Ρύθμιση προεπιλεγμένων φίλτρων συγχρονισμού για πολλούς χρήστες για συναντήσεις, επαφές ή εργασίες
Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή χρησιμοποιεί τα κριτήρια φιλτραρίσματος συγχρονισμού που έχουν οριστεί από ένα χρήστη για να προσδιορίσει ποιες σειρές εφαρμογής θα συγχρονιστούν με το Exchange για τον εν λογω χρήστη. Τα φίλτρα συγχρονισμού αρχικοποιούνται όταν ένα χρήστης ρυθμίζει πρώτα τις παραμέτρους του συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή για σειρές όπως συναντήσεις, επαφές και εργασίες. Περισσότερες πληροφορίες: Δημιουργία ή τροποποίηση φίλτρων συγχρονισμού με σύνδεση.
Όταν το γραμματοκιβώτιο ενός χρήστη έχει ρυθμιστεί με συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, τα φίλτρα συγχρονισμού που παρατίθενται στα Φίλτρα χρήστη στις προσωπικές επιλογές ενός χρήστη είναι τα προεπιλεγμένα φίλτρα συγχρονισμού που θα εφαρμοστούν για συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή. Όταν πραγματοποιηθεί ο επόμενος κύκλος συγχρονισμού, ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή χρησιμοποιεί τα φίλτρα συγχρονισμού που έχει ορίσει ο χρήστης για να συγχρονίσει υπάρχουσες γραμμές που πληρούν τη FetchXML λογική.
Σε ορισμένα σενάρια, ενδεχομένως να μην θέλετε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λογική φίλτρου συγχρονισμού. Στην παρακάτω εικόνα, ένας οργανισμός χρησιμοποιεί ένα πρότυπο φίλτρου συγχρονισμού με το όνομα Οι επαφές μου στο Outlook, αλλά τα κριτήρια φιλτραρίσματος συγχρονισμού στο πρότυπο δεν λειτουργούν για τον οργανισμό.
Ίσως ο οργανισμός δεν θέλει να συγχρονίσει κάθε ενεργή επαφή που ανήκει στο χρήστη που πραγματοποιεί συγχρονισμό και θέλει να θέσει πρόσθετους περιορισμούς στη λογική φιλτραρίσματος που διανέμεται από προεπιλογή. Η λογική μπορεί να αλλάξει μία προς μία για κάθε χρήστη, αλλά αυτή η διαδικασία θα ήταν χρονοβόρα και κάθε φορά που ένας χρήστης ρυθμίζει τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, θα πρέπει να αλλάζει την προεπιλεγμένη λογική. Ένας καλύτερος τρόπος τροποποίησης αυτής της λογικής θα ήταν να αλλάξετε την προεπιλεγμένη λογική που διανέμεται στους χρήστες κατά την αρχική ρύθμιση για χρήση του συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή.
Αυτό θέμα εξηγεί τον τρόπο εύρεσης του τρέχοντος φίλτρου συγχρονισμού και αντικατάστασής του με ένα νέο φίλτρο συγχρονισμού για πολλούς χρήστες στο περιβάλλον σας.
Χρήση του XrmToolBox
Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα προεπιλεγμένα πρότυπα συγχρονισμού από το πρόγραμμα επεξεργασίας λύσεων οργανισμού Dynamics 365. Αυτό πρέπει να γίνει μέσω κλήσεων στο API του Dynamics 365 που πραγματοποιούνται με χρήση του XrmToolBox. Το XrmToolBox είναι μια εφαρμογή τρίτου κατασκευαστή που διαθέτει πολλά διαφορετικά εργαλεία για αλληλεπίδραση με τα δεδομένα της εφαρμογής Dynamics 365. Περισσότερες πληροφορίες: Καλώς ορίσατε στην τεκμηρίωση του XrmToolBox
Ανοίξτε το XrmToolBox και συνδεθείτε στον οργανισμό σας. Στην καρτέλα Ρύθμιση παραμέτρων, επιλέξτε Βιβλιοθήκη εργαλείων, εισαγάγετε φίλτρο συγχρονισμού στο πλαίσιο αναζήτησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση φίλτρων συγχρονισμού.
