SENAI RN adota Office Small Business e aprimora processos de atendimento

O Centro de Tecnologias em Informática Aluízio Alves (CTI Aluízio Alves), do SENAI RN, sempre buscou a excelência no atendimento, mas apresentava dificuldade para responder com agilidade às demandas de seus clientes: propostas comerciais, apresentações, ou mesmo campanhas para atrair novos alunos. Esse cenário provocava um desgaste da imagem e a perda de clientes potenciais. A instituição adotou o Microsoft Office Small Business 2007 e recebeu acompanhamento para instalar a solução.

“Embora já utilizássemos softwares em nossas rotinas de trabalho, não existia uma padronização dos processos. Esse cenário provocava um desgaste da imagem do Centro e, ao mesmo tempo, a perda de clientes potenciais”, conta João Xavier Neto, administrador do CTI Aluízio Alves.

Durante o evento “Pé na Estrada”, realizado em Recife pela Microsoft, uma apresentação do Microsoft Office Outlook 2007 chamou a atenção de Xavier Neto, que vislumbrou na solução, aliada a outras ferramentas do pacote Office, a possibilidade de realizar campanhas de marketing.

Após contato com a Microsoft, o CTI Aluízio Alves recebeu a licença do Microsoft Office Small Business 2007, que inclui os softwares de produtividade e gerenciamento Excel 2007, Outlook 2007 com Business Contact Manager, PowerPoint 2007, Publisher 2007 e Word 2007. Um parceiro Microsoft forneceu todo o acompanhamento para instalar a solução e tirar o melhor proveito de cada uma das ferramentas: agilizar atividades rotineiras, organizar as informações e os documentos e prestar um melhor serviço aos clientes.

Para que houvesse a integração das informações relativas aos treinamentos ministrados e valores, que estavam distribuídas em planilhas Excel e documentos em Word, foi necessário padronizar e organizar as operações. Por meio do Business Contact Manager presente no Microsoft Office 2007 nas versões Professional ou Small Business, as informações de contatos foram centralizadas em um único local, o que possibilitou aos funcionários do CTI Aluízio Alves gastar menos tempo na procura de informações.

Como parte do projeto, o SENAI/RN investiu também na estrutura física do CTI Aluízio Alves adquirindo dois servidores e 24 computadores para as atividades de formação profissional. Os usuários da solução não precisaram passar por treinamento, graças à interface intuitiva e fácil de usar.

Mas o ponto alto do Office Small Business para o CTI Aluízio Alves foi a agilidade com que a ferramenta permitiu atender os clientes. Propostas comerciais que anteriormente demoravam cerca de cinco dias para serem enviadas, chegam às mãos dos interessados poucos minutos depois de solicitadas. “Ao sermos ágeis, criamos um vínculo de credibilidade e asseguramos a satisfação do cliente”, diz o administrador.

A proposta-padrão do CTI Aluízio Alves pode ser facilmente customizada e ganhou um layout profissional com o Office Word 2007. Ao todo, o Centro conseguiu padronizar documentos e até elaborou um catálogo de cursos utilizando o Microsoft Office Publisher 2007. Para o administrador, a grande surpresa foi a facilidade para compor uma campanha de marketing: uma mala direta, criada no Word, que foi enviada por e-mail para mais de 500 clientes, a partir de um cadastro de contatos previamente registrado no Business Contact Manager.

Segundo Xavier Neto, com o Office Small Business qualquer pessoa com um conhecimento básico de informática consegue montar um material de marketing com aparência profissional, que posteriormente pode ser encaminhado via Outlook, ser impresso ou postado na Internet.

“A imagem que tínhamos da Microsoft era de uma companhia grande e distante da realidade de pequenas empresas”, afirma o administrador do CTI Aluízio Alves. O atendimento prestado quebrou esse paradigma. “Ficou claro que é um fabricante voltado tanto para o mercado das grandes, como das micro, pequenas e médias organizações”, destaca. De acordo com o executivo, o Centro acreditava que teria um custo alto para desenvolver campanhas de marketing o que não se concretizou. Além disso, percebeu que, com um acompanhamento, é possível extrair muitas funcionalidades do Office Small Business que ajudam a melhorar o relacionamento com o cliente, como por exemplo, os recursos de pesquisa do Office Outlook 2007 com Business Contact Manager, que ajudam a criar listas de mala-direta e materiais de marketing personalizados.