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Konfigurieren automatischer Antworten für einen Benutzer in Exchange 2010

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Veröffentlichung des Originalartikels: 08.09.2011

Ein Benutzer ist aus einem beliebigen Grund (Urlaub, Krankheit, Freistellung, längere Beurlaubung oder Geschäftsreise an einen Remotestandort) nicht im Büro und vergisst, eine automatische Antwort festzulegen, die auch als Abwesenheitsnachricht oder im Exchange- bzw. Outlook-Sprachgebrauch als OOF-Nachricht bezeichnet wird. Als Exchange-Administrator erhalten Sie eine E-Mail vom Vorgesetzten des Benutzers, in der Sie gebeten werden, eine Abwesenheitsnachricht für den Benutzer zu konfigurieren.

In vorherigen Versionen von Exchange mussten Sie hierzu auf das Postfach des Benutzers zugreifen. Abwesenheitsnachrichten werden zusammen mit anderen Metadaten in der Struktur Non-IPM im Postfach eines Benutzers gespeichert. Ohne Zugriff auf das Postfach können Sie die darin enthaltenen Daten nicht ändern. Ein Administrator hat zwei Möglichkeiten, auf ein Postfach zuzugreifen:

  1. Erteilen Sie sich die Postfachberechtigung Vollzugriff für das Postfach des Benutzers.
  2. Ändern Sie das Kennwort des Benutzers, und melden Sie sich als Benutzer an.

Diese Optionen sind mit Sicherheit beide potenziell gefährlich. Mit der ersten Option wird dem Administrator Zugriff auf alle Daten im Postfach des Benutzers gewährt. Mit der zweiten Option wird dem Administrator Zugriff auf alle Daten gewährt, auf die das Benutzerkonto im Unternehmen zugreifen kann, und der Benutzer wird vom eigenen Konto ausgesperrt (da der jeweilige Benutzer das Kontokennwort nicht mehr kennt).

In Exchange 2010 können Sie Optionen für automatische Antworten für Benutzer konfigurieren, ohne eine der oben genannten Optionen zu verwenden. Sie müssen Mitglied einer Rollengruppe sein, die über die Verwaltungsrolle E-Mail-Empfänger oder Benutzeroptionen verfügt.

Konfigurieren von Optionen für automatische Antworten mithilfe der Exchange-Systemsteuerung

So konfigurieren Sie eine automatische Antwort mithilfe von ECP (Exchange-Systemsteuerung)

  1. Wählen Sie unter E-Mail (Mail) > Optionen (Options) die Option Einen anderen Benutzer (Another User) (Standard: Meine Organisation (My Organization) aus.

    Abbildung 1: Auswählen eines anderen Benutzers

  2. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die automatische Antwort konfigurieren möchten.

  3. Vergewissern Sie sich im neuen Fenster, dass der Name des Benutzers in der Warnmeldung angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Personen informieren, dass Sie im Urlaub sind (Tell people you’re on vacation).

    Abbildung 2: Wenn Sie in ECP (Exchange-Systemsteuerung) einen anderen Benutzer verwalten, wird oben auf der Seite in einer Warnung der Name des verwalteten Benutzers angezeigt.

  4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Automatische Antworten (Automatic Replies) die Optionen für automatische Antworten für den Benutzer (siehe Screenshot).

In Exchange 2007 wurde die Möglichkeit eingeführt, für externe und interne Empfänger verschiedene Abwesenheitsnachrichten zu erstellen. Außerdem können Sie Abwesenheitsnachrichten pro Benutzer und in den Einstellungen für Remotedomänen pro Remotedomäne deaktivieren oder aktivieren. Details hierzu finden Sie im früheren Beitrag Exchange Server 2007 Out of Office (OOF).

Konfigurieren von Optionen für automatische Antworten mithilfe der Shell

Mit diesem Befehl planen Sie interne und externe automatische Antworten vom 08.09.2011 bis zum 15.09.2011:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com –AutoReplyState Scheduled –StartTime “9/8/2011” –EndTime “9/15/2011” –ExternalMessage “External OOF message here” –InternalMessage “Internal OOF message here”

Zum Konfigurieren von automatischen Antworten, die gesendet werden, bis sie deaktiviert werden (das heißt ohne Zeitplan) legen Sie den AutoReplyState-Parameter auf Aktiviert (Enabled) fest, und geben Sie die Parameter StartTime und EndTime nicht an. Detaillierte Syntax- und Parameterbeschreibungen finden Sie unter Set-MailboxAutoReplyConfiguration.

Mit diesem Befehl werden Einstellungen für automatische Antworten für ein Postfach abgerufen.

Get-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com

Mit diesem Befehl werden konfigurierte automatische Antworten für ein Postfach deaktiviert.

Set-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com –AutoReplyState Disabled –ExternalMessage $null –InternalMessage $null

Bharat Suneja

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Configure Automatic Replies for a user in Exchange 2010.