Προετοιμασία διεργασιών και εγγραφών
Για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα εξόρυξης εργασιών για να απεικονίσετε και να αναλύσετε τις διεργασίες σας, πρέπει:
- Δημιουργήστε τη διεργασία σας στη δυνατότητα εξόρυξης διεργασιών στο Power Automate.
- Καταγράψτε τις δραστηριότητες που συνιστούν τη διαδικασία χρησιμοποιώντας τον καταγραφέα του Power Automate.
- Προετοιμάστε την εγγραφή για ανάλυση.
- (Προαιρετικά) Δημιουργήστε προτεινόμενα ονόματα δραστηριοτήτων για να διευκολύνετε εσάς και άλλους να προετοιμάσουν την εγγραφή για ανάλυση.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις διεργασίες στο ακόλουθο βίντεο.
Δημιουργήστε μια διεργασία
Σε γενικές γραμμές, οι διεργασίες που νομίζετε ότι είναι αντιαποδοτικές ή επαναλαμβανόμενες είναι καλοί υποψήφιοι για ανάλυση.
Είσοδος στο Power Automate.
Στο αριστερό τμήμα παραθύρου περιήγησης, επιλέξτε Εξόρυξη διεργασιών.
Στην ενότητα Δημιουργία μιας νέας διεργασίας, επιλέξτε το πλακίδιο Έναρξη εδώ.
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη διεργασία και την περιγραφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εγγραφές.
Επιλέξτε Δημιουργία.
Καταγράψτε τη διεργασία σας
Δημιουργήστε μια εγγραφή με έναν από τους εξής δύο τρόπους:
Άμεση δημιουργία μιας εγγραφής μετά τη δημιουργία της διεργασίας
Αφού δημιουργήσετε μια διεργασία, βλέπετε μια οθόνη με δύο επιλογές ως επόμενα βήματα.
- Επιλέξτε Προσθήκη εγγραφής.
Δημιουργήστε μια εγγραφή από την οθόνη λεπτομερειών διεργασίας
Για να δημιουργήσετε μια εγγραφή από την οθόνη λεπτομερειών, βρείτε και επιλέξτε τη διεργασία σας.
Επιλέξτε Εξόρυξη διεργασιών>Όλες οι διεργασίες κάτω από τα πλακίδια στα δεξιά.
Επιλέξτε το όνομα της διεργασίας για να μεταβείτε στην οθόνη λεπτομερειών διεργασίας.
Στο μενού στο επάνω μέρος, επιλέξτε Νέα εγγραφή.
Επιλέξτε Άνοιγμα καταγραφέα.
Εκκινήστε τον καταγραφέα στο Power Automate
Χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις μεθόδους που περιγράφηκαν προηγουμένως, θα πρέπει να λάβετε ένα μήνυμα το οποίο να αναφέρει Έναρξη του καταγραφέα στο Power Automate.
Θα πρέπει να έχετε κάνει λήψη του Power Automate προτού ξεκινήσετε. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε Λήψη της εφαρμογής για να την εγκαταστήσετε.
Εάν έχετε εγκαταστήσει το Power Automate, πρέπει να δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο 'Ανοιγμα του Power Automate του προγράμματος περιήγησης. Επιλέξτε το για να ανοίξετε την εφαρμογή.
Εάν το Power Automate έχει εγκατασταθεί αλλά δεν ανοίγει σωστά, επιλέξτε Άνοιγμα ξανά.
Χρησιμοποιήστε τον καταγραφέα του Power Automate
Ξεκινήστε την καταγραφή της διεργασίας σας με ένα μόνο βήμα.
Στην οθόνη Καταγραφέα επιφάνειας εργασίας, επιλέξτε Εγγραφή.
Εκτελέστε τις ενέργειες που θέλετε να καταγράψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος στο κάτω μέρος της οθόνης της συσκευής εγγραφής.
Αφού η εγγραφή αποθηκευτεί με επιτυχία, επιλέξτε Προβολή εγγραφής για να προβάλετε τα βήματα που έχουν καταγραφεί και προετοιμάστε την εγγραφή για ανάλυση.
Σημείωμα
Ανάλογα με τη διάρκεια της εγγραφής, μπορεί να χρειαστεί αρκετός χρόνος για να είναι διαθέσιμες οι ενέργειες.
Δυνατότητες καταγραφέα
Καθώς καταγράφετε τις ενέργειες σας, οι περιγραφές των ενεργειών εμφανίζονται στην οθόνη καταγραφής.
Για να διαγράψετε οποιαδήποτε ενέργεια από την εγγραφή σας, επιλέξτε το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.
Για να διακόψετε προσωρινά την εγγραφή, επιλέξτε Διακοπή εγγραφής οποιαδήποτε στιγμή.
Για να συνεχίσετε με την εγγραφή από εκεί που την αφήσατε, επιλέξτε Έναρξη εγγραφής ξανά.
Για να διαγράψετε όλες τις ενέργειες που έχουν καταγραφεί και να ξεκινήσετε από την αρχή, επιλέξτε Επαναφορά εγγραφής.
