Δημιουργία βρόχου έγκρισης με χρήση του Power Automate και του Dataverse

Το Dataverse μπορεί να σας παρέχει έναν τρόπο για να δημιουργήσετε ροές που αποθηκεύουν πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων που είναι ανεξάρτητη από μια ροή cloud. Το καλύτερο σχετικό παράδειγμα είναι οι εγκρίσεις. Εάν αποθηκεύετε την κατάσταση της έγκρισης σε έναν πίνακα, η ροή σας μπορεί να λειτουργεί επάνω σε αυτή.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσετε μια διαδικασία έγκρισης που ξεκινά όταν ο χρήστης προσθέτει ένα αρχείο στο Dropbox. Κατά την προσθήκη του αρχείου, οι πληροφορίες σχετικά με αυτό εμφανίζονται σε μια εφαρμογή, όπου ένας ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει την αλλαγή. Όταν ο ελεγκτής εγκρίνει ή απορρίψει την αλλαγή, αποστέλλεται μια ειδοποίηση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα αρχεία που απορρίφθηκαν διαγράφονται από το Dropbox.

Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτήν την ενότητα, θα δημιουργήσετε:

• έναν προσαρμοσμένο πίνακα που θα περιέχει πληροφορίες για κάθε αρχείο που προστίθεται στο Dropbox και αν η κατάσταση του αρχείου είναι έγκριση, απόρριψη, ή σε εκκρεμότητα.
• μια ροή που προσθέτει πληροφορίες στον προσαρμοσμένο πίνακα όταν προστίθεται ένα αρχείο στο Dropbox, αποστέλλει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όταν εγκριθεί ή απορριφθεί το αρχείο και διαγράφει τα αρχεία που απορρίπτονται. Τα παρακάτω βήματα δείχνουν τον τρόπο για να δημιουργήσετε μια τέτοια ροή cloud από την αρχή, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε μια παρόμοια ροή από ένα πρότυπο.
• μια εφαρμογή στην οποία ένας ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει αρχεία που προστίθενται στο Dropbox. Θα χρησιμοποιήσετε το Power Apps για την αυτόματη δημιουργία αυτής της εφαρμογής με βάση τις στήλες στον προσαρμοσμένο πίνακα.

Προϋποθέσεις

• Εγγραφείτε στο Power Automate και Power Apps.

• Δημιουργήστε συνδέσεις στο Dropbox και στο Office 365 Outlook, όπως στην ενότητα Διαχείριση των συνδέσεών σας.

Δημιουργία του πίνακα

1. Συνδεθείτε στο Power Apps.

2. Στην αριστερή γραμμή περιήγησης επιλέξτε Πίνακες.

3. Επιλέξτε Νέος πίνακας και έπειτα επιλέξτε Νέος πίνακας.

4. Καθορίστε ένα εμφανιζόμενο όνομα και ένα όνομα σε πληθυντικό αριθμό για τον νέο πίνακα. Σε αυτό το παράδειγμα, και τα δύο ονόματα είναι ReviewDropboxFiles. Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέστε μια περιγραφή.

   

5. Επιλέξτε Αποθήκευση για την αποθήκευση του πίνακα.

Προσθήκη στηλών στον πίνακα

1. Επιλέξτε τον πίνακα ReviewDropboxFiles στη σελίδα Πίνακες και , στη συνέχεια, επιλέξτε Νέα>Στήλη.

   

2. Δημιουργήστε μια νέα στήλη με το όνομα Υπεύθυνος έγκρισης με τις ακόλουθες ιδιότητες:

   • Ορίστε Εμφανιζόμενο όνομα σε Υπεύθυνος έγκρισης.
   • Ορίστε Τύπος δεδομένων σε Μοναδική γραμμή κειμένου.
   • Ορίστε τη μορφή σε Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Ορίστε Απαιτείται σε Απαιτείται από επιχείρηση.

3. Δημιουργήστε μια νέα στήλη με το όνομα Κατάσταση με τις ακόλουθες ιδιότητες:

   • Ορίστε Εμφανιζόμενο όνομα σε Κατάσταση.
   • Ορίστε Τύπος δεδομένων σε Μοναδική γραμμή κειμένου.
   • Ορίστε Μορφή σε Κείμενο.
   • Ορίστε Απαιτείται σε Απαιτείται από επιχείρηση.

