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Lync Online-Konferenzen und die Möglichkeiten zur Einwahl via Telefon über einen Audio Conferencing Provider

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Gastbeitrag von Tim Bosinius (Senior Technical Sales Professional in Enterprise and Partner Group (EPG) bei Microsoft Deutschland) vom deutschen Microsoft Online Services-Blog.

Wer schon einmal eine Besprechung mit Lync Online aufgesetzt hat, der weiß, dass mit Lync Online (bisher) nur Webkonferenzen möglich sind. Dabei laufen Audio, Video und Anwendungsfreigabe über das Internet und man kann sehr einfach mit dem Lync-Client am PC, der Windows 8-App, über einen modernen Webbrowser oder einen der Lync-Clients für Windows Phone, Android oder iOS daran teilnehmen. Doch nicht immer hat die eingeladene Person eine Internetverbindung und ein Headset. Oftmals möchte/kann sie nur über das klassische Telefon teilnehmen. Die Standardeinladung von Lync Online hat aber keine Informationen zu Einwahl per Telefon, da Microsoft keine Konferenzfunktionen mit Übergang in das Telefonnetz anbietet:

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Eine der etwas weniger bekannten Funktionen in Lync Online ist die Möglichkeit, einen „Audio Conferencing Provider“ (im Microsoft-Jargon als Akronym unter ‚ACP‘ zu finden) zu hinterlegen. Zur Zeit gibt es in Europa drei Anbieter für diesen Dienst:

Das Produkt bei Intercall für die ACP-Funktion heißt Reservationless-Plus. Nachdem man sich auf dem Online-Portal angemeldet hat, sollte man unter dem Punkt „View Product Details“ (in der rechten Navigation) einige Punkte einstellen:

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Dies wären vor allem der „Conference Code“ und „Leader Pin“. Die andere Einstellungen wie der Entry- und Exit-Modus (also Ansagen, wenn jemand in die Konferenz kommt oder sie verläßt) sowie die Sprache sind eine Sache der persönlichen Präferenz:

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Bei PGi heißt das Produkt GlobalMeet. Die Konfiguration ist ebenfalls kinderleicht:

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Nach erfolgreicher Anmeldung am GlobalMeet-Portal für Lync kann man unter „Manage“ neue Benutzer hinzufügen und viele Konferenz-Optionen einstellen:

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Wenn man den Conference-Code hat, kann mit der Lync Online-Konfiguration beginnen. Dazu sollte man als erstes die „Externe Kommunikation“ erlauben. Anderenfalls kommt die Audiobrücke zwischen dem Provider und Lync Online nicht in allen Situationen zustande (mehr dazu auch im Support-Artikel 2460853):

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Danach hinterlegt man den Conference-Code und die jeweiligen Provider in den Benutzereigenschaften. Hier sollte die gebührenpflichtige Nummer OHNE Punkte, Leerzeichen und Klammern eingegeben werden. Dieses und andere potentielle Probleme werden im Support-Artikel 2693118 beschrieben. Die Empfehlung lautet hier, die E.123-Nummerierung zu nutzen. Dabei gibt man vor der Telefonnummer ein “+” zur Kennzeichnung von internationalen Telefonnummern an. So klappt das dann problemlos auch in Lync Online:

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Wenn man die Konfiguration für eine Reihe von Benutzern durchführen möchte, muss man auf der ACP-Anbieterseite für jeden Benutzer eine eigene Konferenz-Kennung anlegen. Diese können dann über eine CSV Datei automatisiert in Lync Online importiert werden. Näheres dazu findet man in der Office 365-Onlinehilfe. Nachdem die Konfiguration in Lync Online erfolgt ist, dauert es einige Minuten. Wenn man dann ein Lync Online-Meeting plant, erscheint der Konferenzanbieter im Einladungstext:

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Mit dem März 2013 Update für Office 365 ist es nun auch möglich, eine Lync-Besprechung über Outlook Web Access (OWA) zu planen:

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Mit der ACP-Funktion funktioniert auch das „Dial-out“ in Konferenzen, das heißt, man kann externe Gesprächspartner aus dem Lync-Client heraus direkt für eine Konferenz vom Server anrufen lassen. Dazu muss nur die Rufnummer des Teilnehmers im E.123-Format eingegeben werden:

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Eine wichtige Information für die Besprechungsorganisatoren:

Wenn ein Teilnehmer über die ACP-Funktion per Telefon in die Konferenz kommt, bekommt er durch den ACP-Anbieter eine Ansage. Diese dauert (je nach Konfiguration von Exit- und Entry-Modus beim Anbieter) zwischen 5 und 20 Sekunden. In dieser Zeit wird er zwar schon als Konferenzteilnehmer in Lync angezeigt, man hört sich aber gegenseitig noch nicht.  Kleiner Tipp: Kurz warten und Rücksicht nehmen auf Legacy-Teilnehmer im „Nicht-Online-Zeitalter“.

Have fun!
Daniel

Comments

  • Anonymous
    January 01, 2003
    Hallo Klaus,

    bisher gibt es leider keine Festnetz-Telefoniefunktionen in Office 365.

    Have fun!
    Daniel
  • Anonymous
    January 25, 2015
    Hallo, netter Artikel, sehr informativ. Gibt es bereits Lösungen für Office 365 und normale Telefonie. OnPremise geht das ja gut; geht das auch über Office 365?
  • Anonymous
    October 29, 2015
    Hallo, Welchen der drei Anbieter würden sie für ein Großunternehmen empfehlen vom Preis und von der Bedienung her?