Apresentando o gerenciamento de registros do SharePoint 2010

Apresentando o gerenciamento de registros do SharePoint 2010

Olá. Meu nome é Adam Harmetz e eu trabalho na equipe de engenharia responsável pela visão e pelos recursos de gerenciamento de documentos e registros do SharePoint. Muitos de vocês talvez já me conheçam do blog de gerenciamento de registros do SharePoint 2007. Esse blog foi um meio fantástico de a equipe se conectar com gerentes de registros, profissionais de TI e arquitetos da informação, e vamos continuar essa discussão sobre recursos de conformidade do SharePoint 2010 via Blog da Equipe ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativo).

Creio que faz sentido combinar o gerenciamento de registros com outras facetas de ECM em um blog central. Afinal, como Jim comentou, o gerenciamento de registros é um componente importante da nossa estratégia de ECM. A noção de que todo mundo deveria participar dos processos de ECM realmente serviu como princípio-guia para ajudar a expandir o escopo do gerenciamento de registros do SharePoint 2010. E para todos os gerentes de registros hoje na ativa, acredito que esse aprendizado sobre outras facetas do ECM será de grande utilidade ao longo do caminho.

Para dar início à discussão, aqui estão três aspectos que vocês precisam conhecer sobre o gerenciamento de registros do SharePoint 2010.

A Central de Registros - um local para a hierarquia, controlado por metadados 

A Central de Registros foi introduzida em 2007 como um site do SharePoint, que servia como um arquivo convencional de registros. O conteúdo de toda a empresa podia ser enviado a uma Central de Registros e então era roteado para o local apropriado, onde as permissões e políticas adequadas eram selecionadas; por exemplo, expiração e auditoria.
Para o SharePoint 2010, sabemos que é importante continuar investindo nisso e adicionar até mesmo mais recursos de arquivamento "tradicional". Ao analisar a extensa faixa de recursos que precisávamos escolher, nossas metas efetivamente se concentraram no fornecimento de recursos que permitissem extrair o máximo valor de um arquivamento e localizar os dados necessários. Por exemplo, aqui estão alguns dos novos recursos de uma Central de Registros do SharePoint 2010:

• ID de Documento: cada documento pode receber um identificador exclusivo, que permanecerá com o documento mesmo após o arquivamento. Isso permite que os registros sejam facilmente referenciados por uma ID, independentemente do local para onde o documento é movido.
• Retenção de Vários Estágios: as políticas de retenção podem ter vários estágios, permitindo que você especifique o ciclo de vida inteiro do documento como uma política (por exemplo, revisar Contratos a cada ano e excluir após 7 anos).
• Relatórios de Auditoria por Item: é possível gerar um relatório de auditoria personalizado sobre um registro individual.
• Planos de Arquivos Hierárquicos: você pode criar estruturas profundas de pastas hierárquicas e gerenciar a retenção de cada pasta na hierarquia (ou herdar de pastas principais).
• Relatório de Planejamento de Arquivos: você pode gerar relatórios de status mostrando o número de itens em cada estágio do planejamento de arquivos, juntamente com um rollup das políticas de retenção em cada nó do planejamento.

 

Esta é a home page da Central de Registros do SharePoint 2010 para uma agência governamental fictícia, a Joint Task Force. Observe que a home page é o local onde os gerentes de registros orientam a organização com relação à política de conformidade, como também é o lugar para pesquisar um registro usando o respectivo identificador de documento.

Além de adicionar esses recursos tradicionais do gerenciamento de registros ao nosso arquivamento, como designers de produto, apostamos alto no poder dos metadados para aprofundamento do gerenciamento de registros eletrônicos do século 21. Isso se manifesta de várias maneiras no arquivamento do SharePoint:

• Taxonomia e tipos de conteúdo centralizado: o arquivamento será um consumidor de taxonomias e tipos de conteúdo em toda a empresa, garantindo a consistência e a transferência de conteúdo entre os espaços de colaboração e o arquivamento. Vamos falar mais sobre nossos investimentos em taxonomia, em 2010, em postagens futuras.
• Organizador de conteúdo: o roteador de registros pode usar metadados para encaminhar documentos de entrada ao local correto do plano de arquivos hierárquicos. Por exemplo, ele permite a imposição automática de regras ao conteúdo enviado, como "Se um contrato de compra for marcado com Projeto Alpha, enviar para a subpasta Contratos Alpha e aplicar a política de retenção dessa pasta ao item".
• Pastas virtuais: o planejamento de arquivos é uma excelente maneira de gerenciar um repositório, mas, às vezes, isso não é o que você quer usar para navegar e localizar o conteúdo necessário. A Central de Registros do SharePoint 2010 utiliza um novo recurso chamado navegação baseada em metadados, que permite expor os principais metadados como pastas virtuais:

 

Observe que os usuários finais localizarão conteúdo nessa Central de Registros ao navegarem pelas pastas virtuais, com base nas propriedades de metadados nos registros.

Essa aposta em metadados tem tudo a ver com capacitar esse usuário final, aumentando, assim, a chance de uma adoção bem-sucedida do sistema de RM. Em vez de escolher um nó complicado em um planejamento de arquivos, os emissores apenas preenchem alguns metadados úteis e usam esses metadados quando precisarem localizar o conteúdo novamente.

