Συνήθεις ερωτήσεις για υπεύθυνη AI για Copilot για έργο

Αυτό το άρθρο παρέχει απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με το Microsoft Copilot για έργο.

Δυνατότητες που καθοδηγούνται από AI

Το Copilot προσφέρει εμπειρίες που βασίζονται σε AI και φέρνουν επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο οι διαχειριστές έργου εκτελούν τις απαραίτητες και χρονοβόρες εργασίες με μια απλή εντολή ή κλικ στο κουμπί. Τα εργαλεία και οι πληροφορίες με τη βοήθεια AI ενισχύουν τη δυνατότητα των διαχειριστών έργου να επιτύχουν τα αποτελέσματα των έργων. Αυτές οι δυνατότητες διευκολύνουν την απρόσκοπτη διάρθρωση των έργων, την αξιολόγηση των κινδύνων μαζί με την προτεινόμενη άμβλυνση των κινδύνων και τις συνοπτικές αναφορές κατάστασης που ενσωματώνουν δεδομένα προγραμματισμού και οικονομικά δεδομένα. Παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τη συνολική πρόοδο των έργων, τις οικονομικές επιδόσεις και την τήρηση χρονοδιαγράμματος. Επειδή οι εργασίες, οι κίνδυνοι και οι συνόψεις έργων μπορούν να δημιουργηθούν εύκολα, το Copilot βοηθά τους διαχειριστές έργων να εξοικονομήσουν χρόνο και να εστιάσουν πιο αποτελεσματικά σε στρατηγικές εργασίες.

Τι είναι το Copilot για έργο;

Το Copilot για έργο είναι μια οικογένεια δυνατοτήτων που βελτιστοποιούν τις εργασίες διαχείρισης έργων στο σύστημα μέσω απλά αγγλικών. Με βάση το όνομα και την περιγραφή ενός έργου που παρέχονται ως δεδομένα εισόδου, το Copilot για έργο μπορεί να δημιουργήσει μια προκαταρκτική δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) και, επομένως, να απλοποιήσει τη διαδικασία σχεδιασμού εργασιών. Για τρέχοντα έργα, το Copilot για έργο διευκολύνει την αξιολόγηση των κινδύνων αναλύοντας το μητρώο κινδύνων και παρέχοντας προτεινόμενες λύσεις άμβλυνσης των κινδύνων μαζί με την πιθανότητα εμφάνισης κάθε κινδύνου που έχει αναγνωριστεί.

Επιπλέον, οι διαχειριστές έργου μπορούν να δημιουργήσουν χωρίς προσπάθεια λεπτομερείς αναφορές κατάστασης μέσω του Copilot. Μπορούν επίσης να ενσωματώσουν συνοπτικές συνόψεις χρονοδιαγραμμάτων και οικονομικών δεδομένων, ενώ παρέχουν επίσης διορατικό περιεχόμενο σχετικά με τη συνολική πρόοδο των έργων, τις οικονομικές επιδόσεις και την τήρηση χρονοδιαγράμματος. Αυτές οι αναφορές αποθηκεύονται εύκολα και μπορούν εύκολα να ανακληθούν με όλες τις προηγούμενες τροποποιήσεις διατηρημένες.

Το Copilot προσφέρει επίσης μια δυνατότητα πλαϊνής συνομιλίας που βελτιώνει την προσβασιμότητα και την αποτελεσματικότητα στη διαχείριση έργων, αφήνοντας τους χρήστες να ξεκινήσουν όλες αυτές τις ενέργειες μέσω εντολών που έχουν πληκτρολογηθεί.

Τι μπορεί να κάνει το Copilot για έργο;

Το Copilot για έργο βοηθά τους πελάτες να βελτιώσουν τις διαδικασίες σχεδιασμού και εκτέλεσης έργων και, εντέλει, να παρέχουν έργα πιο αποτελεσματικά. Με την ενίσχυση της δύναμης των εξελιγμένων τεχνικών εκμάθησης μηχανής, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας φυσικής γλώσσας που υποστηρίζεται από το Azure Open AI, οι πελάτες μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο, να μειώσουν τον κίνδυνο υποεκτίμησης ή υπερεκτίμησης της διάρκειας των εργασιών και να βελτιώνουν συνεχώς τις διαδικασίες σχεδιασμού και εκτέλεσης έργων. Επομένως, το Copilot για έργο μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση στη βελτίωση του χρόνου παράδοσης των έργων, στη μείωση του κόστους, στην αύξηση της ικανοποίησης των πελατών και, εντέλει, στην ενίσχυση της ανάπτυξης και της κερδοφορίας.

