Les 10 principales nouveautés de SharePoint Online

Article
05/08/2013

Article original publié le mercredi 03 avril 2013

Mark Kashman (@mkashman) est chef de produit senior SharePoint au sein de l’équipe SharePoint, spécialiste de SharePoint Online.

SharePoint Online (SPO) propose de très nombreuses améliorations et nouveautés. Le service de partage offre une nouvelle interface utilisateur fluide, le partage de fichiers personnels, des limites de stockage supérieures pour les sites d’équipe et les sites personnels, un modèle de développement d’applications Cloud moderne et des outils robustes pour les administrateurs qui permettent de contrôler efficacement et plus facilement l’environnement SPO. Tout le monde tire parti de ce nouveau SharePoint Online !

Les utilisateurs bénéficient de nouvelles méthodes pour partager en interne et en externe et de façon anonyme, pour rechercher et découvrir les informations correctes et les personnes ciblées et pour construire des sites et des expériences de façon plus autonome et à la demande.
Les chefs de projet disposent de meilleurs outils pour organiser les documents, les détails d’un projet et les chronologies.
Les développeurs ne sont plus limités quant aux solutions qu’ils peuvent proposer sur le nuage Office 365.
Les professionnels de l’informatique peuvent plus facilement gérer les sites et les autorisations pour l’intégralité de la société.

Cet article décrit les 10 principales innovations de SPO avec à la fin une description du nouveau service SPO qui héberge toutes les fonctionnalités SharePoint selon les offres (en ligne ou local).

1. Nouvelle interface utilisateur (UI)

L’intégralité de l’interface utilisateur d’Office 365 à SharePoint Online a été repensée. Elle est agréable à l’œil, permet une navigation fluide et permet d’accomplir facilement les tâches courantes. Ses performances vous raviront ! Détaillons quelques exemples des améliorations de l’interface utilisateur :

Exemple de site montrant l’interface utilisateur d’un modèle de site d’équipe avec un document PowerPoint Web App incorporé, une liste de documents les mieux notés, un graphique d’indicateur de performance clé et la nouvelle navigation et les boutons partager/suivre/synchroniser.

Glisser-déplacer.
Désormais vous pouvez télécharger des documents, des images et d’autres types de fichier sur votre site en les faisant glisser à partir de votre ordinateur vers une bibliothèque de votre site, telle que la bibliothèque Documents ou votre bibliothèque SkyDrive Pro.

Glisser-déplacer d’un fichier de votre bureau vers une bibliothèque de documents directement dans le navigateur.

Par pointage. Utilisez cette nouvelle fonctionnalité de légende avec n’importe quel document d’une bibliothèque ou sur les résultats de recherche pour afficher un ensemble de commandes complet et des informations contextuelles. Vous pouvez ouvrir, partager ou suivre des documents, afficher un aperçu d’un document et utiliser des liens ciblés pour atteindre directement du contenu au sein d’un document.

Pointage à partir d’une bibliothèque de documents qui affiche un aperçu d’un document Word à l’aide d’une Word Web App incorporée. Notez que vous pouvez Partager et Suivre à partir de la carte de pointage.

Tactile. Dans tous les produits du nouvel Office nous avons développé le ciblage tactile afin de pouvoir filtrer, naviguer et travailler avec des documents facilement et amélioré l’accessibilité sur tous les appareils
Appels asynchrones. Actualisez le contenu que vous voulez sélectionner. La navigation dans les listes et les bibliothèques ainsi que le filtrage permettent d’actualiser moins de pages entières, ce qui fait gagner du temps et permet d’être plus productif.
Modification Office Web Apps. Disponible à tous, même aux personnes que vous invitez via le Partage externe. Il est possible de modifier des documents Office en votre nom dans le navigateur. Vous êtes assuré que vos collaborateurs disposent des meilleurs outils pour développer votre activité.
Navigation supérieure Office 365 universelle. Vous pouvez naviguer sans avoir à vous rappeler (ou ajouter un signet) comment vous êtes arrivé sur une page. Tout cela dans une expérience de navigateur simplifiée et unique, pas de fenêtre contextuelle et ce sentiment d’être perdu.

La navigation supérieure du nouvel Office 365 permet de facilement naviguer de votre messagerie Outlook vers SkyDrive Pro, votre nouvel espace de stockage sur le nuage.

