Οδηγός χρήσης Dynamics 365 for Outlook

Σημαντικό

Από την 1η Οκτωβρίου 2020, η παλιά έκδοση Dynamics 365 for Outlook (αναφέρεται επίσης και ως πρόσθετο Outlook COM) έχει αποσυρθεί. Η Microsoft δεν θα παράσχει υποστήριξη ή περαιτέρω ενημερώσεις (συμπεριλαμβανομένων των ενημερώσεων για την ασφάλεια και κρίσιμες ενημερώσεις) στο Πρόσθετο Outlook COM για εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing και Field Service).

• Από τις 4 Δεκεμβρίου 2020 και μετά, η παλιά έκδοση Dynamics 365 for Outlook δεν είναι διαθέσιμη για εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing και Field Service). Χρησιμοποιήστε αντ' αυτού τη σύγχρονη έκδοση Dynamics 365 App for Outlook.
• Οι χρήστες του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) μπορούν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν την παλαιά έκδοση του Dynamics 365 for Outlook και θα συνεχίσουν να λαμβάνουν κρίσιμες ενημερώσεις ασφάλειας. Ωστόσο, συνιστούμε να κάνετε τη μετάβαση στο σύγχρονο Dynamics 365 App for Outlook το συντομότερο δυνατό.

Για περισσότερες πληροφορίες και βήματα για να γίνει ομαλά η μετάβαση, κάντε λήψη του Εγχειριδίου τακτικής και στρατηγικής Dynamics 365 for Outlook (Πρόσθετο COM).

• Για την Ενημέρωση Δεκεμβρίου 2016 για το Dynamics 365 (online και εσωτερικής εγκατάστασης) και για μεταγενέστερες εκδόσεις, ο προτιμώμενος τρόπος χρήσης του Microsoft Dynamics 365 μαζί με το Outlook είναι να χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 App for Outlook, ένα πρόσθετο Microsoft Office. Περισσότερες πληροφορίες: Οδηγός χρήσης του Dynamics 365 App for Outlook.
• Η ρύθμιση παραμέτρων του Dynamics 365 App for Outlook και του Dynamics 365 for Outlook για τον ίδιο χρήστη Dynamics 365 δεν υποστηρίζονται.
• Όταν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 online for Outlook έκδοση 9.0 σε λειτουργία χωρίς σύνδεση, τα συνημμένα σε συγχρονισμένες καρτέλες δεν θα είναι διαθέσιμα σε λειτουργία εργασίας χωρίς σύνδεση. Εάν υπάρχει συνημμένο σε μια καρτέλα, το συνημμένο θα είναι διαθέσιμο μόνο όταν συνδεθείτε ξανά. Εάν έχετε προσθέσει ένα συνημμένο σε μια καρτέλα σε λειτουργία εργασίας χωρίς σύνδεση, το συνημμένο θα συγχρονιστεί με το διακομιστή όταν συνδεθείτε ξανά. Για να χρησιμοποιήσετε συνημμένα σε λειτουργία εργασίας χωρίς σύνδεση, εξετάστε το ενδεχόμενο να αποθηκεύσετε το συνημμένο της συσκευής σας.
• Η δυνατότητα εργασίας χωρίς σύνδεση στο Dynamics 365 for Outlook, έκδοση 9.0. δεν είναι διαθέσιμη στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Το Dynamics 365 for Outlook έχει αποσυρθεί και έχει καταργηθεί

Από τις 4 Δεκεμβρίου 2020 θα καταργηθεί το παλαιού τύπου Dynamics 365 for Outlook (αναφέρεται επίσης ως πρόσθετο COM του Outlook) και οι χρήστες δεν θα μπορούν πλέον να χρησιμοποιούν το πρόσθετο COM του Outlook. Η κατάργηση αυτή θα συμβεί κατά γεωγραφική τοποθεσία και ακολουθεί το εβδομαδιαίο χρονοδιάγραμμα έκδοσης.

Μετά την κατάργηση της υπηρεσίας, οι χρήστες πρέπει να καταργήσουν την εγκατάσταση του πρόσθετου με μη αυτόματο τρόπο. Οι χρήστες θα μπορούν να εκκινούν το πρόσθετο Outlook COM, ωστόσο καμία από τις δυνατότητες δεν θα λειτουργεί.

Οι υπάρχοντες χρήστες πρόσθετων Outlook COM θα έχουν την εξής συμπεριφορά:

• Η κορδέλα του Dynamics 365 απενεργοποιείται.

  

• Οι φάκελοι οργανισμού Dynamics 365 εμφανίζουν κενές σελίδες.

