Εξαγωγή σε συγκεντρωτικό πίνακα Excel
Αυτό το άρθρο ισχύει για την Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)έκδοση 9.1 χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα-πελάτη Web παλαιού τύπου. Αν χρησιμοποιείτε εφαρμογές ενοποιημένου περιβάλλοντος εργασίας, οι εφαρμογές σας λειτουργούν όπως και Ενοποιημένο περιβάλλον εργασίας για Power Apps βάσει μοντέλου. Για την έκδοση Power Apps αυτού του άρθρου, δείτε: Εξαγωγή σε Συγκεντρωτικό πίνακα του Excel
Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Office Excel για να δείτε μοτίβα και τάσεις στα δεδομένα. Ένας συγκεντρωτικός πίνακας του Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνοψίσετε, αναλύσετε, εξερευνήσετε και παρουσιάσετε τα δεδομένα Customer Engagement (on-premises). Μπορείτε να εξαγάγετε έως και 100,000 καρτέλες κάθε φορά.
Προϋποθέσεις
Σε μια προεπιλεγμένη εγκατάσταση του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), πριν την εξαγωγή δεδομένων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, βεβαιωθείτε ότι το SQL Server επιτρέπει απομακρυσμένες συνδέσεις.
Επιτρέπονται οι απομακρυσμένες συνδέσεις στο SQL Server
Εκκινήστε το SQL Server Management Studio.
Συνδεθείτε με την παρουσία του SQL Server.
Κάντε δεξί κλικ στο όνομα της παρουσίας του SQL Server, επιλέξτε Ιδιότητες, επιλέξτε Συνδέσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιτρέπονται απομακρυσμένες συνδέσεις σε αυτόν το διακομιστή.
Το Τείχος προστασίας των Windows επιτρέπει απομακρυσμένες συνδέσεις SQL Server. Περισσότερες πληροφορίες: Διαδικασίες: Διαμόρφωση Τείχους προστασίας των Windows για πρόσβαση σε μηχανή βάσης δεδομένων.
Εξαγωγή σε συγκεντρωτικό πίνακα Excel
Η επιλογή εξαγωγής δεδομένων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel δεν είναι διαθέσιμη σε όλους τους τύπους καρτελών του Customer Engagement (on-premises). Εάν δεν βλέπετε την επιλογή, δεν είναι διαθέσιμη για αυτήν την καρτέλα.
Ανοίξτε μια λίστα καρτελών.
Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε Εξαγωγή σε Excel>Δυναμικός συγκεντρωτικός πίνακας.
Στη λίστα Επιλογή στηλών Συγκεντρωτικού Πίνακα, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου των πεδίων που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή.
Από προεπιλογή, η Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα περιλαμβάνει μόνο τα πεδία που εμφανίζονται στη λίστα Επιλογή στηλών Συγκεντρωτικού Πίνακα.
Επιλέξτε Αποθήκευση και μετά αποθηκεύστε το αρχείο .xlsx. Σημειώστε τη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχείο.
Σημείωμα
Εάν πρόκειται να επεξεργαστείτε το αρχείο δεδομένων αργότερα, συνιστάται να αποθηκεύσετε το αρχείο πριν να το ανοίξετε. Διαφορετικά, ενδέχεται να λάβετε αυτό το μήνυμα σφάλματος: Το Excel δεν μπορεί να ανοίξει ή να αποθηκεύσει άλλα έγγραφα επειδή δεν υπάρχει αρκετή ελεύθερη μνήμη ή χώρος στο δίσκο.
Για να διορθώσετε το πρόβλημα κάντε τα εξής:
Ανοίξτε το Excel και μεταβείτε στο Αρχείο>Επιλογές>Κέντρο αξιοπιστίας
2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις κέντρου αξιοπιστίας, και στη συνέχεια επιλέξτε Προστατευμένη προβολή.
3. Στην περιοχή Προστατευμένη προβολή, απενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου και για τα τρία στοιχεία.
4. Επιλέξτε OK και μετά OK.Εξακολουθούμε να συνιστούμε να αποθηκεύετε και, στη συνέχεια, να ανοίγετε το αρχείο δεδομένων, αντί να απενεργοποιείτε την προστατευμένη προβολή που ενδέχεται να θέσει τον υπολογιστή σας σε κίνδυνο.
Ανοίξτε το Excel και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο .xlsx που αποθηκεύσατε στο προηγούμενο βήμα.
Εάν βλέπετε την προειδοποίηση ασφαλείας Οι συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων έχουν απενεργοποιηθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου.
Για να ανανεώσετε τα δεδομένα στο αρχείο, στην καρτέλα Δεδομένα επιλέξτε Ανανέωση από το CRM.