Οι διαχειριστές έργων σε οργανισμούς επαγγελματικών υπηρεσιών συνήθως συμφωνούν ότι μία από τις πιο επαναλαμβανόμενες εργασίες και εργασίες έντασης εργασίας στην εργασία τους είναι η δημιουργία αναφορών κατάστασης έργου. Οι διαχειριστές έργων συγκεντρώνουν πρώτα και συνοψίζουν δεδομένα από πολλές πηγές. Στη συνέχεια, παρέχουν σχόλια σχετικά με κάθε διάσταση της εύρυθμης λειτουργίας του έργου: πεδίο εφαρμογής, χρονοδιάγραμμα ή προϋπολογισμός. Τέλος, για να παρέχουν διαφάνεια σχετικά με τις απειλές για το έργο, συνοψίζουν επίσης τους κινδύνους.

Η αναφορά κατάστασης έργου του Copilot για έργο δίνει στους διαχειριστές έργου ένα προβάδισμα δημιουργώντας αυτόματα τα βασικά στοιχεία της αναφοράς. Επομένως, οι διαχειριστές έργου μπορούν να εστιάσουν στο περιγραφικό κείμενο. Μπορούν να βελτιώσουν ό,τι είναι σχετικό με το συγκεκριμένο έργο χωρίς να χρειάζεται να δαπανούν ενέργεια σε αδιάφορες, επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η συνάθροιση δεδομένων και η σύνοψη. Μια ακριβής αναφορά κατάστασης έργου αποφέρει σημαντική εξοικονόμηση χρόνου ανά έργο. Αυτές οι εξοικονομήσεις μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικές σε περιπτώσεις όπου οι διαχειριστές έργων κατανέμουν το χρόνο τους σε πολλά έργα σε έναν οργανισμό.

Τι είναι προβλεπόμενες χρήσεις του Copilot για έργο;

Ως βοηθός ΑΙ στους διαχειριστές έργου, το Copilot για έργο παρέχει ένα σύνολο προβλεπόμενων χρήσεων:

• Σχέδιο εργασιών/WBS – Η αυτόματη δημιουργία ενός WBS έχει σκοπό να δώσει στον διαχειριστή έργου ένα προβάδισμα στη διαδικασία δημιουργίας ενός σχεδίου παράδοσης έργου. Εξυπηρετεί έναν παρόμοιο σκοπό με ένα πρότυπο έργου, όπου οι σχετικές δραστηριότητες στη δομή βασίζονται βάσει περιεχομένου στο πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα του έργου. Όσον αφορά ένα πρότυπο έργου, η προσδοκία είναι ότι οι δραστηριότητες τροποποιούνται ώστε να ανταποκρίνονται στις αναλυτικές ανάγκες του έργου. Αυτές οι τροποποιήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν διαγραφές, προσθήκες και αλλαγές στη διάρκεια, την προσπάθεια, τις εξαρτήσεις και των ατόμων για ανάθεση.
• Κίνδυνοι και σχέδιο άμβλυνσης – Η αυτόματη δημιουργία κινδύνων έχει σκοπό να βοηθήσει τον διαχειριστή έργου να αναγνωρίσει και να τεκμηριώσει πιθανές απειλές για την εύρυθμη λειτουργία ενός έργου. Δεδομένης της διάθεσης του πεδίου εφαρμογής, του χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού του έργου, τα μητρώα κινδύνων δίνουν στον διαχειριστή έργου έναν τρόπο για να προειδοποιήσει όλους τους σχετικούς ενδιαφερόμενους σχετικά με παράγοντες που μπορούν να εμποδίσουν το έργο να παραμείνει εντός πορείας. Κάθε κίνδυνος περιλαμβάνει τον αντίστοιχο μετριασμό.
• Αναφορά κατάστασης έργου – Ο σκοπός του συστήματος είναι η παροχή μιας επεξεργάσιμης αναφοράς κατάστασης έργου, ώστε ο διαχειριστής έργου να έχει ένα προβάδισμα καθώς εκτελεί ένα βασικό τμήμα της λειτουργίας της εργασίας του. Όλες οι περιγραφικές ενότητες μπορούν και πρέπει να αναθεωρούνται από τον διαχειριστή έργου πριν οριστικοποιηθεί και κατανεμηθεί η αναφορά. Στους περισσότερους οργανισμούς, οι αναφορές κατάστασης έργου είναι κοινόχρηστες τόσο με τους πελάτες όσο και με την ηγεσία του οργανισμού εσωτερικής υπηρεσίας.

