Επισκόπηση δομών ανάλυσης εργασίας

Η δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) είναι μια περιγραφή της εργασίας που θα ολοκληρωθεί για ένα έργο. Πρόκειται για μια ιεραρχία εργασιών που αντιπροσωπεύει την κατανόηση της ομάδας έργου σχετικά με τη σύνθεση της εργασίας, καθώς και το μέγεθος, το κόστος και τη διάρκεια κάθε στοιχείου ή εργασίας. Ένα WBS έχει τρεις κύριους σκοπούς:

• Περιγράψτε την ανάλυση ή τη σύνθεση της εργασίας στις εργασίες.
• Προγραμματίστε την εργασία του έργου.
• Υπολογίστε το κόστος κάθε εργασίας.

Ο βαθμός λεπτομέρειας σε μια WBS εξαρτάται από το επίπεδο ακρίβειας που απαιτείται στις εκτιμήσεις και το επίπεδο παρακολούθησης που απαιτείται για την αντιμετώπιση αυτών των εκτιμήσεων. Τα έργα που έχουν πολύ χαμηλή ανοχή για αποκλίσεις στο χρονοδιάγραμμα ή στο κόστος συνήθως απαιτούν πιο λεπτομερή WBS και απαιτούν συνήθως επιμελή παρακολούθηση της προόδου και του κόστους της εργασίας σε σχέση με την ανάλυση WBS. Αυτό το είδος του έργου είναι σύνηθες στις κατασκευές και τις μηχανολογικές βιομηχανίες.

Αντίθετα, τα έργα σε κλάδους όπως τα μέσα ενημέρωσης και η διαφήμιση, το λογισμικό και η υποδομή IT τείνουν να είναι μεμονωμένα και η παραγωγικότητα είναι σχετική με την εμπειρία και τις ικανότητες του ατόμου που εκτελεί την εργασία. Ως εκ τούτου, οι εν λόγω βιομηχανίες χρησιμοποιούν ένα WBS για να προσεγγίσουν το μέγεθος ενός έργου και όχι για να παρακολουθήσουν με λεπτομέρεια την πρόοδο αυτού του έργου.

Η δημιουργία ενός WBS είναι μια εντατική διεργασία η οποία συνήθως γίνεται κατά τη διάρκεια μιας μακράς περιόδου και απαιτεί τη συνεργασία και τις πληροφορίες από μια μεγάλη ποικιλία ατόμων. Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις βελτιώσεις WBS για να ικανοποιήσετε τις απαιτήσεις σας για εκτιμήσεις και παρακολούθηση.

Προαπαιτούμενα για τη δημιουργία WBS

Για να δημιουργήσετε ένα WBS, θα πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα εργασίας και να υπολογίσετε το κόστος της εργασίας.

Προϋποθέσεις για τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος εργασίας

Για να χρησιμοποιήσετε τις πλήρεις δυνατότητες προγραμματισμού των δυνατοτήτων WBS, ολοκληρώστε την ακόλουθη ρύθμιση:

1. Ρύθμιση ενός προεπιλεγμένου ημερολογίου και ενός ημερολογίου έργου:

   1. Επιλέξτε Διαχείριση έργου και λογιστικής>Ρύθμιση>Διαχείριση έργου και παράμετροι λογιστικής>Προγραμματισμός. Στο πεδίο Προεπιλεγμένο ημερολόγιο εργασίας, καθορίστε ένα προεπιλεγμένο ημερολόγιο. Αυτό θα είναι το προεπιλεγμένο ημερολόγιο εργασίας για κάθε νέο έργο που δημιουργείται.
   2. Μπορείτε να αλλάξετε το προεπιλεγμένο ημερολόγιο για ένα συγκεκριμένο έργο. Κάντε κλικ στη σελίδα λεπτομερειών του έργου και, στη συνέχεια, στη συνοπτική καρτέλα Ομάδα έργων και προγραμματισμός, ενημερώστε το πεδίο Ημερολόγιο χρονοδιαγράμματος επιλέγοντας ένα άλλο ημερολόγιο.

2. Ορισμός τυπικών εργάσιμων ημερών και ωρών εργασίας. Το ημερολόγιο που ορίζετε ως ημερολόγιο εργασίας του έργου σας θα χρησιμοποιηθεί στο WBS για να καθορίσει τις παρακάτω πληροφορίες:

• Εργάσιμες ημέρες και αργίες
• Ο αριθμός των ωρών εργασίας σε μια ημέρα

Για να ρυθμίσετε τις εργάσιμες ημέρες και τις ώρες εργασίας για ένα ημερολόγιο ή για να δημιουργήσετε ένα νέο ημερολόγιο, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση οργανισμού>Συνήθη>Ημερολόγια.

Προϋποθέσεις για την εκτίμηση του κόστους της εργασίας

Για να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες πλήρους εκτίμησης κόστους της WBS, θα πρέπει να ορίσετε το κόστος και τις τιμές πώλησης για εργαζομένους, κατηγορίες εργασίας, έξοδα και χρεώσεις και είδη.

• Για να ορίσετε το κόστος και τις τιμές πωλήσεων των κατηγοριών εργατικών, δαπανών και αμοιβών, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση έργου και λογιστικής>Ρύθμιση>Τιμές.
• Για να ορίσετε το κόστος και την τιμή πώλησης των ειδών, χρησιμοποιήστε τη σελίδα Εμπορικές συμφωνίες για κάθε στοιχείο στη σελίδα λίστας Προϊόντα σε κυκλοφορία στη διαχείριση πληροφοριών προϊόντων.

Δημιουργία WBS

Η δημιουργία μιας WBS περιλαμβάνει τρεις δραστηριότητες:

1. Αποσύνθεση εργασίας – Δημιουργήστε μια ανάλυση του έργου σε διαχειρίσιμα τμήματα ή εργασίες.
2. Χρονοδιάγραμμα εργασίας – Υπολογίστε τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, ορίστε τις εξαρτήσεις εργασιών και επιλέξτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για τις εργασίες.
3. Εκτίμηση κόστους – Εκτιμήστε το κόστος για κάθε εργασία.

Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να βοηθήσουν οι δυνατότητες της WBS σε καθεμία από αυτές τις δραστηριότητες.

Αποδόμηση εργασίας

Η δημιουργία μιας ανάλυσης ή αποδόμησης της εργασίας είναι συνήθως το πρώτο βήμα στη διαδικασία δημιουργίας μιας WBS. Η λειτουργικότητα WBS υποστηρίζει τις παρακάτω βασικές δομές για την ανάλυση ή την αποδόμηση της εργασίας.

Ριζική εργασία έργου Η ριζική εργασία έργου είναι η εργασία σύνοψης ανώτατου επιπέδου για ένα έργο. Όλες οι άλλες εργασίες του έργου δημιουργούνται κάτω από αυτήν. Το όνομα της ριζικής εργασίας είναι το όνομα του έργου. Η προσπάθεια, οι ημερομηνίες και η διάρκεια του ριζικού κόμβου συνοψίζουν τις τιμές για τις εργασίες που βρίσκονται κάτω από τη ριζική εργασία. Δεν μπορείτε να τροποποιήσετε τις ιδιότητες του κόμβου ρίζας ή να τις διαγράψετε.

Εργασίες σύνοψης ή κοντέινερ Μια εργασία σύνοψης είναι μια εργασία που έχει δευτερεύουσες εργασίες ή εργασίες δομικών στοιχείων. Μια εργασία σύνοψης δεν έχει προσπάθεια εργασίας ή δικό της κόστος. Αντίθετα, η προσπάθεια και το κόστος εργασίας μιας εργασίας σύνοψης είναι το άθροισμα της προσπάθειας και του κόστους εργασίας των εργασιών δομικών στοιχείων της. Η νωρίτερη ημερομηνία έναρξης των εργασιών δομικών στοιχείων χρησιμοποιείται ως η ημερομηνία έναρξης της εργασίας σύνοψης και η ημερομηνία λήξης των εργασιών δομικών στοιχείων χρησιμοποιείται ως η ημερομηνία λήξης. Μπορείτε να τροποποιήσετε το όνομα μιας εργασίας σύνοψης, αλλά δεν είναι δυνατή η τροποποίηση των ιδιοτήτων χρονοδιαγράμματος για προσπάθεια, ημερομηνίες και διάρκεια. Εάν διαγράψετε μια εργασία σύνοψης, διαγράφετε και όλες τις εργασίες δομικών στοιχείων.

Εργασίες κόμβου φύλλου Μια εργασία κόμβου φύλλου αντιπροσωπεύει το πιο στοιχειώδες πακέτο εργασίας στο έργο. Ένας κόμβος φύλλου έχει μια εκτιμώμενη προσπάθεια, έναν προγραμματισμένο αριθμό πόρων, μια προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης και διάρκεια.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε τις παρακάτω λειτουργίες ιεραρχίας για να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία μιας ιεραρχίας εργασιών ή μιας αποδόμησης για ένα έργο.

Νέα εργασία Κάθε νέα εργασία που δημιουργείτε προστίθεται αυτόματα στο ριζικό κόμβο και ένας αριθμός WBS εκχωρείται αυτόματα στην εργασία. Ο αριθμός WBS αντιπροσωπεύει το επίπεδο της εργασίας στην ιεραρχία. Για εργασίες στο πρώτο επίπεδο κάτω από τη ριζική εργασία έργου, χρησιμοποιείται ένας συνδυασμός αρίθμησης 1, 2, 3 και ούτω καθεξής. Για εργασίες κάτω από το πρώτο επίπεδο του ριζικού κόμβου έργου, χρησιμοποιείται ένας συνδυασμός αρίθμησης 1.1, 1.2, 1.3 και ούτω καθεξής. Για κάθε επίπεδο που προστίθεται σε ένα προηγούμενο επίπεδο, προστίθεται μια νέα διάστικτη σειρά αριθμών.

Προς το παρόν, δεν μπορείτε να προσαρμόσετε την αρίθμηση WBS.

Δημιουργία εσοχής εργασίας Όταν δημιουργείτε εσοχή εργασίας, γίνεται θυγατρικό στοιχείο της εργασίας που προηγείται. Ο αριθμός WBS για τη νέα θυγατρική εργασία υπολογίζεται αυτόματα με βάση τον αριθμό WBS του νέου γονικού της. Η γονική εργασία τώρα είναι μια εργασία σύνοψης ή εργασία κοντέινερ και επομένως αποτελεί μια συνάθροιση των εργασιών δομικών στοιχείων της.

Σημείωμα

Όταν δημιουργείτε εσοχή εργασιών σε μια εργασία που ήταν κόμβος φύλλου πριν από τη λειτουργία εσοχής, η εργασία σύνοψης που μόλις δημιουργήσατε χάνει τις δικές της ημερομηνίες, την προσπάθεια και τον αριθμό πόρων. Τώρα, χρησιμοποιεί μια σύνοψη των τιμών των νέων εργασιών δομικών στοιχείων.

Εργασία προεξοχής Όταν μια εργασία προεξοχής, δεν αποτελεί πλέον εργασία-συστατικό της γονικής της εργασίας. Ο αριθμός WBS για αυτήν την εργασία υπολογίζει εκ νέου αυτόματα ώστε να αντικατοπτρίζει το νέο επίπεδο της εργασίας στην ιεραρχία. Η προσπάθεια, το κόστος και οι ημερομηνίες της προηγούμενης γονικής εργασίας υπολογίζονται εκ νέου, ώστε να μην περιλαμβάνουν αυτήν την εργασία.

Μετακίνηση προς τα πάνω και μετακίνηση προς τα κάτω όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση προς τα πάνω και Μετακίνηση προς τα κάτω, μπορείτε να αλλάξετε τη θέση μιας εργασίας εντός της ιεραρχίας των γονικών της. Η θέση της εργασίας δεν επηρεάζει την προσπάθεια, το κόστος, τις ημερομηνίες ή τη διάρκεια της εργασίας. Ωστόσο, ο αριθμός WBS της εργασίας υπολογίζει εκ νέου αυτόματα ώστε να αντικατοπτρίζει τη νέα θέση της εργασίας.

