Mantenha-se atualizado sobre seu trabalho

Artigo original publicado quinta-feira, 26 de julho de 2012

Eilene Hao Klaka é uma Gerente de Programa da equipe de Work Management Apps.

Quase qualquer projeto no qual trabalhamos é colaborativo hoje em dia.  Um dono de restaurante pode estar trabalhando com seus funcionários e publicitários para desenvolver e fazer a propaganda de um novo menu.  Uma planejadora de casamentos pode estar trabalhando com floristas e coordenadores de local para tornar o sonho de casamento de alguém.  Você precisa de alguma maneira de coordenar listas de tarefas, comunicar o status facilmente e ficar em sincronia com sua equipe sem sair de suas ferramentas favoritas.  

 

Para a versão mais recente do SharePoint, nós criamos uma nova experiência intuitiva para a equipe como um todo se organizar, como também para que os indivíduos se mantenham atualizados sobre seus trabalhos por todos os projetos. As duas peças fundamentais disso são os novos recursos de gerenciamento de tarefas para sites de equipe e Minhas Tarefas em seu Hub do News feed.  Vamos fazer um tour.

 

Trabalhando como uma equipe em um projeto

Na versão mais recente do SharePoint, você pode adicionar capacidades de gerenciamento de tarefas para aperfeiçoar qualquer site de equipe para que você possa ficar organizado, planejar e manter-se atualizado sobre tarefas e comunicar prazos finais, tudo no mesmo lugar onde você armazena documentos e notas.  Clique no bloco “Trabalhando em um prazo final?” na página principal de seu novo site.  

 

Isso dará a você algumas ferramentas para ajudar você em seu trabalho: 

• Uma lista de tarefaspara capturar ações, lista de coisas a fazer e prazos finais
• Um calendário para acompanhar datas e reuniões importantes, e
• Um resumo de projeto para manter a equipe por dentro dos acontecimentos

Coordenando trabalho e prazos finais com a Lista de Tarefas

A nova Lista de Tarefas é o lugar para criar e editar tarefas rapidamente para sua equipe.  A visualização inicial da lista de tarefas é otimizada para permitir que você capture o tipo de informações que você pode querer anotar em um bloco de anotações durante uma chamada telefônica: tarefa, prazo e para quem está atribuída.  Caso clique em "editar essa lista", você verá uma grade onde você pode editar na própria linha, como faria no Excel.  Para atender à necessidade de ajustar projetos à medida que as coisas mudam ou novos acontecimentos surgem, esse modo também lhe fornece uma flexibilidade muito maior para organizar tarefas, incluindo a habilidade de arrastar e soltar tarefas para reordená-las e recuar tarefas para criar hierarquias.  Esqueceu de adicionar uma tarefa que precisa ser feita entre essas outras duas?  Apenas clique em Inserir e a adicione diretamente ao meio.

 

No topo da página, você verá uma linha do tempo interativa para dar a você uma representação visual das tarefas e etapas importantes.  Isso dá a todos os envolvidos com o projeto uma boa ideia de como seus trabalhos se encaixam no contexto de outras tarefas.  Qaulquer tarefa com datas pode ser adicionada à linha do tempo com o clique de um botão, usando a faixa de opções ou o balão de definições.  

 

Com a lista de tarefas, é fácil ficar organizado em volta do trabalho que sua equipe precisa completar e ver como está o progresso.

 

Comunicando status de projeto rapidamente

A Lista de Tarefas é ótima para a pessoa liderando o projeto, mas todos os outros que visitam o site (membros de equipe, participantes) precisam de uma visualização rápida do status do projeto. Para isso, nós temos o Resumo de Projeto na página inicial do site, que torna fácil comunicar como o projeto está progredindo, chama a próxima etapa e mostra alguns modos de exibição.  O primeiro é a linha do tempo (da Lista de Tarefas), que dá aos participantes casuais um nível elevado de visão geral de para onde as coisas estão caminhando.  O segundo é uma lista de prazos finais que se aproximam e eventos de calendário, que dá às pessoas que precisam de detalhes específicos uma boa ideia dos próximos passos.  Portanto, qualquer um que vá até o site terá um nível elevado de percepação de como as coisas estão indo e no que as pessoas deveriam estar trabalhando.  Na Microsoft, nós adoramos usar nossas próprias ferramentas – nós chamamos isso de dogfooding (ou comer nossa própria comida de cachorro, usar nossa versão interna). Nós temos vários novos sites surgindo dentro do Office com o Resumo de Sumário na página inicial. Os comentários foram ótimos. As pessoas nos dizem que ter esse Resumo de Projeto em seus sites fazem eles parecem melhores e organizados, além de manter a equipe em sincronia.

