Δημιουργία ομάδας έργου

Για να χρησιμοποιήσετε τους ρόλους που είχαν οριστεί προηγουμένως σε ένα έργο, ο υπεύθυνος έργου πρέπει να συσχετίσει τους ρόλους με το έργο. Μπορούν να ανατεθούν σε ένα έργο πολλαπλοί ρόλοι. Για να αποτραπεί η σύγχυση, αυτοί οι ρόλοι επισημαίνονται αυτόματα κατά την κράτηση. Για παράδειγμα, εάν ο υπεύθυνος έργου απαιτεί τρεις μηχανικούς λογισμικού, τότε τρεις ρόλοι μηχανικών λογισμικού που έχουν ετικέτες μηχανικός λογισμικού 1, μηχανικός λογισμκού 2 και μηχανικός λογισμικού 3 δημιουργούνται αυτόματα. Εάν έχουν οριστεί προηγουμένως χαρακτηριστικά ρόλου για το ρόλο, εφαρμόζονται ως φίλτρο κατά τη διάρκεια των αναζητήσεων για έναν πόρο. Μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως απαιτείται, για να περιορίσετε περισσότερο την αναζήτηση.

Επίσης οι ρυθμίσεις προβολής μπορούν να προσαρμοστούν για να παρέχουν μια καλύτερη προβολή της διαθεσιμότητας πόρων. Υπάρχουν επιλογές για την εμφάνιση ωριαίων, ημερήσιων, εβδομαδιαίων, μηνιαίων, τριμηνιαίων και ετήσιων διαθεσιμοτήτων. Υπάρχει επίσης μια επιλογή για να εμφανίσετε τη διαθέσιμη και την υπολειπόμενη παραγωγική ικανότητα για τους πόρους. Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη για τη διαχείριση του χρόνου, όταν εκτιμάτε τον διαθέσιμο χρόνο για δραστηριότητες ή διαθεσιμότητα πόρων.

Ο υπεύθυνος έργου μπορεί να επιλέξει ένα ρόλο στη σελίδα και, στη συνέχεια, εάν υπάρχει διαθέσιμος πόρος που να ταιριάζει με την απαίτηση, να επιλέξει το στοιχείο για να δεσμεύσει έναν πόρο για την πλήρωση του ρόλου. Λάβετε υπόψη σας ότι οι πόροι δεν χρειάζεται να δεσμευτούν σε αυτό το σημείο στο στάδιο σχεδιασμού. Όταν δημιουργείτε μια WBS, μπορείτε να αντικαταστήσετε ρόλους με στελεχωμένους πόρους για το έργο. Εάν οι ρόλοι αντικαθίστανται με στελεχωμένους πόρους στη WBS, η ρύθμιση πόρων ενημερώνει αυτόματα τη λίστα και τον προγραμματισμό της ομάδας έργου.

Ο υπεύθυνος έργου έχει διάφορες επιλογές για την κράτηση ενός πόρου για ένα έργο, όπως η Υπολειπόμενη παραγωγική ικανότητα, η Πλήρης παραγωγική ικανότητα, το Ποσοστό παραγωγικής ικανότητας και ο Καθορισμός ωρών. Αυτές οι επιλογές κράτησης μπορούν να ακυρωθούν οποιαδήποτε στιγμή, εάν αλλάξουν οι αναθέσεις των πόρων. Υποστηρίζονται δύο τύποι κρατήσεων:

• Οριστική κράτηση – Η δέσμευση πόρου έχει εγκριθεί και έχει επιβεβαιωθεί ότι θα εργαστεί σχετικά με τη δέσμευση για την καθορισμένη διάρκεια.
• Προκαταρκτική κράτηση – Οι δεσμεύσεις πόρων ορίστηκαν στην εργασία σχετικά με τη δέσμευση για την καθορισμένη διάρκεια.

Η ακόλουθη διαδικασία εξηγεί τον τρόπο για να δημιουργήσετε μια ομάδα έργου.

Δημιουργία ομάδας έργου

1. Στη σελίδα λίστας Όλα τα έργα, επιλέξτε ένα έργο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία.
2. Στην καρτέλα Ομάδα έργου και προγραμματισμός, στο πεδίο Ημερομηνία λήξης χρονοδιαγράμματος, καταγράψτε την ημερομηνία έναρξης χρονοδιαγράμματος συν ένα μήνα. Για παράδειγμα, εάν η ημερομηνία έναρξης του χρονοδιαγράμματος είναι η 24 Ιουνίου 2017 (24/06/2017), καταχωρίστε 24/07/2017.
3. Επιλέξτε Προσθήκη.
4. Στο τμήμα παραθύρου Προσθήκη ρόλων στο έργο στο πεδίο Ρόλος, επιλέξτε Ανώτερος υπεύθυνος έργου.
5. Επιλέξτε Προαπαιτούμενες δεξιότητες.
6. Στη σελίδα Επιλογή χαρακτηριστικών, τα χαρακτηριστικά που έχετε ορίσει προηγουμένως για τον ρόλο του ανώτερου υπεύθυνου έργου επιλέγονται από προεπιλογή. Επιλέξτε OK.
7. Στη σελίδα Προσθήκη ρόλων σε έργο, στο πεδίο Αριθμός πόρων, καταχωρίστε 1.
8. Στο πεδίο Πόρος, η αναζήτηση δείχνει όλους τους πόρους με τις απαιτούμενες δεξιότητες. Επιλέξτε Χρήστος Ιωάννου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.
9. Στη σελίδα Έργο, επιλέξτε Προσθήκη.
10. Στο τμήμα παραθύρου Προσθήκη ρόλων στο έργο στο πεδίο Ρόλος, επιλέξτε Μέλος ομάδας. Στο πεδίο Αριθμός πόρων, καταχωρείστε 5.
11. Επιλέξτε Δημιουργία.
12. Στη σελίδα Έργα, επιλέξτε Κάλυψη πόρου.

Παρακολούθηση ομάδων έργου

1. Στη σελίδα Όλα τα έργα, επιλέξτε τη σύνδεση Αναγνωριστικό έργου για το έργο Φάση 2 αναβάθμισης XYZ.
2. Στη συνοπτική καρτέλα Ομάδα έργου και προγραμματισμός, επαληθεύστε ότι οι πόροι έργου που παρατίθενται είναι σωστοί.