Βήμα 1. Έλεγχος του τρέχοντος προεπιλεγμένου φίλτρου συγχρονισμού
Στο XrmToolBox , μεταβείτε στομενού Εργαλεία και ανοίξτε τη Διαχείριση φίλτρων συγχρονισμού.
Η προεπιλεγμένη σελίδα προορισμού θα ανοίξει. Αυτό είναι το σημείο όπου μπορείτε να τροποποιήσετε τα προεπιλεγμένα φίλτρα συγχρονισμού.
Στην καρτέλα Πρότυπα φίλτρων συγχρονισμού, επιλέξτε Φόρτωση προτύπων φίλτρου συγχρονισμού.
Σημείωμα
Υπάρχουν δύο τύποι προτύπων, τα Πρότυπα του Outlook και τα πρότυπα χωρίς σύνδεση. Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή χρησιμοποιεί τα Πρότυπα του Outlook. Μπορείτε να αγνοήσετε τα πρότυπα χωρίς σύνδεση, τα οποία χρησιμοποιήθηκαν για λειτουργία χωρίς σύνδεση με το υπό απόσυρση Dynamics 365 for Outlook (πρόσθετο COM).
Εάν δεν έχουν γίνει αλλαγές από τον χρήστη, τα πρότυπα του Outlook θα πρέπει να ταιριάζουν με αυτά που έχει ο χρήστης στις ρυθμίσεις φίλτρων συγχρονισμού στις προσωπικές επιλογές.
Βήμα 2. Δημιουργία προβολής για τον πίνακα και ορισμός φίλτρων συγχρονισμού
Για να τροποποιήσετε το προεπιλεγμένο φίλτρο για έναν πίνακα, θα πρέπει να επεξεργαστείτε την προεπιλεγμένη προβολή του πίνακα.
Ανοίξτε την εξερεύνηση λύσεων, αναπτύξτε τις Οντότητες, επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε και μετά επιλέξτε Προβολές.
Επιλέξτε Δημιουργία νέας προβολής.
Στο παράθυρο διαλόγου Προβολή ιδιοτήτων, πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την προβολή (σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιούμε το όνομα Οι επαφές μου στο Outlook ενημερώθηκαν) και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Στο τμήμα Συνήθεις εργασίες επιλέξτε Επεξεργασία κριτηρίων φιλτραρίσματος.
Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία κριτηρίων φιλτραρίσματος, καθορίστε τα κριτήρια φίλτρου για την προβολή. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε το φίλτρο του πίνακα επαφών μόνο για το συγχρονισμό επαφών μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Οι άλλες συνθήκες που περιλαμβάνονταν ήδη στο υπάρχον φίλτρο Οι επαφές μου στο Outlook παραμένουν οι ίδιες.
Επιλέξτε OK για να αποθηκεύσετε την προβολή.
Βήμα 3. Ορισμός της νέας προβολής ως προεπιλεγμένου φίλτρου συγχρονισμού
Αφού αποθηκεύσετε την προβολή, φορτώστε την προβολή χρησιμοποιώντας το XrmToolBox.
Ανοίξτε το XrmToolBox.
Από την προεπιλεγμένη σελίδα προορισμού, επιλέξτε την καρτέλα Προβολές συστήματος.
Από τη λίστα προβολών, επιλέξτε την προβολή που δημιουργήσατε στο βήμα 2 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία>Πρότυπα φίλτρων συγχρονισμού από την(τις) επιλεγμένη(-ες) προβολή(-ές).
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή τύπου προτύπου κανόνων, επιλέξτε το Πρότυπο του Outlook και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε ΌΧΙ όταν σας ζητηθεί να εφαρμόσετε το φίλτρο σε ορισμένους χρήστες. Λάβετε υπόψη ότι οι τρέχοντες χρήστες που έχουν ρυθμιστεί με συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή έχουν ήδη το φίλτρο συγχρονισμού Οι επαφές μου στο Outlook, επομένως η προσθήκη του τώρα θα δημιουργούσε απλώς ένα επιπλέον φίλτρο πίνακα επαφών.
Επιλέξτε την καρτέλα Πρότυπα φίλτρων συγχρονισμού, βρείτε τη νέα προβολή που δημιουργήσατε, επιλέξτε την και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ορισμός ως προεπιλογή.
