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SharePoint, Exchange 및 Lync 2013의 eDiscovery 소개

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최초 문서 게시일: 2012년 11월 9일 금요일

​다른 많은 조직과 마찬가지로 여러분의 조직에도 전자 메일 메시지와 전자 문서 형태의 데이터가 엄청나게 많을 줄로 생각됩니다. 또한 많은 양의 전자 메일과 문서뿐만 아니라 공유 데이터, 인스턴트 메시지, 웹 페이지 등 기타 유형의 콘텐츠도 있을 것입니다. 법적 사건이 발생할 경우 이러한 데이터를 유지, 검색 및 생성하는 것과 관련된 상당한 법적 위험이 따릅니다. eDiscovery 요청에 응하여 이러한 콘텐츠를 어떻게 검색하고 요구된 형식으로 내보낼 수 있습니까? 어떻게 하면 사용자가 최고의 공동 작업 기술을 사용하도록 하는 동시에 비즈니스를 보호할 수 있습니까? 바로 SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 및 Lync 2013에 포함된 새로운 eDiscovery 기능을 통해 이것이 가능합니다.

eDiscovery에 대해 잘 모르시는 분들을 위해 설명하자면, eDiscovery는 소송 또는 조사에서 요구되는 대로 전자 형식의 콘텐츠를 찾고, 유지하고, 분석하고, 생성하는 프로세스를 의미합니다. 이제 원본 위치 유지, 실시간에 가까운 검색, 더욱 많은 유형의 콘텐츠를 처리하는 기능을 통해 시간을 절감하고 법적 위험을 줄일 수 있습니다. Microsoft에서는 SharePoint 2010과 Exchange 2010의 eDiscovery 기능을 더욱 향상 및 확장시켜 SharePoint, Exchange, Lync, 파일 공유에 걸친 eDiscovery를 모두 한 곳에서 수행할 수 있도록 했습니다. 이제 원본 위치 유지 기능을 사용하여 SharePoint와 Exchange에 있는 콘텐츠를 보호하고, eDiscovery 쿼리를 사용하여 콘텐츠 양을 줄이는 한편, 결과를 오프라인 형식으로 내보내어 법적 검토를 위해 제공할 수 있습니다.

SharePoint 2013, Exchange 2013, Lync 2013의 eDiscovery 기능을 간단하게 소개하면 다음과 같습니다.

  • 원본 위치 유지: 사용자의 일상적인 작업에 영향을 미치지 않으면서 실시간으로 원본 위치에서 콘텐츠를 보호하여 콘텐츠를 원래 그대로 더욱 정확하게 유지하는 동시에 저장소 비용을 절감할 수 있습니다.
  • 쿼리: 최신 관련 콘텐츠와 통계를 빠르게 얻을 수 있어 질문에 신속하게 대답할 수 있습니다. 내보내기: 관련 콘텐츠를 이식 가능한 오프라인 형식으로 시스템 외부에 전송할 수 있습니다.
  • 더 많은 유형의 콘텐츠 지원: 문서, 전자 메일 메시지, OneNote 파일, 웹 페이지, 커뮤니티 게시물, 마이크로 블로그, Lync IM 등을 유지하고 검색하며 내보낼 수 있습니다.

SharePoint 2013에는 EDRM(eDiscovery Reference Model)의 첫 번째 절반인 식별, 유지, 수집, 처리 및 분석을 지원하는 eDiscovery 센터 사이트 모음이 도입되었습니다. eDiscovery 센터는 온-프레미스 및 Office 365에서 사용할 수 있으며, Exchange에 연결할 수 있어 SharePoint, Exchange 및 Exchange에 보관된 Lync 콘텐츠에 걸쳐 eDiscovery를 수행할 수 있습니다. eDiscovery 센터에서는 원본 위치 유지, 쿼리, 특정 사례 내보내기를 구성하는 데 사용되는 eDiscovery 사례 사이트를 만들 수 있습니다. eDiscovery 사례 사이트는 eDiscovery 작업을 수행하는 사내 법률 팀을 위해 설계되었습니다.

