Concebido para trabalho em equipe: trabalhar melhor em conjunto com Office 2016

Por: Rami Azzi
No local de trabalho moderno, a colaboração é tudo - mas trabalho em equipe eficaz e real pode ser de difícil obtenção. Como trabalhamos, onde trabalhamos e com quem trabalhamos está a mudar rapidamente e a tecnologia deve permitir isto para que nós possamos esquecer o processo e concentrar-nos no progresso.

Na Microsoft, mantivemos isto em mente para encontrar modos para que os nossos aplicativos do Office 2016 possam facilitar o trabalho em equipe mais do que nunca. A maioria das empresas estão familiarizadas com aplicativos do Office tais como Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Project, Vision e Access. No entanto, com o objectivo de reinventar a produtividade, passámos algum tempo para tecer colaboração e partilha de ideias no núcleo desses aplicativos.

O que significa isto para o trabalho em equipe no seu negócio?
Um dos elementos-chave do local de trabalho moderno é a capacidade de trabalhar remotamente, graças à tecnologia de nuvem e móvel. Com isso em mente, o nosso primeiro passo foi fazer com que os aplicativos do Office estivessem disponíveis em todos os dispositivos e plataformas. Esteja a usar o seu telemóvel, tablet ou laptop, e independentemente de a sua plataforma de escolha ser Windows, Android ou iOS, pode continuar a trabalhar em qualquer local onde estiver.
Isto está tudo muito bem, mas trabalhar remotamente ainda seria bastante limitado se não puder continuar a trabalhar com os seus colegas quando estiverem espalhados pelo escritório, pelo país ou pelo mundo. Isto é onde ferramentas tais como co-autoria, integração de Skype no aplicativo, Office 365 Groups, Office 365 Planner e OneDrive for Business têm efeito.

Um espaço de trabalho virtual consistente e centralizado
Office 365 Planner é o primeiro porto de escala para trabalho de equipe eficaz em todo ciberespaço. Você e a sua equipe podem criar novos planos, organizar e atribuir tarefas, definir datas de vencimento e actualizar a situação do seu projecto.
Uma vez que tenha atribuído tarefas e necessita manter controlo sobre como cada parte do projecto está a progredir, Office 365 Groups dá-lhe um espaço de trabalho compartilhado para e-mail, conversas, arquivos e acontecimentos de calendário.
Portanto, não há desculpa para qualquer membro da equipe não conhecer os seus resultados e prazos quando tudo é mantido em um quadro de avisos virtual e todos trabalham no mesmo escritório virtual.

Colaborar em tempo real
Trabalhe em um escritório real ou virtual, a melhor parte do trabalho de equipe é que tem mais do que um par de olhos para verificar peças importantes do trabalho. Mas enviar documentos para trás e para a frente com as edições, e ter versões diferentes a cruzar-se no ciberespaço, não é a maneira mais eficiente de realizar o trabalho. É por isso que co-autoria é uma ferramenta tão útil. Funciona em Word, PowerPoint e OneNote e permite que veja o que os outros estão a digitar em tempo real. Assim, pode colaborar em um documento ao mesmo tempo e ver exactamente onde cada membro da equipe está a trabalhar e o que estão a escrever, digitação por digitação.
E se ainda estiver confundido sobre as mudanças que o seu colega está a fazer, a integração de Skype no aplicativo significa que pode enviar mensagens instantâneas, partilhar o ecrã, falar ou conversar por vídeo directamente no documento em que está a trabalhar.

Não existem limites para o sucesso de uma equipe
Estas novas características nascidas dos aplicativos do Office 2016 eliminam obstáculos que anteriormente se encontravam no caminho do trabalho em equipe e colaboração bem-sucedidos. As empresas de sucesso presentemente concentram-se no fluxo de comunicação entre redes dinâmicas para incentivar a co-criação, e isso é exactamente o que nós esperamos impulsionar com o Office 2016.

Para saber mais sobre o Office 2016 e como o obter, visite aqui