Αποθήκευση δραστηριοτήτων Outlook στο CRM σας

Ως πωλητής, μπορείτε να αποθηκεύσετε όλη την εξερχόμενη και εισερχόμενη επικοινωνία με τους πελάτες σας στο σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM). Με αυτόν τον τρόπο, όλοι στην εταιρεία σας μπορούν να δουν τις σχετικές δραστηριότητες και να τις χρησιμοποιήσουν για να δημιουργήσουν προηγμένες υπηρεσίες που σας βοηθούν να πουλήσετε περισσότερα.

Ωστόσο, είναι κουραστικό και χρονοβόρο να ενημερώσετε το CRM με όλες τις δραστηριότητές σας σε όλα τα κανάλια επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε. Ευτυχώς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για πωλήσεις για να αποθηκεύσετε τις αλληλεπιδράσεις σας με το Outlook (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συναντήσεις) στο CRM με ένα απλό πάτημα ή κλικ.

Σημείωμα

• Εάν χρησιμοποιείτε Dynamics 365 ως CRM, σημειώστε τα ακόλουθα σημεία:

  • Όταν αποθηκεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365, οι απαντήσεις σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται αυτόματα στο CRM εάν είναι ενεργοποιημένος ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή και εάν έχει ενεργοποιηθεί οποιαδήποτε επιλογή εκτός από την επιλογή Χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις ρυθμίσεις εξατομίκευσης Dynamics 365.
  • Μπορείτε να αποθηκεύσετε πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρόχειρα ραντεβού στο Dynamics 365. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν αποθηκεύονται αμέσως στο CRM. Αποθηκεύονται μόνο μετά την αποστολή τους. Τα ραντεβού αποθηκεύονται αμέσως στο CRM. Εάν ενημερώσετε μια συνάντηση μετά την αποθήκευσή της στο CRM, οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα στο CRM.
  • Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια συνάντηση στο Dynamics 365 μόνο εάν ο χρόνος του ραντεβού είναι εντός των ωρών εργασίας όλων των συμμετεχόντων. Εάν η ώρα της συνάντησης είναι εκτός των ωρών εργασίας οποιουδήποτε συμμετέχοντα, το ραντεβού δεν μπορεί να αποθηκευτεί στο Dynamics 365. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ορισμού ωρών εργασίας για έναν χρήστη στο Dynamics 365, μεταβείτε στο θέμα Ορισμός ωρών εργασίας για έναν χρήστη.

• Εάν χρησιμοποιείτε Salesforce ως CRM, σημειώστε τα ακόλουθα σημεία:

  • Μπορείτε να αποθηκεύσετε πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρόχειρα ραντεβού στο Salesforce.
  • Οι απαντήσεις σε αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι ενημερώσεις σε αποθηκευμένα συμβάντα δεν αποθηκεύονται αυτόματα.
  • Όταν αποθηκεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη στο Salesforce, εμφανίζεται ως αποθηκευμένο μόνο για εσάς και όχι για άλλους συμμετέχοντες στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη. Οι άλλοι συμμετέχοντες πρέπει να αποθηκεύσουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο Salesforce ξεχωριστά.

• Η αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook από κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια δεν υποστηρίζεται.

• Η αποθήκευση επαναλαμβανόμενων συσκέψεων στο CRM δεν υποστηρίζεται.

• Αν αποθηκεύσετε μια δραστηριότητα Outlook (μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνάντηση) χρησιμοποιώντας το Dynamics 365 App for Outlook, αυτό δεν εμφανίζεται όπως είναι αποθηκευμένο στο Copilot για πωλήσεις. Πρέπει να αποθηκεύσετε τη δραστηριότητα Outlook χρησιμοποιώντας το Copilot για πωλήσεις. Εάν αποθηκεύσετε ξανά τη δραστηριότητα Outlook χρησιμοποιώντας το Copilot για πωλήσεις, δημιουργείται μια διπλότυπη καρτέλα στο CRM.

Αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook από την κάρτα επισήμανσης

Για να συγχρονίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη από το Outlook με το CRM, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Στην κάρτα συστήματος Αποθήκευση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε <τύπο κάρτας συστήματος CRM>, επιλέξτε Αποθήκευση.