eDiscovery 사례 사이트의 홈 페이지

그림 1: eDiscovery 사례 사이트의 홈 페이지

원본 위치 유지 기능을 사용한 데이터 유지

고객들이 전해주는 바에 따르면, 법적 사건이 시작된 후에는 증거가 될 수 있는 잠재적 관련 콘텐츠를 수정하거나 삭제해서는 안 되는 경우가 많습니다. 콘텐츠는 전자 메일 서버, 파일 공유, 콘텐츠 관리 시스템, 사용자 컴퓨터를 비롯한 다양한 위치에 분산되어 있습니다. 이전 버전의 SharePoint에서는 오프라인 사본으로 내보내기 어려운 페이지, 목록과 같은 많은 유형의 콘텐츠가 있어 eDiscovery가 어려웠습니다. SharePoint 2013에서는 Exchange 사서함과 SharePoint 사이트를 식별하고 함께 그룹화하여 필터 조건을 적용하고 콘텐츠를 원본 위치 유지로 설정하는 데 사용되는 새로운 기능인 eDiscovery 설정을 통해 콘텐츠를 보호하기가 더욱 쉬워졌습니다.

Exchange 사서함과 SharePoint 사이트에 대한 원본 위치 유지를 관리할 수 있는 eDiscovery 설정 페이지

그림 2. Exchange 사서함과 SharePoint 사이트에 대한 원본 위치 유지를 관리할 수 있는 eDiscovery 설정 페이지

원본 위치 유지 기능을 사용하면 사용자가 콘텐츠 편집 및 삭제를 계속하는 동안 백그라운드에서 eDiscovery를 위해 원본 버전이 유지됩니다. 각 항목이 원본 위치에 유지되기 때문에 각 항목의 메타데이터와 컨텍스트가 유지됩니다.

원본 위치 유지 기능:

  • 블로그, Wiki 페이지, 마이크로 블로그 콘텐츠, 보관된 Lync 인스턴트 메시지, 전자 메일 메시지, 일정 항목, 연락처 등의 콘텐츠를 원본 위치에 유지합니다.
  • 관련될 수 있는 모든 콘텐츠의 사본을 만드느라 수주 또는 수개월을 소요할 필요 없이 콘텐츠(SharePoint 사이트 및 Exchange 사서함)를 광범위하게 보호하여 위험을 줄여 줍니다.
  • 편집 또는 삭제되는 콘텐츠만 유지하고 필터를 적용하여 유지하는 콘텐츠 양을 줄임으로써 저장소 비용을 절감해 줍니다.

쿼리를 사용하여 관련 데이터 식별

법적 검토 비용은 기가비트 데이터당 수천 달러에 이를 수 있으므로 법적 검토를 위해 제공하는 콘텐츠 양을 줄이는 것이 eDiscovery 프로세스에 있어 중요한 부분입니다. 새로운 eDiscovery 쿼리 페이지에서는 키워드 구문, 속성 제한, 구체화를 사용하여 데이터 집합을 식별하고 줄일 수 있습니다. 쿼리 환경은 개별 소스와 쿼리 조각에 대한 통계를 중점적으로 표시하므로 검색하는 콘텐츠에 대한 결정을 쉽게 내릴 수 있습니다. 또한 SharePoint 및 Exchange 콘텐츠를 미리 볼 수 있어 올바른 결과 집합이 식별되었는지 확인할 수 있습니다.

키워드, 구체화, 통계를 통해 관련 콘텐츠를 식별할 수 있는 쿼리 페이지

그림 3. 키워드, 구체화, 통계를 통해 관련 콘텐츠를 식별할 수 있는 쿼리 페이지

eDiscovery 쿼리 환경에서는 통계와 미리 보기를 중점적으로 표시하므로 중요한 관련 항목으로 콘텐츠 집합을 줄일 수 있습니다. 다음은 eDiscovery 쿼리 환경의 주요 기능과 예입니다.

  • 근접 검색: 예를 들어 wingtip NEAR(30) marketing은 "marketing"이라는 키워드 30개 내에 "wingtip"이 포함된 결과를 식별합니다.
  • Exchange 도메인 필터링: 예를 들어 @contoso.com이 포함된 모든 결과를 반환합니다.
  • 하나의 검색 페이지에서 Exchange, Exchange에 보관된 Lync 콘텐츠, SharePoint 및 파일 공유 전체를 검색할 수 있습니다. 쿼리 통계 분석 결과를 통해 쿼리의 각 부분이 결과 집합에 어떻게 반영되어 있는지 확인할 수 있습니다.