Εκτίμηση χρονοδιαγράμματος

Η εκτίμηση χρονοδιαγράμματος είναι συνήθως το δεύτερο βήμα στη δημιουργία μιας WBS. Ως βέλτιστη πρακτική, θα πρέπει να ολοκληρώσετε την εκτίμηση του χρονοδιαγράμματος μετά τη δημιουργία των εργασιών. Η σελίδα Δομή ανάλυσης εργασίας στο Finance έχει δύο ενότητες. Το ανώτερο τμήμα παραθύρου προορίζεται για την εκτίμηση χρονοδιαγράμματος και το κάτω τμήμα παραθύρου περιλαμβάνει μια καρτέλα Εκτιμώμενες δαπάνες και έσοδα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την εκτίμηση του κόστους. Εξαρτήσεις εργασιών Σε μια WBS, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προαπαιτούμενη σχέση μεταξύ των εργασιών. Όταν αντιστοιχίζετε προαπαιτούμενες εργασίες σε μια εργασία, η εργασία αυτή μπορεί να ξεκινήσει μόνο όταν έχετε ολοκληρώσει όλες τις προαπαιτούμενες εργασίες. Η προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης της εργασίας ορίζεται αυτόματα στην πιο πρόσφατη ημερομηνία όλων των προαπαιτούμενών της.

Προγραμματισμός εργασίας Οι ακόλουθοι παράγοντες καθορίζουν τον προγραμματισμό των εργασιών του κόμβου φύλλου:

• Προκάτοχοι
• Προσπάθεια
• Ο αριθμός πόρων
• Τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης

Η ημερομηνία έναρξης μιας εργασίας κόμβου φύλλου που δεν διαθέτει προαπαιτούμενες ορίζεται αυτόματα στην ημερομηνία έναρξης του χρονοδιαγράμματος του έργου. Η διάρκεια μιας εργασίας κόμβου φύλλου υπολογίζεται πάντα με βάση τον αριθμό των εργάσιμων ημερών μεταξύ των ημερομηνιών έναρξης και λήξης.

Κανόνες προγραμματισμού Όταν είναι ενεργοποιημένος ο αυτόματος προγραμματισμός βοήθειας, ισχύουν οι ακόλουθοι κανόνες για τον προγραμματισμό εργασιών για τις εργασίες του κόμβου φύλλου:

• Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης μιας εργασίας πρέπει να είναι πάντα εργάσιμες ημέρες, σύμφωνα με το ημερολόγιο προγραμματισμού του έργου.
• Η ημερομηνία έναρξης μιας εργασίας που έχει προαπαιτούμενες ορίζεται αυτόματα στην τελευταία ημερομηνία λήξης από τις προαπαιτούμενές της.
• Η προσπάθεια για μια εργασία υπολογίζεται αυτόματα ως εξής:

Αριθμός ατόμων ×Διάρκεια × Αριθμός ωρών σε μια τυπική εργάσιμη ημέρα στο ημερολόγιο έργου.

Σε ορισμένες υποθέσεις, μπορεί να θέλετε να αποκλίνετε από αυτούς τους κανόνες. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον αυτόματο προγραμματισμό για να αποτρέψετε το Finance από την αυτόματη ρύθμιση ή διόρθωση οποιωνδήποτε ιδιοτήτων των εργασιών κόμβου φύλλου. Όταν καταχωρείτε πληροφορίες για μια εργασία που προκαλεί παραβίαση των κανόνων προγραμματισμού, εμφανίζεται ένα εικονίδιο σφάλματος προγραμματισμού για την εργασία. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται σφάλματα προγραμματισμού, κάντε κλικ στην επιλογή Χρονοδιαγράμματα σφαλμάτων που εμφανίζονται για να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα.

Σημείωμα

Οι τιμές για μια εργασία σύνοψης ή κοντέινερ συνεχίζουν να υπολογίζονται ως το άθροισμα των τιμών των εργασιών δομικών στοιχείων, ανεξάρτητα από το εάν ο αυτόματος προγραμματισμός της βοήθειας είναι ενεργοποιημένος ή απενεργοποιημένος.

Καθορισμός σφαλμάτων προγραμματισμού Κατά την ενεργοποίηση της αυτόματης βοήθειας προγραμματισμού, δεν είναι πιθανό να προκύψουν σφάλματα προγραμματισμού. Ωστόσο, εάν απενεργοποιήσετε την αυτόματη βοήθεια για τον προγραμματισμό και, στη συνέχεια, την ενεργοποιήσετε ξανά αργότερα, το χρονοδιάγραμμα των εικονιδίων σφάλματος μπορεί να εμφανίζεται στη WBS.

Διόρθωση σφαλμάτων χρονοδιαγράμματος κατά εργασία Όταν κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο χρονοδιαγράμματος σφάλματος για μια συγκεκριμένη εργασία, ένα παράθυρο διαλόγου εμφανίζει όλα τα σφάλματα προγραμματισμού για αυτήν την εργασία. Μπορείτε να αποφασίσετε ποια σφάλματα προγραμματισμού θα επιλυθούν για την εργασία.

Καθορισμός όλων των σφαλμάτων προγραμματισμού Εάν θέλετε το Finance να επιδιορθώνει όλα τα σφάλματα προγραμματισμού στη WBS, στο τμήμα παραθύρου ενεργειών, κάντε κλικ στην επιλογή Διόρθωση όλων των αποκλίσεων χρονοδιαγράμματος.

