Βελτιστοποίηση της επιχειρηματικής διεργασίας σας

Τώρα που έχετε επιθεωρήσει ολόκληρη την επιχειρηματική διεργασία, προκαλέστε τον εαυτό σας να τη βελτιστοποιήσετε. Ο εκσυγχρονισμός της διεργασίας αποφεύγει την ύπαρξη τόσων πολλών βημάτων που οι υπάλληλοι να εκπλήσσονται ή να συγχέονται.

Μερικοί χρήσιμοι τρόποι για να προσεγγίσετε τη βελτιστοποίηση της διεργασίας:

• Ξεκινήστε με τον στόχο. Προσδιορίστε τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε με την επιχειρηματική σας διεργασία. Οι στόχοι αυτοί θα πρέπει να παρέχουν ένα γενικό όραμα για τις ελπίδες σας για τη μελλοντική διαδικασία.

• Σκεφθείτε αν κάτι μπορεί να ολοκληρωθεί πιο αποδοτικά, φθηνότερα ή με υψηλότερη ποιότητα.

• Αναζητήστε βασικούς δείκτες επιδόσεων για να προσδιορίσετε τι λειτουργεί καλά και τι χρειάζεται βελτίωση.

• Κάντε ένα βήμα πίσω και αποκτήστε δεδομένα από την κοινή χρήση του εγγράφου διεργασίας με την ομάδα σας.

• Μοιραστείτε το έγγραφο διεργασίας με τη διοίκηση για να έχετε προοπτική υψηλότερου επιπέδου και παρέχετε διαφανή λογοδοσία για κάθε βήμα εντός της διεργασίας.

• Κοιτάξτε τη διεργασία σας από την οπτική γωνία του χρήστη ή του πελάτη που ενδεχομένως να επωφελείται από τη διαδικασία και σκεφθείτε τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε την εμπειρία του και τη γενικότερη ικανοποίησή του.

Μερικές ερωτήσεις-κλειδιά για να κάνετε:

• Μπορούν κάποιες υπόλοιπες δραστηριότητες να κοπούν από τη διαδικασία για να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα ή η ποιότητα ή να μειωθεί το κόστος;

• Εάν η δραστηριότητα που έχει κοπεί είναι σημαντική για τη συνολική επιχειρηματική δραστηριότητα, μπορεί να αντιμετωπιστεί σε μια ξεχωριστή επιχειρηματική διεργασία;

• Μπορεί ένα βήμα να βελτιωθεί ώστε να επιτύχετε τον στόχο σας με έναν καλύτερο τρόπο;

• Μπορεί η σειρά των βημάτων να αλλάξει ξανά;

• Μπορούν τα βήματα να συνδυαστούν;

• Είναι δυνατή η ταυτόχρονη εκτέλεση βημάτων σε αυτήν τη διεργασία;

• Μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό των ατόμων που απαιτούνται για την εκτέλεση της διεργασίας;

• Μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο ειδοποιείτε το επόμενο άτομο στη διαδικασία ώστε να ανταποκρίνεται πιο γρήγορα;

• Υπάρχουν πτυχές της διεργασίας που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε περαιτέρω; Όπως:

  • Αυτόματη καταγραφή δεδομένων σε σχέση με μη αυτόματη καταχώρηση

  • Αυτοματοποίηση αποφάσεων με βάση τα δεδομένα

  • Αυτοματοποίηση της ενέργειας που αναλήφθηκε

  • Χρήση AI για την αντικατάσταση της προσοχής του ανθρώπου

Σημείωση

Εάν η εργασία σας έχει γίνει πλήρως στην επιφάνεια εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το process advisor για να βελτιστοποιήσετε αυτόματα τη διεργασία. Το Process advisor έχει δυνατότητες για ανάλυσης της διεργασίας σας και απεικόνισής της διεργασίας σε έναν χάρτη διεργασιών. Ο χάρτης διεργασιών αποκαλύπτει συμφορήσεις και μετρικά για τη διεργασία σας μέσω μιας αναλυτικής αναφοράς.

Παράδειγμα: βελτιστοποίηση της διαδικασίας αναφοράς εξόδων

Αναζητήσαμε την τρέχουσα διαδικασία εξόδων και διαπιστώσαμε ορισμένες βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν:

• Εγκαταλείψτε το χαρτί για όλη τη διεργασία. (Σημειώσαμε τις οικονομίες και τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις ως όφελος του έργου επίσης.)

• Κάντε όλους τους πιθανούς ελέγχους συμμόρφωσης πριν να ενεργοποιήσετε την υποβολή της αναφοράς για έγκριση. (Μειώνει σημαντικά την επανεξέταση και τον τελικό χρόνο διεργασίας.)

• Αυτόματη αναζήτηση και προσθήκη λογιστικών κωδικών όταν υποβάλλεται η αναφορά εξόδων.

• Ενεργοποιήστε τη λογιστική για να μεταφέρετε τα εγκεκριμένα έξοδα δαπάνες στο οικονομικό σύστημα χωρίς να καταχωρήσετε εκ νέου κανένα δεδομένο.

• Δημιουργήστε αυτόματα εβδομαδιαίες αναφορές εξόδων από τα ψηφιακά δεδομένα.

Η Σαρλότ εξετάζει επιπλέον τρόπους βελτιστοποίησης της διαδικασίας αναθεώρησης του προϋπολογισμού. Και η Ρεμπέκα ερευνά τον τρόπο με τον οποίο ο εξαμηνιαίος έλεγχος μπορεί να βελτιστοποιηθεί με τη χρήση του AI.

Η προτεινόμενη βελτιστοποιημένη διεργασία μοιάζει με την παρακάτω απεικόνιση.

Επόμενο βήμα: αξίζει να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διεργασία;

Σημείωση

Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)

Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).