Πώς έγινε αξιολόγηση του Copilot για έργο; Ποια μετρικά χρησιμοποιούνται για τη μέτρηση των επιδόσεων;

Αξιολογούμε τις δυνατότητες τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά. Για να αξιολογήσουμε την ποιότητα της δυνατότητας, διεξήγαμε μελέτες χρηστών με διαχειριστές έργων για να συγκεντρώσουμε τα σχόλιά τους σχετικά με την εμπειρία τους, τις σκέψεις τους σχετικά με την ποιότητα της δυνατότητας και προτάσεις για βελτίωση.

Επιπλέον, παρακολουθείτε τα δεδομένα τηλεμετρίας για να παρακολουθήσουμε τον αριθμό των πελατών που δοκίμασαν τη δυνατότητα, το ποσοστό επιτυχίας της δυνατότητας και την αναλογία θετικών προς αρνητικών σχολίων. Προτού κυκλοφορήσει η δυνατότητα Copilot σε πολλές γεωγραφικές περιοχές, είχαμε κάνει εκτεταμένες δοκιμές για να εξασφαλίσουμε τη λειτουργικότητά της. Αν αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα με το περιεχόμενο που δημιουργείται ή με οποιαδήποτε από τις υποθέσεις χρήσης που παρατίθενται, παράσχετε σχόλια. Τα σχόλιά σας χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση των προϊόντων και των υπηρεσιών της Microsoft. Οι διαχειριστές IT του οργανισμού σας ενδέχεται να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σχολίων σας για λόγους διαχείρισης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων. 

Το Copilot για έργο αξιολογήθηκε για διάφορες γλώσσες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα γλώσσας, ανατρέξτε στο θέμα Διεθνής διαθεσιμότητα του Copilot. Το σύστημα ενδεχομένως να μην λειτουργεί επίσης σε γλώσσες που δεν αξιολογήθηκαν και ενδέχεται να επηρεαστεί η ακρίβεια και η εμπειρία χρήστη.

Ποιοι είναι οι περιορισμοί του Copilot για έργο; Πώς μπορούν οι χρήστες να ελαχιστοποιήσουν την επίδραση του Copilot για έργο κατά τη χρήση του συστήματος;

• Οι εργασίες που δημιουργούνται από AI δεν δημιουργούν αυτόματα αναθέσεις, εξαρτήσεις ή στοιχεία λίστας ελέγχου εργασιών. Μπορείτε να προσθέσετε τις επιθυμητές παραμέτρους μετά την αυτόματη δημιουργία των εργασιών.
• Οι πραγματικές τιμές, όπως ο χρόνος, οι δαπάνες ή το υλικό, πρέπει να καταγράφονται για να είναι δυνατό να δημιουργηθεί η αξιολόγηση κινδύνων και η αναφορά κατάστασης έργου μέσω του Copilot.
• Παρόλο που η σύνοψη που δημιουργείται από AI παρέχει μια αρχική επισκόπηση, μπορεί να μην αντιπροσωπεύει πάντα με ακρίβεια το πραγματικό περιβάλλον ή την πραγματική κατάσταση υγείας του έργου. Όλα τα μέρη της συνοπτικής αφήγησης είναι επεξεργάσιμα και πρέπει να αναθεωρούνται εις βάθος από τον διαχειριστή έργου πριν οριστικοποιηθεί και κατανεμηθεί η αναφορά. Θα πρέπει να γίνει επεξεργασία, όπως απαιτείται, για να διασφαλιστεί η ακριβής αναπαράσταση της κατάστασης του έργου.

Ποιοι λειτουργικοί παράγοντες και ρυθμίσεις επιτρέπουν την αποτελεσματική και υπεύθυνη χρήση του Copilot για έργο;

• Ως διαχειριστής, μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Copilot για έργο μέσω των ρυθμίσεων ελέγχου δυνατότητας.
• Ως χρήστης δυνατότητας, μπορείτε να παρέχετε σύντομες και ακριβείς εντολές στο πλάι για να ενεργοποιήσετε την επιθυμητή ενέργεια. Τα εναύσματα που σχετίζονται με τα σενάρια που περιγράφηκαν προηγουμένως παράγουν το επιθυμητό αποτέλεσμα, όπως "δημιουργία εργασιών, δημιουργία σχεδίου κινδύνων, δημιουργία αναφοράς κατάστασης έργου". Τα εναύσματα που δεν προορίζονται για κλήση αυτών των τριών δυνατοτήτων εμφανίζουν σφάλμα.
• Η έξοδος βασίζεται στο όνομα και την περιγραφή του έργου για τις εργασίες, καθώς και σε οικονομικά δεδομένα του έργου για την αξιολόγηση κινδύνων και την αναφορά κατάστασης έργου.