Σημείωμα

Αυτή η δυνατότητα μπορεί να προκαλέσει σημαντικές τροποποιήσεις στη WBS. Τα σφάλματα διορθώνονται με την ακόλουθη σειρά:

1. Η εκτιμώμενη προσπάθεια σε όλες τις εργασίες τροποποιείται έτσι ώστε να είναι ίση με την παραγωγική ικανότητα που καθορίζεται στο ημερολόγιο έργου.
2. Η ημερομηνία έναρξης κάθε εργασίας τροποποιείται έτσι ώστε η εργασία να ξεκινά μετά την ολοκλήρωση όλων των προαπαιτούμενων εργασιών της.
3. Η ημερομηνία έναρξης κάθε εργασίας τροποποιείται για την κατάργηση των κενών στις ημερομηνίες έναρξης των προαπαιτούμενων εργασιών.

Εκτίμηση κόστους

Όπως αναφέρθηκε νωρίτερα σε αυτό το έγγραφο, καταχωρείτε την εκτίμηση του κόστους για κάθε εργασία κόμβου φύλλου χρησιμοποιώντας την καρτέλα Εκτιμώμενες δαπάνες και κόστη στο κάτω τμήμα παραθύρου της σελίδας Δομή ανάλυσης εργασίας.

Σημείωμα

Δεν μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτίμηση του κόστους για μια εργασία σύνοψης ή κοντέινερ. Η εκτίμηση του κόστους για μια εργασία σύνοψης ισούται με το άθροισμα της εκτίμησης του κόστους των εργασιών του κόμβου φύλλου. Το εκτιμώμενο συνολικό κόστος για κάθε εργασία υπολογίζεται ως το άθροισμα των εκτιμώμενων ποσών κόστους για τους ακόλουθους τύπους συναλλαγών:

• Εργασία
• Στοιχείο ή υλικό
• Έξοδα

Ένας τύπος συναλλαγής Χρέωση χρησιμοποιείται για την εκτίμηση των εσόδων που βασίζονται σε χρεώσεις. Αυτός ο τύπος συναλλαγής δεν διαθέτει ένα στοιχείο κόστους και επομένως δεν λαμβάνεται υπόψη κατά την εκτίμηση του κόστους.

Ένας τύπος συναλλαγής Στο λογαριασμό χρησιμοποιείται για την καταγραφή της τιμής πωλήσεων βάσει σύμβασης σε έναν τύπο έργου με προκαθορισμένη τιμή. Αυτός ο τύπος συναλλαγής δεν λαμβάνεται υπόψη και όταν εκτιμάται το κόστος.

Όταν υπολογίζετε το κόστος εργασίας, υλικού και εξόδων για κάθε εργασία, πρέπει να αναθέσετε μια κατηγορία έργου στο εκτιμώμενο κόστος.

Υπολογισμός του κόστους εργασίας Για κάθε εργασία κόμβου φύλλου, αναθέτετε μια προσπάθεια εργασίας σε ώρες και μια προεπιλεγμένη κατηγορία. Επομένως, όταν ρυθμίζετε ένα χρονοδιάγραμμα για μια εργασία, η εκτίμηση του κόστους εργασίας για αυτήν την εργασία προστίθεται αυτόματα στην προεπιλεγμένη κατηγορία για εργασία. Αυτή η εκτίμηση κόστους εμφανίζεται στην καρτέλα Εκτιμώμενα κόστη και έσοδα στο πλέγμα Λεπτομέρειες γραμμής για αυτήν την εργασία. Εάν απαιτείτε περισσότερες εκτιμήσεις του κόστους εργασίας, μπορείτε να τις προσθέσετε σε αυτήν την καρτέλα. Εάν αυξάνετε ή μειώνετε τις ώρες στην εκτίμηση του κόστους εργασίας, το χρονοδιάγραμμα για την εργασία υπολογίζεται αυτόματα εκ νέου.

Υπολογισμός δαπανών και κόστους υλικών Η καρτέλα Εκτιμώμενες δαπάνες και έσοδα σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να υπολογίσετε το κόστος δαπανών και υλικών για μια εργασία, εάν χρειάζεστε εκτιμήσεις.

Το κόστος και η τιμή πώλησης για κάθε γραμμή εκτίμησης εργασίας ή εξόδων βασίζονται στην παραμετροποίηση που καθορίζεται για κάθε κατηγορία στους πίνακες τιμολόγησης στη Διαχείριση έργου και λογιστική>Ρύθμιση>Τιμολόγηση. Για τα στοιχεία, η τιμή κόστους και πώλησης προστίθεται κατά προεπιλογή από τις συμφωνίες στοιχείου ή τις εμπορικές συμφωνίες στη σελίδα λίστας Προϊόντα σε κυκλοφορία στη διαχείριση πληροφοριών προϊόντων.

Παρακολούθηση της προόδου στη WBS

Ορισμένοι κλάδοι βιομηχανίες παρακολουθούν την πρόοδο ενός έργου με μια WBS σε πολύ στοιχειώδες επίπεδο, ενώ άλλα παρακολουθούν την πρόοδο σε ένα υψηλότερο επίπεδο WBS. Σε αυτήν την ενότητα περιγράφεται ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση WBS για τις απαιτήσεις του έργου σας.

Το Finance έχει τρεις προβολές για το WBS ενός έργου: την προβολή σχεδιασμού, την προβολή παρακολούθησης προσπάθειας και την προβολή παρακολούθησης κόστους.

Προβολή σχεδιασμού

Η προβολή σχεδιασμού εμφανίζει τη σχεδιαζόμενη ή βασική εκτίμηση των πληροφοριών χρονοδιαγράμματος και κόστους. Παρόλο που δεν υπάρχουν δυνατότητες για την παρακολούθηση της έκδοσης και της γραμμής βάσης για ένα έργο WBS, οι τιμές σε αυτήν την προβολή προορίζονται για την απεικόνιση της βασικής έκδοσης. Οι ενότητες Εκτίμησης χρονοδιαγράμματος και Εκτίμησης κόστους αυτού του άρθρου περιγράφουν αυτήν την προβολή και τον τρόπο που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία WBS.

