Εκμάθηση: Από το βιβλίο εργασίας του Excel έως μια αναφορά Power BI στο Microsoft Teams

ΙΣΕΙ ΓΙΑ: Υπηρεσία Power BI Desktop Power BI

Η διευθύντριά σας θέλει να δει μια αναφορά σχετικά με τα πιο πρόσφατα στοιχεία πωλήσεων και κερδών μέχρι το τέλος της ημέρας. Ωστόσο, τα πιο πρόσφατα δεδομένα βρίσκονται σε αρχεία στον φορητό υπολογιστή σας. Στο παρελθόν, χρειάστηκαν ώρες για τη δημιουργία μιας αναφοράς και αρχίζετε να αισθάνεστε ανήσυχοι.

Μην ανησυχείτε. Με το Power BI, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εντυπωσιακή αναφορά και να τη μοιραστείτε στο Microsoft Teams σε ελάχιστο χρόνο!

Σε αυτή την εκμάθηση, αποστέλλουμε ένα αρχείο του Excel, δημιουργούμε μια νέα αναφορά και τη μοιραζόμαστε με συναδέλφους στο Microsoft Teams, και όλα αυτά μέσα από το Power BI. Θα μάθετε τα εξής:

• Προετοιμάστε τα δεδομένα σας στο Excel.
• Κάντε λήψη δείγματος δεδομένων.
• Δημιουργήστε μια αναφορά στην υπηρεσία Power BI.
• Καρφιτσώστε τις απεικονίσεις αναφοράς σε έναν πίνακα εργαλείων.
• Μοιραστείτε μια σύνδεση για τον πίνακα εργαλείων.
• Κοινή χρήση του πίνακα εργαλείων στο Microsoft Teams

Προαπαιτούμενα στοιχεία

• Εγγραφείτε στην υπηρεσία Power BI.
• Κάντε λήψη του βιβλίου εργασίας δείγματος οικονομικών στοιχείων και αποθηκεύστε το στον υπολογιστή σας ή στο OneDrive για επιχειρήσεις.

Προετοιμασία δεδομένων στο Excel

Ας πάρουμε ένα αρχείο Excel ως παράδειγμα.

1. Για να φορτώσετε το αρχείο του Excel στο Power BI, πρέπει πρώτα να οργανώσετε τα δεδομένα σας σε έναν επίπεδο πίνακα. Σε έναν επίπεδο πίνακα, κάθε στήλη περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων. για παράδειγμα, κείμενο, ημερομηνία, αριθμός ή νομισματική μονάδα. Ο πίνακάς σας θα πρέπει να έχει μια γραμμή κεφαλίδας, αλλά όχι στήλες ή γραμμές που εμφανίζουν σύνολα.

   

2. Στη συνέχεια, μορφοποιήστε τα δεδομένα σας ως πίνακα. Στο Excel, στην Αρχική καρτέλα, στην ομάδα Στυλ , επιλέξτε Μορφοποίηση ως πίνακα.

3. Επιλέξτε ένα στυλ πίνακα για να το εφαρμόσετε στο φύλλο εργασίας σας.

   Το φύλλο εργασίας του Excel είναι τώρα έτοιμο για φόρτωση στο Power BI.

   

Αποστολή του αρχείου Excel στην υπηρεσία Power BI

Η υπηρεσία Power BI συνδέεται σε πολλές προελεύσεις δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων αρχείων Excel που υπάρχουν στον υπολογιστή σας.

1. Για να ξεκινήσετε, εισέλθετε στην υπηρεσία Power BI. Εάν δεν έχετε εγγραφεί, μπορείτε να το κάνετε δωρεάν.

2. Στην περιοχή Ο χώρος εργασίας μου, επιλέξτε Νέα>αναφορά.

   

3. Επιλέξτε Excel.

   

4. Επιλέξτε Αποστολή αρχείου και σύρετε ή περιηγηθείτε στη θέση του αρχείου Excel.

   

   Τώρα έχετε ένα δείγμα οικονομικών δειγμάτων σημασιολογικού μοντέλου. Το Power BI δημιούργησε επίσης αυτόματα έναν κενό πίνακα εργαλείων. Εάν δεν βλέπετε τον πίνακα εργαλείων, ανανεώστε το πρόγραμμα περιήγησής σας.

5. Εάν δεν έχετε εισέλθει, πρέπει να εισέλθετε για να μπορέσετε να αποστείλετε το αρχείο του Excel. Επιλέξτε Επόμενο.

6. Στο παράθυρο Power Query Επιλογή δεδομένων , επιλέξτε τον πίνακα οικονομικών στο βιβλίο εργασίας του Excel και επιλέξτε Δημιουργία.

