Ενεργοποίηση προτάσεων εγγράφων για το Dynamics 365 for Customer Engagement - Power Platform

Άρθρο
03/27/2023

Σημαντικό

Η δυνατότητα προτάσεων εγγράφου έχει καταργηθεί για όλους τους πίνακες, εκτός από τον πίνακα υπόθεσης. Ο πίνακας υπόθεσης είναι διαθέσιμος με το Dynamics 365 Customer Service. Περισσότερες πληροφορίες: Δημιουργία υπόθεσης

Η ενεργοποίηση των προτάσεων εγγράφων σας βοηθά να ενημερώσετε τους χρήστες του προγράμματος περιήγησης στο web Dynamics 365 και κινητού τηλεφώνου σχετικά με σημαντικά έγγραφα που σχετίζονται με το αντικείμενο εργασίας τους στο Dynamics 365 όπως μια μεγάλη ευκαιρία πωλήσεων. Εσείς, ως διαχειριστής, ορίζετε τα σχετικά πεδία. Ένας μηχανισμός προτάσεων που χρησιμοποιεί Azure αναλύσεις κειμένου χρησιμοποιεί λέξη-κλειδί για να συσχετίσει σχετικές καρτέλες και να βρει παρόμοια έγγραφα. Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες ομοιότητας στο Dynamics 365 για να παράσχετε τη δική σας λογική ομοιότητας. Το Dynamics 365 στη συνέχεια παρουσιάζει μια λίστα των προτεινόμενων έγγραφα στον χρήστη ενώ ο χρήστης επεξεργάζεται την τρέχουσα εγγραφή.

Σημείωμα

Η δυνατότητα προτάσεων εγγράφων δεν απαιτεί σύνδεση με την Azure υπηρεσία αναλύσεων κειμένου. Εάν επιλέξετε να μην χρησιμοποιήσετε τις Azure αναλύσεις κειμένου, οι προτάσεις εγγράφων θα χρησιμοποιήσουν την ενσωματωμένη λογική αντιστοίχισης λέξεων-κλειδιών που είναι διαθέσιμη στο Dynamics 365. Ωστόσο, συνιστούμε να χρησιμοποιείτε την Azure υπηρεσία αναλύσεων κείμενο για πιο σύνθετη αντιστοίχιση λέξεων-κλειδιών.

Οι προτάσεις εγγράφων αναζητούν άλλες, παρόμοιες καρτέλες για να προσδιορίσει ομοιότητες που διαπιστώθηκαν στα έγγραφα που βρίσκονται σε μια SharePoint τοποθεσία, στο OneDrive ή σε εξωτερική θέση. Τα προτεινόμενα έγγραφα μπορούν να είναι σε διάφορες μορφές, όπως word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF και αρχεία κειμένου. Όταν βρεθούν παρόμοια έγγραφα, οι προτάσεις εγγράφων παρουσιάζουν προσφέροντάς σας τη δυνατότητα να ανοίξετε το έγγραφο ή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο.

Απαιτήσεις

Απαιτούνται τα παρακάτω για τη χρήση των προτάσεων εγγράφων με το Dynamics 365.

Dynamics 365 Customer Service.
Για να προτείνετε έγγραφα τα οποία βρίσκονται στο SharePoint:
- Προσπελάστε τα SharePoint Online, SharePoint 2013 ή SharePoint 2016.
- Η διαχείριση εγγράφων πρέπει να γίνει στο Dynamics 365. Δείτε Ρύθμιση ενοποίησης SharePoint.
Η αναζήτηση Dataverse πρέπει να ενεργοποιηθεί. Περισσότερες πληροφορίες: Ρύθμιση παραμέτρων αναζήτησης Dataverse για τον οργανισμό
Οι προτάσεις εγγράφου λειτουργούν με το πρόγραμμα περιήγησης στο Web, το Dynamics 365 για tablet και το Dynamics 365 για τηλέφωνα.
Για να χρησιμοποιήσετε Azure αναλύσεις κειμένου με προτάσεις εγγράφων:
- Απαιτείται μια Azure συνδρομή για τη χρήση της υπηρεσίας αναλύσεων κειμένου του Azure.
- Ένας διαχειριστής συστήματος πρέπει να ενεργοποιήσει τη σύνδεση αναλύσεων κειμένου στο Dynamics 365.
Ένας διαχειριστής συστήματος πρέπει να ορίσει έναν κανόνα ομοιότητας για κάθε τύπο οντότητας που πρόκειται να συμπεριληφθεί στις προτάσεις εγγράφων. Περισσότερες πληροφορίες: Χρήση προηγμένων κανόνων ομοιότητας για προβολή παρόμοιων προτάσεων υποθέσεων.

Πώς λειτουργεί

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Προτάσεις εγγράφου με την Οντότητα υπόθεσης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη αντιστοιχία μοτίβου που περιλαμβάνεται εγγενώς στη δυνατότητα προτάσεων εγγράφων, αλλά σας συνιστούμε να χρησιμοποιείτε την υπηρεσία αναλύσεων κειμένου του Azure για πιο σύνθετη αντιστοίχιση λέξεων-κλειδιών.

Οι προτάσεις εγγράφων αναζητούν μόνο τις θέσεις και τα έγγραφα στα οποία ο χρήστης έχει πρόσβαση.

Πραγματοποιείται αναζήτηση σε θέσεις όπου βρίσκονται έγγραφα με την ακόλουθη σειρά:

Προεπιλεγμένη τοποθεσία SharePoint.
Άλλες SharePoint τοποθεσίες.
OneDrive.
Ομάδες Microsoft 365 (όταν η λύση είναι εγκατεστημένη).
Εξωτερική διεύθυνση URL (κατά τη ρύθμιση παραμέτρων).