Gerenciamento de Registros In-loco - Aplicando o gerenciamento de registros à experiência de criação de conteúdo

Em praticamente todos os compromissos em que a minha equipe esteve envolvida, ouvimos repetidamente a mesma mensagem: o gerenciamento de registros não começa (nem termina!) no arquivamento. O conteúdo não é criado lá e, com certeza, não fica lá nos períodos mais interessantes de sua vida útil.

Fizemos um enorme esforço na versão 2010 para habilitar você a gerenciar efetivamente os registros em espaços de colaboração. Auditoria, retenção, expiração, relatórios, fluxos de trabalho de registros, descoberta eletrônica, guarda de documentos e registro são todos recursos que você pode usar em espaços de colaboração, otimizando o valor do SharePoint para os usuários finais e a necessidade de controle de informações.

Reunindo tudo isso em um novo recurso do SharePoint 2010, chamado Gerenciamento de Registros In-loco. Isso permite que determinados documentos do SharePoint (ou blogs, wikis, páginas da Web e itens de lista) sejam declarados registros. O sistema pode impedir a exclusão ou a edição de tais registros, se necessário, por meio da definição que a sua organização estabelece para o que é um registro.

 

Observe que alguns documentos têm bloqueios, significando que o usuário está lidando com registros. Ao selecionar um registro, a interface do usuário para edição e exclusão do item fica desabilitada.

Esse processo de registro pode ser feito manualmente, como parte de um processo maior em um fluxo de trabalho, ou como parte de uma retenção agendada para o documento (por exemplo, após 2 anos). O importante aqui é que, quando declarado registro, o conteúdo não é movido para um arquivamento - ele permanece onde está, portanto, os usuários finais ainda podem localizar e interagir com o conteúdo.

Depois de declarado, o sistema sabe o status de registro de um item, assim, é possível executar ações como, por exemplo, criar diferentes políticas de retenção para registros ou usar o estado do registro ao definir fluxos de trabalho no SharePoint Designer. Habilitamos também o modelo de programação, portanto, você pode executar processos personalizados e políticas ao criar registros para atender às necessidades de conformidade especializada.

O Registro In-loco substitui um arquivamento tradicional? A resposta, é claro, às vezes - vamos encontrar alguns clientes que acharão conveniente usar exclusivamente uma abordagem in-loco, alguns que vão preferir a hierarquia tradicional e a centralização que um arquivamento proporciona, e muitos que escolherão ambas as abordagens. Discutiremos muito isso neste blog, e nossa documentação já deu início à discussão dos prós e contras das duas abordagens.

Escala: estamos pensando grande

Com o crescimento em ritmo super acelerado das informações eletrônicas e as empresas gastando bilhões por ano em eDiscovery, os gerentes de registros têm desafios suficientes para perder o sono. A escala de seus sistemas de gerenciamento de registros/conteúdo não pode ser mais uma preocupação.

Como integrantes da equipe de engenharia de gerenciamento de registros, assumimos essa responsabilidade com muita seriedade. Uma grande parte do nosso trabalho nesta versão foi dedicado à adição de recursos que tornem mais fácil o escalonamento de arquivos em massa. Recursos como Remote Blob Storage, otimização de consultas em bancos de dados, melhorias no processamento interno de trabalhos de timer, novas estratégias de indexação de bancos de dados e outras iniciativas de engenharia nos permitem avançar significativamente nessa versão e permitem que nossos clientes tenham:

• Dezenas de milhões de registros em uma única Central de Registros
• Centenas de milhões de registros em um arquivo distribuído: vamos falar mais sobre isso em postagens futuras, mas, muitos dos recursos mencionados acima surgem para permitir que muitas Centrais de Registros se unam para atuar como um único repositório lógico.

Juntamente com nossos parceiros no blog do SharePoint, estamos ansiosos por mostrar mais detalhes sobre os novos objetivos de escala e perfis de desempenho para implantações nessa escala, nos próximos meses.

Conclusão

A equipe trabalhou arduamente e muito, aqui, para fornecer essa visão de gerenciamento de registros do século 21. Quando combinada aos recursos de arquivamento integrado de emails, retenção e descoberta do Exchange 2010, acredito que veremos a onda 2010 como uma versão de "libertação" para a estratégia de gerenciamento de registros da Microsoft.

A equipe tem orgulho de trabalhar aqui e está ansiosa para conversar sobre isso e ouvir o que todos têm a dizer - fiquem à vontade para fazer sugestões sobre futuras ideias de postagens no blog, nos comentários.

Obrigado pela leitura,
Adam Harmetz
gerente líder de programa

P.S. Se estiver ansioso por mais informações sobre o gerenciamento de registros do SharePoint 2010, dê uma olha na entrevista que concedi, no blog do Don Lueder.

Esta é uma postagem de blog localizada. Obtenha o artigo original em Apresentando o gerenciamento de registros do SharePoint 2010

Comments

• Anonymous
  June 14, 2012
  Olá, O SharePoint armazena os documentos em BD SQL centralizado em uma maquina ou apenas compartilha eles independente de onde esteja e qual estação de trabalho? Abçs