Compartilhamento - simplificado

Artigo original publicado sexta-feira, 27 de julho de 2012

Gaurav Doshi é um gerente de programa na equipe de Engenharia do SharePoint, focado em experiência do usuário.

Um dos motivos pelos quais eu adoro trabalhar na Microsoft é a cultura pervasiva de doar. Todo mundo que eu conheço aqui está envolvido em alguma atividade de voluntariado sem fins lucrativos.  Eu também prestos serviços para uma entidade sem fins lucrativos, gerenciando um grupo de voluntários na Índia que fornecem eduação e saúde básica para crianças carentes.

Nós regularmente trocamos muitas informações: fotos, vídeos, documentos orçamentários, recibos e coisas jurídicas. Nós colaboramos em apresentações, editamos vídeos e criamos panfletos. Atualmente tudo isso é feito por email e, como você pode imaginar, é uma bagunça. Todas as nossas coisas estão espalhadas. É comum perder as atualizações das pessoas e as versões fogem do controle rapidamente.

 

O SharePoint é ideal para organizar essa bagunça. Um site é um lugar perfeito para armazenar tudo relacionado a um projeto. Eu posso facilmente compartilhar o site com as pessoas em nossa organização, ou com voluntários que são usuários externos. Eu posso colaborar com qualquer um, em qualquer lugar, para criar apresentações e editar vídeos - tudo isso sem perder uma atualização. 

 

Caso esteja familiarizado com o SharePoint, você pode ter ouvido falar em permissões, grupos e herança, mas "compartilhamento"? Isso é novo! É incrivelmente simples e ao mesmo tempo muito poderoso. Vamos ver isso passo a passo.

 

Compartilhando um site

Sites são destinados a serem compartilhados com pessoas. Compartilhar um site é simples na nova versão do SharePoint. Em cada página do site existe um botão "Compartilhar" no canto superior direito. Apenas clique nele, digite os nomes das pessoas com as quais você deseja compartilhar e pressione enter. É só isso, você já acabou! O SharePoint ainda usa conceitos poderosos como níveis de permissão, grupos e herança para fornecer essa experiência, mas você não precisa mais entender estes conceitos para executar tarefas rotineiras como compartilhar um site.

 

As pessoas com as quais você compartilhou receberão um email de convite com um link para o site.

Caso esteja usando o Office 365, você pode convidar as pessoas de fora de sua empresa. Apenas digite seus endereços de email e eles também receberão um convite.

Parte de compartilhar é também entender quem pode ver algo. Caso você queira descobrir quem já está neste site, você também pode verificar isso facilmente. Sob o menu "Configurações" no canto superiro direito, clique em "Compartilhado com" e você verá os nomes e as fotos das pessoas que possuem acesso ao site.

Compartilhando um documento

Algumas vezes você só deseja compartilhar um único documento, não um site inteiro. Você pode fazer o upload desse documento para SkyDrive Pro. Até esse ponto ele não está compartilhado com ninguém. Quando você estiver pronto para compartilhar, clique no ícone "Bloqueado" próximo ao documento e, então, em "Convidar Pessoas" digite o nome das pessoas e pressione enter. Conforme você convida as pessoas, o ícone "Bloqueado" muda para indicar que o documento foi compartilhado.

 

Você também pode compartilhar documentos individuais dentro de um site escolhendo "Compatilhar" no balão explicativo do documento.

 

Ao compartilhar um documento com pessoas fora de sua organização, elas precisarão, por padrão, entrar com uma Conta da Microsoft gratuita (anteriormente conhecida como Live ID). Mas caso você desmarque a opção "Exigir entrada", eles não terão de se entrar. Isso será ideal para mim quando eu quiser compartilhar um panfleto para um evento de arrecadação de fundos. Qualquer um com quem eu tiver compartilhado pode encaminhar o link para outros. Eu também posso pegar o link e colocar no meu Facebook para fazer propaganda do meu evento e por ai vai. Quem quer que receba o link será capaz de acessar o panfleto sem precisar entrar.

 

É importante observar que os administradores possuem controle sobre certas configurações de compartilhamento, como a habilidade de compartilhar sem exigir a entrada.

 

Solicitações de acesso

Caso você tenha usado o SharePoint, tenho certeza que você já viu isso em algum momento:

No passado, quando você chegava em um acesso negado, a partir daí era um beco sem saída e não havia nada que você podia fazer sobre isso.

 

Na nova versão do SharePoint, quando você tenta visitar um site ou um documento que não está compartilhado com você, você não fica mais sem saída. Ao invés disso, você pode explicar o porquê de você precisar de acesso, enviando uma notificação ao proprietário do site. Uma vez que o proprietário aprove sua solicitação, você será notificado por email. Não é mais um beco sem saída; é uma porta com uma campainha nela!

Eu não aguento mais esperar para começar a usar o SharePoint 2013 para armazenar e compartilhar tudo relacionado ao meu trabalho voluntário. Como o compartilhamento simples irá melhorar suas tarefas rotineiras: montando propostas com um fornecedor? Trabalhando com parceiros de maneira rápida e segura? Colaborando através de fronteiras organizacionais?

 

Teste a pré-visualização do SharePoint hoje mesmo e nos envie seus comentários!

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