2. SkyDrive Pro

SkyDrive Pro est un espace de stockage sur le nuage pour les employés qui se trouve désormais au cœur de SharePoint Online. SkyDrive Pro est conçu pour répondre à vos besoins d’utilisation et fournir un contrôle sur l’organisation. Les personnes qui disposent des droits sur un site personnel (appelé précédemment « sites Mon site ») disposent de SkyDrive Pro, avec 7 Go d’espace de stockage personnel (une augmentation de 500 Mo). Les sites personnels sont disponibles avec davantage de plans Office 365 (voir le site de comparaison des plans Office 365).

La bibliothèque SkyDrive Pro au sein d’Office 365, dans un navigateur Internet.

Avec SkyDrive Pro, vos employés peuvent :

Synchroniser et partager des documents
Collaborer sur des documents avec des personnes internes et externes à leur organisation
Accéder à du contenu et des informations où qu’ils se trouvent et à partir de nombreux appareils

... les administrateurs peuvent :

Contrôler le cycle de vie du contenu et les versions
Protéger contre la perte des données et exécuter des eDiscovery
Gérer les autorisations d’accès

En savoir plus ici sur SkyDrive Pro.

Fin juin 2013, vous serez en mesure d’accéder à SkyDrive Pro de partout grâce à des applications clientes mobiles natives pour Windows 8 et iOS. L’accès à SkyDrive Pro est déjà proposé sur Windows Phone dans le hub Office.

3. Yammer

Yammer est notre bébé ! Yammer est en passe de devenir la couche sociale des produits Microsoft. Elle est présente dans SharePoint et CRM et représente l’avenir des réseaux sociaux d’entreprise. Elle sera intégrée à Office 365 prochainement. Yammer sera proposé avec un plan SharePoint Online ou Office 365 (comparer les plans). Nous avons récemment annoncé plus d’informations sur sa disponibilité.

Au fur et à mesure du développement des connexions, vous découvrirez tous les avantages de Yammer :

Un modèle d’adoption unique est plus pratique pour les utilisateurs finaux et permet aux entreprises de devenir « sociales » instantanément
Utiliser les groupes (internes et externes) et les flux
Créer des notes et des discussions sur vos fichiers
Utiliser les outils d’administration puissants pour aider à personnaliser, analyser et gérer la propriété intellectuelle sociale de votre société
Accéder à Yammer dans de nombreux navigateurs, sur différents systèmes d’exploitation et appareils
Découvrir toutes les fonctionnalités proposées par Yammer

Page d’accueil de Yammer. Vous pouvez voir les principaux flux avec des billets, les fichiers et discussions, plus la navigation vers les personnes et les groupes.

Remarque sur le flux d’actualités SharePoint

À court terme, le flux d’actualités SharePoint sera l’expérience sociale par défaut dans Office 365, mais la possibilité de le remplacer par Yammer sera possible.

La page Flux d’actualités fournit un accès rapide aux listes de personnes, documents, sites et balises que vous suivez. Si vous êtes familier des sites de réseaux sociaux les plus connus, vous serez en mesure d’utiliser sans problème les fonctionnalités de microblogging (blog de billets courts), qui vous permettent de participer à des conversations dans votre flux d’actualités.

La page Flux d’actualités montre les personnes que Garth suit et leurs activités dans SharePoint.

Les actions les plus courantes que vous pouvez effectuer dans le flux d’actualités sont :

Publier des informations et des idées sur le flux d’actualités de la société ou du site
Ajouter des @mention de collègues et des #hashtags
Ajouter des balises « J’aime » à des billets, inclure des images, des vidéos, des liens vers des documents et des URL web
Plus d’informations sur les flux d’actualités sur Office.com.

Quel que soit le service que vous sélectionnez, vous pouvez accéder à Yammer ou à votre flux d’actualités SharePoint en déplacement grâce aux applications clientes natives :

Visitez la page Accès à Yammer pour découvrir toutes les possibilités de Yammer.
En savoir plus sur le flux d’actualités SharePoint et les autres offres mobiles.
Si vous êtes un client SharePoint local et que vous ne pouvez pas utiliser Yammer, consultez les informations à la fin du billet « Yammer et SharePoint : mise à jour de la feuille de route pour les réseaux sociaux d’entreprise ».

