SharePoint にプロジェクトを保存する方法、再度開く方法 - パート 1
(この記事は 2015 年 1 月 6 日に Office Blogs に投稿された記事 Saving Projects to SharePoint–and opening them again! Part 1 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
*** 2015 年 1 月 13 日更新 - ブログ記事の再編集を行うことはあまりないのですが、今回の記事は特にわかりにくかったため (読者の方からコメントを頂きました。ご指摘ありがとうございます!)、セクション タイトルとキャプションを追加しました。その他の部分には手を加えていません。***
「SharePoint にプロジェクトを保存する」―この言葉はシンプルなようで、実は多くの意味が含まれています。ですから、本題に入る前に、このブログ シリーズの方向性についてお伝えしておこうと思います。この話題を取り上げるにあたっては、あらゆるシナリオを網羅したいのですが、変化する要素 (ブラウザー、クライアント、バージョン、ドキュメント ライブラリ、SharePoint のタスク リスト、オンプレミスのサーバーであるかクラウドであるか、Project Server であるか、Project Online であるかなど) が非常に多いため、すべてを扱うことはできません。これについては、コメント欄で活発にご意見を交換していただければ幸いです。この記事では、一般的に発 生している問題と、考えられる回避策やベスト プラクティスをご紹介します。説明する動作の中には、不具合と思われるようなものや、Word や Excel などの他の Office アプリケーションとは異なるもの、「そう動作するように設計されている」と説明するほかないものも存在します。そのような説明は聞いたことがない方もい らっしゃるかと思いますが、これは、製品の機能がお客様の期待するものと違う場合によく使用される言い回しです。また、設計時の配慮が不足していた場合 や、予算や期間が限られていたために目指していた機能が完成しなかった場合、開発者がまったく意図していなかった方法で使用された場合などにも、耳にしま す。Word や Excel、PowerPoint と異なる点としては、まずプロパティ パネルが挙げられます。これは、SharePoint ドキュメント ライブラリに追加した列をアプリケーション内に表示する機能であり (Project や Visio にはこの機能はありません)、不具合とは見なされません。たとえば、Project のカスタム フィールドなどの要素が Word に存在しなくても不具合とは見なされないのと同様です。もう 1 つ異なる点を挙げると、Word や Excel、PowerPoint、Visio ではネイティブなドキュメント形式からブラウザーの編集画面が起動されますが、Project の場合は Project Server または Project Online からのみ可能で、mpp ファイルでは実行できません (ただし「タスク リストへの同期」でこの機能を実現していると考えることもできます)。それでは、主題である SharePoint への保存の話に入りましょう。
まず、mpp ファイルを SharePoint に保存する方法から説明します。後ほど Project Online および Project Server の場合にも触れますが、ここでは mpp ファイル形式の場合に限定して取り扱います。なお、この記事の内容は Project 2013 および SharePoint 2010/2013 のみを対象としています。
1. 「名前を付けて保存」で OneDrive for Business (SharePoint) のドキュメントフォルダーに mpp ファイルを保存する場合
Marketing Campaign Plan テンプレートで新規作成された mpp ファイルを、名前を付けて保存する場合について説明します。
[Save As] ダイアログに表示される項目数はユーザーによって異なります。1 番上に表示される [Sync with SharePoint] オプションについては、パート 2 で説明する予定です。続く 5 つのオプションは「サイト」に関するもので、それぞれ SharePoint の異なる場所を指しています。その下に表示される [OneDrive – Microsoft] は、私の作業用の OneDrive for Business アカウントであり、これも同様に SharePoint の場所です。[OneDrive – Contoso] および [OneDrive – LunchWithaLens] のオプションも同様に SharePoint から OneDrive for Business への接続で、それぞれ異なる Office 365 ログイン アカウントに対応しています。[OneDrive – Personal] は SharePoint ではなく、私の Microsoft アカウントのクラウド ストレージです。[Other Web Locations] にも SharePoint の場所が該当し、この場合には SharePoint 2010 のサイトがいくつか含まれています。
最初の例では、[OneDrive – Microsoft] の最近使用したフォルダー一覧に表示されている ____SyncTests フォルダーに保存してみましょう。
フォルダーを選択すると [Save As] ダイアログが表示され、ローカル ディレクトリと同じようにパスが表示されます。下矢印ボタンをクリックすると、ファイルの保存先である OneDrive for Business と接続された、SharePoint の個人用サイトの完全なパスを確認できます。
[Save] をクリックすると次のようなダイアログが表示され、プランが保存されます。
上記の手順では、適切に認証を得られること、Web クライアント サービスが実行されていること (またはサーバー OS でデスクトップ エクスペリエンス機能を使用しており、WebDAV クライアントを使用できること) など、いくつかの条件を満たしている必要がありますが、一般的には簡単に満たせる条件であり、これが SharePoint に mpp を保存するための信頼性の高い方法です。次に、ドラッグ アンド ドロップで保存する方法を説明します。