Συμβουλές εγγραφής
Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να βελτιώσετε την εμπειρία εγγραφής σας.
Να είστε μεθοδικοί στις ενέργειες σας. Υπάρχει μια μικρή καθυστέρηση, οπότε περιμένετε έως ότου το κόκκινο πλαίσιο επικεντρωθεί στο στοιχείο με το οποίο προσπαθείτε να αλληλεπιδράσετε πριν να επιλέξετε.
Εάν έγιναν τυχόν επιλογές κατά λάθος, διαγράψτε την ενέργεια στην οθόνη του καταγραφέα.
Εάν καταγράψετε ένα βήμα που δεν προορίζεται για να αποτελεί μέρος της διεργασίας, διαγράψτε το βήμα με το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.
Προετοιμάστε μια εγγραφή για ανάλυση
Όταν ολοκληρωθεί η εγγραφή, μπορείτε να προβάλετε τις ενέργειες που έχουν καταγραφεί στην οθόνη λεπτομερειών εγγραφής. Είναι σημαντικό να προετοιμάσετε την εγγραφή για ανάλυση προτού συνεχίσετε.
Οι ενέργειες που είχαν καταγραφεί κατά τη διαδικασία μπορούν να είναι πολύ αναλυτικές και συγκεκριμένες. Για να έχουν νόημα οι ενέργειες αυτές και να δημιουργηθεί ένα σαφές διάγραμμα ροής διαδικασίας, αυτές οι ενέργειες πρέπει να ομαδοποιηθούν σε μεγαλύτερες δραστηριότητες. Η δυνατότητα εξόρυξης διεργασιών είναι πλέον σε θέση να ομαδοποιεί αυτόματα παρόμοιες ενέργειες σε δραστηριότητες.
Βεβαιωθείτε ότι τυχόν ευαίσθητες πληροφορίες καταργούνται από την εγγραφή πριν από την ανάλυση. Αυτό μπορεί να γίνει για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ασφάλειας των δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες για τον τρόπο προστασίας των δεδομένων σας, μεταβείτε στην επιλογή Προστασία των δεδομένων σας.
Ακολουθεί ένα σύντομο βίντεο για τον τρόπο προετοιμασίας μιας εγγραφής για ανάλυση.
Ομαδοποίηση ενεργειών σε δραστηριότητες
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία καταγραφής, μπορεί να παρατηρήσετε ότι ορισμένες δραστηριότητες έχουν ήδη δημιουργηθεί αυτόματα για εσάς. Έχετε την επιλογή να διατηρήσετε αυτές τις δραστηριότητες ως έχουν ή μπορείτε να τις τροποποιήσετε για να ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες σας.
Επεξεργασία υφιστάμενης δραστηριότητας
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την επεξεργασία μιας υπάρχουσας δραστηριότητας.
Για να αλλάξετε την ενέργεια έναρξης μιας δραστηριότητας, σύρετε την κεφαλίδα της δραστηριότητας επάνω ή κάτω στη λίστα των ενεργειών στο επιθυμητό σημείο εκκίνησης.
Για να αλλάξετε το όνομα μιας δραστηριότητας, επιλέξτε την και εμφανίζεται ένα σύνθετο πλαίσιο στα δεξιά.
Μπορείτε να επιλέξετε από τα υπάρχοντα ονόματα δραστηριοτήτων στο αναπτυσσόμενο μενού ή να δημιουργήσετε τα δικά σας, εάν χρειάζεται.
Προσθήκη μιας νέας δραστηριότητας
Μπορείτε να προσθέσετε μια δραστηριότητα σε μια διεργασία αφού την καταγράψετε.
Επιλέξτε Προσθήκη δραστηριότητας για να προσθέσετε μια κεφαλίδα δραστηριότητας. Όλες οι ενέργειες κάτω από την κεφαλίδα δραστηριότητας και πριν από την επόμενη κεφαλίδα δραστηριότητας είναι μέρος της ομάδας.
Μετακινήστε την κεφαλίδα δραστηριότητας προς τα επάνω ή προς τα κάτω στη λίστα ενεργειών στο όπου θέλετε να ξεκινήσει η δραστηριότητα.
Ονομάστε τη δραστηριότητα στα δεξιά, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού για να βρείτε τα υπάρχοντα ονόματα δραστηριοτήτων ή δημιουργήστε ένα νέο.
Διαγραφή μιας δραστηριότητας
Για ανάλυση, χρειάζεστε τουλάχιστον δύο δραστηριότητες. Διαφορετικά, η αντιστοίχηση διαδικασίας δεν θα είχε σημασία.
Εάν δεν θέλετε μια δραστηριότητα αυτόματης δημιουργίας ή κάνατε λάθος και θέλετε να διαγράψετε μια δραστηριότητα, επιλέξτε Διαγραφή δραστηριότητας στη γραμμή εντολών.
Εάν δεν θέλετε καμία από τις δραστηριότητες που δημιουργήσατε αυτόματα ή απλά θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή, επιλέξτε Διαγραφή όλων των δραστηριοτήτων στη γραμμή εντολών.