4. Liens invités

Le partage externe a été amélioré. Désormais, vous pouvez partager des sites, des dossiers et des documents individuels avec la nouvelle fonctionnalité Liens invités qui permet aux utilisateurs d’inviter d’autres personnes internes ou externes à la société afin de collaborer sur des documents Office individuels. Pour partager et collaborer, les invités entrent un nom d’utilisateur et un mot de passe ou ils utilisent la co-création anonyme. De plus, vous pouvez contrôler les contributions en fonction de niveau d’autorisation que vous accordez. Certains utilisateurs peuvent bénéficier d’autorisation en lecture et d’autres en écriture. Vous pouvez annuler le partage à tout moment.

Comme exemple, essayez le lien Invité que j’ai créé, vous accèderez à un document Word qui contient l’une de mes blagues favorites sur le nuage. Si vous avez la réponse, n’hésitez pas @mkashman.

Partage d’un document, avec la nouvelle boîte de dialogue Partager pour inviter des personnes à collaborer. Vous pouvez également contrôler qui peut voir ou modifier un document, et si la connexion est nécessaire.

Remarque : Suite aux commentaires de clients, nous avons simplifié l’expérience de connexion des invités externes afin qu’ils ne soient pas perdus.

5. Site web public nouveau et amélioré

Le site web public dans SharePoint Online propose un nouveau design et de nouvelles fonctionnalités pour la personnalisation du site et des pages individuelles. Dans la mesure où le site web est basé sur la plateforme SharePoint, vous disposez des fonctionnalités de publication, de nouveaux composants WebPart (compléments de médias sociaux, blog et commentaire, nouvelles Applications pour SharePoint de l’Office Store), d’options de propriété SEO et d’options de conception avancées. Vous pouvez également désactiver le site web public afin qu’il ne soit visible sur Internet que quand vous le souhaitez. Cela est utile quand le site est en construction ou quand il doit être temporairement mis hors connexion. Activez votre site web quand il est prêt à être mis en ligne.

Si vous voulez revoir complètement la structure de votre site web ou utiliser un modèle que vous avez déjà, vous pouvez utiliser le gestionnaire de conception. Cet ensemble de fonctionnalités vous permet de transformer une page web HTML traditionnelle en page maître SharePoint avec des mises en page, des affichages mobiles, des feuilles de style CSS, etc. Vous pouvez utiliser les outils de modification de votre site web (tel que Adobe DreamWeaver^TM) pour la conception, puis télécharger les fichiers dans le gestionnaire de conception SharePoint Online, aucun besoin d’être un expert SharePoint.

Exemple de site web conçu et hébergé dans SharePoint Online, accédez à cet exemple live : https://www.contosobistro.com/

Pour en savoir plus, regardez la vidéo Prise en main de votre site web public et lisez l’article Prise en main de votre site web public.

6. eDiscovery

SharePoint Online renforce la sécurité de votre entreprise grâce à eDiscovery. À partir d’un site de gestion eDiscovery, vous pouvez ajouter des sources et créer des requêtes pour découvrir du contenu situé sur des sites et des bibliothèques de documents, dans des boîtes aux lettres et des discussions et le converser sur place, dans SharePoint Online, dans Exchange Online et dans Lync Online. Par exemple, vous pouvez mener votre cas ou audit juridique avec les outils de recherche puissants proposés au sein du Centre eDiscovery SharePoint Online. Vous pouvez conserver tous les éléments sur place, conserver les éléments qui correspondent aux requêtes et exporter les éléments dans des formats standard, par exemple la spécification EDRM (Electronic Discovery Reference Model). Chaque cas juridique ou audit est un site de collaboration qui comprend une bibliothèque de documents à utiliser pour stocker des documents liés à la gestion du cas. Pour plus d’informations sur la façon de travailler avec des cas, voir Planifier et gérer des cas de découverte électronique (eDiscovery). Quand le cas est terminé, tous les éléments retenus associés au cas sont libérés. Pour plus d’informations sur les requêtes eDiscovery, voir Créer et exécuter des requêtes eDiscovery.

Site eDiscovery affichant des résultats de requête à partir de SharePoint Online et Exchange Online, plus l’expérience par pointage sur un élément découvert.