Μόνο τα πρότυπα φίλτρων στα οποία η τιμή Είναι προεπιλεγμένο έχει οριστεί ως Αληθής θα κατανέμονται σε νέους χρήστες. Όταν ρυθμιστούν νέοι χρήστες στον οργανισμό σας, θα έχουν το Οι επαφές μου στο Outlook ενημερώθηκαν ορισμένο ως το κριτήριο φιλτραρίσματος μαζί με όλες τις άλλες προεπιλεγμένες προβολές που εμφανίζονται στην προηγούμενη εικόνα. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα αλλάξει το σύνολο φίλτρων οποιουδήποτε υπάρχοντος χρήστη που έχει διαμορφωθεί ήδη για χρήση του συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή για συναντήσεις, επαφές και εργασίες. Μπορείτε να διαγράψετε το Οι επαφές μου στο Outlook εάν δεν θα το χρησιμοποιείτε άλλο.
Βήμα 4. Διαγραφή του παλαιού φίλτρου συγχρονισμού
Πρέπει να αφαιρέσετε το παλαιό προεπιλεγμένο φίλτρο για χρήστες που το έχουν.
Ανοίξτε το XrmToolBox.
Από την προεπιλεγμένη σελίδα προορισμού, επιλέξτε την καρτέλα Φίλτρα συγχρονισμού χρηστών και, στη συνέχεια, αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση φίλτρων χωρίς σύνδεση.
Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε το Φόρτωση φίλτρων συγχρονισμού χρηστών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Για όλους τους χρήστες. Ενδέχεται να χρειαστεί χρόνος για τη φόρτωση της λίστας, ανάλογα με τον αριθμό χρηστών στον οργανισμό σας.
Όταν η λίστα φορτωθεί πλήρως, επιλέξτε Ομαδοποίηση κατά και μετά επιλέξτε Επιστρεφόμενος τύπος. Αυτό θα ομαδοποιήσει τα φίλτρα κατά πίνακα, ώστε να είναι δυνατό να διαγραφούν ως ομάδα.
Επιλέξτε τις σειρές που θέλετε να διαγράψετε και μετά επιλέξτε Διαγραφή.
Βήμα 5. Εφαρμογή του νέου φίλτρου συγχρονισμού
Μετά τη διαγραφή των παλαιών φίλτρων, μπορείτε να εφαρμόσετε το νέο πρότυπο φίλτρου του Outlook.
Ανοίξτε το XrmToolBox.
Από την προεπιλεγμένη σελίδα προορισμού, επιλέξτε την καρτέλα Πρότυπα φίλτρου συγχρονισμού και, στη συνέχεια, επιλέξτε το νέο πρότυπο φίλτρου που δημιουργήσατε στο βήμα 2 (Οι επαφές μου στο Outlook ενημερώθηκαν, στο δικό μας παράδειγμα). Επιλέξτε Εφαρμογή σε χρήστες στη γραμμή εντολών.
Στο αναδυόμενο παράθυρο, αναζητήστε και επιλέξτε τους χρήστες για τους οποίους θέλετε να εφαρμόσετε το πρότυπο και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Μπορείτε να ελέγξετε τους χρήστες για τους οποίους εφαρμόστηκε το φίλτρο στην καρτέλα Φίλτρα συγχρονισμού χρηστών.
Αφού εφαρμοστεί το νέο φίλτρο, ο χρήστης θα μπορεί να δει το πρότυπο που εφαρμόστηκε μέσω των ρυθμίσεων Ορισμός προσωπικών επιλογών.
Βέλτιστες πρακτικές για τη λογική φίλτρων συγχρονισμού
Η αλλαγή της προεπιλεγμένης λογικής φίλτρου συγχρονισμού μπορεί να αλλάξει σημαντικά τον συγχρονισμό σειρών. Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για χρήση κατά την εφαρμογή τροποποιήσεων:
Επαληθεύστε τα προσαρμοσμένα φίλτρα συγχρονισμού σε ένα δοκιμαστικό περιβάλλον πριν τα εφαρμόσετε σε ένα περιβάλλον παραγωγής.
