Εξαγωγή και αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αναφοράς Power BI με το Power Automate
Με το Power Automate, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την εξαγωγή και διανομή αναφορών Power BI σε διαφορετικές μορφές και σενάρια. Σε αυτό το άρθρο, θα δημιουργήσετε τη δική σας ροή από την αρχή. Χρησιμοποιήστε την ενέργεια Εξαγωγή σε αρχείο για αναφορές Power BI για αυτόματη διανομή μιας αναφοράς Power BI μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το Power Automate είναι ένας τρόπος αλληλεπίδρασης χωρίς κώδικα με το API εξαγωγής σε αρχείο στο περιβάλλον εργασίας χρήστη. Ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή σε αρχείο για αναφορές Power BI για να ξεκινήσετε απευθείας την αλληλεπίδραση με το API.
Προαπαιτούμενα στοιχεία
Για να ακολουθήσετε τις οδηγίες, βεβαιωθείτε ότι έχετε τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
- Τουλάχιστον ένας χώρος εργασίας στον μισθωτή σας Power BI που υποστηρίζεται από ένα δεσμευμένο σύνολο εκχωρημένων πόρων. Αυτό το σύνολο εκχωρημένων πόρων μπορεί να είναι οποιοδήποτε από τα SKU A1/EM1 - A6/P3 SKU. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τα δεσμευμένα σύνολα εκχωρημένων πόρων στο Power BI Premium.
- Πρόσβαση στις τυπικές συνδέσεις στο Power Automate που παρέχονται με οποιαδήποτε συνδρομή στο Office 365.
Δημιουργία ροής από την αρχή
Σε αυτή την εργασία, θα δημιουργήσετε μια απλή ροή από την αρχή. Η ροή εξάγει μια αναφορά Power BI ως PDF και την επισυνάπτει σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται σε εβδομαδιαία βάση.
Συνδεθείτε στο Power Automate.
Επιλέξτε Δημιουργία>προγραμματισμένης ροής cloud.
Στο πεδίο Δημιουργία προγραμματισμένης ροής, ονομάστε τη ροή σας.
Στο πλαίσιο Εκτέλεση αυτής της ροής, επιλέξτε την ημερομηνία και ώρα έναρξης για τη ροή σας και τη συχνότητα επανάληψης.
Στο πεδίο Αυτές τις ημέρες, επιλέξτε τις ημέρες που θέλετε να εκτελείται η ροή σας και επιλέξτε Δημιουργία.
Στην Περιοδικότητα, επιλέξτε Επεξεργασία>Εμφάνιση επιλογών για προχωρημένους. Εισαγάγετε μια τιμή στα στοιχεία Αυτές τις ώρες και Αυτά τα λεπτά για να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα για την εκτέλεση της ροής σας.
Επιλέξτε Νέο βήμα.
Στην Επιλογή λειτουργίας, κάντε αναζήτηση για Power BI και επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο για αναφορές Power BI.
Στο πεδίο Εξαγωγή σε αρχείο για αναφορές Power BI, επιλέξτε χώρο εργασίας και αναφορά από τις αναπτυσσόμενες λίστες.
Επιλέξτε την επιθυμητή Μορφή εξαγωγής για την αναφορά σας Power BI.
Σημείωμα
Εάν εξαγάγετε πολλές σελίδες σε μορφή PNG, μια σειρά από αρχεία .png , κάθε αρχείο που αντιπροσωπεύει μία σελίδα αναφοράς, θα συμπιεστεί σε ένα αρχείο .zip το οποίο θα επισυναφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Προαιρετικά, υποδείξτε συγκεκριμένες σελίδες για εξαγωγή στο πεδίο Pages pageName -1 . Η παράμετρος ονόματος σελίδας είναι διαφορετική από το εμφανιζόμενο όνομα της σελίδας. Για να βρείτε το όνομα της σελίδας, μεταβείτε στη σελίδα στην υπηρεσία Power BI και αντιγράψτε το τελευταίο τμήμα της διεύθυνσης URL, όπως φαίνεται στο παράδειγμα.