7. Boîte aux lettres de site

Quand deux services de renom sont associés, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes. Associez la gestion de documents de SharePoint Online aux solutions de messagerie Exchange Online et vous obtenez les boîtes aux lettres de site : des boîtes de réception de projet qui permettent aux équipes d’organiser les messages et le contenu liés à un projet dans un unique affichage, tout en conservant le contenu à son emplacement d’origine dans des documents dans SharePoint Online et des messages dans Exchange Online.

Vous pouvez accéder aux boîtes aux lettres de site via Outlook 2013 et SharePoint Online. Si vous ne disposez pas d’Outlook 2013, vous pouvez afficher le même contenu à partir du site SharePoint Online qui charge une application Outlook Web App spécifique au site. Seules les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher cette boîte aux lettres de site.

Boîte aux lettres de site ouverte à partir d’un site de projet SharePoint Online.

La même boîte aux lettres de site dans Outlook 2013 (Remarque : « SharePoint Reviewer’s Team Site » dans le volet gauche d’Outlook est la boîte aux lettres de site).

En savoir plus sur les boîtes aux lettres de site dans l’aide Office.com.

8. Recherche de contenu d’entreprise

Identifiez rapidement si vous avez trouvé la bonne personne ou le contenu approprié avant de passer du temps à « rechercher de façon plus approfondie ». Les utilisateurs peuvent déplacer le curseur sur un résultat de recherche, et par pointage, ils obtiennent une vue plus précise de l’élément sans l’ouvrir. L’affichage par pointage propose une carte de contact et/ou un aperçu du document à l’aide des Office Web Apps incorporées (par exemple, faites défiler un document Word ou cliquez sur des diapositives d’un fichier PowerPoint). La carte obtenue par pointage propose également des liens ciblés en fonction des mots clés de recherche qui vous permettent d’accéder directement aux pages ou diapositives de votre contenu.

Au cœur de la couche d’architecture, la recherche SharePoint Online a amélioré de façon certaine la pertinence des résultats de recherche. Vous êtes assurés de trouver ce que vous recherchez. De plus, la recherche SharePoint Online n’a jamais été aussi facile à programmer. Vous pouvez contrôler l’expérience des utilisateurs grâce à des résultats pilotés par les métadonnées et des options de filtrage. Le Centre de recherche s’adapte à la conception et à la mise en page de votre société.

Si vous utilisez souvent le système, la recherche vous proposera des suggestions de personnes, sites et contenu susceptibles de vous intéresser.

Expérience de recherche riche avec les affinements, l’aperçu par pointage, les liens ciblés, etc.

Recherche hybride
Il est bien loin le temps du référentiel de contenu CRI isolé. Les utilisateurs d’Office 365 et d’environnements locaux sont en mesure d’obtenir des résultats de recherche qui proposent le contenu de ces deux emplacements. Un environnement SharePoint hybride se compose d’un SharePoint Server, déployé localement et de la toute dernière version de Microsoft Office 365 Entreprise qui comprend le nouveau SharePoint Online. Un environnement hybride peut être configuré pour fournir plusieurs niveaux d’interopérabilité, selon l’objectif souhaité : unidirectionnel ou bidirectionnel (une batterie SharePoint Server 2013 locale et SharePoint Online accèdent mutuellement aux informations des résultats de recherche). Comme indiqué ci-dessus, l’expérience de recherche est extensible : avec une recherche hybride vous pouvez concevoir l’aspect de l’emplacement où réside votre contenu.

L’image ci-dessus représente un bloc de résultats par programmation qu’un administrateur peut configurer pour faire la différence entre les résultats provenant de SharePoint Online et/ou d’un SharePoint local.

En savoir plus sur les offres de recherche dans SharePoint.

Prendre connaissance de l’étendue des scénarios hybrides entre SharePoint Online et SharePoint local et des livres blancs sur les scénarios hybrides.

9. Modèle d’applications Cloud (CAM)

Bienvenue aux applications. Il est enfin possible d’exécuter des applications là où vous en avez le plus besoin, sur des services tels que Windows Azure par exemple. Les solutions sandbox, les applications personnalisées au niveau des collections de sites, ne sont plus les seules à pouvoir les utiliser. Désormais, vous créez ou achetez des solutions puissantes pour des scénarios qui vont « au-delà du bac à sable ».

