Αποθήκευση δραστηριοτήτων Outlook στο CRM σας

Οι πωλητές συχνά πρέπει να καταγράφουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις που σχετίζονται με τις δραστηριότητες πωλήσεών τους. Στο παρελθόν, μπορεί να έχετε καταγράψει τις λεπτομέρειες σε ένα έντυπο σημειωματάριο. Σήμερα, είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) όπως το Dynamics 365 ή το Salesforce. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι κουραστικό και χρονοβόρο να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο το CRM με τις λεπτομέρειες των αλληλεπιδράσεών σας με το Outlook με υποψήφιους πελάτες και πελάτες. Ευτυχώς, το Copilot για πωλήσεις μπορεί να το κάνει για εσάς, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην πώληση.

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη αποθηκεύεται στο CRM, το πλευρικό παράθυρο Copilot για πωλήσεις εμφανίζει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Η κάρτα Συνδεδεμένο σε εμφανίζει τη συνδεδεμένη καρτέλα και τον τύπο της.
• Το εικονίδιο συνημμένου εμφανίζει τον αριθμό των συνημμένων που έχουν αποθηκευτεί στο CRM.
• Το εικονίδιο ετικέτας εμφανίζει τον αριθμό των πεδίων κατηγοριοποίησης, εάν υπάρχουν, που επιλέξατε.

Το Copilot για πωλήσεις μπορεί να αποθηκεύσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις στο CRM σας από την κάρτα επισήμανσης, από μια σχετική κάρτα καρτέλας ή μέσω γρήγορων ενεργειών CRM σε μηνύματα banner του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε δραστηριότητες από κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια και δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε περιοδικές συσκέψεις. Εάν χρησιμοποιείτε Dynamics 365 ως CRM, μπορείτε να επεξεργαστείτε αποθηκευμένες δραστηριότητες και να καταργήσετε αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το CRM.

Ακολουθεί το βίντεο που δείχνει πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο CRM χρησιμοποιώντας το Copilot για πωλήσεις:

Αποθήκευση από την κάρτα επισήμανσης

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Στο πλαϊνό τμήμα παραθύρου Copilot για πωλήσεις, επιλέξτε Αποθήκευση.

   

3. Στην περιοχή Σύνδεση σε καρτέλα, επιλέξτε μια καρτέλα με την οποία θα συνδέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη.

   • Επιλέξτε μια προτεινόμενη καρτέλα: Το Copilot για πωλήσεις χρησιμοποιεί AI για να προτείνει λογαριασμούς και ευκαιρίες που σχετίζονται με επαφές στη δραστηριότητα. Ορισμένες προτάσεις για ευκαιρίες παρέχονται μόνο όταν το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή της σύσκεψης είναι στα Αγγλικά.

   • Αναζητήστε μια καρτέλα για να επιλέξετε: Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης για να βρείτε και να συνδεθείτε σε μια καρτέλα οποιουδήποτε τύπου που πρόσθεσε ο διαχειριστής σας στο Copilot για πωλήσεις.

   • Αποθήκευση χωρίς επιλογή καρτέλας: Επιλέξτε Αποθήκευση χωρίς σύνδεση για να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM χωρίς να το συνδέσετε σε μια καρτέλα. Εξακολουθεί να συσχετίζεται με επαφές στα πεδία Προς, Κοιν. και Κρυφή κοιν..

   Σημείωμα

   • Όταν αναζητάτε μια καρτέλα για να συνδεθείτε, τα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζουν το όνομα της καρτέλας και τα πεδία κλειδιών που επέλεξε ο διαχειριστής σας.
   • Μπορείτε να συνδεθείτε με όλους τους τύπους καρτελών που έχουν ενεργοποιηθεί για δραστηριότητες και προστίθενται στο Copilot για πωλήσεις από τον διαχειριστή σας.

   Η κάρτα Σχετικές επαφές εμφανίζει τις επαφές που βρίσκονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη, επειδή η δραστηριότητα εμφανίζεται στη λωρίδα χρόνου τους.

   

4. Εάν το CRM σας διαθέτει πεδία για την κατηγοριοποίηση αποθηκευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεων, μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα στην περιοχή Προσθήκη κατηγοριών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Εάν το CRM σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αρχεία που είναι συνημμένα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη, μπορείτε να επιλέξετε αυτά που θέλετε να αποθηκεύσετε με τη δραστηριότητα. Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα συνημμένο;

   

6. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Αποθήκευση από σχετική κάρτα εγγραφής

Το Copilot για πωλήσεις εμφανίζει εγγραφές που σχετίζονται με επαφές που είναι αποθηκευμένες στο CRM. Όλες οι εγγραφές του ίδιου τύπου, όπως λογαριασμοί ή ευκαιρίες, εμφανίζονται σε μια κάρτα αυτού του τύπου. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM από αυτές τις καρτέλες. Εάν το έχετε ήδη αποθηκεύσει στο CRM από την κάρτα επισήμανσης, δεν μπορείτε να το αποθηκεύσετε ξανά από μια σχετική καρτέλα εγγραφής.

