Καθορισμός της επιχειρηματικής αξίας της επίλυσης του προβλήματος
Η επιχειρηματική αξία εμπίπτει σε μία από τις τέσσερις κατηγορίες και είναι εύκολο να τη θυμόμαστε ως REVO:
Έσοδα: αυτή η λύση φέρνει έσοδα που διαφορετικά δεν θα μπορούσαν να πραγματοποιηθούν, μέσω μιας νέας επιχειρηματικής δραστηριότητας ή μιας υπηρεσίας που δεν έχει προσφερθεί νωρίτερα.
Αποτελεσματικότητα: η αποτελεσματικότητα είναι πράγματι εξοικονόμηση κόστους. Αυτή η λύση επιτρέπει στους συμμετέχοντες που εκτελούν τη διεργασία να το κάνουν πιο γρήγορα.
Όγκος: η αποφυγή κόστους επιτυγχάνεται επιτρέποντας στους τρέχοντες χρήστες να επεξεργάζονται περισσότερες συναλλαγές, με τη σειρά τους να αποφεύγουν το κόστος των πρόσθετων πόρων.
Άλλα: η λύση βοηθάει τον οργανισμό να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις του "πρέπει να κάνει", γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε αποφυγή οικονομικών κυρώσεων.
Αφού καθοριστεί η κατηγορία, πρέπει να ορίσουμε την τιμή που θα επιτύχουμε:
Έσοδα
Καθορισμός των χρεών που θα χρεωθούν για την υπηρεσία
Καθορίστε τον αριθμό των πελατών που θα αγοράσουν την υπηρεσία ή το προϊόν
Καθορισμός του χρονικού ορίζοντα που θα μετρηθεί (μηνιαίος, τριμηνιαίος, ετήσιος)
Έσοδα = ( τιμή × πελάτες) για τον χρονικό ορίζοντα
Αποτελεσματικότητα
Καθορίστε τον αριθμό των ατόμων που κάνουν την εργασία σήμερα
Καθορίστε το ποσό του άμεσου χρόνου που χρειάζονται για να εκτελέσουν την εργασία σήμερα ("παλιά ώρα")
Καθορίστε τον αριθμό των ατόμων που θα εκτελέσουν την εργασία μετά την κατασκευή της λύσης Microsoft Power Platform
Καθορίστε το ποσό του άμεσου χρόνου που θα χρειαστεί για τη χρήση της νέας λύσης ("νέα ώρα")
Εξοικονόμηση χρόνου = παλιά ώρα – νέα ώρα (για να μετατρέψετε αυτό το σε δολάρια, πολλαπλασιάστε την εξοικονόμηση χρόνου με το πλήρως φορτωμένο κόστος των ατόμων για τη μονάδα χρόνου που μετράτε (για παράδειγμα, ώρες).)
Τόμος
Καθορισμός του όγκου των συναλλαγών που μπορεί να επεξεργαστεί ένα μεμονωμένο άτομο για μια συγκεκριμένη μονάδα χρόνου ("συναλλαγές ανά άτομο")
Καθορισμός του όγκου των συναλλαγών που θα είναι σε θέση να επεξεργαστεί η νέα λύση σε αυτό το διάστημα ("νέες συναλλαγές ανά άτομο")
Καθορισμός του όγκου των συναλλαγών που πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία σε αυτό το διάστημα ("όγκος")
Αποφυγή κόστους = (όγκος ÷ συναλλαγές ανά άτομο) – (όγκος ÷ νέες συναλλαγές ανά άτομο)
Αυτό υπολογίζει τον αριθμό των ατόμων που δεν θα χρειάζεται να επεξεργάζονται συναλλαγές για την επίτευξη του όγκου που επεξεργάζεται η λύση.
Άλλα
- Καθορίστε την ποινή που μπορεί να αποτραπεί με την καταγραφή των πληροφοριών και τη διάθεσή τους στη λύση
Εάν η επιχειρηματική αξία που θα λάβετε με την αυτοματοποίηση της διεργασίας δεν συγκρίνεται θετικά με το κόστος καμίας προσπάθειας, πρέπει να αναρωτηθείτε εάν αυτό είναι το σωστό επιχειρηματικό πρόβλημα για να εστιάσετε.
Ωστόσο, εάν η επιχειρηματική αξία που λαμβάνετε με την επίλυση του επιχειρηματικού προβλήματος είναι μεγαλύτερη από το κόστος καμίας προσπάθειας—συν τον χρόνο ανάπτυξης και το μηνιαίο κόστος οποιασδήποτε άδειας χρήσης λογισμικού—είναι λογικό να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.
