人事部必見！Visio Pro for Office 365 で簡単に組織図を作成、共有する方法をご紹介
近年雇用形態の多様化に伴い、正社員・契約社員・派遣社員・アルバイト・パートなど、様々な役割の就労者が時期を問わず入退社したり社内異動をするため、組織図のメンテナンスがつい後手に回ることはないでしょうか？
"Visio Pro for Office 365"では、単に図面を描くだけではなく、社内のExchange Serverに収納されている情報や、Excelで管理している人事データなどを使い、簡単に見やすい組織図を直ぐに作成できます。この機能を使えばメンテナンスを怠りがちな組織図を、チーム単位から全社単位まで、ほぼ半自動で作れるため、人事担当者の負担を減らし、常に最新の組織図を社内と共有することができます。本日はVisio Pro for Office 365のこの優れた機能と、Visio Proで作成した図を簡単に共有できる"Visio Services”についてご紹介します。
Visio Pro for Office 365は、Office 365で提供される月額料金型のサービスで、一人5台のPCに最新のVisio Pro をインストールして利用できるサービスです。
従来のように一つ一つのPCに買取りのVisioを購入する代わりに、月額料金で最大5台まで利用できるため、自宅や会社で複数のマシンを使うユーザーには便利でお得なサービスです。現在提供しているVisio Proは、Visio Professional 2013と同様の機能が利用でき機能面でも大変充実しています。
さて、本題の組織図の作成ですが、本当に簡単な手順で作成することができます。まずはその作成手順を２分半の短い動画でご覧ください。
[embed]https://www.youtube.com/watch?v=EEOlMZibqWA[/embed]
動画でご紹介した組織図作成の流れをお浚いしますと、
- Visio Pro for Office 365を立ち上げ、ビジネス→組織のテンプレートを選択
- 組織ウィザードからインポートするデータを選択
- 組織を定義するデータから、組織図に表示したデータを選択
- 写真を挿入する場合はフォルダーを選択
- 組織図の表示方法を選択
以上で、自動的に組織図が作成されます。
参考： Excel データを使用した組織図の作成 https://www.microsoft.com/ja-jp/visio/2013/tips/visio14.aspx
組織図を作成する際にデータをインポート、連携をするところをご覧いただけたかと思います。Visio Pro for Office 365の一つの特徴は他のデータとの連携ができることです。今回は組織図の作成を例にデータ連携機能の一端をご覧いただいたのですが、組織図の作成以外にも適用範囲は広く、各種データベースやビックデータ、IOTで収集した多種多様なデータをVisioの図面上に最新の情報を反映、分かりやすく表示することができます。
こうしてVisio Pro for Office 365で作成した組織図や図面をVisioを持っていないユーザーと共有したい場合は、Office 365のSharePoint Online上で簡単に共有することができます。SharePoint OnlineではWebパーツを使って任意の社内ポータルサイトを簡単にデザインすることができますが、Webパーツの一つとしてVisio Servicesが選択できるため、Visioで作成した図面や組織図をSharePoint上に表示することができます。
※SharePointを使わずに、単純にVisioで作成した図をPowerPointやWordなどに貼り付けて共有する方法もあります。
１つめの方法。Visioで作成した図を、Ctrl 「V」（図の選択）＞Ctrl 「C」（図のコピー）＞Ctrl「V」（図の貼り付け）の３ステップで、簡単に他のOfficeドキュメントにコピペができます。
２つめの方法。 PowerPointやWordに”オブジェクト”として挿入します。例えば、Wordの場合、”挿入”＞”オブジェクト”＞”オブジェクト”＞”タブ”ファイルから”を選択＞”参照”＞目的のVisioファイルを選択＞Ok でVisioの図をそのままWordに挿入することができます。
さらにVisio Servicesでは先ほど触れたように組織図や図面をデータ連携させることができ、また、最短1分毎に自動同期をするといった設定が可能です。
これにより一度Visio Serviceで共有したデータでも、元のデータが最新情報が更新されると、定期的にVisio Servicesと同期され、常に最新のデータを反映した組織図や図面をSharePoint 上に表示することができるのです。
Visio Services を使った組織図や図面の共有方法の詳細はこちらを合わせてご覧ください。
Visio Servicesで図を共有する https://blogs.technet.com/b/microsoft_office_/archive/2012/11/15/visio-services.aspx
いかがでしょうか。普段メンテナンスが面倒な組織図も、Visio Pro for Office 365を使えば簡単に作成でき、Visio Servicesと介して共有ができることがお分かりいただけたかと思います。
本日ご紹介した最新のVisio Pro for Office 365で組織図の作成を試してみたい方は、30日間の無料試用版を是非お試しください。
社内のExchangeのデータや、お手持ちのExcelデータを使って簡単に組織図が作成できることを体感いただけます。
Visio Pro for Office 365の30日間無料試用版は以下のページにある、”無料で今すぐ試す” ボタンからお申込みいただけます。
https://office.microsoft.com/ja-jp/visio/FX103791920.aspx
また、組織図の作成以外にもVisioの便利な様々な機能をビデオでご紹介しておりますのでご利用のヒントとして是非ご活用ください。