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Web 上で Office ドキュメントの作業を行う際に確認するべき 3 つのポイント

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(この記事は 2014 年 10 月 23 日に Office Blogs に投稿された記事 Three questions to ask when you work on Office documents in the web の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

テクノロジは、創造性や生産性を高めるために大いに役立つものです。テクノロジのせいで共同作業が妨げられていると感じたなら、なぜうまく行かないのかを考える必要があります。たとえば Web 上で Office ドキュメントの共同作業を行うために最適なテクノロジを選択するときには、以下に挙げる 3 つのポイントを必ず確認しましょう。

1. あなたは、Internet Explorer、Firefox、Safari などのブラウザーを使用していますか?

インターネット ブラウザーによる制約があっては困ります。結局のところ、ブラウザーは Web での生産性向上を達成するための 1 つの手段にすぎません。Office Online は、Internet Explorer (IE)、Chrome、Firefox、Safari をはじめとする、あらゆる主要ブラウザーで使用できます。拡張機能などのソフトウェアを追加でインストールする必要はありません。どの主要ブラウザーでも、Office ドキュメントの内容がそのまま再現されます。こうした主要ブラウザーでは、Office のファイル形式やドキュメント自体の書式設定を維持したまま、Office Online を使用して Office ドキュメントを編集することが可能です。

一方 Google ドキュメントは、Chrome ブラウザーへの依存度が高いにもかかわらず、Chrome で Office ドキュメントを編集するには、「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」拡張機能をインストールする必要があります。また、IE、Firefox、Safari などのその他の主要ブラウザーでは、読み取り専用モードでしか Office ドキュメントを開けません。これらのブラウザーで Office ドキュメントを編集したい場合には、標準の Office ドキュメントを Google の独自形式に変換する必要がありますが、元のドキュメントの内容や書式設定が失われるリスクがあります。

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2. あなたは、Office ドキュメントを共有して共同作業を行っていますか?

Office ドキュメントの作業を最後に 1 人だけで行ったのはいつだったか覚えていますか? 私が 1 人で作業したのはずいぶん前でしたが、皆様も同様ではないでしょうか。今日においては、多くの作業が他ユーザーとの共同作業で行われています。

たとえば、私が Office ドキュメント内にコメントを残すと、他のユーザーは私のフィードバックに基づいてドキュメントを編集できます。チームが特定の時間に特定の場所に集まってミーティングを開くことができなくても、ドキュメントの作業を柔軟に進められるので心配ありません。外出先でもドキュメントへのアクセス、レビュー、コメントの追加を行えるようになり、どこでどのように作業するかを自由に選べます。多くのお客様から Office ドキュメントのリアルタイム共同編集機能をご要望いただいていたため、どのユーザーがドキュメントの作業を行っているかをリアルタイムで確認できるようにしました。Office Online はこうした機能を提供しています。

Office Online では、いつでもどこでも、必要なときに Office ドキュメントにアクセスして共同作業を行うことができます。Office ドキュメントを最も簡単に共有でき、最も円滑に共同作業を進められる方法です。Microsoft アカウントを作成していないユーザーとも Office ドキュメントを共有できるため、Gmail アカウントを所有している仲間と Office ドキュメントを共有して共同で作業する方法を探している方も、Office Online を利用すれば実現できます。Office Online でドキュメントを共有し、共有相手の電子メール アドレスを入力するだけで完了です。

このように Office Online は Office ドキュメントの共同作業を促進しますが、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは Office ドキュメントの共有、共同作業をスムーズに行うことができません。Google 内で Office ドキュメントの共同作業を行うには、電子メールによる旧来の方法をとるしかないのです。また、Google は、コメントの入力、ドキュメントの共有、共同作業をどうしても行いたい方のための選択肢を 1 つしか用意していません。標準の Office 形式から Google の独自形式にドキュメントを変換するという方法です。しかし、この方法では、ドキュメントの内容や書式設定を完全に維持できないというリスクがあります。

3. あなたは、Office ドキュメントの書式設定を修正するために時間をかけられますか?

昨今では、かつてないほど多くのデバイスが次々と市場に登場しています。Office ドキュメントもさまざまなフォーム ファクターで作成、共有、レビュー、編集されており、どのようにアクセスした場合にも、常に同じように表示されることが求められています。マイクロソフトは Office ファイルに関して、こうした再現性を目指しています。プラットフォームの違いによって機能がサポートされない場合でも、Office Online や Office for iPad などの最新の Office 環境ではドキュメントの内容がそのまま維持されます。このため、ドキュメントの書式設定の修正に時間をかける必要はありません。時間と手間が省けるので、プロジェクトの生産性を高めることができます。

ドキュメントの保存に Google ドライブを利用している方は、Google で Office ドキュメントを開くとドキュメントの書式設定が失われてしまうという問題があり、不満を抱いています。Chrome ブラウザーに「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」拡張機能をインストールしてから Google ドキュメントを使用したとしても、また、iOS や Android で最新の Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの各アプリを使用したとしても、ドキュメントの書式設定は失われてしまいます。たとえば Google を使用して学生が期末レポートを作成している場合、提出する前に、変更されてしまった書式設定の修正、再設定、しあげを他のだれかに依頼しなければなりません。また、業務に使用している場合、エンドユーザーは分析やプレゼンテーションを完成させる前に、ドキュメントの書式設定の修正に貴重な時間と労力を割かなければなりません。

世界中で 10 億を超えるユーザーにご利用いただいている Office は、事実上、業界のデファクト スタンダードとなる生産性ツールです。テクノロジは、Office ドキュメントの共有と共同作業を妨げる要因となってはいけません。操作を簡略化して創造性を高めるために活用されるべきです。Word Online (英語)、Excel Online (英語)、PowerPoint Online (英語) のビデオでは、Web 上で Office ドキュメントの共同作業を行う際に Office Online がどのように役立つのかをご覧いただけます。

Office Online を使用して、Office ドキュメントの作成、共有、共同作業、共同編集を今すぐ始めましょう!