Προβολή παρακολούθησης προσπάθειας

Η προβολή Παρακολούθηση προσπάθειας εμφανίζει την πρόοδο εργασιών στο WBS. Συγκρίνει τις συσσωρευμένες πραγματικές ώρες προσπάθειας για μια εργασία στις προγραμματισμένες ώρες προσπάθειας. Οι ακόλουθοι τύποι παρέχουν τις τιμές στην προβολή παρακολούθησης προσπάθειας:

• Ποσοστό προόδου = πραγματική προσπάθεια έως σήμερα ÷ προγραμματισμένη προσπάθεια για την εργασία
• Υπολειπόμενη προσπάθεια (γνωστή επίσης ως εκτίμηση-προς-ολοκλήρωση [ETC]) = προγραμματισμένη προσπάθεια – πραγματική προσπάθεια μέχρι σήμερα
• Εκτίμηση για ολοκλήρωση (ΕΚΟ) = Υπόλοιπη προσπάθεια + πραγματική προσπάθεια μέχρι σήμερα
• Προβαλλόμενη διακύμανση προσπάθειας = προγραμματισμένη προσπάθεια – ΕΚΟ

Η προβολή παρακολούθησης προσπάθειας εμφανίζει μια προβολή της διακύμανσης της προσπάθειας για την εργασία, βάσει του εάν το EAC είναι περισσότερο ή λιγότερο από την προγραμματισμένη προσπάθεια:

• Εάν το ΕΚΟ είναι κάτι περισσότερο από την προγραμματισμένη προσπάθεια, η εργασία προβλέπεται να διαρκέσει περισσότερο χρόνο από αυτόν που είχε αρχικά προγραμματιστεί και είναι πίσω από το χρονοδιάγραμμα.
• Εάν το ΕΚΟ είναι κάτι περισσότερο από την προγραμματισμένη προσπάθεια, η εργασία προβλέπεται να διαρκέσει λιγότερο χρόνο από αυτόν που είχε αρχικά προγραμματιστεί και είναι μπροστά από το χρονοδιάγραμμα.

Η εκ νέου προβολή της προσπάθειας του υπεύθυνου έργου,Κατά καιρούς, ο υπεύθυνος έργου ή κάποιο άλλο άτομο που παρακολουθεί την πρόοδο ενός έργου θα πρέπει να αναθεωρήσει τις αρχικές εκτιμήσεις σε μια εργασία. Η εργασία μπορεί να προχωράει γρηγορότερα ή πιο αργά από ό,τι αναμενόταν αρχικά για διάφορους λόγους. Για παράδειγμα, το πεδίο εφαρμογής έχει μειωθεί ή οι εργαζόμενοι έχουν λιγότερη εμπειρία από εκείνη που είχε αρχικά προγραμματιστεί. Οι προβολές είναι η αντίληψη του υπεύθυνου έργου για τις προβλέψεις, με βάση την τρέχουσα κατάσταση ενός έργου. Γενικά, δεν συνιστούμε να αλλάξετε τους αριθμούς βασικής γραμμής επειδή η βασική γραμμή του έργου είναι ένα δημοσιευμένο έγγραφο για τις εκτιμήσεις χρονοδιαγράμματος και κόστους του έργου με τις οποίες έχουν συμφωνήσει όλοι οι ενδιαφερόμενοι στο έργο.

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους ένας υπεύθυνος έργου μπορεί να επαναλάβει την προσπάθεια έργου στις εργασίες:

• Τροποποιήστε την εναπομένουσα προσπάθεια που έχει οριστεί αυτόματα για την ενημέρωση της πραγματικής υπολειπόμενης προσπάθειας στην εργασία.
• Τροποποιήστε το ποσοστό προόδου που έχει οριστεί αυτόματα για την ενημέρωση της πραγματικής προόδου στην εργασία.

Κάθε μία από αυτές τις προσεγγίσεις προκαλεί έναν εκ νέου υπολογισμό του ποσοστού ETC, EΚΟ και προόδου της εργασίας και της διακύμανσης προβαλλόμενης προσπάθειας σε μια εργασία. Επίσης, υπολογίζονται εκ νέου το ποσοστό ΕΚΟ, ETC και προόδου στις εργασίες σύνοψης και ενημερώνεται μια νέα προβολή της διακύμανσης της προσπάθειας.

Τροποποιημένη προσπάθεια αναφορικά με τις εργασίες σύνοψης Μπορείτε να τροποποιήσετε την προσπάθεια σε εργασίες σύνοψης ή κοντέινερ. Ανεξάρτητα από το εάν τροποποιείτε αυτές τις τιμές χρησιμοποιώντας την εναπομένουσα προσπάθεια ή το ποσοστό προόδου στις εργασίες σύνοψης, οι υπολογισμοί γίνονται αυτόματα με την ακόλουθη σειρά:

1. Υπολογίζεται το ποσοστό ΕΚΟ, ETC και προόδου στην εργασία.
2. Το νέο ΕΚΟ κατανέμεται στις θυγατρικές εργασίες στην ίδια αναλογία με το αρχικό ποσό ΕΚΟ.
3. Υπολογίζεται το νέο ΕΚΟ σε κάθε φύλλο εργασίας κόμβου.
4. Το ποσοστό της υπόλοιπης προσπάθειας και της προόδου υπολογίζονται για όλες τις θυγατρικές εργασίες που επηρεάζονται, με βάση τη νέα αξία του ΕΚΟ. Η διακύμανση προσπάθειας των εργασιών υπολογίζεται επίσης ξανά.
5. Ο υπολογισμός εκ νέου του ΕΚΟ των εργασιών σύνοψης γίνεται επίσης από τους κόμβους φύλλων.

Κάντε κλικ στην επιλογή Ανάπτυξη σε επίπεδο στην προβολή παρακολούθησης προσπάθειας για να ορίσετε το επίπεδο στο οποίο θα παρακολουθείτε και θα διατηρείτε την WBS. Η WBS αναπτύσσεται αυτόματα σε αυτό το επίπεδο στην προβολή παρακολούθησης προσπάθειας όποτε την ανοίγετε.

