог. Я продолжу начатую серию публикаций о наборах документов, и в будущем расскажу о создании настраиваемого типа контента набора документов и о настройке страницы приветствия.

 

Квентин Кристенсен (Quentin Christensen),

руководитель программы отдела управления документами и записями

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по ссылке Introducing Document Sets

Comments

• Anonymous
  November 22, 2011
  Master piece, I realy feel lucky to see such a wonderful article that is <a href="www.mlfhardwoodflooringltd.ca ">hardwood floor refinishing toronto</a> what i want.