Crescendo com suas necessidades

A Lista de Tarefas é um ótimo lugar para se organizar com o trabalho da equipe, mas algumas vezes o escopo de um projeto crescerá em algo muito maior que precisa de um nível maior de controle, estrutura e relatório.  Nestes casos, você pode abrir uma lista de tarefas no Microsoft Project 2013.  Clique no botão "Abrir no Projeto" na faixa de opções para obter ótimos recursos de relatório de um nível ainda mais elevado de organização para acompanhar o cronograma e os prazos finais de seu projeto, e salvar no Projeto irá sincronizar as mudanças diretamente de volta à lista para que todos as compartilhem.  

 

Todo o Meu Trabalho em Um Só Lugar

As pessoas trabalham, em média, em cinco a sete projetos ao mesmo tempo.  Por exemplo, a planejadora de casamentos pode ter vários clientes para os quais ela está planejando casamentos, com um site de gerenciamento de tarefa no SharePoint para cada um. Neste caso, ela terá tarefas atribuídas a ela de diferentes lugares, além de acompanhar tarefas pessoais fora destes projetos.  

  

Ao invés de analisar cada site individualmente para ver suas tarefas, agora ela pode usar um novo recurso chamado Minhas Tarefas, sob o Hub de News feed, para ver rapidamente todas as coisas que ela precisa fazer por todos os projetos, juntos em um só lugar.  

 

Minhas Tarefas pode agregar todas as tarefas atribuídas a você no SharePoint, Outlook e Project em uma experiência e permite que você organize e gerencie tanto as tarefas pessoais quanto as atribuídas. 

 

O objetivo não é apenas mostrar tarefas a você, mas ser um local completo onde você também pode agir sobre elas J.  Aqui estão algumas coisas com que pode lhe ajudar.

 

Organizando ou aingo sobre tarefas

Para chegar às Minhas Tarefas, vá até o seu Hub do News feed e clique em "Tarefas” no início rápido.  Na primeira vez que chegar lá, nós traremos todas as suas tarefas e as mostraremos a você agrupadas por projeto, ara que você tenha o contexto de onde elas vieram.

 

Uma vez que ver suas tarefas, é provável que você pense em outras coisas importantes que você precisa fazer.  Minhas Tarefas torna fácil capturar rapidamente tarefas com controles de adição na linha.  

 

Para priorizar as tarefas, você pode as arrastar e soltar acima ou abaixo para reordená-las.  Você também pode destacar as tarefas nas quais você deseja focar mais, as marcando como importante. Isso fará com elas apareçam na visualização "Importante e Futuro", sobre a qual falaremos na próxima seção.

 

Para concluir uma tarefa, apenas marque a caixa de seleção como você faria em uma lista de tarefas e sinta a satisfação sobre ela se anular e desaparecer.  (você ainda encontrará essas tarefas na visualização Concluídas).  Você também pode editar a tarefa na linha ou abrir o formulário da tarefa diretamente; todas as mudanças serão gravadas de volta no site do projeto para que a equipe seja notificada imediatamente de seus status e atualizações.

 

Para ajudar você a fazer suas tarefas, você também pode conseguir mais informações de contexto, incluindo um link para o site do projeto onde o material de referência relacionado reside, abrindo o balão de definições. 

Usando "Importante e Futuro" para decidir no que trabalhar em seguida

Minhas Tarefas oferecem um modo de visualização especial chamado "Importante e Futuro" para ajudar você a escolher o que vem a seguir dentre tudo que está atribuído a você. Isso fornece a você uma linha do tempo pessoal ara visualizar todas as suas tarefas com prazos finais nas próximas semanas, todas as tarefas que você marcou como "importante" e uma lista de tarefas futuras que devem ser concluídas no futuro próximo.  Conforme tarefas importantes ficam na lista, elas gradualmente perdem importância nesta visualização para que tarefas antigas que você não realizou, mas que também não são mais realmente importantes não fiquem ocupando espaço na lista.

Leve as tarefas com você para qualquer lugar

Por último mas não menos importante, você pode sincronizar as tarefas com o Outlook.  Você não apenas verá essas tarefas no Outlook ou Outlook Web App, mas tambem em seu aplicativo de tarefas do Outlook favorito para celular, tal como o hub de Calendário no Windows Phone ou o aplicativo Reminders no iOS. Apenas vá até a faixa de opções em Minhas Tarefas e clique em "Sincronizar com Outlook" e nós sincronizaremos as tarefas regularmente.

 

Isso é só um pouco sobre como a versão mais recente do SharePoint pode lhe ajudar a se manter em sincronia com sua equipe sem deixar suas ferramentas favoritas.  Faça um teste e conte para nós se torna você mais produtivo e seus projetos melhores! 

 

 

 

 

 

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