Δημιουργία δυναμικών αναφορών με παραμέτρους

Ολοκληρώθηκε

Στις δυναμικές αναφορές, τα δεδομένα μπορούν να αλλαχτούν από έναν προγραμματιστή, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του χρήστη. Οι δυναμικές αναφορές είναι πολύτιμες, καθώς μία μεμονωμένη αναφορά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πολλαπλούς σκοπούς. Εάν χρησιμοποιείτε δυναμικές αναφορές, θα μπορείτε να δημιουργείτε λιγότερες μεμονωμένες αναφορές, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους οργανισμού.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραμέτρους, προσδιορίζοντας τις τιμές για τις οποίες θέλετε να εμφανίζονται δεδομένα στην αναφορά και η αναφορά ενημερώνεται ανάλογα, φιλτράροντας τα δεδομένα για εσάς.

Η δημιουργία δυναμικών αναφορών σάς επιτρέπει να παρέχετε στους χρήστες περισσότερη ισχύ στα δεδομένα που εμφανίζονται στις αναφορές σας, αφού οι ίδιοι οι χρήστες θα μπορούν να αλλάξουν την προέλευση δεδομένων και να φιλτράρουν τα δεδομένα.

Στο παράδειγμα που ακολουθεί, δημιουργήσατε μια αναφορά για την ομάδα πωλήσεων της Tailwind Traders, η οποία εμφανίζει τα δεδομένα πωλήσεων στη βάση δεδομένων SQL Server. Η αναφορά παρέχει μια ολιστική προβολή του τρόπου με τον οποίο αποδίδει η ομάδα πωλήσεων. Παρόλο που η αναφορά είναι χρήσιμη, τα μέλη της ομάδας πωλήσεων θα ήθελαν να έχουν τη δυνατότητα φιλτραρίσματος της αναφοράς για να προβάλλουν μόνο τα δικά τους δεδομένα και να παρακολουθούν πιο εύκολα την απόδοσή τους σε σχέση με τους στόχους πωλήσεών τους.

Δημιουργία δυναμικών αναφορών για μεμονωμένες τιμές

Για να δημιουργήσετε μια δυναμική αναφορά, πρέπει πρώτα να συντάξετε το ερώτημα SQL. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Λήψη δεδομένων στο Power BI Desktop για να συνδεθείτε στη βάση δεδομένων.

Σε αυτό το παράδειγμα, συνδέεστε στη βάση δεδομένων σας με SQL Server ακολουθώντας τα εξής βήματα:

1. Αφού καταχωρήσετε τις λεπτομέρειες του διακομιστή σας, στο παράθυρο Βάση δεδομένων SQL Server, επιλέξτε Επιλογές για προχωρημένους.

2. Επικολλήστε το ερώτημα SQL στο πλαίσιο Πρόταση SQL και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   

   

   Όταν πραγματοποιηθεί η σύνδεση, τα δεδομένα εμφανίζονται στο παράθυρο προεπισκόπησης.

3. Επιλέξτε Επεξεργασία για να ανοίξετε τα δεδομένα στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε την παράμετρο, ακολουθώντας τα εξής βήματα:

1. Στην Αρχική καρτέλα, επιλέξτε Διαχείριση παραμέτρων > Νέα παράμετρος.

2. Στο παράθυρο Παράμετροι, αλλάξτε το προεπιλεγμένο όνομα παραμέτρου σε κάτι πιο περιγραφικό, ώστε να είναι σαφής ο σκοπός της. Σε αυτή την περίπτωση, αλλάζετε το όνομα σε SalesPerson.

3. Επιλέξτε Κείμενο από τη λίστα Τύπος και κατόπιν επιλέξτε Οποιαδήποτε τιμή από τη λίστα Προτεινόμενη τιμή.

4. Επιλέξτε OK.

   

   Εμφανίζεται ένα νέο ερώτημα για την παράμετρο που δημιουργήσατε.