4. Δημιουργήστε μια νέα στήλη με το όνομα Αναγνωριστικό αρχείων με τις ακόλουθες ιδιότητες:

   • Ορίστε το Εμφανιζόμενο όνομα σε Αναγνωριστικό αρχείων.
   • Ορίστε Τύπος δεδομένων σε Μοναδική γραμμή κειμένου.
   • Ορίστε Μορφή σε Κείμενο.
   • Ορίστε Απαιτείται σε Απαιτείται από επιχείρηση.

Εισέλθετε και δημιουργήστε μια ροή cloud

1. Είσοδος στο Power Automate.

2. Στο επάνω δεξιό μενού, επιλέξτε το περιβάλλον όπου έχετε δημιουργήσει στη βάση δεδομένων. Εάν δεν επιλέξετε το ίδιο περιβάλλον, δεν θα δείτε τον πίνακα.

3. Μεταβείτε στις Οι ροές μου και επιλέξτε Νέα ροή>Αυτοματοποιημένη ροή cloud.

Έναρξη όταν προστίθεται ένα αρχείο

1. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αυτοματοποιημένης ροής cloud , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη ροή και αναζητήστε το έναυσμα Dropbox Κατά τη δημιουργία αρχείου.

2. Στην περιοχή Φάκελος, επιλέξτε το εικονίδιο του φακέλου και, στη συνέχεια, μεταβείτε στον φάκελο όπου θα προστεθούν αρχεία.

Προσθήκη δεδομένων στον πίνακα

1. Στη σχεδίαση, επιλέξτε Νέο βήμα και αναζητήστε την ενέργεια Dataverse Προσθήκη νέας γραμμής.

2. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της ενέργειας όπως παρουσιάζεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

   1. Στο αναπτυσσόμενο μενού Όνομα πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα ReviewDropboxFiles.

   2. Στο πεδίο Υπεύθυνος έγκρισης, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που θα ελέγξει τα αρχεία.

   3. Στο πεδίο Αναγνωριστικό αρχείων, επιλέξτε Αναγνωριστικό αρχείων από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

   4. Στο πεδίο Όνομα, επιλέξτε Όνομα αρχείου από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

   5. Στο πεδίο Κατάσταση, πληκτρολογήστε Σε εκκρεμότητα.

   

Ελέγξτε αν το αρχείο έχει ελεγχθεί

1. Στην ενέργεια Προσθήκη νέας γραμμής, επιλέξτε Νέο βήμα και αναζητήστε την ενέργεια Κάντε μέχρι.

2. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της ενέργειας Κάντε μέχρι όπως παρουσιάζεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

   1. Επιλέξτε το αριστερό πλαίσιο στην ενέργεια και επιλέξτε Κατάσταση από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

   2. Στο μέσο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε δεν ισούται με.

   3. Στο δεξιό πλαίσιο, εισαγάγετε Σε εκκρεμότητα.

3. Εντός της ενέργειας Κάντε μέχρι, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας και αναζητήστε την ενέργεια Λήψη γραμμής κατά αναγνωριστικό Dataverse ".

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της ενέργειας Λήψη γραμμής κατά αναγνωριστικό όπως παρουσιάζεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

   1. Στο αναπτυσσόμενο μενού Όνομα πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα ReviewDropboxFiles.

   2. Στο πεδίο Αναγνωριστικό γραμμής, επιλέξτε Αναγνωριστικό αρχείων από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

Ελέγξτε εάν το στοιχείο έχει εγκριθεί

1. Στην ενέργεια Κάντε μέχρι, επιλέξτε Νέο βήμα και αναζητήστε την ενέργεια Συνθήκη.

2. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της ενέργειας Συνθήκη όπως παρουσιάζεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

   1. Επιλέξτε το αριστερό πλαίσιο στην ενέργεια και επιλέξτε Κατάσταση από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

   2. Στο μέσο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε ισούται με.

   3. Στο πλαίσιο στα δεξιά, εισαγάγετε Εγκρίθηκε.

Αποστολή μηνύματος ειδοποίησης

1. Στην ενέργεια Εάν ναι, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας και αναζητήστε την ενέργεια Office 365 Outlook Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2).

2. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της ενέργειας Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) όπως παρουσιάζεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

   1. Στο πεδίο Προς, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου το οποίο θέλετε να ειδοποιηθεί όταν γίνει αποδοχή ενός στοιχείου.