Παράδειγμα: η επιχειρηματική αξία της αυτοματοποίησης της διαδικασίας δαπανών
Στην περίπτωση της εφαρμογής παράδειγμα, η κύρια κατηγορία επιχειρηματικής αξίας είναι η αποτελεσματικότητα. Η νέα εφαρμογή θα μειώσει τον χρόνο που απαιτείται για την επεξεργασία του ίδιου αριθμού αναφορών δαπανών κάθε εβδομάδα, μήνα και έτος. Αναζητήσαμε τη νέα διεργασία και τι θα θέλαμε να πραγματοποιήσει η εφαρμογή με τους μελλοντικούς χρήστες μας. Τους ζητήσαμε πόσο χρόνο περιμένουν να κερδίσουν με τη νέα διεργασία και να είναι σε θέση να ενσωματώσουν ορισμένους από τους κανόνες στην εφαρμογή "αναφορά δαπανών".
Θα έχουμε ακόμα 140 αναφορές εξόδων που υποβάλλονται κάθε εβδομάδα. Αυτό δεν έχει αλλάξει. Ωστόσο, όταν μιλήσαμε με τα άτομα που υπέβαλαν αναφορές, διαπιστώσαμε ότι θα μπορούσαμε να μειώσουμε τον χρόνο που δαπανούσαν στα 20 λεπτά—μπορώντας να εισαγάγουν τις πληροφορίες αμέσως και να φωτογραφίζουν τις αποδείξεις όταν απαιτούνταν μια παραλαβή. Το πλήρως φορτωμένο κόστος παραμένει επίσης ίδιο.
(140 αναφορές εξόδων εβδομαδιαίως × 20 λεπτά) × $90/ώρα = $4.158 εβδομαδιαίως = $216.216 ετησίως
Ο Νικ θα εξετάσει τις αναφορές εξόδων της ομάδας του (περίπου 100 πωλητές) και θα εκτιμήσει ότι θα χρειαστούν περίπου 5 λεπτά για να εξετάσει κάθε αναφορά εξόδων. Η αξιολόγησή του Νικ περιορίζεται στο είδος των εξόδων που υποβάλλονται, αναγνωρίζοντας ότι η ανάγκη για αποδείξεις—και η ανάγκη να συμπεριλάβετε τα ονόματα των επισκεπτών στα γεύματα και να κατανείμετε τα έξοδα ξενοδοχείων στις κατάλληλες κατηγορίες—θα ελέγχονται από την εφαρμογή.
(100 αναφορές εξόδων εβδομαδιαίως × 5 λεπτά) × $90/ώρα = $750 εβδομαδιαίως = $39.000 ετησίως
Άλλοι διευθυντές θα επανεξετάσουν και θα εγκρίνουν τις αναφορές εξόδων από τα τμήματά τους που προωθούνται, επομένως οι υπόλοιπες 40 αναφορές εξόδων θα κοστίζουν $15.600 το χρόνο.
Η εργασία για τον Αμπάη και την ομάδα του έχει πλέον μετατοπιστεί σε αναφορές ελέγχου σημείων. Δεν πρέπει να χρειαστεί να επανεξετάσουν στην πραγματικότητα, η ομάδα του Αμπάη ενδέχεται να είναι σε θέση να αναλάβει άλλες δραστηριότητες λόγω της μείωσης της προσπάθειας που απαιτείται για την αναθεώρηση των αναφορών εξόδων.
Βελτιστοποιήσαμε τη διεργασία για τη συσχέτιση του σωστού κώδικα λογιστικής γενικής λογιστικής με καθεμία από τις κατηγορίες δαπανών. Τώρα ο Αμπάη και η ομάδα του μπορούν να εξαγάγουν τα δεδομένα για τη δημιουργία του περιοδικού πληρωμών, μειώνοντας τις 40,3 (16,5 για κωδικοποίηση + 23,8 για δημοσίευση) ώρες εβδομαδιαίως σε λίγα λεπτά, εξοικονομώντας $188.604 ( $77.220 για κωδικοποίηση και $111.384 για δημοσίευση) τον χρόνο. Ο Αμπάη μπορεί να είναι σε θέση να αναθέτει σε ορισμένους από την ομάδα του άλλες, πιο σημαντικές, εργασίες στο τμήμα του.
Με τη νέα διεργασία, ο Αμπάη και η ομάδα του μπορούν να εξετάζουν να δημοσιεύουν τις αναφορές εξόδων κάθε μέρα, οι οποίες θα παρέχουν στη Σαρλότ μια ενημερωμένη προβολή του προϋπολογισμού κάθε μέρα. Αυτό θα επιτρέψει επίσης στη Σάρλοτ να ανταποκριθεί πιο γρήγορα καθώς προσεγγίζονται οι περιορισμοί του προϋπολογισμού.
Το νέο κόστος για την εταιρεία με τη χρήση της αυτοματοποιημένης εφαρμογής είναι περίπου:
$216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 ετησίως
Εξοικονομώντας για την εταιρεία περίπου $777.738 κάθε χρόνο
Σημείωση
Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)
Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).