Λήψη δεδομένων από αρχεία

Ολοκληρώθηκε

Οι οργανισμοί συχνά εξάγουν και αποθηκεύουν δεδομένα σε αρχεία.  Μια πιθανή μορφή αρχείου είναι ένα επίπεδο αρχείο. Ένα επίπεδο αρχείο είναι ένας τύπος αρχείου που έχει μόνο έναν πίνακα δεδομένων και κάθε γραμμή δεδομένων βρίσκεται στην ίδια δομή. Το αρχείο δεν περιέχει ιεραρχίες.  Πιθανώς, είστε εξοικειωμένοι με τους πιο συνηθισμένους τύπους επιπέδων αρχείων, τα οποία είναι αρχεία τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv), οριοθετημένων αρχείων κειμένων (.txt) και αρχείων σταθερού πλάτους. Ένας άλλος τύπος αρχείου είναι τα αρχεία εξόδου από διαφορετικές εφαρμογές, όπως τα βιβλία εργασίας του Microsoft Excel (.xlsx).

Το Power BI Desktop σας επιτρέπει να λαμβάνετε δεδομένα από πολλούς τύπους αρχείων. Μπορείτε να βρείτε μια λίστα με τις διαθέσιμες επιλογές όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Λήψη δεδομένων σε Power BI Desktop.  Οι ακόλουθες ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο του Excel που είναι αποθηκευμένο σε έναν τοπικό υπολογιστή.

Σενάριο

Η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού (HR) στην Tailwind Traders έχει ετοιμάσει ένα επίπεδο αρχείο που περιέχει ορισμένα από τα δεδομένα των υπαλλήλων του οργανισμού σας, όπως το όνομα του υπαλλήλου, την ημερομηνία πρόσληψης, τη θέση και τον προϊστάμενο.  Ζήτησαν να δημιουργήσετε αναφορές Power BI χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα καθώς και δεδομένα που βρίσκονται σε πολλές άλλες προελεύσεις δεδομένων.

Θέση επίπεδου αρχείου

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τη θέση του αρχείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την εξαγωγή και την αποθήκευση των δεδομένων σας.

Τα αρχεία του Excel μπορεί να υπάρχουν σε μία από τις ακόλουθες θέσεις:

• Τοπικά - Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα τοπικό αρχείο στο Power BI. Το αρχείο δεν μετακινήθηκε στο Power BI και δεν παραμένει σε αυτό μια σύνδεση. Αντί για αυτό, δημιουργείται ένα νέο μοντέλο σημασιολογίας στο Power BI και τα δεδομένα από το αρχείο του Excel φορτώνονται σε αυτό. Κατά συνέπεια, οι αλλαγές στο αρχικό αρχείο excel δεν αντικατοπτρίζονται στο σημασιολογικό μοντέλο Power BI. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εισαγωγή τοπικών δεδομένων για δεδομένα που δεν αλλάζουν.

• OneDrive για επιχειρήσεις - Μπορείτε να αντλήσετε δεδομένα από OneDrive για επιχειρήσεις στο Power BI. Αυτή η μέθοδος είναι αποτελεσματική για τον συγχρονισμό ενός αρχείου Excel και του μοντέλου σημασιολογίας, των αναφορών και των πινάκων εργαλείων σας στο Power BI. Το Power BI συνδέεται τακτικά στο αρχείο σας στο OneDrive. Εάν βρεθούν αλλαγές, το μοντέλο σημασιολογίας, οι αναφορές και οι πίνακες εργαλείων σας ενημερώνονται αυτόματα στο Power BI.

• OneDrive - Προσωπικό - Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από αρχεία σε έναν προσωπικό λογαριασμό OneDrive και να έχετε πολλά από τα ίδια πλεονεκτήματα που θα είχατε με OneDrive για επιχειρήσεις. Ωστόσο, θα χρειαστεί να εισέλθετε με τον προσωπικό λογαριασμό σας στο OneDrive και να επιλέξετε το στοιχείο Να παραμένω σε σύνδεση. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του συστήματός σας για να διαπιστώσετε αν επιτρέπεται αυτός ο τύπος σύνδεσης στον οργανισμό σας.

• SharePoint - Τοποθεσίες ομάδας - Η αποθήκευση των αρχείων σας Power BI Desktop σε τοποθεσίες ομάδας του SharePoint είναι παρόμοια με την αποθήκευση σε OneDrive για επιχειρήσεις. Η κύρια διαφορά είναι ο τρόπος με τον οποίο συνδέεστε στο αρχείο από το Power BI. Μπορείτε να καθορίσετε μια διεύθυνση URL ή να συνδεθείτε με τον ριζικό φάκελο.

