Criteri di conservazione Esenzione e conservazione per controversia legale in Exchange 2010
Articolo originale pubblicato martedì 16 agosto 2011
In Exchange 2010 è possibile impostare per una cassetta postale i criteri di conservazione Esenzione o la conservazione a fini giudiziari. I due tipi di conservazione hanno scopi diversi ed è importante conoscerne le funzionalità.
Criteri di conservazione Esenzione: come suggerito nella pagina Gestione record di messaggistica in EMC (vedere la Figura 1), i criteri di conservazione Esenzione vengono utilizzati per bloccare il criterio di conservazione, il che significa che l'Assistente cartelle gestite non sposta né elimina elementi dalla cassetta postale. In genere, vengono utilizzati quando un utente potrebbe non avere accesso alla cassetta postale per un periodo di tempo prolungato, ad esempio quando è in vacanza. È inoltre possibile impostare i criteri di conservazione Esenzione durante la fase iniziale della distribuzione di Gestione record di messaggistica e rimuoverli man mano che gli utenti acquisiscono familiarità con questa funzionalità.
Se gli utenti accedono alla cassetta postale quando i criteri di conservazione Esenzione sono impostati, noteranno che gli elementi non vengono eliminati né spostati nell'archivio. Man mano che i messaggi di posta elettronica si accumulano, le dimensioni della cassetta postale aumentano e potrebbe essere necessario innalzare le quote della cassetta postale dell'utente per evitare interruzioni del flusso di posta da e verso la cassetta postale.
Il proprietario della casetta postale oppure qualsiasi utente o processo con accesso alla cassetta postale può eliminare messaggi quando sono impostati i criteri di conservazione Esenzione. La gestione dei messaggi eliminati non cambia quando alla cassetta postale sono applicati i criteri di conservazione Esenzione. Gli elementi eliminati vengono mantenuti per tutto il periodo di conservazione previsto, che per impostazione predefinita è di 14 giorni. Al termine, vengono eliminati definitivamente. Per ulteriori informazioni, vedere l'apposita sezione in Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione.
Quando si impostano i criteri di conservazione Esenzione per una cassetta postale, è possibile specificare una data di inizio e una data di fine. In questo modo è possibile configurare in anticipo i criteri di conservazione Esenzione e disabilitarli in una data prestabilita. Questo significa che i criteri di conservazione Esenzione sono destinati ad attività pianificate e sospendono le azioni di spostamento ed eliminazione eseguite dall'utilità Assistente cartelle gestite. Se non è stata distribuita la funzionalità Gestione record di messaggistica (tag di conservazione o cartelle gestite), i criteri di conservazione Esenzione non sono necessari.
Nota: quando una cassetta postale viene abilitata per l'archiviazione, viene applicato automaticamente il criterio di archiviazione e conservazione predefinito se non è impostato un criterio di conservazione.
Conservazione per controversia legale: la conservazione per controversia legale, anche nota come conservazione a fini giudiziari, viene utilizzata per mantenere disponibili per l'individuazione elementi della cassetta postale sia prima che durante procedimenti giudiziari, indagini o eventi simili. L'obiettivo è impedire la modifica o l'eliminazione sia accidentale che intenzionale di elementi da parte del proprietario della cassetta postale o qualsiasi utente con accesso alla cassetta postale, nonché l'eliminazione automatica da parte di processi come l'utilità Assistente cartelle gestite. A differenza dei criteri di conservazione Esenzione, non è possibile configurare date di inizio e di fine specifiche per la conservazione per controversia legale, la quale può essere semplicemente abilitata o disabilitata. Fino a quando rimane applicata, gli elementi eliminati non vengono rimossi dal database delle cassette postali. Se alcuni elementi della cassetta postale vengono modificati, viene mantenuta anche una copia dell'elemento originale. Questi elementi vengono restituiti nelle ricerche di individuazione eseguite quando alla cassetta postale è applicata la conservazione per controversia legale. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulla conservazione a fini giudiziari.
Quando si imposta la conservazione per controversia legale per una cassetta postale, viene impostato automaticamente un valore anche nelle proprietà LitigationHoldDate e LitigationHoldOwner utili a scopo di verifica. Un amministratore può modificare entrambe queste proprietà. Per un audit trail affidabile delle azioni amministrative, è possibile utilizzare la registrazione controlli dell'amministratore.
Suggerimento: è possibile generare un rapporto sulla conservazione per controversia legale dal Pannello di controllo di Exchange selezionando Ruoli e controllo > Controllo > Esegui un rapporto di conservazione per controversia legale.
Quote di cassette postali per cui è impostata la conservazione
Entrambi i tipi di conservazione comportano l'archiviazione di una maggiore quantità di dati nella cassetta postale e possono richiedere regolazioni delle quote di archiviazione. Le cassette postali con criteri di conservazione Esenzione possono richiedere quote più elevate perché l'utilità Assistente cartelle gestite non elimina elementi né li sposta nella cassetta postale di archiviazione dell'utente.
Le cassette postali per cui è impostata la conservazione per controversia legale non richiedono una quota più elevata perché l'utente e l'utilità Assistente cartelle gestite continuano a eliminare messaggi, i quali vengono conservati nella cartella Elementi ripristinabili\Ripuliture fino a quando non viene rimossa la conservazione. In Exchange 2010 la cartella Elementi ripristinabili dispone di una propria quota e non viene considerata nel calcolo della quota di archiviazione della cassetta postale. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni su elementi ripristinabili.