Η εφαρμογή συνθηκών φίλτρου σε ένα φίλτρο πρόσθετων κριτηρίων εύρεσης θα εμφανίσει τις σειρές που συγχρονίζονται για τον τρέχοντα χρήστη. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε να αντιμετωπίζετε προβλήματα συνθηκών φίλτρων που δεν λειτουργούν σωστά.
Τα μέλη δραστηριοτήτων και οι τύποι των μελών τους δεν θα πρέπει να αλλάζουν, επειδή είναι συνδεδεμένα με τις τιμές στο Exchange. Ένα καλό παράδειγμα είναι ο τύπος συμμετοχής κατόχου, ο οποίος δεν έχει καμία σχέση με την κυριότητα της σειράς. Για την ανάλυση των τιμών SDK μέλους δραστηριότητας, μεταβείτε στο ActivityParty TableType.
Η καλύτερη προσέγγιση για την εφαρμογή πιο περιοριστικών κριτηρίων φιλτραρίσματος είναι η προσθήκη ενός προσαρμοσμένου πεδίου στον πίνακα που τροποποιείται και η προσθήκη του πεδίου ως συνθήκης για συγχρονισμό. Μια συνήθης τροποποίηση είναι η προσθήκη του πεδίου δυαδικής τιμής Συγχρονισμός αυτής της καρτέλας στον πίνακα επαφών και ο ορισμός των κριτηρίων φιλτραρίσματος συγχρονισμού του πίνακα επαφών ώστε να απαιτείται αυτό το πεδίο να οριστεί σε ναι ή αληθές.
Συνήθεις ερωτήσεις
Τι συμβαίνει εάν υπάρχουν δύο φίλτρα για τον ίδιο πίνακα;
Όταν προκύψει ένας συγχρονισμός για έναν πίνακα, κάθε φίλτρο εφαρμόζεται ανεξάρτητα σε ένα σύνολο σειρών για συγχρονισμό και όσες σειρές βρίσκονται σε κάθε ένα από αυτά τα σύνολα φίλτρων συγχρονίζονται. Αυτό σημαίνει ότι επειδή κάθε φίλτρο εφαρμόζεται ανεξάρτητα, τα διαφορετικά σύνολα σειρών θα εξακολουθούν να συγχρονίζονται ακόμη κι όταν τα φίλτρα περιέχουν λογική διένεξης.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα: Εάν το φίλτρο Α έχει το Συγχρονισμός όλων και το φίλτρο Β το Συγχρονισμός αυτού του υποσυνόλου το τελικό αποτέλεσμα είναι ο συγχρονισμός όλων, συμπεριλαμβανομένου του υποσυνόλου. Το φίλτρο συγχρονισμού που προκύπτει είναι ουσιαστικά ένας συνδυασμός όλων των κριτηρίων φιλτραρίσματος συγχρονισμού που καθορίζονται για ένα συγκεκριμένο πίνακα.
Είναι σημαντικό να έχετε υπόψη σας ότι λόγω αυτού, ο συγχρονισμός σειρών δεν μπορεί να περιοριστεί περαιτέρω με την προσθήκη επιπλέον φίλτρων, αλλά μόνο με την τροποποίηση ή την κατάργηση των υπαρχόντων.
Τι συμβαίνει εάν δεν υπάρχουν ενεργοποιημένα φίλτρα για έναν συγκεκριμένο πίνακα;
Εάν αφαιρεθούν όλα τα φίλτρα για έναν πίνακα, τότε δεν θα συγχρονιστούν δεδομένα για αυτόν τον πίνακα. Το σύστημα θα εξακολουθεί να συγχρονίζει δεδομένα για άλλους πίνακες με ενεργοποιημένα τα φίλτρα συγχρονισμού.
Πώς μπορώ να ελέγξω για να βεβαιωθώ ότι η σωστή λίστα σειρών που θα συγχρονιστούν από ένα φίλτρο δημιουργείται στο Exchange;
Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα πρόσθετων κριτηρίων εύρεσης και αναζητήστε το ακριβές όνομα των φίλτρων που παρατίθενται στην καρτέλα Φίλτρα συγχρονισμού στο XrmToolBox. Οι σειρές που παρατίθενται στα αποτελέσματα αναζήτησης είναι οι σειρές που θα συγχρονίζονται με το Exchange για τον χρήστη στον οποίο εφαρμόζονται τα φίλτρα για τον συγκεκριμένο πίνακα.