   

Δημιουργία της αναφοράς σας

Η αναφορά ανοίγει σε προβολή επεξεργασίας και εμφανίζει τον κενό καμβά αναφοράς. Στη δεξιά πλευρά βρίσκονται τα τμήματα παραθύρου Φίλτρα, Απεικονίσεις και Δεδομένα . Τα δεδομένα του πίνακα του βιβλίου εργασίας excel εμφανίζονται στο τμήμα παραθύρου Δεδομένα . Στο επάνω μέρος βρίσκεται το όνομα του πίνακα, Οικονομικά. Από κάτω, το Power BI παραθέτει τις επικεφαλίδες στηλών ως μεμονωμένα πεδία.

Βλέπετε τα σύμβολα Σίγμα στη λίστα Δεδομένων; Το Power BI εντόπισε ότι αυτά τα πεδία είναι αριθμητικά. Το Power BI μπορεί επίσης να εντοπίσει γεωγραφικά πεδία και πεδία ημερομηνίας.

1. Για να έχετε περισσότερο χώρο για τον καμβά αναφορών, ελαχιστοποιήστε το τμήμα παραθύρου "Φίλτρα ".

2. Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε απεικονίσεις. Ας υποθέσουμε ότι η διευθύντριά σας θέλει να δει τα κέρδη στη διάρκεια του χρόνου. Στο τμήμα παραθύρου Δεδομένα, σύρετε το στοιχείο Κέρδη στον καμβά αναφορών.

   Από προεπιλογή, το Power BI εμφανίζει ένα γράφημα στηλών με μία στήλη.

   

3. Σύρετε το πεδίο Date στο γράφημα στηλών.

   Το Power BI ενημερώνει το γράφημα στηλών για να εμφανίσει τα κέρδη κατά έτη.

   

4. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στο γράφημα και επιλέξτε τα δισκοποιημένα διπλά βέλη για να εμφανίσετε τρίμηνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα ξανά για να εμφανίσετε μήνες.

   

   Ο Δεκέμβριος του 2014 ήταν ο πιο κερδοφόρος μήνας.

   Φιλοδώρημα

   Εάν οι τιμές του γραφήματος δεν έχουν την αναμενόμενη εμφάνιση, ελέγξτε τα συγκεντρωτικά στοιχεία. Για παράδειγμα, στην ενότητα Τιμές , επιλέξτε το πεδίο Κέρδη που μόλις προσθέσατε και βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα συγκεντρώνονται με τον τρόπο που θέλετε. Σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιούμε άθροισμα.

Δημιουργία χάρτη

Η διευθύντριά σας θέλει να μάθει ποιες χώρες/περιοχές είναι οι πιο κερδοφόρες. Εντυπωσιάστε την με μια απεικόνιση χάρτη.

1. Επιλέξτε μια κενή περιοχή στον καμβά αναφορών σας.

2. Από το τμήμα παραθύρου Δεδομένα , σύρετε το πεδίο Χώρα στον καμβά αναφορών και, στη συνέχεια, σύρετε το πεδίο Κέρδη στον χάρτη.

   Το Power BI δημιουργεί μια απεικόνιση χάρτη με φυσαλίδες που αναπαριστά το σχετικό κέρδος κάθε τοποθεσίας.

   

   Μπορείτε να δείτε ότι τα κέρδη της περιοχής της Ευρώπης και της Βόρειας Αμερικής είναι περίπου τα ίδια.

Δημιουργία απεικόνισης που εμφανίζει τμήματα πωλήσεων

Τι γίνεται με την εμφάνιση μιας απεικόνισης που εμφανίζει τις πωλήσεις κατά προϊόν και τμήμα αγοράς; Αυτό είναι εύκολο.

1. Επιλέξτε τον κενό καμβά.

2. Στο τμήμα παραθύρου Δεδομένα, επιλέξτε τα πεδία Πωλήσεις, Προϊόν και Τμήμα.

   Το Power BI δημιουργεί ένα γράφημα ομαδοποιημένων στηλών.

   

3. Αλλάξτε τον τύπο του γραφήματος επιλέγοντας ένα από τα εικονίδια στο μενού Απεικονίσεις . Για παράδειγμα, αλλάξτε το σε Γράφημα σωρευμένων στηλών.

   

4. Για να ταξινομήσετε το γράφημα, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές (...) >Ταξινόμηση κατά.

Αύξηση των απεικονίσεων

Κάντε τις ακόλουθες αλλαγές στην καρτέλα Μορφοποίηση στο τμήμα παραθύρου Απεικονίσεις.

1. Επιλέξτε το γράφημα στηλών Κέρδη κατά έτος, τρίμηνο, μήνα και ημέρα . Στην ενότητα Τίτλος, αλλάξτε το Μέγεθος κειμένου σε 16 pt. Ενεργοποιήστε τη Σκιά.

2. Επιλέξτε το γράφημα σωρευμένων στηλών Πωλήσεις κατά προϊόν και τμήμα . Στην ενότητα Τίτλος, αλλάξτε το Μέγεθος κειμένου τίτλου σε 16 pt. Ενεργοποιήστε τη Σκιά.