Οι προτάσεις εγγράφων δεν πραγματοποιούν αναζήτηση σε συνημμένα αρχεία που προστίθενται σε Σημειώσεις σε εγγραφές Dynamics 365.

Προσθήκη εξωτερικής διεύθυνσης URL για να αναζητήσετε μια άλλη τοποθεσία

Οι εξωτερικές τοποθεσίες, όπως μια SharePoint βιβλιοθήκη εγγράφων εσωτερικής εγκατάστασης, μπορούν να συμπεριληφθούν στις προτάσεις εγγράφων προσθέτοντας μια εξωτερική διεύθυνση URL για την τοποθεσία που θα αναζητηθεί.

Σημείωμα

Για καλύτερα αποτελέσματα όταν χρησιμοποιείτε μια εξωτερική τοποθεσία για προτάσεις εγγράφων, συνιστάται να χρησιμοποιείτε τις Azure αναλύσεις κειμένου που παρέχουν μια πιο σύνθετη λογική αντιστοίχισης λέξεων-κλειδιών.

Αφού προσθέσετε την εξωτερική διεύθυνση URL στην ενεργοποιημένη δυνατότητα προτάσεων εγγράφων, δείτε εδώ τι θα αντιμετωπίσουν οι χρήστες σας.

Προγράμματς περιήγησης στο web. Όταν εκτελείτε το Dynamics 365 από ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web, αφού κάνουν κλικ στις Προτάσεις εγγράφων, οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ στην επιλογή Άλλες προτάσεις στη σελίδα Προτάσεις εγγράφων για να εμφανιστεί μια άλλη σελίδα που ενδέχεται να περιέχει περισσότερες προτάσεις εγγράφων που βρίσκονται στην εξωτερική τοποθεσία. Σημειώστε ότι μπορεί να ζητηθεί από τον χρήστη να εισέλθει στην εξωτερική τοποθεσία.
Εφαρμογές Mobile. Για τα Dynamics 365 για tablet και Dynamics 365 για τηλέφωνα, αφού κάνετε κλικ στις Προτάσεις εγγράφων, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Άλλες προτάσεις, που ανοίγει την εξωτερική τοποθεσία στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης στο web των συσκευών όπου μπορεί να υπάρχουν περισσότερες προτάσεις εγγράφων στην εξωτερική τοποθεσία. Σημειώστε ότι μπορεί να ζητηθεί από τον χρήστη να εισέλθει στην εξωτερική τοποθεσία.

Δημιουργία εξωτερικής διεύθυνσης URL

Η εξωτερική διεύθυνση URL θα πρέπει να δημιουργηθεί έτσι ώστε να είναι κατανοητή από την εξωτερική τοποθεσία. Για παράδειγμα, για τοποθεσίες που χρησιμοποιούν μια δομή παρόμοια με https://contoso.com/search?{0}, όπου https://contoso.com/search? είναι η δομή της διεύθυνσης URL αναζήτησης και {0} είναι η συμβολοσειρά λέξεων-κλειδιών, οι Προτάσεις εγγράφων μεταβιβάζουν λέξεις-κλειδιά στην παράμετρο {0}. Οι λέξεις-κλειδιά που μεταβιβάζονται στο URL προέρχονται από παρόμοιους κανόνες καρτέλας που περιλαμβάνουν αντιστοιχίσεις οντοτήτων της επιλογής Αντιστοιχία κειμένου. Περισσότερες πληροφορίες: Χρήση προηγμένων κανόνων ομοιότητας για προβολή παρόμοιων προτάσεων υποθέσεων.

Οι τιμές που βρίσκονται στα πεδία κειμένου των αντιστοιχίσεων κανόνων ομοιότητας χρησιμοποιούνται ως λέξεις-κλειδιά για τη δημιουργία του ερωτήματος που μεταβιβάζεται στην εξωτερική τοποθεσία, παρόμοιο με το παρακάτω URL, όπου λέξη-κλειδί είναι οι τιμές κειμένου που βρίσκονται στις αντιστοιχίσεις κανόνων ομοιότητας και το & αντιπροσωπεύει ένα κενό διάστημα που οι προτάσεις εγγράφων χρησιμοποιούν για να διαχωρίσετε κάθε λέξη-κλειδί.

https://contoso.com/search?keywordA& λέξη-κλειδίB&λέξη-κλειδίC

Για έναν διακομιστή του SharePoint εσωτερικής εγκατάστασης, μπορείτε να προσθέσετε μια εξωτερική διεύθυνση URL που οδηγεί σε μια δευτερεύουσα τοποθεσία που είναι παρόμοια με αυτό, όπου mysharepointmysharepoint είναι το όνομα της τοποθεσίας web τοποθεσίες είναι το όνομα της τοποθεσίας και subsitename είναι το όνομα της δευτερεύουσας τοποθεσίας.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?& k={0}

Ρύθμιση σύνδεσης αναλύσεων κειμένου του Azure

Για να χρησιμοποιήσετε τις αναλύσεις κειμένου του Azure με προτάσεις εγγράφων, μια σύνδεση κειμένου του Azure πρέπει να έχει ρυθμιστεί.

Σημείωμα

Ορισμός και ενεργοποίηση κανόνων ομοιότητας

Εάν δεν έχετε ήδη ορίσει κανόνες ομοιότητας, ανατρέξτε στην ενότητα Χρήση κανόνων ομοιότητας για προχωρημένους για να δείτε παρόμοιες προτάσεις υποθέσεων.