https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/xxxxxxxxxxΠροαιρετικά, υποδείξτε έναν συγκεκριμένο σελιδοδείκτη που θα εμφανίζεται στο πεδίο Όνομα σελιδοδείκτη. Μπορείτε να βρείτε το όνομα του σελιδοδείκτη στη διεύθυνση URL της αναφοράς μετά το σελιδοδείκτηGuid=, όπως φαίνεται στο παράδειγμα. Υποστηρίζονται μόνο σελιδοδείκτες αναφοράς , όχι προσωπικοί σελιδοδείκτες. Μπορείτε να καθορίσετε άλλες παραμέτρους για την αναφορά Power BI. Βρείτε αναλυτικές περιγραφές αυτών των παραμέτρων στο θέμα Εξαγωγή σε αρχείο για αναφορές Power BI.
https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/ReportSection?bookmarkGuid=xxxxxxxxxxΕπιλέξτε Νέο βήμα.
Στο πεδίο Επιλέξτε μια λειτουργία, κάντε αναζήτηση για Outlook και επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2).
Στο πεδίο Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2), συμπληρώστε τα πεδία Προς, Θέμα και Σώμα κειμένου για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Επιλέξτε Εμφάνιση σύνθετων επιλογών. Στο πεδίο Όνομα συνημμένων – 1, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το συνημμένο σας. Προσθέστε μια επέκταση αρχείου στο όνομα αρχείου (για παράδειγμα, .PDF) που ταιριάζει με την επιθυμητή Μορφή εξαγωγής.
Στο Περιεχόμενο συνημμένου, επιλέξτε Περιεχόμενο αρχείου για να επισυνάψετε την αναφορά Power BI που έχει εξαχθεί.
Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Επόμενο βήμα ή Αποθήκευση. Το Power Automate δημιουργεί και αξιολογεί τη ροή και σας ενημερώνει αν εντοπίσει σφάλματα.
Εάν υπάρχουν σφάλματα, επιλέξτε Επεξεργασία ροής για να τα διορθώσετε. Διαφορετικά, επιλέξτε το βέλος "Πίσω " για να δείτε τις λεπτομέρειες της ροής και να εκτελέσετε τη νέα ροή. Όταν εκτελείτε τη ροή, το Power Automate εξάγει μια αναφορά Power BI στην καθορισμένη μορφή και την στέλνει ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως έχει προγραμματιστεί.
Ασφάλεια σε επίπεδο γραμμών στο Power Automate
Προαιρετικά, εάν θέλετε να στείλετε την αναφορά με βάση την ασφάλεια σε επίπεδο γραμμών (RLS), πρέπει να προσθέσετε τις ακόλουθες λεπτομέρειες:
Όνομα χρήστη ταυτοτήτων - 1 = Το ισχύον όνομα χρήστη απεικονίζεται από ένα διακριτικό για την εφαρμογή κανόνων RLS. Για ένα μοντέλο εσωτερικής εγκατάστασης, το όνομα χρήστη μπορεί να αποτελείται από αλφαριθμητικούς χαρακτήρες ή οποιονδήποτε από τους ακόλουθους χαρακτήρες:
'.', '-', '_', '!', '#', '^', '~', '\', and '@'. Για τα μοντέλα cloud, το όνομα χρήστη μπορεί να αποτελείται από όλους τους χαρακτήρες ASCII. Επίσης, το όνομα χρήστη μπορεί να έχει έως 256 χαρακτήρες και δεν μπορεί να περιέχει διαστήματα.Σημασιολογικό μοντέλο ταυτοτήτων - 1 = Μπορείτε να λάβετε αυτή την τιμή μεταβαίνοντας στις ρυθμίσεις του μοντέλου σημασιολογίας και, στη συνέχεια, αντιγράφοντας το αναγνωριστικό σημασιολογικού μοντέλου από τη γραμμή διευθύνσεων, όπως φαίνεται σε αυτό το παράδειγμα και στην παρακάτω εικόνα:
https://app.powerbi.com/groups/me/settings/datasets/xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
Στοιχείο ρόλων ταυτοτήτων - 1 = Όνομα RLS που ορίζεται στην αναφορά