Ανά πάσα στιγμή, επιλέξτε Αποθήκευση στην επάνω δεξιά πλευρά για να αποθηκεύσετε την εργασία σας.
Αποθήκευση και ανάλυση
Όταν ολοκληρώσετε την ομαδοποίηση, επιλέξτε Αποθήκευση και ανάλυση στην επάνω δεξιά πλευρά.
Μετά την ανάλυση, επιλέξτε Προβολή ανάλυσης στη γραμμή ειδοποιήσεων, για να μεταβείτε στη σελίδα αναλύσεων.
Για να μάθετε περισσότερα, μεταβείτε στην Ανάλυση διεργασιών.
Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε αποθήκευση χωρίς ανάλυση επιλέγοντας το σύμβολο εκθέτη δίπλα στην επιλογή Αποθήκευση και ανάλυση και κατόπιν επιλέξτε Αποθήκευση.
Επιλέξτε Κλείσιμο για να επιστρέψετε στην οθόνη λεπτομερειών διεργασίας.
Συμβουλές ομαδοποίησης
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την ομαδοποίηση ενεργειών σε δραστηριότητες, οι οποίες μπορεί να είναι χρήσιμες στην περίπτωσή σας.
Χρήση υπάρχοντος ονόματος δραστηριότητας: Αυτό δημιουργεί ένα πιο συνεπές και ακριβές διάγραμμα ροής διαδικασίας. Τα ονόματα δραστηριοτήτων είναι διαθέσιμα στο αναπτυσσόμενο μενού κάθε φορά που αποθηκεύεται μια εγγραφή. Για να καταργήσετε ένα όνομα δραστηριότητας από το μενού μετά την κατάργησή του από όλες τις εγγραφές που χρησιμοποιούν το εν λόγω όνομα, πρέπει να αναλύσετε την εγγραφή.
Αναζήτηση μοτίβων: Αναλύστε τις ενέργειες που έχουν καταγραφεί για μοτίβα που εμφανίζονται συχνά, όπως παρόμοια βήματα που λαμβάνονται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας ή κοινών εφαρμογών που χρησιμοποιούνται. Η ομαδοποίηση αυτών των ενεργειών μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό κοινών δραστηριοτήτων.
Χρήση διακριτικής ευχέρειας: Ομαδοποιήστε ενέργειες που έχουν νόημα για εσάς και σχετίζονται με τη συνολική διεργασία. Για παράδειγμα, εάν αναλύετε μια διαδικασία πωλήσεων, μπορείτε να ομαδοποιήσετε ενέργειες που σχετίζονται με τη δημιουργία υποψήφιων πωλητών, την προώθηση και τις συμφωνίες κλεισίματος.
Εξετάστε τη συχνότητα: Μπορείτε να ομαδοποιήσετε ενέργειες που εμφανίζονται συχνά μαζί. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό εμποδίων στη διεργασία ή στις περιοχές όπου η αυτοματοποίηση θα μπορούσε να βοηθήσει.
Σκεφτείτε τις εξαρτήσεις: Εξετάστε το ενδεχόμενο ομαδοποίησης ενεργειών που έχουν εξαρτήσεις η μία από την άλλη. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεται να κάνετε λήψη ενός αρχείου πριν από την αποστολή του, θα ήταν δυνατή η ομαδοποίηση αυτών των δύο δραστηριοτήτων.
Χρήση σχολίων: Συνεργαστείτε με άλλους ενδιαφερόμενους στη διαδικασία, όπως υπαλλήλους που εκτελούν τις εργασίες ή τους επόπτες που επιβλέπουν τη διαδικασία, για να λάβετε σχόλια σχετικά με την ομαδοποίηση των ενεργειών. Οι πληροφορίες τους μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της ακρίβειας και της χρησιμότητας του διαγράμματος ροής διαδικασίας.
Δημιουργία συνιστώμενων ονομάτων δραστηριοτήτων
Ως κάτοχος διεργασίας ή συγκάτοχος, μπορείτε να δημιουργήσετε συνιστώμενα ονόματα δραστηριότητας για μια διεργασία. Έτσι, διασφαλίζετε μεγαλύτερη συνέπεια στην ονομασία των εγγραφών.
Στην οθόνη λεπτομερειών διεργασίας, επιλέξτε Δημιουργία ονομάτων δραστηριοτήτων.
Για να προσθέσετε μια νέα καταχώρηση ονόματος δραστηριότητας στην προτεινόμενη λίστα, επιλέξτε Νέο όνομα.
Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε Αποθήκευση.
Τα ονόματα δραστηριοτήτων που προσθέσατε εμφανίζονται πλέον στο αναπτυσσόμενο μενού με τα Προτεινόμενα ονόματα κατά την ομαδοποίηση των ενεργειών για μια εγγραφή. Τυχόν δραστηριότητες που δεν καθορίζονται στην προτεινόμενη λίστα εμφανίζονται στην περιοχή Προσαρμοσμένα ονόματα.