   

   Εάν συνδέσετε το Copilot για πωλήσεις στο περιβάλλον Dynamics 365 και ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή δεν είναι ενεργοποιημένος, θα σας ζητηθεί να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή για το γραμματοκιβώτιό σας όταν αποθηκεύσετε μια δραστηριότητα του Outlook για πρώτη φορά. Για περισσότερες πληροφορίες, μεταβείτε στη Χρήση συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή με το Copilot για πωλήσεις.

   Εναλλακτικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε μια δραστηριότητα του Outlook στο CRM από μια σχετική κάρτα καρτέλας.

3. Στην περιοχή Σύνδεση με μια καρτέλα, μπορείτε να επιλέξετε την καρτέλα στην οποία θέλετε να συνδέσετε τη δραστηριότητα.

   • Από προεπιλογή, το Copilot για πωλήσεις εμφανίζει προτάσεις με AI για λογαριασμούς και ευκαιρίες που σχετίζονται με επαφές στη δραστηριότητα. Επιλέξτε ένα από τις προτεινόμενες καρτέλες για να συνδεθείτε.

     Σημείωμα

     Ορισμένες προτάσεις με υποστήριξη AI παρέχονται για ευκαιρίες μόνο όταν το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της σύσκεψης είναι στα Αγγλικά.

   • Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης για να βρείτε και να συνδεθείτε σε άλλη καρτέλα οποιουδήποτε τύπου καρτελών που έχουν προστεθεί στο Copilot για πωλήσεις από τον διαχειριστή σας.

   • Για να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM χωρίς να συνδεθείτε σε μια καρτέλα, επιλέξτε Αποθήκευση χωρίς σύνδεση. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη εξακολουθεί να συσχετίζεται με επαφές στα πεδία Προς, Κοιν. και Κρυφή κοιν.

   Σημείωμα

   • Όταν αναζητάτε μια καρτέλα για να συνδεθείτε, τα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζουν το όνομα της καρτέλας και τα πεδία κλειδιά που επέλεξε ο διαχειριστής σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα βασικά πεδία, μεταβείτε στο θέμα Επιλογή βασικών πεδίων για τη μίνι προβολή.
   • Μπορείτε να συνδεθείτε με όλους τους τύπους καρτελών που έχουν ενεργοποιηθεί για δραστηριότητες και προστίθενται στο Copilot για πωλήσεις από τον διαχειριστή σας. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης τύπων καρτελών, μεταβείτε στο θέμα Προσθήκη νέου τύπου καρτέλας (ή αντικειμένου Salesforce).

   Η κάρτα Σχετικές επαφές εμφανίζει τις επαφές στη δραστηριότητα, επειδή η δραστηριότητα εμφανίζεται στη λωρίδα χρόνου τους.

   

4. Στην ενότητα Προσθήκη κατηγοριών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταχωρήστε τις πληροφορίες για την κατηγοριοποίηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή της σύσκεψης στο CRM. Τα πεδία εμφανίζονται μόνο εάν ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των πεδίων για κατηγοριοποίηση.

5. (Προαιρετικό) Επιλέξτε και αποθηκεύστε τα συνημμένα που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM.

6. Στην ενότητα Αποθήκευση συνημμένων, επιλέξτε και αποθηκεύστε τα συνημμένα που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM. Αυτή η ενότητα εμφανίζεται μόνο εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αποθήκευσης συνημμένων.

   

   Τα συνημμένα αποθηκεύονται στην καρτέλα δραστηριότητας που σχετίζεται με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM. Δεν είναι δυνατή η αποθήκευση του συνημμένου; Μάθετε γιατί.

7. Επιλέξτε Αποθήκευση.

   Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη συνδέεται με την επιλεγμένη καρτέλα και αποθηκεύεται στο CRM.

   • Η κάρτα Συνδεδεμένο σε εμφανίζει τη συνδεδεμένη καρτέλα και τον τύπο της.
   • Το εικονίδιο συνημμένου εμφανίζει τον αριθμό των συνημμένων που έχουν αποθηκευτεί στο CRM.
   • Το εικονίδιο της ετικέτας δείχνει τον αριθμό των πεδίων κατηγοριοποίησης, εάν έχετε επιλέξει κάποιο.

