Δημιουργία ενός μοντέλου συνεργασίας

Ένα καλά καθορισμένο και δομημένο μοντέλο συνεργασίας είναι κεντρικό σημείο για την αποτελεσματική λειτουργία μιας ομάδας fusion. Σε αυτήν την ενότητα λαμβάνονται υπόψη οι παράγοντες που μπορούν να συμβάλουν σε αυτήν την επιτυχία, όπως ένας καλά καθορισμένος ρόλος και υποχρεώσεις, μια δομημένη επιχειρηματική δραστηριότητα, αξιόπιστα κανάλια επικοινωνίας και μια προσβάσιμη πύλη τεκμηρίωσης.

Καθορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων

Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ομάδα fusion, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε σαφείς ρόλους και υποχρεώσεις. Η βασική προσέγγιση είναι να ξεκινήσετε με λίγους ρόλους και σταδιακά να δημιουργήσετε περισσότερους ρόλους αι προσωπικό μόνο όταν είναι απαραίτητο. Χρησιμοποιήστε μικρότερες τιμές-στόχους για να βασιστείτε στην επιτυχία και να δείξετε την τιμή του μοντέλου της ομάδας fusion πριν επιχειρήσετε περισσότερα φιλόδοξα έργα.

Η ομάδα σας θα πρέπει, τουλάχιστον, να περιλαμβάνει τους ακόλουθους ρόλους και προσωπικό:

• Κάτοχος του προϊόντος – συνήθως είναι το άτομο που διασφαλίζει την επιτυχία του έργου. Επίσης, θα ορίσει τον σαφή και συναρπαστικό σκοπό ή θα μπορεί να συν-αναπτύξει το συγκεκριμένο όραμα με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας.
• Ειδικός τομέα – είναι το μέλος της ομάδας που αντιλαμβάνεται και μπορεί να αντιμετωπίσει τόσο την πρόκληση όσο και τη λύση. Με την αποτελεσματικότητα της προσέγγισης Power Apps με χαμηλό κώδικα, θα πρέπει να μπορεί να επιτύχει στον μεγαλύτερο βαθμό τη δημιουργία αυτής της λύσης.
• Επαγγελματίας προγραμματιστής – ο επαγγελματίας προγραμματιστής ('Pro Dev') παίρνει τη λύση από τον ειδικό τομέα και της παρέχει αρκετή υποστήριξη κώδικα για μπορεί να παρέχει την προβλεπόμενη λειτουργικότητα (και τίποτα περισσότερο) εάν είναι απαραίτητο.
• Διαχειριστής – αυτό το μέλος της ομάδας διευκολύνει την ενοποίηση και τα σενάρια υποστήριξης, ενώ εκτελεί back-end διαχειριστικές υπηρεσίες. Οποιαδήποτε περαιτέρω υποστήριξη από την άποψη χρόνου και εξειδίκευσης που απαιτεί η βασική ομάδα μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ευελιξία και όχι ως μόνιμο μέλος της ομάδας. Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει την αποτελεσματική λειτουργία της ομάδας υποστήριξης, ενώ παράλληλα παρέχει πρόσβαση στους περισσότερους πόρους που χρειάζεται ο κάτοχος του προϊόντος προκειμένου η ομάδα να επιτύχει τους στόχους της.

Καθορισμός ρυθμού επιχειρηματικού μοντέλου

Ο συγχρονισμός λειτουργικών ρυθμών που σχετίζονται με την ανάπτυξη εφαρμογών στην ομάδα fusion μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της ομάδας μέσω της εναρμόνισης στην ακόλουθη δομή:

• Καθορίστε ένα επαναλαμβανόμενο συμβάν ημερολογίου για συγχρονισμό της ομάδας. Για τις περισσότερες ομάδες, οι εβδομαδιαίες ή οι δεκαπενθήμερες συσκέψεις ενημέρωσης κατάστασης είναι μια χαρά. Ωστόσο, μην προγραμματίζετε τις συσκέψεις χωρίς λόγο και προσπαθήστε να αποφύγετε την αύξηση της συχνότητας των συσκέψεων κοντά σε προθεσμίες διότι αυτή η προσέγγιση μπορεί να είναι αντιπαραγωγική.
• Διατηρήστε τις συμφωνημένες ώρες εργασίας. Ιδανικά, η ομάδα σας θα συνδυαστεί, παρόλο που οι ομάδες υποστήριξης μπορούν επίσης να εργάζονται αποτελεσματικά σε διαφορες τοποθεσίες και ζώνες ώρας. Όποια και αν είναι η ρύθμιση των ωρών εργασίας, βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν το σκοπό και τη διάρκεια των ωρών εργασίας και τηρούν αυτά τα όρια.
• Δημιουργήστε μια εβδομαδιαία βάση. Το εβδομαδιαίο επίπεδο εργασίας της ομάδας πρέπει να περιλαμβάνει σόλο εργασία, συνεργατικές αλληλεπιδράσεις και, όπου είναι απαραίτητο, αποτελεσματικές συναντήσεις. Αυτές οι συναντήσεις πρέπει να έχουν ένα συγκεκριμένο σκοπό, όπως:
  • Αναθεωρήσεις – με σκοπό τη συνεργασία ομάδων για νέες πρωτοβουλίες.
  • Αναθεωρήσεις εμπειρίας χρήστη – για να ελέγξετε το σχεδιασμό της εφαρμογής και τις εφαρμογές. Συσκέψεις για τον σχεδιασμό άλλων συσκέψεων, συσκέψεις αντί μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άμεσων μηνυμάτων ή συσκέψεις χωρίς συγκεκριμένο σκοπό βλάπτουν την παραγωγικότητα.
• Εργαστείτε αποτελεσματικά. Η ομάδα πρέπει να εναρμονιστεί εσωτερικά για να δημιουργήσει την πιο βιώσιμη λύση. Αυτή η εναρμόνιση πρέπει να περιλαμβάνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε ξανά στοιχεία που έχουν δημιουργήσει άλλα άτομα.
• Διατήρηση σταθερής προόδου ως προς το στόχο. Για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα θα επιτυγχάνει τους στόχους της, είναι σημαντικό όλοι να συνεργαστούν για να επιτύχουν αυτό το αποτέλεσμα. Για ομάδες fusion που εργάζονται με το Power Apps, η διατήρηση αυτής της προόδου σημαίνει καταγραφή και κατανόηση των σχολίων των χρηστών, ιεράρχηση των εκκρεμών εργασιών και δημιουργία και συντήρηση ενός ολοκληρωμένου έργου.
• Δημιουργήστε έναν πίνακα υποστήριξης. Ένας πίνακας υποστήριξης παρέχει μια δομημένη προσέγγιση για να λάβετε την απαραίτητη υποστήριξη για την πρόοδο ως προς την επίτευξη των συνολικών στόχων της ομάδας. Μια πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι επιχειρηματικοί τεχνολόγοι άμεσα σχετικά με τη δημιουργία εφαρμογών είναι όταν φτάσουν στα όρια των γνώσεων και των δυνατοτήτων τους. Σε αυτό το σημείο, με ποιον επικοινωνούν και πώς μπορούν να το κάνουν; Πώς διαχειρίζονται μια αναφορά σφαλμάτων χρήστη; Αυτός ο πίνακας θα πρέπει να ορίσει τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να υποβάλει κανείς ένα δελτίο υποστήριξης, ώστε να συμμετάσχει η κατάλληλη ομάδα στην αντιμετώπιση προβλημάτων και την επίλυση του προβλήματος, με βάση το πρόβλημα. Για κάθε σενάριο υποστήριξης, αυτός ο πίνακας εξηγεί την κλιμάκωση και τη διαδρομή αντιμετώπισης προβλημάτων.

Καθορισμός του τρόπου επικοινωνίας της ομάδας

Η τυποποίηση των επικοινωνιών των ομάδων είναι ένα ακόμη απαραίτητο στοιχείο για τη διατήρηση μιας αποτελεσματικής λειτουργίας. Όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να γνωρίζουν τη σύνδεση της ομάδας, ιδιαίτερα σε ασύγχρονες καταστάσεις λειτουργίας στις ζώνες ώρας. Η στρατηγική επικοινωνίας πρέπει να εξετάζει τους ακόλουθους τομείς:

• Κανάλια. Ποια κανάλια θα χρησιμοποιήσει η ομάδα για τις κύριες και τις δευτερεύουσες επικοινωνίες; Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του κάθε προϊόντος; Σε έναν κόσμο επιλογών, η απλή υιοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να μην είναι η καλύτερη λύση και επιλογές όπως το Microsoft Teams μπορεί να παρέχουν μεγαλύτερη σαφήνεια, βελτιωμένη ανιχνευσιμότητα και υψηλότερα ποσοστά απόκρισης.
• Τύποι ειδοποιήσεων. Πώς θα ειδοποιήσετε την ομάδα σας για ενημερώσεις ή συμβάντα που πρέπει να ενεργήσουν;
• Όγκος και συχνότητα μηνυμάτων. Πόσο συχνά ενημερώνετε την ομάδα σας; Μια καθημερινή επικοινωνία μπορεί να σας προσφέρει μια χρήσιμη σύνοψη των πληροφοριών που έγιναν εκείνη την ημέρα, αλλά ορισμένα μηνύματα ενδέχεται να χρειάζονται προγενέστερη ενέργεια. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι στη γνώση λαμβάνουν υπερβολικό αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να επιτύχετε μια εξισορρόπηση μεταξύ συχνότητας και όγκου για να αποφύγετε τη χρήση μηνυμάτων που σχετίζονται με το έργο στα μέλη της ομάδας.
• Αυτοματοποίηση. Πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία επικοινωνίας; Τα τυποποιημένα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι ειδοποιήσεις συμβάντων μπορούν να βοηθήσουν, αλλά πρέπει να χρησιμοποιηθούν με υπευθυνότητα εάν δεν υπερφορτώνουν τη δυνατότητα απόκρισης των μελών της ομάδας.
• Καλές δεξιότητες επικοινωνίας. Δεν θα έχουν όλοι στην ομάδα το ίδιο επίπεδο δεξιοτήτων επικοινωνίας, αλλά όλοι μπορούν να κάνουν κάτι καλύτερο. Οι απλές προσεγγίσεις, όπως η επιλογή ενός καλού θέματος για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνουν τη διαφορά στο πόσο καλά ανταποκρίνεται η ομάδα σε αυτό το μήνυμα. Ενθαρρύνετε την απλή και αποτελεσματική σύνταξη σε όλες τις επικοινωνίες, όπου υπάρχουν ενέργειες που πρέπει να λάβουν τα μέλη της ομάδας, να είναι συγκεκριμένες και να ονομάσουν αυτές τις ενέργειες στη γραμμή θέματος.

Ένα παράδειγμα για τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας ενδέχεται να είναι το σημείο στο οποίο χρειάζεται να αλλάξετε έναν ορισμό πίνακα στο Dataverse, όπως η προσθήκη πολλών πεδίων. Όταν αποστέλλετε μια ειδοποίηση για αυτήν την προβλεπόμενη αλλαγή, η ομάδα πρέπει να κατανοήσει ότι εάν δεν απαντήσει εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, αυτή η έλλειψη απόκρισης υποδεικνύει τη συμφωνία τους. Οι τυποποιημένες και λογικές διεργασίες επικοινωνίας βοηθούν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και στην επίτευξη των αναμενόμενων αποτελεσμάτων.

Δημοσίευση πύλης τεκμηρίωσης

Η τεκμηρίωση δεν είναι απλώς ένα προαιρετικό μέρος κάθε έργου – είναι απαραίτητη για την επικοινωνία, τη συνεργασία, την υποστήριξη και τις συνεχιζόμενες λειτουργίες. Ο κωδικός που σχολιάζεται είναι σωστός και η δημιουργία ολοκληρωμένης τεκμηρίωσης παρακολούθησης και εκπαίδευσης είναι απαραίτητο στοιχείο στα στάδια ανάπτυξης και εκμάθησης κάθε έργου.

• Κατάλογος εφαρμογών. Ο κατάλογος εφαρμογών είναι ένας πίνακας ή μια μήτρα που συνοψίζει και συντονίζει όλες τις εφαρμογές εντός της ευθύνης μιας συγκεκριμένης ομάδας. Ο κατάλογος περιλαμβάνει όλους τους αντίστοιχους κατόχους από την ενότητα "Ρόλοι και υποχρεώσεις". Μια βασική λειτουργία είναι να εξασφαλιστεί ότι η ομάδα γνωρίζει ακριβώς σε ποιον ανήκει η ομάδα, απλοποιώντας έτσι τη διαδικασία επικοινωνίας με το κατάλληλο μέλος της ομάδας για συγκεκριμένες απαντήσεις.
• Τεχνικές ερωτήσεις. Η ομάδα σας θα πρέπει να διατηρεί ένα αποθετήριο με συνήθεις (ή ακόμα και όχι τόσο συχνά συνήθεις) τεχνικές ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία της εφαρμογής. Αυτές οι ερωτήσεις πρέπει να είναι εύλογες, με σωστές και προσβάσιμες απαντήσεις.
• Οδηγοί χρήσης. Οι οδηγοί χρήσης είναι άμεσα λειτουργικά σύνολα διαδικασιών που παρέχουν απλές απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις ρύθμισης και λειτουργίας. Τυπικά, απαντούν σε μια συγκεκριμένη ερώτηση, όπως "Πώς μπορώ να ξεκινήσω τη δημιουργία μιας νέας εφαρμογής;"
• Προσθήκη λογαριασμών. Οι οδηγίες για την προσθήκη λογαριασμών είναι μόνο εσωτερικά έγγραφα που έχουν σχεδιαστεί για να βοηθήσουν τα νέα μέλη της ομάδας. Αυτή η τεκμηρίωση θα περιλαμβάνει πληροφορίες όπως αιτήσεις πρόσβασης, συμμετοχή σε λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ρύθμιση και εγγραφή σε ειδοποιήσεις κ.ο.κ.

