Ρύθμιση παραμέτρων ετών αναφοράς
Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο δημιουργίας και διαχείρισης ετών αναφορών στο Microsoft Sustainability Manager. Όταν δημιουργείτε ένα έτος αναφοράς, ονομάζετε το έτος αναφοράς σας, καθορίζετε την ημερομηνία έναρξης και εφαρμόζετε ένα πρότυπο για να καθορίσουν τον αριθμό των περιόδων για δημιουργία. Αφού το δημιουργήσετε, το έτος αναφοράς θα είναι διαθέσιμο για επιλογή στις σελίδες πληροφοριών.
Οι περίοδοι αναφοράς έχουν μια προεπιλεγμένη κατάσταση Ανοικτή. Για την παροχή βελτιωμένου ελέγχου, μπορείτε να κλείσετε μια περίοδο για να αποτρέψετε τις αλλαγές στα δεδομένα.
Λάβετε υπόψη σας τις παρακάτω σκέψεις σχετικά με τα έτη αναφοράς:
Τα έτη αναφοράς παρέχουν βελτιωμένες δυνατότητες για υποστήριξη του ελέγχου των δεδομένων με μεγαλύτερη υποστήριξη των εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων.
Τα έτη αναφοράς παρέχουν υποστήριξη για περισσότερες από μία μόνο μηνιαίες αναφορές.
Ο ορισμός του έτους αναφοράς είναι προαιρετικός.
Εάν δεν ορίσετε έτος αναφοράς, το σύστημα υποθέτει αυτόματα ένα 12μηνο έτος αναφοράς χρησιμοποιώντας την ημέρα έναρξης και τον μήνα έναρξης που διαμορφώσατε στις Γενικές ρυθμίσεις.
Δεν μπορείτε να ανοίξετε ή να κλείσετε μια περίοδο αναφοράς αν δεν έχετε ορίσει ένα έτος αναφοράς.
Δημιουργία έτους αναφοράς
Στο κύριο τμήμα παραθύρου περιήγησης, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Προφίλ εταιρείας > Έτη αναφοράς.
Επιλέξτε Δημιουργία έτους αναφοράς.
Στο πεδίο Όνομα, καταχωρίστε το όνομα του έτους αναφοράς. Αυτό το όνομα εμφανίζεται στις σελίδες πληροφοριών στο Microsoft Sustainability Manager.
Στο πεδίο Ημερομηνία έναρξης, καταχωρήστε την πρώτη ημέρα του έτους αναφοράς σας.
Στο πεδίο Πρότυπο έτους, επιλέξτε είτε Ετήσιο, Εξαμηνιαίο, Τριμηνιαίο, Μηνιαίο, ή 4 εβδομάδων (13 ανά έτος). Το πρότυπο Έτος χρησιμοποιείται για τη δημιουργία των περιόδων από την ημερομηνία έναρξης. Για παράδειγμα, η επιλογή Μήνας δημιουργεί 12 μηνιαίες περιόδους από την ημερομηνία έναρξης. Επιλέγοντας το τρίμηνο δημιουργεί τέσσερις ίσες περιόδους από την ημερομηνία έναρξης.
Επιλέξτε Αποθήκευση. Το έτος αναφοράς δημιουργείται με την πρώτη περίοδο να ξεκινά από την ημερομηνία έναρξης και την τελευταία περίοδο που λήγει ένα έτος από την ημερομηνία έναρξης.
Επεξεργασία ονόματος έτους αναφοράς
Στο κύριο τμήμα παραθύρου περιήγησης, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Προφίλ εταιρείας > Έτη αναφοράς.
Επιλέξτε το έτος αναφοράς προς επεξεργασία.
Από την περιοχή Διαχείριση έτους αναφοράς, επιλέξτε Επεξεργασία. Μπορείτε πλέον να αλλάξετε το όνομα του έτους αναφοράς.
Επεξεργασία έτους αναφοράς
Στο κύριο τμήμα παραθύρου περιήγησης, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Προφίλ εταιρείας > Έτη αναφοράς.
Επιλέξτε το έτος αναφοράς για επεξεργασία μίας ή περισσότερων περιόδων.
Επιλέξτε τα αποσιωπητικά (...) για την περίοδο αναφοράς που θα επεξεργαστείτε.
Επιλέξτε Επεξεργασία. Τώρα μπορείτε να αλλάξετε το Όνομα, Κατάσταση, Ημερομηνία έναρξης και Ημερομηνία λήξης.
Επιλέξτε Αποθήκευση για να δεσμεύσετε τις αλλαγές σας ή Άκυρο για να κλείσετε χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Σημείωμα
Το σύστημα δεν επιτρέπει την επικάλυψη ετών ή περιόδων αναφοράς. Εάν επιχειρήσετε να δημιουργήσετε ένα έτος στο οποίο οι ημερομηνίες της περιόδου θα επικαλύπτονται με ένα άλλο έτος αναφοράς, το σύστημα θα εμποδίσει τη δημιουργία του νέου έτους αναφοράς. Εάν επιλέξετε μια περίοδο αναφοράς και επιχειρήσετε να αλλάξετε την ημερομηνία έναρξης ή την ημερομηνία λήξης σε ημερομηνία που επικαλύπτεται με μια άλλη περίοδο, το σύστημα θα εμποδίσει την αποθήκευση αυτής της επεξεργασίας.
Επεξεργασία κατάστασης περιόδου αναφοράς
Στο κύριο τμήμα παραθύρου περιήγησης, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Προφίλ εταιρείας > Έτη αναφοράς.
Επιλέξτε το έτος αναφοράς για επεξεργασία μίας ή περισσότερων περιόδων.
Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάσταση και έπειτα επιλέξτε Ανοιχτή ή Κλειστή. Μια περίοδος σε ανοικτή κατάσταση επιτρέπει τη δημιουργία νέων καρτελών και την επεξεργασία υπαρχουσών καρτελών. Όταν κλείνει μια περίοδος, το σύστημα αποτρέπει τυχόν υπολογισμούς, εισαγωγή δεδομένων, δημιουργία δεδομένων, τροποποίηση ή διαγραφή καρτελών σε αυτήν την κλειστή περίοδο. Το σύστημα χρησιμοποιεί τις ακόλουθες ημερομηνίες για να προσδιορίσει εάν μια καρτέλα ανήκει σε ανοικτή ή κλειστή περίοδο.
Εάν ανακαλύψετε ότι λείπουν δεδομένα σε μια κλειστή περίοδο, θα πρέπει να αλλάξετε την κατάστασή της σε Ανοικτή και να προσθέσετε τα δεδομένα που λείπουν.
Αρχική σελίδα και σελίδες πληροφοριών
Ο πίνακας εργαλείων και οι σελίδες πληροφοριών για διοικητικά στελέχη σάς επιτρέπουν να επιλέγετε έτη αναφοράς ένα προς πολλά. Τα δεδομένα εμφανίζονται στις απεικονίσεις που ακολουθούν τον ορισμό περιόδου Μήνας, Τρίμηνο, Εξαμηνιαία, Ετήσια, Τετραεβδομαδιαία ή ένα προσαρμοσμένο πρότυπο.