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από μια καρτέλα και επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Αποθηκεύστε και συνδέστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

   Εναλλακτικά, επιλέξτε μια καρτέλα για να ανοίξετε τις λεπτομέρειές της. Από τις λεπτομέρειες, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Αποθηκεύστε και συνδέστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη συνδέεται με την επιλεγμένη καρτέλα και αποθηκεύεται στο CRM. Η κάρτα Συνδεδεμένο σε εμφανίζει τη συνδεδεμένη καρτέλα και τον τύπο της.

Ο χειρισμός των συνημμένων γίνεται διαφορετικά όταν αποθηκεύετε μια δραστηριότητα από μια σχετική κάρτα εγγραφής:

• Εάν το CRM σας έχει ρυθμιστεί να αποθηκεύει όλα τα συνημμένα από προεπιλογή, τότε όλα τα συνημμένα που μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM αποθηκεύονται αυτόματα.

• Εάν το CRM σας δεν έχει ρυθμιστεί για να αποθηκεύει όλα τα συνημμένα από προεπιλογή ή για να αποθηκεύει καθόλου συνημμένα, τότε δεν αποθηκεύονται συνημμένα στο CRM.

Αποθήκευση από γρήγορες ενέργειες CRM σε μήνυμα banner ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εξωτερική επαφή και δεν το έχετε αποθηκεύσει ήδη, ένα μήνυμα banner στο επάνω μέρος περιλαμβάνει μια γρήγορη ενέργεια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο CRM σας.

1. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχετε αποθηκεύσει στο CRM σας και το οποίο έχει τουλάχιστον μία εξωτερική επαφή.

2. Στο διαφημιστικό μήνυμα, επιλέξτε Αποθήκευση αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Στο πλαϊνό παράθυρο Copilot για πωλήσεις, στην περιοχή Σύνδεση σε καρτέλα, επιλέξτε μια καρτέλα.

   

4. Εάν το CRM σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αρχεία που είναι συνημμένα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε αυτά που θέλετε να αποθηκεύσετε με τη δραστηριότητα. Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα συνημμένο;

5. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Το Copilot για πωλήσεις μπορεί να εμφανίσει ένα μήνυμα banner που περιλαμβάνει γρήγορες ενέργειες CRM σε έως και δύο από τα εξωτερικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται αυτά τα διαφημιστικά πλαίσια, ζητήστε από το διαχειριστή σας να τα απενεργοποιήσει για το γραμματοκιβώτιό σας.

Επεξεργασία δραστηριοτήτων που έχουν αποθηκευτεί στο Dynamics 365

Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 ως CRM, μπορείτε να αλλάξετε ορισμένες από τις λεπτομέρειες ενός αποθηκευμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σύσκεψης στο Copilot για πωλήσεις και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο CRM. Μπορείτε να αλλάξετε την καρτέλα με την οποία συνδέεται η δραστηριότητα, τις κατηγορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις σχετικές επαφές. Εάν χρησιμοποιείτε το Salesforce ως CRM, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε αποθηκευμένες δραστηριότητες στο Copilot για πωλήσεις.

1. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Στην κάρτα Σύνδεση με επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Επεξεργασία αποθηκευμένων λεπτομερειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

Κατάργηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν αποθηκευτεί στο Dynamics 365

Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 ως CRM, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για πωλήσεις για να καταργήσετε αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις που δεν είναι πλέον σχετικά, διατηρώντας το CRM καθαρό και ενημερωμένο. Εάν χρησιμοποιείτε το Salesforce ως CRM, δεν μπορείτε να καταργήσετε αποθηκευμένες δραστηριότητες στο Copilot για πωλήσεις.

1. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot για πωλήσεις.

2. Στην κάρτα Σύνδεση με επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Κατάργηση email από το Dynamics 365.

   

Περιορισμοί κατά την αποθήκευση συνημμένων

Εάν ο διαχειριστής CRM έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αποθήκευσης συνημμένων, τότε όταν αποθηκεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη στο CRM σας, μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα συνημμένα του. Ωστόσο, παρακαλούμε να λάβετε υπόψη τους παρακάτω περιορισμούς:

• Ο διαχειριστής CRM καθορίζει τους τύπους αρχείων και το μέγιστο επιτρεπόμενο μέγεθος συνημμένων που μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM. Τα συνημμένα που δεν επιτρέπονται ή είναι πολύ μεγάλα δεν μπορούν να αποθηκευτούν.

• Ενσωματωμένα συνημμένα δεν μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM. Τα ενσωματωμένα συνημμένα είναι εικόνες ή αρχεία που εμφανίζονται ή επικολλώνται στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διαφορές μεταξύ Dynamics 365 και Salesforce

Το Copilot για πωλήσεις λειτουργεί λίγο διαφορετικά ανάλογα με το CRM που χρησιμοποιείτε. Οι διαφορές περιγράφονται στις παρακάτω ενότητες.