   

Τώρα πρέπει να προσαρμόσετε τον κώδικα στο ερώτημα SQL, για να αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα σας παράμετρο.

1. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο Query1 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρόγραμμα επεξεργασίας για προχωρημένους.

2. Αντικαταστήστε την υπάρχουσα τιμή στην πρόταση εκτέλεσης με το σύμβολο εμπορικό "και" (&) ακολουθούμενο από το όνομα της παραμέτρου (SalesPerson), όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

   

3. Βεβαιωθείτε ότι δεν εμφανίζονται σφάλματα στο κάτω μέρος του παραθύρου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος.

Παρόλο που δεν βλέπετε διαφορά στην οθόνη, το Power BI εκτελέστηκε το ερώτημα.

4. Για να επιβεβαιώσετε ότι το ερώτημα εκτελέστηκε, μπορείτε να κάνετε μια δοκιμή, επιλέγοντας το ερώτημα παραμέτρου και καταχωρώντας μια νέα τιμή στο πλαίσιο Τρέχουσα τιμή.

   

5. Ενδέχεται να εμφανιστεί ένα εικονίδιο προειδοποίησης δίπλα στο ερώτημα. Αν συμβεί αυτό, επιλέξτε το συγκεκριμένο ερώτημα για να προβάλετε το προειδοποιητικό μήνυμα, το οποίο αναφέρει ότι απαιτείται άδεια για την εκτέλεση αυτού του εγγενούς ερωτήματος βάσης δεδομένων. Επιλέξτε Δικαίωμα επεξεργασίας και έπειτα επιλέξτε Εκτέλεση.

   Όταν το ερώτημα εκτελεστεί με επιτυχία, η παράμετρος εμφανίζει τη νέα τιμή.

   

6. Επιλέξτε Κλείσιμο και εφαρμογή για να επιστρέψετε στο πρόγραμμα επεξεργασίας αναφορών.

Τώρα μπορείτε να εφαρμόσετε την παράμετρο στην αναφορά:

1. Επιλέξτε Επεξεργασία ερωτημάτων > Επεξεργασία παραμέτρων.

2. Στο παράθυρο Επεξεργασία παραμέτρων, πληκτρολογήστε μια νέα τιμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

3. Επιλέξτε Εφαρμογή αλλαγών και εκτελέστε ξανά το εγγενές ερώτημα.

   Τώρα, όταν προβάλλετε τα δεδομένα, βλέπετε τα δεδομένα για τη νέα τιμή που μεταβιβάστηκε μέσω της παραμέτρου.

   

Μπορείτε πλέον να δημιουργήσετε μια αναφορά που εμφανίζει δεδομένα για μια συγκεκριμένη τιμή κάθε φορά. Απαιτούνται περισσότερα βήματα για την εμφάνιση δεδομένων για πολλές τιμές ταυτόχρονα.

Δημιουργία δυναμικών αναφορών για πολλές τιμές

Για να χρησιμοποιήσετε πολλές τιμές ταυτόχρονα, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel, το οποίο περιέχει έναν πίνακα που αποτελείται από μία στήλη με τη λίστα τιμών.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Λήψη δεδομένων στο Power BI Desktop για να συνδεθείτε με τα δεδομένα σε αυτό το φύλλο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο παράθυρο Περιήγηση, επιλέξτε Επεξεργασία για να ανοίξετε τα δεδομένα σε πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, όπου βλέπετε ένα νέο ερώτημα για τον πίνακα δεδομένων.

   

2. Μετονομάστε τη στήλη στον πίνακα σε κάτι πιο περιγραφικό.

3. Αλλάξτε τον τύπο δεδομένων στήλης σε Κείμενο ώστε να συμφωνεί με τον τύπο της παραμέτρου και να αποφύγετε προβλήματα μετατροπής δεδομένων.

4. Στην ενότητα Ιδιότητες του ερωτήματος, αλλάξτε επίσης το όνομα της προέλευσης δεδομένων σε κάτι πιο περιγραφικό. Για αυτό το παράδειγμα, πληκτρολογήστε SalesPersonID.