  

Η χρήση μιας επιλογής cloud, όπως οι τοποθεσίες του OneDrive ή των τοποθεσιών ομάδας του SharePoint, είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να διατηρείτε σε συγχρονισμό το αρχείο και το μοντέλο σημασιολογίας, τις αναφορές και τους πίνακες εργαλείων σας στο Power BI. Ωστόσο, εάν τα δεδομένα σας δεν αλλάζουν τακτικά, η αποθήκευση αρχείων σε έναν τοπικό υπολογιστή είναι μια κατάλληλη επιλογή.

Σύνδεση σε δεδομένα ενός αρχείου

Στο Power BI, στην Αρχική καρτέλα, επιλέξτε Λήψη δεδομένων. Στη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή που χρειάζεστε, όπως Κείμενο/CSV ή XML. Για αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξετε Excel.

Συμβουλή

Η αρχική καρτέλα περιέχει επιλογές προέλευσης δεδομένων γρήγορης πρόσβασης, όπως το Excel, δίπλα στο κουμπί Λήψη δεδομένων .

Ανάλογα με την επιλογή σας, πρέπει να βρείτε και να ανοίξετε την προέλευση δεδομένων σας. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να πραγματοποιήσετε είσοδο σε μια υπηρεσία, όπως το OneDrive, για έλεγχο ταυτότητας της αίτησής σας. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ανοίξετε το βιβλίο εργασίας του Excel Δεδομένα υπαλλήλων που είναι αποθηκευμένο στο Desktop (Να θυμάστε ότι δεν παρέχονται αρχεία για πρακτική, πρόκειται για υποθετικά βήματα).

Επιλογή των δεδομένων αρχείου για εισαγωγή

Μετά τη σύνδεση του αρχείου με το Power BI Desktop, θα ανοίξει το παράθυρο Περιήγηση. Αυτό το παράθυρο εμφανίζει τα δεδομένα που είναι διαθέσιμα στην προέλευση δεδομένων σας (το αρχείο Excel σε αυτό το παράδειγμα). Μπορείτε να επιλέξετε έναν πίνακα ή μια οντότητα για να κάνετε προεπισκόπηση των περιεχομένων τους, ώστε να εξασφαλίσετε ότι φορτώνονται τα σωστά δεδομένα στο μοντέλο Power BI.

Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου των πινάκων που θέλετε να μεταφέρετε στο Power BI. Αυτή η επιλογή ενεργοποιεί τα κουμπιά Φόρτωση και Μετασχηματισμός δεδομένων , όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί Φόρτωση για να φορτώσετε αυτόματα τα δεδομένα σας στο μοντέλο Power BI ή να επιλέξετε το κουμπί Μετασχηματισμός δεδομένων για να εκκινήσετε την πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, όπου μπορείτε να ελέγξετε και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας πριν από τη φόρτωσή τους στο μοντέλο Power BI.

Συχνά συνιστούμε να μετασχηματίζετε τα δεδομένα, αλλά αυτή η διαδικασία θα συζητηθεί αργότερα σε αυτή την εκπαιδευτική ενότητα. Για αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Φόρτωση.

Αλλαγή του αρχείου προέλευσης

Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε τη θέση ενός αρχείου προέλευσης για μια προέλευση δεδομένων κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης ή αν αλλάξει η θέση χώρου αποθήκευσης αρχείων.  Για να διατηρείτε ενημερωμένες τις αναφορές σας, θα πρέπει να ενημερώσετε τις διαδρομές σύνδεσης αρχείου στο Power BI.

Power Query παρέχει πολλούς τρόπους για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, ώστε να μπορείτε να κάνετε αυτόν τον τύπο αλλαγής όταν χρειάζεται.

1. Ρυθμίσεις προέλευσης δεδομένων
2. Ρυθμίσεις ερωτήματος
3. Προηγμένο πρόγραμμα επεξεργασίας

Προειδοποίηση

Εάν αλλάζετε μια διαδρομή αρχείου, βεβαιωθείτε ότι επανασυνδέεστε στο ίδιο αρχείο με την ίδια δομή αρχείου. Τυχόν δομικές αλλαγές σε ένα αρχείο, όπως διαγραφή ή η μετονομασία στηλών στο αρχείο προέλευσης, θα καταστρέψουν το μοντέλο αναφοράς.

Για παράδειγμα, δοκιμάστε να αλλάξετε τη διαδρομή αρχείου προέλευσης δεδομένων στις ρυθμίσεις προέλευσης δεδομένων. Επιλέξτε Ρυθμίσεις προέλευσης δεδομένων στο Power Query. Στο παράθυρο Ρυθμίσεις προέλευσης δεδομένων , επιλέξτε το αρχείο σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αλλαγή προέλευσης. Ενημερώστε τη Διαδρομή αρχείου ή χρησιμοποιήστε την επιλογή Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο σας, επιλέξτε OK και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κλείσιμο.