I valori predefiniti delle impostazioni Quota di avviso elementi recuperabili e Quota elementi recuperabili , rispettivamente di 20 GB e 30 GB, sono piuttosto elevati. A seconda della durata della conservazione per controversia legale e del volume di messaggi di posta elettronica ricevuti dalla cassetta postale, la cartella Elementi ripristinabili potrebbe raggiungere i limiti di quota impostati. È quindi consigliabile monitorare le dimensioni di questa cartella quando è impostata la conservazione per controversia legale.
Per controllare le dimensioni della cartella Elementi ripristinabili per tutte le cassette postali per cui è impostata la conservazione per controversia legale:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {LitigationHoldEnabled -eq $true} | Get-MailboxFolderStatistics –FolderScope RecoverableItems | Format-Table Identity,FolderAndSubfolderSize -Auto
Se la cartella Elementi ripristinabili sta per raggiungere i limiti di quota, è possibile aumentare l'impostazione Quota elementi recuperabili per la cassetta postale. In alternativa a questa soluzione, che è la più semplice e consigliata, è possibile utilizzare il cmdlet Search-Mailbox per estrarre i messaggi dalla cartella e archiviarli in un'altra cassetta postale. Per la procedura dettagliata, vedere Pulizia della cartella degli elementi ripristinabili.
Il comando seguente imposta le opzioni Quota di avviso elementi recuperabili e Quota elementi recuperabili per una cassetta postale rispettivamente su 40 GB e 50 GB:
Set-Mailbox “Utente cassetta postale” –RecoverableItemsWarningQuota 40GB –RecoverableItemsQuota 50GB
Nota: anche la cassetta postale di archiviazione di un utente dispone di una cartella Elementi ripristinabili. Nonostante le proprietà RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota applicate alla cassetta postale principale e alla cassetta postale di archiviazione siano le stesse, non vengono combinate ma calcolate separatamente (ad esempio, 30 GB per la cassetta postale principale e 30 GB per la cassetta postale di archiviazione, se abilitata).
Segnalazione all'utente dei criteri di conservazione Esenzione e della conservazione per controversia legale
Quando in Exchange 2010 si impostano i criteri di conservazione Esenzione o la conservazione per controversia legale per una cassetta postale, è possibile specificare un commento nell'apposito campo utilizzando EMC oppure il cmdlet Set-Mailbox . Il commento verrà visualizzato nell'area Backstage di Outlook 2010 e può essere utilizzato per informare l'utente riguardo alla conservazione. È inoltre possibile includere un URL ai criteri di conservazione interni oppure ad altra documentazione.
Figura 1: impostazione della conservazione per controversia legale per una cassetta postale tramite EMC
Quando si imposta la conservazione per controversia legale per una cassetta postale, viene visualizzato un avviso per segnalare che l'elaborazione della modifica può richiedere fino a 60 minuti.
Figura 2: avviso visualizzato quando viene impostata la conservazione per controversia legale per una cassetta postale
Sebbene la conservazione per controversia legale venga elaborata da Exchange in tale lasso di tempo, il relativo commento viene visualizzato in Outlook 2010 solo dopo che l'utilità Assistente cartelle gestite ha elaborato la cassetta postale. In base al ciclo di lavoro dell'assistente, per la visualizzazione del commento in Outlook può essere necessario fino a 1 giorno (il ciclo di lavoro predefinito configurato in Exchange 2010). Per velocizzare la visualizzazione del commento, è possibile eseguire manualmente l'assistente sulla cassetta postale.
Start-ManagedFolderAssistant “Utente cassetta postale”
Se si desidera che l'assistente elabori più cassette postali, è necessario inviare tramite pipe l'output del cmdlet Get-Mailbox, che può applicare alle cassette postali filtri basati sul destinatario, oppure utilizzare l'appartenenza ai gruppi di distribuzione.
Inoltre, in Exchange 2010 le proprietà LitigationHoldEnabled, LitigationHoldDate e LitigationHoldOwner possono essere utilizzate come filtri. Questo significa che è possibile filtrare l'output di Get-Mailbox utilizzando queste proprietà ed eseguire l'Assistente cartelle gestite su tutte le cassette postali per cui è stata impostata la conservazione per controversia legale in una determinata data.
Il comando seguente recupera tutte le cassette postali per cui è stata impostata la conservazione per controversia legale da Indro Neri dopo il 14/08/2010.
Get-Mailbox –Filter {LitigationHoldEnabled –eq $true –and LitigationHoldDate –gt “14/08/2010” –and LitigationHoldOwner “Indro Neri”} | ft Name,Litigation*
Dopo avere esaminato l'elenco delle cassette postali restituite dal comando precedente, è possibile avviare l'Assistente cartelle gestite per elaborarle.
Get-Mailbox –Filter {LitigationHoldEnabled –eq $true –and LitigationHoldDate –gt “14/08/2010” –and LitigationHoldOwner “Indro Neri”} | Start-ManagedFolderAssistant
Dopo che l'Assistente cartelle gestite ha elaborato una cassetta postale, in Outlook 2010 viene visualizzato il commento relativo alla conservazione. Non è necessario riavviare Outlook.
Figura 3: il commento relativo alla conservazione e gli eventuali collegamenti a ulteriori informazioni configurati vengono visualizzati all'utente in Outlook 2010
In Exchange 2010 sono disponibili alcune funzionalità che consentono di rispettare gli obiettivi di conformità di un'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Criteri di messaggistica e conformità nella documentazione di Exchange 2010.
Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Retention Hold and Litigation Hold in Exchange 2010