Όταν αποθηκεύετε δραστηριότητες στο Dynamics 365

• Εάν εμφανιστεί μια ειδοποίηση σχετικά με τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή όταν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη, αυτό σημαίνει ότι το γραμματοκιβώτιό σας δεν έχει ρυθμιστεί για αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook στο Dynamics 365. Επιλέξτε Ενεργοποίηση για να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή για το γραμματοκιβώτιό σας. Μάθετε περισσότερα στη Χρήση συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή με το Copilot για πωλήσεις.

  

• Οι απαντήσεις σε ένα αποθηκευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται επίσης αυτόματα εάν ισχύουν και οι δύο ακόλουθες συνθήκες:

  • Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή είναι ενεργοποιημένος για το γραμματοκιβώτιό σας.
  • Η επιλογή Κανένα μήνυμα emailδεν είναι επιλεγμένο στην καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις Ρυθμίσεις εξατομίκευσης Dynamics 365.

• Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια σύσκεψη στο Dynamics 365 μόνο εάν η ώρα της σύσκεψης είναι εντός των ωρών εργασίας όλων των συμμετεχόντων. Μάθετε πώς να ορίζετε τις δικές σας ώρες εργασίας στην Εξατομίκευση επιταχυντή πωλήσεων. Οι διευθυντές πωλήσεων μπορούν να ορίσουν τη διαθεσιμότητα των πωλητών που είναι υφιστάμενοί τους.

• Εάν η αποθήκευση συνημμένων σε συσκέψεις είναι απενεργοποιημένη στις ρυθμίσεις συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή, τα συνημμένα συσκέψεων δεν μπορούν να αποθηκευτούν στο CRM από το Copilot για πωλήσεις.

• Μπορείτε να αποθηκεύσετε πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365. Ωστόσο, ένα πρόχειρο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύεται μόνο μετά την αποστολή του.

• Μπορείτε να αποθηκεύσετε προσχέδιες συσκέψεις στο Dynamics 365. Τα σχέδια συσκέψεων αποθηκεύονται αμέσως. Εάν ενημερώσετε μια σύσκεψη μετά την αποθήκευσή της, οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα στο CRM.

• Μόνο οι δραστηριότητες που αποθηκεύετε χρησιμοποιώντας Copilot για πωλήσεις εμφανίζονται στο πλαϊνό παράθυρο Copilot για πωλήσεις. Εάν χρησιμοποιείτε Dynamics 365 App for Outlook για να συνδέετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη σε μια καρτέλα στο CRM, δεν εμφανίζεται ως αποθηκευμένο στο Copilot για πωλήσεις. Εάν χρησιμοποιήσετε το Copilot για πωλήσεις για να αποθηκεύσετε τη δραστηριότητα, δημιουργείται μια διπλότυπη εγγραφή στο CRM.

• Μπορείτε να επεξεργαστείτε αποθηκευμένες δραστηριότητες στο Outlook και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας στο Dynamics 365.

Όταν αποθηκεύετε δραστηριότητες στο Salesforce

• Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε προσχέδια μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πρόχειρες συσκέψεις στο Salesforce.

• Οι απαντήσεις σε αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι ενημερώσεις σε αποθηκευμένες συσκέψεις δεν αποθηκεύονται αυτόματα.

• Όταν αποθηκεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη στο Salesforce, εμφανίζεται ως αποθηκευμένο μόνο για εσάς. Οι άλλοι συμμετέχοντες πρέπει να αποθηκεύσουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο Salesforce ξεχωριστά.

• Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε αποθηκευμένες δραστηριότητες.

• Τα συνημμένα αποθηκεύονται ως αρχεία σε καρτέλες δραστηριότητας.

• Εάν εμφανιστεί μια ειδοποίηση για ενημέρωση των ρυθμίσεων στο Salesforce όταν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε μια δραστηριότητα του Outlook, αυτό σημαίνει ότι το Βελτιωμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι απενεργοποιημένο στο Salesforce. Μάθετε περισσότερα στην επιλογή Δεν είναι δυνατή η αποθήκευση email στο CRM, εάν το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι ενεργοποιημένο στο Salesforce CRM.

  Αν είναι ενεργοποιημένο το Βελτιωμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μια δραστηριότητα αποθηκεύεται ως καρτέλα email στο Salesforce. Εάν ο διαχειριστής σας επικοινώνησε με την Υποστήριξη Microsoft για να επιτρέψει την αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook χωρίς να ενεργοποιηθεί το Βελτιωμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μια δραστηριότητα αποθηκεύεται ως καρτέλα εργασίας.

• Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποθηκεύετε έχει περισσότερους χαρακτήρες στο σώμα του μηνύματος από τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούν να αποθηκευτούν στις καρτέλες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Salesforce το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περικόπτεται και, στη συνέχεια, αποθηκεύεται. Η κάρτα Συνδεδεμένο με περιλαμβάνει σχετική ειδοποίηση.