Στη συνέχεια, πρέπει να δημιουργήσετε μια συνάρτηση που μεταβιβάζει το νέο ερώτημα SalesPersonID στο Query1:

1. Κάντε δεξί κλικ στο Query1 και επιλέξτε Δημιουργία συνάρτησης.

   

2. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη συνάρτηση και επιλέξτε OK.

   

   Η νέα συνάρτηση εμφανίζεται στο τμήμα παραθύρου Ερωτήματα .

   

3. Για να εξασφαλίσετε ότι το Query1 δεν εμφανίζεται στη λίστα πεδίων για την αναφορά, το οποίο θα μπορούσε πιθανώς να προκαλέσει σύγχυση στους χρήστες, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη φόρτωσή του στην αναφορά, κάνοντας δεξί κλικ στο Query1 ξανά και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Ενεργοποίηση φόρτωσης (επιλεγμένη από προεπιλογή) για να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα.

   

4. Επιλέξτε το ερώτημα SalesPersonID που φορτώσατε από το φύλλο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Προσθήκη στήλης, επιλέξτεΚλήση προσαρμοσμένης συνάρτησης για να εκτελέσετε την προσαρμοσμένη συνάρτηση που δημιουργήσατε.

   

5. Στο παράθυρο Κλήση προσαρμοσμένης συνάρτησης, επιλέξτε τη συνάρτησή σας από τη λίστα Ερωτήματα συνάρτησης.

Το Όνομα νέας στήλης ενημερώνεται αυτόματα και ο πίνακας που περιέχει τις τιμές που θα μεταβιβάσετε μέσω της παραμέτρου επιλέγεται από προεπιλογή.

6. Επιλέξτε OK και εκτελέστε το εγγενές ερώτημα, αν είναι απαραίτητο.

   

   Μια νέα στήλη για τη συνάρτηση GetSalesFromSalesPerson εμφανίζεται δίπλα στη στήλη SalesPersonID .

   

7. Επιλέξτε το εικονίδιο με τα δύο βέλη σε αυτή τη νέα κεφαλίδα στήλης και έπειτα επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου των στηλών που θέλετε να φορτώσετε. Σε αυτήν την ενότητα καθορίζετε τις λεπτομέρειες που είναι διαθέσιμες στην αναφορά για κάθε τιμή (αναγνωριστικό πωλητή).

8. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση αρχικού ονόματος στήλης ως προθήματος στο κάτω μέρος της οθόνης, καθώς δεν χρειάζεται να βλέπετε ένα πρόθημα με τα ονόματα των στηλών στην αναφορά.

9. Επιλέξτε OK.

   

   Θα πρέπει να μπορείτε να δείτε τα δεδομένα για τις στήλες που επιλέξατε, για κάθε τιμή (αναγνωριστικό πωλητή).

   

   Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες τιμές (αναγνωριστικά πωλητών) στη στήλη SalesPersonID στο φύλλο εργασίας του Excel ή μπορείτε να αλλάξετε τις υπάρχουσες τιμές.

10. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, επιστρέψτε στο Πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query.

11. Στην Αρχική καρτέλα, επιλέξτε Ανανέωση προεπισκόπησης και, στη συνέχεια, εκτελέστε ξανά το τοπικό ερώτημα (εάν είναι απαραίτητο). Θα πρέπει να δείτε τις πωλήσεις από τα νέα αναγνωριστικά πωλητών που προσθέσατε στο φύλλο εργασίας.

12. Επιλέξτε Κλείσιμο και εφαρμογή για να επιστρέψετε στο πρόγραμμα επεξεργασίας αναφορών, όπου βλέπετε τα νέα ονόματα στηλών στο τμήμα παραθύρου Πεδία.

Μπορείτε πλέον να ξεκινήσετε τη δημιουργία της αναφοράς σας.