Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς για κάθε γραμμή σε πίνακα του Excel Online ή λίστα του SharePoint
Με το Power Automate, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την εξαγωγή και διανομή σελιδοποιημένων αναφορών Power BI σε διάφορες υποστηριζόμενες μορφές και σενάρια. Σε αυτό το άρθρο, θα χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο του Power Automate για να αυτοματοποιήσετε τη ρύθμιση επαναλαμβανόμενων εξαγωγών μεμονωμένων ή πολλών σελιδοποιημένων αναφορών. Τις εξάγετε στην επιθυμητή μορφή για κάθε γραμμή σε έναν πίνακα του Excel Online ή σε μια λίστα του SharePoint Online. Μπορείτε να διανείμετε την εξαγόμενο σελιδοποιημένη αναφορά στο OneDrive για εργασία ή σχολείο ή σε μια τοποθεσία του SharePoint Online ή να τη στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω του Office 365 Outlook.
Κάθε γραμμή στον πίνακα του Excel Online ή στη λίστα του SharePoint Online μπορεί να αντιπροσωπεύει έναν μεμονωμένο χρήστη που λαμβάνει μια σελιδοποιημένη αναφορά βάσει συνδρομής. Εναλλακτικά, κάθε γραμμή μπορεί να αντιπροσωπεύει μια μοναδική σελιδοποιημένη αναφορά που θέλετε να διανείμετε. Ο πίνακας ή η λίστα σας απαιτεί μια στήλη που καθορίζει τον τρόπο διανομής μιας αναφοράς, είτε στο OneDrive, στο SharePoint Online ή στο Outlook. Η ροή του Power Automate χρησιμοποιεί αυτή τη στήλη στην πρόταση Switch.
Αναζητάτε άλλα πρότυπα του Power Automate για σελιδοποιημένες αναφορές Power BI; Ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή σελιδοποιημένων αναφορών του Power BI με το Power Automate.
Προαπαιτούμενα στοιχεία
Για να ακολουθήσετε τις οδηγίες, βεβαιωθείτε ότι πληροίτε τα εξής κριτήρια:
- Μπορείτε να δημοσιεύσετε στην περιοχή "Ο χώρος εργασίας μου" ή να έχετε τουλάχιστον έναν ρόλο Συμβάλλοντα για οποιονδήποτε άλλο χώρο εργασίας.
- Πρόσβαση στις τυπικές συνδέσεις στο Power Automate, οι οποίες παρέχονται με οποιαδήποτε συνδρομή στο Office 365.
- Εάν χρησιμοποιείτε έναν πίνακα του Excel Online, πρέπει να έχει μορφοποιηθεί ως πίνακας στο Excel. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία πίνακα για να μάθετε τον τρόπο.
Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς για κάθε γραμμή σε πίνακα ή λίστα
Σημείωμα
Τα παρακάτω βήματα και εικόνες εμφανίζουν τη ρύθμιση μιας ροής χρησιμοποιώντας το πρότυπο Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς Power BI για κάθε γραμμή σε έναν πίνακα του Excel Online. Μπορείτε να ακολουθήσετε τα ίδια βήματα για να δημιουργήσετε μια ροή χρησιμοποιώντας το πρότυπο Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς Power BI για στοιχεία σε μια λίστα του SharePoint Online. Αντί για έναν πίνακα του Excel Online, μια λίστα του SharePoint Online θα περιέχει τις πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εξαγωγής της σελιδοποιημένης αναφοράς.
Εισέλθετε στο flow.microsoft.com Power Automate.
Επιλέξτε Πρότυπα και κάντε αναζήτηση για σελιδοποιημένες αναφορές.
Επιλέξτε το πρότυπο Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς Power BI για κάθε γραμμή σε έναν πίνακα του Excel Online ή Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς Power BI για στοιχεία σε μια λίστα του SharePoint Online. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εισέλθει στο Excel Online, το Power BI, το OneDrive για την εργασία ή τη σχολή σας, το SharePoint Online και το Office 365 Outlook. Επιλέξτε Συνέχεια.
Για να ορίσετε την Περιοδικότητα για τη ροή σας, επιλέξτε ένα στοιχείο στο πεδίο Συχνότητα και εισαγάγετε μια επιθυμητή τιμή για το Διάστημα .
(Προαιρετικό) Επιλέξτε Εμφάνιση επιλογών για προχωρημένους για να ορίσετε συγκεκριμένες παραμέτρους για την Περιοδικότητα, όπως Ζώνη ώρας, Ώρα έναρξης, Αυτές τις ημέρες, Αυτές τις ώρες και Αυτά τα λεπτά.