Προβολή παρακολούθησης κόστους

Η προβολή παρακολούθησης κόστους εμφανίζει την παρακολούθηση της κατανάλωσης κόστους για μια εργασία. Σε αυτήν την προβολή, το πραγματικό κόστος που έχει δαπανηθεί σε μια εργασία σε σχέση με την ημερομηνία συγκρίνεται με το προγραμματισμένο κόστος για την εργασία. Οι ακόλουθοι τύποι παρέχουν τις τιμές στην προβολή παρακολούθησης κόστους:

• Ποσοστό του κόστους = πραγματικό κόστος έως τώρα ÷ προγραμματισμένο κόστος για την εργασία
• Κόστος για ολοκλήρωση (ΕΚΟ) = προγραμματισμένο κόστος – πραγματικό κόστος μέχρι σήμερα
• Εκτίμηση για ολοκλήρωση (ΕΚΟ) = CTC + Πραγματικό κόστος έως σήμερα
• Προβαλλόμενη διακύμανση κόστους = προγραμματισμένο κόστος – ΕΚΟ

Η προβολή παρακολούθησης κόστους εμφανίζει μια προβολή της διακύμανσης του κόστους για την εργασία, βάσει του εάν το EAC είναι περισσότερο ή λιγότερο από το προγραμματισμένο κόστος:

• Εάν το ΕΚΟ είναι κάτι περισσότερο από το προγραμματισμένο κόστος, το έργο προβλέπεται να χρησιμοποιήσει περισσότερα χρήματα από αυτά που είχαν αρχικά προγραμματιστεί και είναι πάνω από τον προϋπολογισμό.
• Εάν το ΕΚΟ είναι μικρότερο από το προγραμματισμένο κόστος, το έργο προβλέπεται να χρησιμοποιήσει λιγότερα χρήματα από αυτά που είχαν αρχικά προγραμματιστεί και είναι κάτω από τον προϋπολογισμό.

Εκ νέου προβολή του κόστους του υπεύθυνου έργου Οι υπεύθυνοι έργου πρέπει να χρησιμοποιούν το CTC για την αναθεώρηση της αρχικής εκτίμησης του κόστους σε μια εργασία. Ο υπεύθυνος έργου μπορεί να τροποποιήσει την τιμή CTC με το κόστος που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Εάν τροποποιήσετε την τιμή CTC, γίνεται επανάληψη του υπολογισμού του CTC της εργασίας, του ΕΚΟ και του ποσοστού του κόστους που καταναλώνεται και της προβαλλόμενης διακύμανσης κόστους μιας εργασίας. Επίσης, υπολογίζονται εκ νέου τα ΕΚΟ, ETC και το ποσοστό του κόστους αναφορικά με τις εργασίες σύνοψης και ενημερώνεται μια νέα προβολή της διακύμανσης κόστους.

Σημείωμα

Όταν αναθεωρείτε την προσπάθεια για μια εργασία WBS στην προβολή παρακολούθησης προσπάθειας, το CTC της εργασίας, το ΕΚΟ και το ποσοστό του κόστους που καταναλώνεται και η προβαλλόμενη διακύμανση κόστους υπολογίζονται εκ νέου στην προβολή παρακολούθησης κόστους. Ωστόσο, οι αναθεωρήσεις κόστους δεν επηρεάζουν τις τιμές στην προβολή παρακολούθησης προσπάθειας, επειδή ο τύπος κόστους ανά συναλλαγή (εργασία, υλικό ή δαπάνη) ή κατηγορία έργου δεν έχει αναθεωρηθεί.

Αναθεώρηση προβολής για το κόστος στις εργασίες σύνοψης Μπορείτε να αναθεωρήσετε το κόστος στις εργασίες σύνοψης και οι υπολογισμοί εμφανίζονται αυτόματα με την ακόλουθη σειρά:

1. Τα ΕΚΟ, CTC και το ποσοστό του κόστους που καταναλώνεται στην εργασία υπολογίζονται εκ νέου.
2. Το νέο ΕΚΟ κατανέμεται στις θυγατρικές εργασίες στην ίδια αναλογία με το αρχικό ΕΚΟ που βρισκόταν στις εργασίες.
3. Υπολογίζεται το νέο ΕΚΟ για κάθε εργασία.
4. Ο υπολογισμός του CTS και το ποσοστό που καταναλώνονται στο κόστος υπολογίζονται για τις θυγατρικές εργασίες που επηρεάζονται, με βάση την τιμή ΕΚΟ. Η διακύμανση κόστους των εργασιών υπολογίζεται επίσης ξανά.
5. Ο υπολογισμός του ΕΚΟ για όλες τις εργασίες σύνοψης γίνεται με βάση αυτήν την αλλαγή.

Κάντε κλικ στην επιλογή Ανάπτυξη σε επίπεδο στην προβολή παρακολούθησης κόστους για να ορίσετε το επίπεδο στο οποίο θα παρακολουθείτε και θα διατηρείτε την WBS. Η WBS αναπτύσσεται αυτόματα σε αυτό το επίπεδο στην προβολή παρακολούθησης κόστους όποτε την ανοίγετε.

Διαχείριση τιμής που κερδήθηκε

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο τιμής που κερδήθηκε (EVM) για να παρακολουθήσετε την πρόοδο ενός έργου. Μπορείτε να προβάλετε μετρικά τιμής που κερδήθηκε στο Κέντρο εργασιών του διαχειριστή έργου. Το στοιχείο γραφήματος τιμής που κερδήθηκε δείχνει τις τιμές χρόνου σταδιακής τιμής της προγραμματισμένης τιμής και του πραγματικού κόστους. Η τιμή που κερδήθηκε από την τρέχουσα ημερομηνία εμφανίζεται ως σημείο. Τα δεδομένα χρονικής φάσης για την τιμή που κερδήθηκε δεν είναι διαθέσιμα αυτήν τη στιγμή.