Le modèle d’applications Cloud dans SharePoint Online vous permet de créer des applications pour SharePoint en utilisant les outils et les fonctionnalités que vous connaissez. Pour les développeurs et les professionnels de l’informatique, SharePoint Online dans Office 365 propose ce nouveau modèle de programmation pour le développement, l’installation, la gestion et l’utilisation des applications. Les utilisateurs peuvent découvrir et télécharger des applications à partir du SharePoint Store ou du catalogue d’entreprise de leur organisation. L’administrateur SharePoint Online utilise les paramètres du centre d’administration SharePoint pour gérer le catalogue d’applications, obtenir des applications du SharePoint Store, gérer les licences pour les applications achetées sur le SharePoint Store et surveiller les applications en cours d’utilisation.

Application pour le modèle de programmation SharePoint

Visitez https://dev.office.com/ pour plus d’informations sur le modèle d’applications Cloud.

Pour découvrir les applications tierces, rendez-vous sur l’Office Store et recherchez les applications pour SharePoint.

10. PowerShell pour SPO

Qu’est-ce qui est mieux que de faire une chose à la fois ? Faire des opérations en bloc. Désormais dans SharePoint Online, vous pouvez manger, marcher ET écrire des scripts avec PowerShell, tout cela en même temps !

Les administrateurs SharePoint Online peuvent utiliser Windows PowerShell pour gérer leur abonnement. Connectez-vous à SharePoint Online à partir de votre ordinateur de bureau et créez à distance de nouvelles collections de sites, procédez à des mises à niveau, ajoutez et supprimez des utilisateurs et des groupes SharePoint Online, réparez des sites et gérez la corbeille. Ces tâches de gestion peuvent faire l’objet d’un script, être automatisées et exécutées en bloc pour vous faire gagner du temps et limiter les risques d’erreurs dues à des tâches répétitives. Pour plus d’informations, voir Introduction à SharePoint Online Management Shell.

SharePoint Online Management Shell montrant des résultats d’une applet de commande Get-SPOSite exécutée sur un client SharePoint Online.

Pour rendre le nouveau SharePoint Online Management Shell plus accessible aux utilisateurs avec pouvoir (personnes qui ne sont pas des experts informatiques) nous avons développé un outil web appelé Windows PowerShell Command Builder. Cet outil permet de comprendre rapidement et d’utiliser les applets de commande Windows PowerShell conçues pour SharePoint Online. Si vous voulez créer un site, utilisez l’outil Command Builder pour créer une applet de commande, et vous créez un site à partir de la ligne de commande, plutôt que de devoir passer en revue plusieurs pages d’interface utilisateur.

Windows PowerShell pour SharePoint Command Builder montrant un exemple de commande générée pour exécuter une applet de commande New-SPOSite.

Et le dernier pour la route : 11. Améliorations apportées au stockage et au téléchargement de fichiers

Les limites sont faites pour être dépassées. Nous avons reçu de nombreux commentaires pendant Office 365 Preview et nous avons été en mesure de répondre aux demandes d’amélioration les plus fréquentes. Le stockage des utilisateurs, SkyDrive Pro, est passé à 7 Go (500 Mo de plus). Les limites des collections de site ont été augmentées : 3 000, plus 300. Et la taille des téléchargements pris en charge est passée à 2 Go. Le tableau ci-dessous présente les limites de stockage en fonction des plans Office 365, ainsi que des éléments supplémentaires pour vous aider à planifier au mieux votre utilisation et migration vers SharePoint Online.

Tableau du stockage SharePoint Online, à jour ici avec des mises à jour en temps réel des limites SharePoint Online.

Dites-nous ce que vous pensez de SharePoint Online

Office 365 est en perpétuelle évolution. Microsoft prend très au sérieux les commentaires et s’efforce de proposer des technologies qui répondent à vos besoins et dépassent même vos attentes. Pour plus d’informations, voir la page de description du nouveau service SharePoint Online afin de comparer toutes les nouvelles fonctionnalités proposées par les plans Office 365 et les offres SharePoint en local.

Essayez Office 365 aujourd’hui, testez en avant-première tout ce que SharePoint Online a à vous offrir et n’hésitez pas à nous envoyer vos commentaires.