Βέλτιστες πρακτικές

Οι ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές αναμένεται να βοηθήσουν στον καθορισμό ορίων και προσεγγίσεων για αποτελεσματική εργασία εντός των ομάδων fusion.

Υπευθυνότητα

Παρόλο που οι ομάδες ανάπτυξης και fusion με καθοδήγηση κατασκευαστή δίνουν τη δυνατότητα γρήγορης ανάπτυξης και ανάπτυξης εφαρμογών, είναι απαραίτητο να εξασφαλίσετε ότι αυτή η προσπάθεια έχει προηγηθεί και διεξάγεται σε συνεργασία με το τμήμα IT. Οι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη των συστημάτων IT πρέπει να είναι αρμόδιοι για την αποτροπή των προβλημάτων που σχετίζονται με την ανάπτυξη των συστημάτων IT.

Ως εκ τούτου, το IT πρέπει να ειδοποιείται κάθε φορά που ένας κατασκευαστής αρχίζει να χτίζει μια εφαρμογή. Αυτή η ειδοποίηση με τη σειρά της διευκολύνει τη διαδικασία ανάπτυξης, καθώς το IT μπορεί να παράσχει κατάλληλη υποστήριξη στον δημιουργό και την ομάδα fusion, βοηθώντας τους να δημιουργήσουν καλά διαχειριζόμενες εφαρμογές.

Αυτοματισμός

Ένας αυτοματισμός που εφαρμόζεται σωστά μπορεί να προσφέρει μια ενίσχυση της παραγωγικότητας. Παράδειγμα για τον τρόπο αύξησης της επιτυχίας της ανάπτυξης λύσεων είναι η αυτοματοποίηση τυχόν απαιτούμενων ελέγχων σε αναπτύξεις πολλών λύσεων. Αυτοί οι αυτοματοποιημένοι έλεγχοι μπορούν να περιλαμβάνουν τα εξής:

• Επαλήθευση έκδοσης λύσης, όπου κάθε ανάπτυξη χρησιμοποιεί έναν ενημερωμένο αριθμό έκδοσης, αποφεύγοντας έτσι τα προβλήματα κατά την αντιμετώπιση προβλημάτων.
• Αντιγράψετε τις αναφορές σύνδεσης.
• Αναφορές σύνδεσης που λείπουν.
• Διπλότυπα στοιχεία.

Η λύση PR Checker περιλαμβάνει ένα παράδειγμα για τον τρόπο αποτελεσματικής ενσωμάτωσης αυτής της αυτοματοποίησης.

Υποβολή αναφοράς

Οι ομάδες fusion και οι εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί από τους δημιουργούς πρέπει να είναι στοιχισμένες με μια προσέγγιση που αφορά πρώτα τα δεδομένα, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργούμε εφαρμογές όπου είναι δυνατό να παρακολουθείτε απευθείας την επιτυχία. Η επίτευξη αυτού του αποτελέσματος απαιτεί καλά εργαλεία που παρέχουν τη δυνατότητα να ανακαλύψετε τι κάνει καλά η ομάδα, σε συνδυασμό με την ανάλυση αυτών των σχολίων για τη δημιουργία αποτελεσμάτων ακριβείας σχετικά με την αποτελεσματικότητα μιας συγκεκριμένης εφαρμογής. Για να επιτύχετε αυτό το αποτέλεσμα, θα πρέπει να κάνετε τα εξής:

• Παρακολούθηση και αξιολόγηση εφαρμογών. Απλώς και μόνο επειδή ένα άτομο σκέφτεται ότι κάτι είναι χρήσιμο ή είναι μια καλή ιδέα, αυτό δεν σημαίνει αυτόματα ότι όλοι θα συμφωνήσουν. Οι ομάδες πρέπει να παρακολουθούν τη χρηστικότητα των εφαρμογών και να αξιολογούν τη λειτουργικότητά τους, ώστε να διασφαλίζουν ότι τυχόν νέες εξελίξεις είναι χρήσιμες και λειτουργούν κατάλληλα.
• Ενθαρρύνετε την καλή ανάπτυξη. Με άλλα λόγια, μην δημιουργείτε εφαρμογές απλώς και μόνο επειδή μπορείτε να τις δημιουργήσετε, ώστε να αφορούν μόνο μια συγκεκριμένη επιχειρηματική ανάγκη.

Επόμενο βήμα: Δημιουργία διαχείρισης για από κοινού ανάπτυξη