  

• Δεν θα μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους νέων γραμματοκιβωτίων στο πρόσθετο Outlook COM. Η προσθήκη ενός οργανισμού Dynamics 365 θα σας δείξει το παρακάτω μήνυμα:

  

Επισημάνσεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων

Για να χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 for Outlook της Microsoft, πρέπει να εισέλθετε με τα διαπιστευτήριά σας (μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έναν κωδικό πρόσβασης). Μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες τοπικά, ώστε να μην σας ζητούνται τα διαπιστευτήριά σας κάθε φορά που ανοίγετε το Outlook. Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες, το Dynamics 365 for Outlook θα συνδέεται αυτόματα στο Microsoft Dynamics 365 (online) κάθε φορά που ανοίγετε το Outlook.

Μετά την πρώτη φορά που θα πραγματοποιήσετε είσοδο και θα χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 for Outlook, η σύνδεση μεταξύ του υπολογιστή σας και του Dynamics 365 (online) θα είναι πάντα ανοιχτή, όταν έχετε πρόσβαση στο Internet. Μπορείτε να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση μεταξύ του υπολογιστή και του Dynamics 365 μόνο χρησιμοποιώντας ρύθμιση παραμέτρων, αλλά εάν απενεργοποιήσετε τη σύνδεση, ενδέχεται να υπάρξει μειωμένη απόδοση του Dynamics 365 for Outlook.

Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 for Outlook για την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η συνομιλία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι ορατή στους χρήστες του οργανισμού σας που έχουν δικαιώματα προβολής της.

Για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, το Dynamics 365 for Outlook θα στέλνει στο Dynamics 365 (online) τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη και τη γραμμή θέματος του μηνύματος. Αυτό δίνει στο Dynamics 365 (online) τη δυνατότητα να επαληθεύσει αν ένα συγκεκριμένο μήνυμα πρέπει να αποθηκευτεί από την υπηρεσία Dynamics 365 (online). Όταν παρακολουθείτε ένα στοιχείο, ένα αντίγραφο του στοιχείου διατηρείται από την υπηρεσία Dynamics 365 και θα είναι ορατό σε άλλους χρήστες του οργανισμού σας που έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα. Όταν καταργείτε την παρακολούθηση ενός στοιχείου, αυτό το αντίγραφο διαγράφεται αυτόματα από το Dynamics 365 (online), μόνο αν σας ανήκει το στοιχείο.

Αν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 for Outlook της Microsoft, όταν είστε εκτός σύνδεσης, δημιουργείται ένα τοπικό αντίγραφο των δεδομένων που επεξεργάζεστε και αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Τα δεδομένα μεταφέρονται από το Dynamics 365 (online) στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας μια ασφαλή σύνδεση, ενώ διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ του τοπικού αντιγράφου και του Dynamics 365 Online. Την επόμενη φορά που θα εισέλθετε στο Dynamics 365 (online), τα τοπικά δεδομένα σας θα συγχρονιστούν με το Dynamics 365 (online).

Ένας διαχειριστής καθορίζει αν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να είναι εκτός σύνδεσης με το Dynamics 365 for Outlook της Microsoft, χρησιμοποιώντας ρόλους ασφαλείας.

Οι χρήστες και οι διαχειριστές μπορούν να ρυθμίσουν τις οντότητες που λαμβάνονται μέσω συγχρονισμού χωρίς σύνδεση, χρησιμοποιώντας τη ρύθμιση Φίλτρα συγχρονισμού στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές. Εναλλακτικά, οι χρήστες και οι διαχειριστές μπορούν να ρυθμίσουν τα πεδία που λαμβάνονται (και αποστέλλονται) χρησιμοποιώντας το στοιχείο Επιλογές για προχωρημένους στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρα συγχρονισμού.

Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 (online), όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα "Συγχρονισμός με το Outlook", τα δεδομένα του Dynamics 365 που συγχρονίζονται "εξάγονται" στο Outlook. Διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ των πληροφοριών του Outlook και των πληροφοριών στο Dynamics 365 (online), για να εξασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες παραμένουν ενημερωμένες μεταξύ των δύο. Ο Συγχρονισμός με το Outlook κάνει λήψη μόνο των σχετικών αναγνωριστικών καρτελών του Dynamics 365 που θα χρησιμοποιηθούν, όταν ένας χρήστης επιχειρεί παρακολούθηση και ρύθμιση σχετικά με ένα στοιχείο του Outlook. Τα δεδομένα της εταιρείας δεν αποθηκεύονται στη συσκευή.

Ένας διαχειριστής καθορίζει εάν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να συγχρονίζουν δεδομένα του Dynamics 365 με το Outlook, χρησιμοποιώντας ρόλους ασφαλείας.