Η χρονική περίοδος στο γράφημα τιμής που κερδήθηκε εμφανίζεται ανά εβδομάδα ή ανά μήνα. Σε αυτήν την ενότητα περιγράφονται οι τρεις στυλοβάτες του EVM: προγραμματισμένη τιμή, τιμή που κερδήθηκε και πραγματικό κόστος.

Προγραμματισμένη τιμή Η θεωρία του EVM αναφέρει ότι ο προγραμματισμένος σχεδιασμός τιμής αντιπροσωπεύει τον ρυθμό με τον οποίο η ομάδα έργου σκόπευε να κερδίσει αξία στο έργο.

Το Finance χρησιμοποιεί τον κανόνα κέρδους 0:100 όταν σχεδιάζεται η προγραμματισμένη τιμή. Σύμφωνα με τον κανόνα αυτό, η τιμή της εργασίας καταχωρείται στην εργασία ως την ημερομηνία λήξης της. Δεν έχει καταχωρηθεί καμία τιμή μέχρι να ολοκληρωθεί το 100 τοις εκατό του έργου.

Στη διαχείριση έργου και λογιστικής, καταχωρείτε την ημερομηνία λήξης των κόμβων φύλλου και το προγραμματισμένο κόστος. Όταν το γράφημα της προγραμματισμένης τιμής εμφανίζεται κατά εβδομάδα, η προγραμματισμένη τιμή συνοψίζεται ανά εβδομάδα για όλες τις εργασίες του κόμβου φύλλου για τη διάρκεια του έργου.

Κερδισμένη τιμή Η θεωρία του EVM αναφέρει ότι ο σχεδιασμός κερδισμένης τιμής αντιπροσωπεύει τον ρυθμό με τον οποίο η ομάδα έργου κερδίζει την τιμή στο έργο.

Το Finance χρησιμοποιεί τον κανόνα κέρδους 0:100 όταν σχεδιάζεται η κερδισμένη τιμή. Σύμφωνα με τον κανόνα αυτό, η τιμή της εργασίας καταχωρείται στην εργασία ως την ημερομηνία λήξης της. Δεν έχει καταχωρηθεί καμία τιμή μέχρι να ολοκληρωθεί το 100 τοις εκατό του έργου.

Όταν υπολογίζεται η κερδισμένη τιμή, λαμβάνεται υπόψη το ποσοστό προόδου κάθε εργασίας. Σύμφωνα με τον κανόνα κέρδους 0:100, μόνο οι εργασίες που ολοκληρώνονται σε μια δεδομένη περίοδο λαμβάνονται υπόψη για τον υπολογισμό της κερδισμένης τιμής στο τέλος αυτής της περιόδου. Η κερδισμένη τιμή στο έργο υπολογίζεται για όλες τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί κατά τη δημιουργία του γραφήματος.

Σημείωμα

Προς το παρόν, το σύστημα για την παρακολούθηση WBS δεν διαθέτει δομές δεδομένων για την αποθήκευση ποσοστών προόδου ιστορικού σε κάθε εργασία. Ως εκ τούτου, η κερδισμένη τιμή μπορεί να αναφερθεί μόνο από τη στιγμή που γίνεται επεξεργασία του κύβου. Επεξεργαστείτε τον κύβο τακτικά για να ενημερώσετε τα δεδομένα κερδισμένης τιμής που εμφανίζονται στο Κέντρο ρόλων.

Πραγματικό κόστος Η θεωρία EVM αναφέρει ότι η πλοκή του πραγματικού κόστους αντιπροσωπεύει τον ρυθμό με τον οποίο δαπανάται το χρήμα στο έργο.

Οι συναλλαγές που καταχωρούνται σε ένα έργο χρησιμοποιούνται για τη σχεδίαση της πραγματικής γραμμής κόστους. Τα κόστη συνοψίζονται ανά ημερομηνία. Στη συνέχεια, αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για το γράφημα του πραγματικού κόστους ανά εβδομάδα ή ανά μήνα στο γράφημα κερδισμένης τιμής.

Τρόπος χρήσης των εννοιών της προγραμματισμένης τιμής, της κερδισμένης τιμής και του πραγματικού κόστους

Διακύμανση χρονοδιαγράμματος Κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού, δημιουργείτε μια πρόβλεψη για την εργασία σε μια λωρίδα χρόνου. Ως εκ τούτου, η προγραμματισμένη τιμή είναι ο ρυθμός με τον οποίο οι σχεδιαστές έργου θεώρησαν ότι η εργασία θα ολοκληρωθεί στο έργο. Αφού ένα έργο βρίσκεται σε εξέλιξη, η εργασία ολοκληρώνεται και το έργο κερδίζει την τιμή. Συγκρίνοντας την προγραμματισμένη αξία με την εκτελεσθείσα αξία, μπορείτε να προβάλετε τον τρόπο με τον οποίο εξελίσσεται η εργασία σε ένα έργο. Το αποτέλεσμα αυτής της σύγκρισης ονομάζεται "διακύμανση χρονοδιαγράμματος".

Εάν η προγραμματισμένη τιμή για μια περίοδο είναι μεγαλύτερη από την κερδισμένη τιμή, ο όγκος της εργασίας που έχει γίνει σε ένα έργο είναι μικρότερος από τον προγραμματισμό. Επομένως, το έργο έχει καθυστερήσει. Επειδή η προγραμματισμένη τιμή και η κερδισμένη τιμή εκφράζονται με νομισματικούς όρους, δίνεται επίσης μια χρηματική αξία στον χρόνο απόκρισης στο έργο.

Εάν η προγραμματισμένη τιμή για μια περίοδο είναι μικρότερη από την κερδισμένη τιμή, ο όγκος της εργασίας που έχει γίνει σε ένα έργο είναι μεγαλύτερος από τον προγραμματισμό. Επομένως, το έργο είναι μπροστά από το χρονοδιάγραμμα. Σε αυτόν τον χρόνο δίνεται επίσης μια νομισματική τιμή.