데이터 내보내기

SharePoint 및 Exchange에 대한 eDiscovery에 있어 가장 큰 어려움 중 하나는 데이터를 시스템에서 이식 가능한 오프라인 형식으로 내보내는 것입니다. 이는 온-프레미스와 Office 365에 있는 데이터에 모두 해당하는 문제입니다. 그런데 이제 몇 번의 단추 클릭만으로 간편하게 데이터를 내보낼 수 있습니다. 쿼리를 완성한 후 내보내기 단추를 클릭하고 몇 가지 옵션을 선택한 다음 검색 결과를 로컬 컴퓨터에 직접 다운로드할 수 있습니다. 새로운 내보내기 기능을 사용하면 중복된 Exchange 콘텐츠를 제거하고, SharePoint의 여러 문서 버전을 포함하는 한편, 검색할 수 없는 항목(인덱싱 오류가 나타나는 항목)까지 포함할 수 있습니다.

데이터가 온-프레미스에 있든 Office 365에 있든 관계없이 Exchange와 SharePoint에서 검색 결과를 쉽게 다운로드할 수 있도록 하는 내보내기 기능

그림 4. 데이터가 온-프레미스에 있든 Office 365에 있든 관계없이 Exchange와 SharePoint에서 검색 결과를 쉽게 다운로드할 수 있도록 하는 내보내기 기능

내보내기에는 Electronic Discovery Reference Model XML 매니페스트가 포함되어 있어 내보내는 항목에 대한 메타데이터를 제공합니다. 내보낸 후의 결과는 다음과 같습니다.

  • 보관된 Lync 콘텐츠를 포함한 Exchange 콘텐츠는 PST 파일에 저장됩니다.
  • SharePoint 콘텐츠와 파일 공유 콘텐츠는 원시 형식으로 다운로드됩니다.
  • SharePoint 페이지는 MHT 파일로 캡처됩니다.
  • SharePoint 목록은 CSV 파일로 저장됩니다.

내보내기를 완료한 후에는 일반적인 검토 도구로 가져오거나 법적 검토를 위해 제출할 수 있습니다.

요약

새로운 eDiscovery 기능은 법적 조사를 처리해야 할 때 작업 완료에 도움이 되는 세 가지 이점을 제공합니다.

  1. 원본 위치 유지 - 기본 저장소에 있는 콘텐츠를 검색하고 유지할 수 있습니다. 이를 통해 기존에 사용되는 프로세스에 비해 더욱 빠르고 쉽게 원래 그대로의 콘텐츠를 얻을 수 있을 뿐만 아니라 사용되는 저장소 공간을 절감할 수 있습니다.
  2. 실시간에 가까운 검색 - SharePoint와 Exchange의 기본 제공 검색 시스템을 사용하므로 최신 콘텐츠를 얻을 수 있고 언제든지 검색을 실행할 수 있습니다. 최신 라이브 콘텐츠를 검색하므로 몇 분 내에 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.
  3. 더 많은 유형의 콘텐츠 지원 - OneNote 파일, 웹 페이지, 커뮤니티, 마이크로 블로그, Lync IM, Lync 모임 등을 유지하고 검색하며 내보낼 수 있습니다.

SharePoint 2013, Exchange 2013 및 Lync 2013은 법적 위험을 줄이고 시간을 절감할 수 있도록 지원합니다. 이제 법적 요청에 빠르게 대응하는 데 필요한 도구를 제공하므로 사용자 업무에 지장을 주지 않고 조직을 보호할 수 있습니다.

먼저 eDiscovery 센터 사이트 모음을 만들고 eDiscovery 사례 사이트를 만들 수 있습니다. 모든 것을 Exchange와 연결하려면 약간의 구성이 필요합니다. 시작하는 데 도움이 되는 TechNet 문서 SharePoint Server 2013에서 eDiscovery 계획을 참조하십시오.

이 게시물을 읽어 주셔서 감사하며, 궁금한 점이 있으면 언제든지 알려 주십시오.

Quentin Christensen
엔터프라이즈 콘텐츠 관리 프로그램 관리자

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013을 참조하십시오.