Στο πλαίσιο Θέση, επιλέξτε OneDrive για εργασία ή σχολείο ή την τοποθεσία του SharePoint Online όπου είναι αποθηκευμένος ο πίνακας του Excel Online ή η λίστα του SharePoint Online. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη Βιβλιοθήκη εγγράφων από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Επιλέξτε το αρχείο του Excel Online ή τη λίστα του SharePoint Online στο πλαίσιο Αρχείο . Επιλέξτε το όνομα του πίνακα ή της λίστας από την αναπτυσσόμενη λίστα στο πλαίσιο Πίνακας .
Φιλοδώρημα
Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία πίνακα για να μάθετε πώς μπορείτε να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως πίνακα στο Excel.
Προετοιμάστε μια μεταβλητή που θα χρησιμοποιηθεί για το όνομα του αρχείου. Μπορείτε να διατηρήσετε ή να τροποποιήσετε τις προεπιλεγμένες τιμές για το Όνομα και την Τιμή, αλλά αφήστε την τιμή Τύπος ως Συμβολοσειρά.
Στο πλαίσιο Χώρος εργασίας , επιλέξτε έναν χώρο εργασίας σε ένα σύνολο δεσμευμένων εκχωρημένων πόρων. Στο πλαίσιο Αναφορά, επιλέξτε τη σελιδοποιημένη αναφορά στον επιλεγμένο χώρο εργασίας που θέλετε να εξαγάγετε. Εάν ορίσετε την επιλογή Εισαγωγή προσαρμοσμένης τιμής από την αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε να ορίσετε τον Χώρο εργασίας και την Αναφορά ώστε να ισούνται με μια στήλη στον πίνακα του Excel Online ή στη λίστα του SharePoint Online. Αυτές οι στήλες θα πρέπει να περιέχουν αναγνωριστικά χώρου εργασίας και αναγνωριστικά αναφοράς, αντίστοιχα.
Επιλέξτε μια Μορφή εξαγωγής από την αναπτυσσόμενη λίστα ή ορίστε την ώστε να είναι ίση με μια στήλη στον πίνακα του Excel Online που περιέχει τις επιθυμητές μορφές εξαγωγής. για παράδειγμα, PDF, DOCX ή PPTX. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε παραμέτρους για τη σελιδοποιημένη αναφορά. Βρείτε αναλυτικές περιγραφές των παραμέτρων στο θέμα Αναφορά συνδέσεων για το Power BI REST API.
Στο πλαίσιο Τιμή, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη σελιδοποιημένη αναφορά μόλις εξαχθεί. Φροντίστε να εισαγάγετε μια επέκταση αρχείου. Μπορείτε να τον ορίσετε στατικά, για παράδειγμα
.pdf,.docxή.pptx. Εναλλακτικά, ρυθμίστε την δυναμικά επιλέγοντας τη στήλη στον πίνακα Excel που αντιστοιχεί στην επιθυμητή μορφή εξαγωγής.
Στην ενότητα Εναλλαγή, συμπληρώστε το πλαίσιο Ενεργό με τη στήλη στον πίνακα του Excel Online που αντιστοιχεί στην επιθυμητή μέθοδο παράδοσης: OneDrive, SharePoint ή Email.
Στις ενότητες Υπόθεση, Περίπτωση 2 και Περίπτωση 3, εισαγάγετε τις τιμές που υπάρχουν στη στήλη πίνακα του Excel Online που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα.
Στην περίπτωση που αποθηκεύετε τη σελιδοποιημένη αναφορά σας στο OneDrive, επιλέξτε τη Διαδρομή φακέλου όπου θα πρέπει να αποθηκευτεί.
Στην περίπτωση που αποθηκεύετε τη σελιδοποιημένη αναφορά σας στο SharePoint Online, εισαγάγετε τη Διεύθυνση τοποθεσίας και τη Διαδρομή φακέλου όπου θα πρέπει να αποθηκευτεί.
Στην περίπτωση κατά την οποία στέλνετε τη σελιδοποιημένη αναφορά σας ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Outlook, συμπληρώστε τα πλαίσια Προς, Θέμα και Σώμα κειμένου . Αυτά τα πλαίσια μπορεί να περιέχουν στατικό περιεχόμενο ή δυναμικό περιεχόμενο από τον πίνακα του Excel Online ή τη λίστα του SharePoint Online. Το Power Automate επισυνάπτει αυτόματα τη σελιδοποιημένη αναφορά σας σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Νέο βήμα ή Αποθήκευση. Το Power Automate δημιουργεί και αξιολογεί τη ροή και σας ενημερώνει αν εντοπίσει σφάλματα.
Εάν υπάρχουν σφάλματα, επιλέξτε Επεξεργασία ροής για να τα διορθώσετε. Διαφορετικά, επιλέξτε το βέλος "Πίσω " για να δείτε τις λεπτομέρειες της ροής και να εκτελέσετε τη νέα ροή.