3. Επιλέξτε τον χάρτη Κέρδη κατά χώρα . Στην ενότητα Στυλ χάρτη, αλλάξτε το Θέμα σε Κλίμακα του γκρι. Στην ενότητα Τίτλος, αλλάξτε το Μέγεθος κειμένου τίτλου σε 16 pt. Ενεργοποιήστε τη Σκιά.

Προσθήκη τίτλου αναφοράς

1. Επιλέξτε Το πλαίσιο κειμένου.

2. Σύρετε το πλαίσιο στην επάνω αριστερή γωνία. Στο πλαίσιο πληκτρολογήστε "Παγκόσμιες πωλήσεις".

   

3. Επιλέξτε το κείμενο και ορίστε το Μέγεθος γραμματοσειράς 36.

   

Καρφίτσωμα σε πίνακα εργαλείων

Μπορείτε να καρφιτσώσετε όλες τις απεικονίσεις σας στον κενό πίνακα εργαλείων που δημιούργησε από προεπιλογή το Power BI.

1. Τοποθετήστε τον δείκτη επάνω σε μια απεικόνιση και επιλέξτε Καρφίτσωμα απεικόνισης.

   

2. Πρέπει να αποθηκεύσετε την αναφορά σας για να μπορέσετε να καρφιτσώσετε μια απεικόνιση στον πίνακα εργαλείων. Δώστε ένα όνομα στην αναφορά σας και επιλέξτε Αποθήκευση.

3. Καρφιτσώστε κάθε απεικόνιση στον πίνακα εργαλείων που δημιούργησε το Power BI, Financial Sample.xlsx.

4. Όταν καρφιτσώσετε την τελευταία απεικόνιση, επιλέξτε Μετάβαση στον πίνακα εργαλείων.

5. Το Power BI πρόσθεσε αυτόματα ένα πλακίδιο οικονομικών Sample.xlsx συμβόλων κράτησης θέσης στον πίνακα εργαλείων. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές (...)>Διαγραφή πλακιδίου.

   

6. Αναδιατάξτε και αλλάξτε το μέγεθος των πλακιδίων με όποιον τρόπο θέλετε.

Ο πίνακας εργαλείων και η αναφορά είναι έτοιμα.

Κοινή χρήση σύνδεσης προς τον πίνακα εργαλείων σας

Ήρθε η ώρα να μοιραστείτε τον πίνακα εργαλείων σας με τη διευθύντριά σας. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση του πίνακα εργαλείων και της υποκείμενης αναφοράς σας με οποιονδήποτε συνάδελφο που έχει λογαριασμό Power BI. Μπορούν να αλληλεπιδράσουν με την αναφορά σας, αλλά δεν μπορούν να αποθηκεύσουν αλλαγές. Εάν το επιτρέψετε, μπορούν να κάνουν εκ νέου κοινή χρήση με άλλους ή να δημιουργήσουν μια νέα αναφορά με βάση το υποκείμενο μοντέλο σημασιολογίας.

1. Για να κάνετε κοινή χρήση της αναφοράς σας, στο επάνω μέρος του πίνακα εργαλείων, επιλέξτε Κοινή χρήση.

   

2. Στην οθόνη Κοινή χρήση πίνακα εργαλείων, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στο πεδίο Εισαγάγετε ένα όνομα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσθέστε ένα προαιρετικό μήνυμα.

3. Επιλέξτε Αποστολή ειδοποίησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε όποίες άλλες επιλογές θέλετε:

   • Να επιτρέπεται στους παραλήπτες η κοινή χρήση αυτού του πίνακα εργαλείων
   • Να επιτρέπεται στους παραλήπτες να δημιουργούν περιεχόμενο με τα δεδομένα που σχετίζονται με αυτόν τον πίνακα εργαλείων

   

4. Επιλέξτε Εκχώρηση πρόσβασης.

Κοινοποίηση στο Microsoft Teams

Μπορείτε επίσης να κάνετε κοινή χρήση αναφορών και πινάκων εργαλείων απευθείας στους συναδέλφους σας στο Microsoft Teams.

1. Για να κάνετε κοινή χρήση στο Teams, στο επάνω μέρος του πίνακα εργαλείων, επιλέξτε Συνομιλία στο Teams.

   

2. Το Power BI εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Κοινή χρήση στο Teams . Εισαγάγετε το όνομα ενός ατόμου, μιας ομάδας ή ενός καναλιού και επιλέξτε Κοινή χρήση.

   

3. Η σύνδεση εμφανίζεται στις Δημοσιεύσεις για αυτό το άτομο, την ομάδα ή το κανάλι.

   

Σχετικό περιεχόμενο

• Τώρα που δημιουργήσατε μια βασική αναφορά στην υπηρεσία Power BI, τι θα λέγατε για τη δημιουργία μιας αναφοράς στο Power BI Desktop; Δοκιμάστε το εκπαιδευτικό βοήθημα, Από το βιβλίο εργασίας του Excel έως την εντυπωσιακή αναφορά στο Power BI Desktop.

Περισσότερες ερωτήσεις; Δοκιμάστε την Κοινότητα Power BI.