2. ドラッグアンドドロップで SharePoint ドキュメントライブラリにコピーする
次は、OneDrive サイトの同じ場所に、デスクトップから他の mpp ファイルをドラッグしてみましょう。
3. ドキュメントライブラリにマッピングされているローカルドライブにファイルをコピーする
他に、mpp ファイルを OneDrive for Business にマッピングされているローカル フォルダー (この場合は D:\Users\BriSmith\OneDrive – Microsoft フォルダー) にコピーする方法があります。
4. ファイルを開く際のオプション - Web ビューでファイル名をクリックする
さて、ここからは保存した mpp ファイルを開く方法についてご説明しましょう。OneDrive のブラウザー ウィンドウでプラン名をクリックします。
すると、下図の右上と [Info] に書かれているとおり、読み取り専用で開かれます。「このプロジェクトは読み取り専用モードで開かれています。編集するには、このプロジェクトを編集モー ドで開き直すか、[名前を付けて保存] を選択して別の保存場所を選択します」という回避方法も表示されています。また、「%20」という文字列についても注意が必要です。これは、空白文字を表 示しないために Web ページでは一般的に使用されるもので、名前の中の空白文字が %20 という文字列に置換されます (場合によっては表示されないこともあります)。
5. ファイルを開く際のオプション - [Edit] オプションを使用する
編集する場合は、省略記号をクリックしてから [Edit] を選択します。
私の場合、このプランを読み取り/書き込みモードで開くことができます。ここで「私の場合」と前置きしたのは、この操作を行っても読み取り専用モードのままで 表示される場合もあるからです。ファイルを開く操作には不具合が発生しており、現在調査が進められています。しかし、その修正には非常に複雑な変更が必要 となるため、通常の累積更新プログラムで修正する予定はありません。この動作は Word や Excel での読み取り専用ファイルの処理とも異なります。開発チームはこれらの処理が同じになるように変更することに取り組んでいますが、それぞれのアプリケー ションで使用されるファイルの処理方法とファイル形式が大きく異なるために複雑な作業が必要であり、これも通常の累積更新プログラムで修正する予定はあり ません。ただし、この動作が統一されることをユーザーの皆様がお望みであることは承知しております。
6. ファイルを開く際のオプション - ローカルにマッピングされているドライブから開く
多くの方が実施できる回避策としては、このほかに、 OneDrive for Business フォルダーのファイルをローカルにコピーし、mpp ファイルをクリックして読み取り/書き込みモードで開くという方法があります。同様に SharePoint の OneDrive フォルダーからコピー (ダウンロード) するという回避策もありますが、あまり便利な使い方であるとは言えません。ローカルの OneDrive フォルダーをご利用のお客様から、同期の信頼性に関するフィードバックを頂いたことがあります。スクリーンショットの撮影とシナリオの動作確認のために OneDrive の同期を修正する必要がありましたが、この方法では手間がかかることは認めざるを得ません。
さらに複雑なことに、マスター プロジェクトとサブ プロジェクトの作業を同一のドキュメント ライブラリで行おうとすると、問題が発生することがあります。この場合、作業対象のプロジェクトをすべて読み取り/書き込みモードで開くと正常に動作しま す。これは Project Server での動作とまったく同一です。プランを編集モードで開いていない場合でも (計算フィールドが更新されたなどの理由で) 「開かれている」メモリ内のコピーで変更することが可能で、保存を促すメッセージが表示されます。ただし、読み取り専用モードで開いていると、新規プロ ジェクトとして保存するように指示されます。これは、前述のとおり「そう動作するように設計されている」ためです。
7. ファイルを開く際のオプション - ログイン中のユーザー以外のドキュメントライブラリから開く
別のドキュメント ライブラリに移動してテストを続けます。他のアカウントを使用して接続する必要のある Office 365 サイト上に新しいドキュメント ライブラリを用意し、いくつかのドキュメントをドラッグして保存しました。なお、このテストには Google Chrome を使用しています。ブラウザーによる動作の違いはありませんが、異なる認証情報を使用して異なるサイトを開く場合は、異なるブラウザーを使用したほうが簡 単です。省略記号、[Edit] の順にクリックします。
この例では、ファイル ダウンロードのダイアログや、この Office 365 サイトへのログインを促す [Switch Accounts] ダイアログなどが表示されます。ここではログイン情報がキャッシュされていない (同時に他のブラウザーでログイン状態になっていることが明らかである) とし、ファイルは読み取り専用で開かれていると仮定します。
これで読み取り専用モードで開くことの主な問題点がおわかりいただ けるかと思います。ご自身のドキュメント ライブラリに使用しているのと同じ資格情報で PC にログインしている場合は正常に動作しますが、異なるアカウントでログインしている場合には、そのアカウントがキャッシュに保存されていて明らかに使用可 能であっても、正常に動作しないことがあります (この場合でもドキュメントにはアクセスできます)。オンプレミスのインストール環境では通常、この問題は発生しません。しかし、SharePoint Online、Office 365、および Project Online では、シングル サインオンを使用していない場合、この問題が発生しやすくなります。この問題については引き続き調査し、その結果をパート 2 以降でご報告します。何らかの事実が判明した場合は、このブログで記事を公開しますので、ご確認いただければ幸いです。
パート 2 では、SharePoint 2010 での動作について説明します (パート 3 に続く可能性もあります)。また、SharePoint タスクとの同期においても、読み取り専用モードで開くことで同様に問題が発生しているため、これについても取り上げる予定です。