Διακύμανση κόστους Επειδή η κερδισμένη τιμή χρησιμοποιεί την τιμή κόστους ως πολλαπλασιαστή, η κερδισμένη τιμή δηλώνει το κόστος της εργασίας που έχει ολοκληρωθεί σε ένα έργο. Καθώς εξελίσσεται ένα έργο, το αρχείο καταγραφής συναλλαγών παρέχει μια καρτέλα του χρήματος που δαπανάται πραγματικά σε αυτό το έργο. Συγκρίνοντας την εκτελεσθείσα αξία με το πραγματικό κόστος, μπορείτε να δείτε τα χρηματικά ποσά που δαπανώνται σε σχέση με την τιμή που έχει κερδηθεί. Το αποτέλεσμα αυτής της σύγκρισης ονομάζεται "διακύμανση κόστους".

Εάν το πραγματικό κόστος που δαπανάται για μια περίοδο είναι μεγαλύτερο από την εκτελεσθείσα αξία, έχουν δαπανηθεί περισσότερα χρήματα από όσα έχουν κερδηθεί. Ως εκ τούτου, το έργο έχει ξεπεράσει τον προϋπολογισμό.

Εάν το πραγματικό κόστος που δαπανάται για μια περίοδο είναι μικρότερο από την κερδισμένη τιμή, έχουν δαπανηθεί περισσότερα χρήματα από όσα έχουν καταναλωθεί. Ως εκ τούτου, το έργο είναι κάτω από τον προϋπολογισμό.

Πρότυπα WBS

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "πρότυπα WBS" για να δημιουργήσετε τυπικά πρότυπα για έργα. Εάν τα έργα που προσφέρει η εταιρεία σας συνεπάγονται πολλή επαναλαμβανόμενη εργασία, πρέπει να εξετάσετε τη δημιουργία ενός προτύπου WBS.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο WBS από το WBS ενός υπάρχοντος έργου, έτσι ώστε να είναι δυνατή η εκ νέου χρήση των γνώσεων και των βέλτιστων πρακτικών που συγκεντρώσατε κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού αυτού του έργου σε παρόμοια έργα στο μέλλον. Ωστόσο, ορισμένες φορές, ενδεχομένως να μην έχει νόημα η αποθήκευση ολόκληρου του WBS ως προτύπου. Επομένως, μπορείτε, επίσης, να δημιουργήσετε πρότυπα από τμήματα της WBS για ένα έργο.

Αποθήκευση της WBS έργου ως προτύπου

Αφού δημιουργήσετε ένα πρότυπο, μπορείτε να το εισαγάγετε στο WBS ενός νέου έργου, κάτω από τον ριζικό κόμβο ή σε οποιαδήποτε εργασία στη WBS του έργου.

Εισαγωγή προτύπου WBS στο WBS έργου

Όταν εισάγετε εργασίες, οι εργασίες στο πρότυπο οργανώνονται με βάση την ημερομηνία έναρξης της εργασίας με την οποία εισάγονται. Κατά την εισαγωγή, οι προαπαιτούμενες σχέσεις στις εργασίες προτύπου χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των ημερομηνιών έναρξης για τις εισαγόμενες εργασίες. Το τυπικό ημερολόγιο εργασίας του έργου προορισμού εφαρμόζεται για τον υπολογισμό των ημερομηνιών λήξης των εισαγόμενων εργασιών, έτσι ώστε οι εργάσιμες ημέρες και οι τυπικές ώρες εργασίας που καθορίζονται στο ημερολόγιο εργασίας του τρέχοντος έργου να διατηρούνται.

Τα ποσά κόστους και οι τιμές πωλήσεων στις γραμμές εκτίμησης εφαρμόζονται για να διασφαλιστεί ότι οι τιμές που αφορούν συγκεκριμένα το έργο ή η σύμβαση έργου έχουν έγκυρες ημερομηνίες.

Διαφορές μεταξύ του WBS και ενός προτύπου WBS του έργου

• Οι εργασίες στα πρότυπα WBS δεν διαθέτουν ημερομηνίες έναρξης και ημερομηνίες λήξης.

Οι εργάσιμες και μη εργάσιμες ημέρες δεν έχουν οριστεί για τα πρότυπα WBS.

• Τα πρότυπα WBS χρησιμοποιούν πάντα το ημερολόγιο προγραμματισμού που έχει ρυθμιστεί ως προεπιλεγμένο ημερολόγιο για όλα τα έργα.

Το προεπιλεγμένο ημερολόγιο προγραμματισμού χρησιμοποιείται μόνο για την εύρεση ωρών σε μια τυπική εργάσιμη ημέρα.

• Οι προαπαιτούμενες σχέσεις δεν αντιγράφονται σε ένα πρότυπο WBS.

Επειδή τα πρότυπα WBS δεν έχουν ημερομηνίες, δεν απαιτείται η λογική ημερομηνίας έναρξης που βασίζεται στην ημερομηνία λήξης μιας προαπαιτούμενης εργασίας.

• Μια σειρά εκτίμησης του κόστους εργασίας δημιουργείται αυτόματα όταν δημιουργείται μια εργασία σε ένα πρότυπο WBS. Η τιμή πώλησης και το ποσό του κόστους αντιγράφονται από τον επιλεγμένο εργαζόμενο.

Το κόστος δαπάνης και στοιχείου μπορεί να δημιουργηθεί με μη αυτόματο τρόπο, όπως ακριβώς μπορεί να γίνει στη WBS του έργου.

• Τα σφάλματα προγραμματισμού εμφανίζονται όταν υπάρχουν αποκλίσεις από τον ακόλουθο τύπο:

Προσπάθεια = αριθμός πόρων × διάρκεια × αριθμός ωρών σε μια τυπική εργάσιμη ημέρα

Μπορείτε να διορθώσετε όλα τα σφάλματα προγραμματισμού ταυτόχρονα, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διόρθωση όλων των σφαλμάτων προγραμματισμού.

Εναλλακτικά, μπορείτε να διορθώσετε τα σφάλματα προγραμματισμού μεμονωμένα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προειδοποίησης για κάθε εργασία.