      Φιλοδώρημα

      Για να διευκολυνθείτε κατά τη δοκιμή της ροής, ορίστε τη δική σας διεύθυνση. Μπορείτε να την αλλάξετε όταν η ροή είναι έτοιμη για πραγματική χρήση.

   2. Στο πεδίο Θέμα, επιλέξτε Όνομα αρχείου από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

   3. Στο πεδίο Σώμα, καταχωρήστε Το στοιχείο έχει εγκριθεί..

3. Στην ενέργεια Εάν όχι, επαναλάβετε το βήμα 2, αλλά καθορίστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Το στοιχείο απορρίφθηκε.

Διαγραφή απορριφθέντων αρχείων

1. Στην ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) για το μήνυμα απόρριψης, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας και αναζητήστε την ενέργεια Dropbox Διαγραφή αρχείου.

2. Στο πεδίο Αρχείο, επιλέξτε Αναγνωριστικό αρχείων από τη λίστα Δυναμικό περιεχόμενο.

Αποθήκευση της ροής

1. Στο επάνω μέρος της οθόνης, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη δημιουργημένη ροή cloud και επιλέξτε Αποθήκευση.

2. Στο Dropbox, πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον δύο αρχεία στον φάκελο που έχετε καθορίσει: ένα για να ελέγξετε την έγκριση και ένα για να ελέγξετε την απόρριψη.

Δημιουργία της εφαρμογής

1. Συνδεθείτε στο Power Apps.

2. Μεταβείτε στη σελίδα Δημιουργία και, έπειτα, επιλέξτε Dataverse.

3. Επιλέξτε τη σύνδεσή Dataverse σας και, στη συνέχεια, τον πίνακα ReviewDropboxFiles.

   Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά, σας ζητείται να δημιουργήσετε μια σύνδεση στο Dataverse.

4. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Καλώς ήρθατε στο Power Apps Studio, μπορείτε να το παρακολουθήσετε ή να το παραλείψετε.

Προσαρμογή εφαρμογής

Σε αυτό το βήμα, η εφαρμογή πρέπει να περιέχει τρεις οθόνες για να περιηγηθείτε, να δείτε τις λεπτομέρειες και να επεξεργαστείτε τις καταχωρήσεις, αντίστοιχα.

Για να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία από μια οθόνη:

1. Επιλέξτε την επιθυμητή οθόνη στην Προβολή δέντρου.

2. Επιλέξτε το ριζικό στοιχείο της οθόνης.

3. Επιλέξτε Επεξεργασία στο δεξιό τμήμα παραθύρου.

   

Το τρέχον παράδειγμα περιέχει τα ακόλουθα πεδία για κάθε οθόνη:

• Στην οθόνη περιήγησης, υπάρχουν πεδία για τις στήλες Όνομα και Κατάσταση του πίνακα Dataverse.
• Στην οθόνη λεπτομερειών, υπάρχουν πεδία για τις στήλες Όνομα, Κατάσταση, Αναγνωριστικό αρχείου και Υπεύθυνος έγκρισης του πίνακα Dataverse.
• Στην οθόνη επεξεργασίας υπάρχει ένα πεδίο για τη στήλη Όνομα και ένα πεδίο επεξεργασίας κειμένου για τη στήλη Κατάσταση του πίνακα Dataverse.

Δοκιμή της συνολικής λύσης

1. Στο Power Apps, ανοίξτε τη λειτουργία προεπισκόπησης επιλέγοντας το κουμπί αναπαραγωγής στη γραμμή εργαλείων.

   

2. Επιλέξτε το βέλος δίπλα στο πρώτο αρχείο στη λίστα για να δείτε τις λεπτομέρειες σχετικά με αυτό.

3. Επιλέξτε το εικονίδιο μολυβιού για να αλλάξετε τις λεπτομέρειες του αρχείου.

4. Στο πλαίσιο Κατάσταση, εισαγάγετε Εγκρίθηκε και επιλέξτε το εικονίδιο του σημαδιού επιλογής για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Σε λίγα λεπτά, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αναφέρει ότι το αρχείο έχει εγκριθεί.

5. Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα, αλλά εισαγάγετε Απορρίφθηκε (ή οτιδήποτε άλλο εκτός Εγκρίθηκε) στο πεδίο Κατάσταση. Σε λίγα λεπτά, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρει ότι το αρχείο απορρίφθηκε και το αρχείο θα διαγραφεί από το Dropbox.