   

Σημείωμα

Εάν χρησιμοποιείτε Salesforce ως CRM, σημειώστε τα ακόλουθα σημεία:

• Εάν το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι απενεργοποιημένο, ενδέχεται να λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος κατά την αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διόρθωσης του σφάλματος, μεταβείτε στην ενότητα Το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απενεργοποιήθηκε. Εάν επικοινωνήσατε με την Υποστήριξη Microsoft για να αποθηκεύσετε δραστηριότητες του Outlook χωρίς να ενεργοποιήσετε το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η δραστηριότητα αποθηκεύεται ως καρτέλα εργασίας στο Salesforce. Αν το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημενο, η δρατηριότητα αποθηκεύεται ως καρτέλα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Εάν αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Salesforce CRM και ο αριθμός των χαρακτήρων στο σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook (συμπεριλαμβανομένης της σήμανσης HTML) υπερβαίνει τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούν να αποθηκευτούν σε καρτέλες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Salesforce, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περικόπτεται και, στη συνέχεια, αποθηκεύεται. Ένα μήνυμα σχετικά με την περικοπή εμφανίζεται στην κάρτα Σύνδεση με.

  

Αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook από μια σχετική κάρτα καρτέλας

Το Copilot για πωλήσεις εμφανίζει καρτέλες που σχετίζονται με τις αποθηκευμένες επαφές σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όλες οι καρτέλες του ίδιου τύπου καρτέλας εμφανίζονται σε μια κάρτα για αυτόν τον τύπο καρτέλας. Από τις κάρτες, μπορείτε να αποθηκεύσετε το email στο CRM σας.

Σημείωμα

Εάν έχετε ήδη αποθηκεύσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM από την κάρτα επισήμανσης, δεν μπορείτε να το αποθηκεύσετε ξανά από μια σχετική κάρτα καρτέλας.

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Στην κάρτα (τύπος καρτέλας), τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την καρτέλα στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση και σύνδεση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, αν θέλετε να αποθηκεύσετε το email στο λογαριασμό, περάστε το ποντίκι πάνω από το λογαριασμό στην κάρτα Λογαριασμοί, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση και σύνδεση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   Εναλλακτικά, επιλέξτε μια καρτέλα για να ανοίξετε τις λεπτομέρειές της. Από τις λεπτομέρειες, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Αποθηκεύστε και συνδέστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

   Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη συνδέεται με την επιλεγμένη καρτέλα και αποθηκεύεται στο CRM. Η κάρτα Συνδεδεμένο σε εμφανίζει τη συνδεδεμένη καρτέλα και τον τύπο της.

Σημείωμα

• Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αποθήκευσης όλων των συνημμένων από προεπιλογή, τα κατάλληλα συνημμένα αποθηκεύονται αυτόματα στο CRM.
• Εάν ο διαχειριστής σας έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα αποθήκευσης συνημμένων ή έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα αποθήκευσης όλων των συνημμένων από προεπιλογή, τα συνημμένα δεν αποθηκεύονται στο CRM.

Αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook μέσω γρήγορων ενεργειών CRM στα διαφημιστικά πλαίσια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν διαβάζετε ένα email πελάτη από εξωτερικές επαφές, εάν δεν έχετε αποθηκεύσει το email στο CRM σας, το μήνυμα banner στην κορυφή του email περιλαμβάνει μια γρήγορη ενέργεια CRM που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποθηκεύσετε το email.

1. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει τουλάχιστον μία εξωτερική επαφή.

2. Στο διαφημιστικό μήνυμα, επιλέξτε Αποθήκευση αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Στο παράθυρο Copilot για πωλήσεις, στην περιοχή Σύνδεση με μια καρτέλα, επιλέξτε την καρτέλα στην οποία θέλετε να συνδέσετε τη σύσκεψη.

   

4. (Προαιρετικό) Επιλέξτε και αποθηκεύστε τα συνημμένα που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM.

   Τα συνημμένα αποθηκεύονται στην καρτέλα δραστηριότητας που σχετίζεται με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM. Δεν είναι δυνατή η αποθήκευση του συνημμένου; Μάθετε γιατί.

5. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Σημείωμα

• Επί του παρόντος, τα μηνύματα διαφημιστικού πλαισίου που περιλαμβάνουν γρήγορες ενέργειες CRM είναι διαθέσιμα σε έως και δύο εξωτερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά χρήστη ανά ημέρα. Αν δεν θέλετε να εμφανίζονται αυτά τα διαφημιστικά πλαίσια, ζητήστε από τον διαχειριστή σας να τα απενεργοποιήσει.

Ζητήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τα συνημμένα

Όταν αποθηκεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη στο CRM σας, μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τυχόν συνημμένα αρχεία που αποτελούν μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή της σύσκεψης. Ωστόσο, λάβετε υπόψη σας τους ακόλουθους περιορισμούς που σχετίζονται με τα συνημμένα:

• Τα συνημμένα που είναι πολύ μεγάλα ή μη επιτρεπόμενου τύπου αρχείου δεν μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM. Ο διαχειριστής του CRM ρυθμίζει τον τύπο αρχείου και τους περιορισμούς μεγέθους. Οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτή τη διαμόρφωση μπορεί να χρειαστούν έως και μία ώρα για να τεθούν σε ισχύ στο Copilot για πωλήσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων των περιορισμών τύπου αρχείου και μεγέθους, μεταβείτε στο:

  • Για Dynamics 365: Ρύθμιση παραμέτρων ορίου μεγέθους αρχείου και επεκτάσεων αρχείων
  • Για Salesforce: Όρια μεγέθους αρχείου και κοινής χρήσης

• Ενσωματωμένα συνημμένα δεν μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM. Τα ενσωματωμένα συνημμένα είναι εικόνες ή αρχεία που εμφανίζονται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εικόνες ή αρχεία που επικολλώνται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Στο Salesforce, τα συνημμένα αποθηκεύονται ως αρχεία στις καρτέλες δραστηριοτήτων.

• Στο Dynamics 365, εάν η αποθήκευση συνημμένων για συναντήσεις είναι απενεργοποιημένη στον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, τα συνημμένα για συσκέψεις δεν μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM από το Copilot για πωλήσεις. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το συγχρονισμό συνημμένων συναντήσεων.

Σημείωμα

Η ενότητα Αποθήκευση συνημμένων εμφανίζεται μόνο εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αποθήκευσης συνημμένων.

Επεξεργασία δραστηριοτήτων στο Outlook

Εάν θέλετε να ενημερώσετε τις λεπτομέρειες μιας δραστηριότητας στο Outlook αφού αποθηκεύσετε τη δραστηριότητα στο CRM σας, μπορείτε να τις επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε ξανά τις αλλαγές στο CRM.

Μπορείτε να ενημερώσετε τα παρακάτω πεδία στη δραστηριότητα:

• Συνδεδεμένη καρτέλα
• Κατηγορίες email
• Σχετικές επαφές

Σημείωμα

Η επεξεργασία είναι διαθέσιμη μόνο για δραστηριότητες που αποθηκεύονται στο Dynamics 365.

Για να επεξεργαστείτε μια δραστηριότητα, επιλέξτε το κουμπί Περισσότερες ενέργειες (...) στην κάρτα Σύνδεση με στο πλευρικό παράθυρο του Copilot για πωλήσεις, επιλέξτε Επεξεργασία αποθηκευμένων στοιχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.

Κατάργηση αποθηκευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το CRM

Αν συνδέσετε το Copilot για πωλήσεις στο περιβάλλον Dynamics 365 και ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για πωλήσεις για να καταργήσετε αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις που δεν είναι πλέον σχετικά από το CRM σας. Με αυτόν τον τρόπο, συμβάλλετε στη διατήρηση του CRM καθαρού και ενημερωμένου.

Σημείωμα

Η κατάργηση είναι διαθέσιμη μόνο για δραστηριότητες που αποθηκεύονται στο Dynamics 365.

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Επιλέξτε την καρτέλα Dynamics 365.

3. Στην κάρτα Σύνδεση με, επιλέξτε το κουμπί Περισσότερες ενέργειες (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Dynamics 365.

   

   Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγράφεται από το Dynamics 365 και λαμβάνετε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.

Σχετικές πληροφορίες

Ρύθμιση του τρόπου αποθήκευσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των συμβάντων του Outlook στο CRM