Σημείωμα
Για να προβάλετε και να ανανεώσετε δυναμικά δεδομένα, το Microsoft Dynamics 365 for Outlook πρέπει να είναι εγκατεστημένο. Εάν έχει ήδη εγκατασταθεί και ρυθμιστεί, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση από το CRM για να εισέλθετε στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Εάν δεν θέλετε να σας ζητηθεί ξανά να εισέλθετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κωδικού πρόσβασης στη σελίδα εισόδου.
Για να προσθέσετε ένα PivotTable, στην καρτέλα Εισαγωγή, επιλέξτε PivotTable.
Σημείωμα
Πρέπει να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα για να εισαγάγετε το PivotTable. Το PivotTable δεν δημιουργείται αυτόματα.
Μετακινήστε τα πεδία από τη Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα στον Συγκεντρωτικό πίνακα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη βοήθεια του Excel.
Συμβουλές
Εάν εξαγάγετε μια λίστα σε δυναμικό φύλλο εργασίας ή Συγκεντρωτικό Πίνακα που θεωρείτε ότι χρησιμεύσει σε άλλους χρήστες Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), μπορείτε να προσθέσετε τη λίστα ως αναφορά και, στη συνέχεια, να την χρησιμοποιήσετε από κοινού με άλλους χρήστες ή να την καταστήσετε διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
Εάν οι παραλήπτες βρίσκονται στον ίδιο τομέα με εσάς και είναι χρήστες του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα δυναμικό αρχείο Excel ή να το αποθηκεύσετε ως κοινόχρηστο αρχείο. Όταν οι παραλήπτες ανοίγουν το δυναμικό αρχείο, θα βλέπουν τα δεδομένα που έχουν το δικαίωμα να προβάλουν στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), για αυτό τα δεδομένα που βλέπουν ενδεχομένως να διαφέρουν από αυτά που βλέπετε εσείς.
Στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), οι νομισματικές τιμές εξάγονται στο Excel ως αριθμοί. Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή, για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως νομισματικές μονάδες, ανατρέξτε στο θέμα “Εμφάνιση των αριθμών ως νομισματικών μονάδων” στη Βοήθεια του Excel.
Οι τιμές δεδομένων και ώρας που βλέπετε στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) εμφανίζονται ως Ημερομηνία μόνο όταν κάνετε εξαγωγή του αρχείου στο Excel, αλλά το κελί εμφανίζει στην πραγματικότητα την ημερομηνία και την ώρα.
Αν σκοπεύετε να κάνετε αλλαγές και εισαγωγή του αρχείου δεδομένων και πάλι στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), να θυμάστε ότι τα ασφαλή, τα πεδία υπολογισμού και τα σύνθετα πεδία (όπως ονοματεπώνυμο) είναι μόνο για ανάγνωση και δεν είναι δυνατό να εισαχθούν στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πεδία αυτά στο Excel, αλλά όταν εισαγάγετε τα δεδομένα ξανά στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), αυτά τα πεδία δεν θα ενημερώνονται. Εάν θέλετε να ενημερώσετε αυτά τα πεδία, όπως το όνομα μιας επαφής, τότε συνιστάται να χρησιμοποιήσετε αυτή την προβολή για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας, να τα ενημερώσετε στο Excel και να τα εισαγάγετε πάλι στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) για αλλαγές.
Ορισμένες προβολές συστήματος, όπως η προβολή "Λογαριασμοί: Καμία δραστηριότητα εκστρατείας στους τελευταίους 3 μήνες" μπορούν να εξαχθούν μόνο σε ένα στατικό φύλλο εργασίας του Excel.
Οι τοπικές ρυθμίσεις του λειτουργικού συστήματος (στα Windows, Πίνακας ελέγχου>Περιοχή) και οι τοπικές ρυθμίσεις του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Ρυθμίσεις (
) >Επιλογές>Γλώσσες) πρέπει να είναι οι ίδιες. Εάν αυτό δεν ισχύει, η ανανέωση των δυναμικών δεδομένων με την Ανανέωση από το CRM μπορεί να προκαλέσει αλλαγές στα δεδομένα.
Ειδοποίηση προστασίας προσωπικών δεδομένων
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Dynamics 365 (online) και κάνετε εξαγωγή δεδομένων σε ένα στατικό φύλλο εργασίας, δημιουργείται ένα τοπικό αντίγραφο των δεδομένων που εξάγονται και αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Τα δεδομένα μεταφέρονται από το Dynamics 365 (online) στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας μια ασφαλή σύνδεση, ενώ δεν διατηρείται σύνδεση μεταξύ του τοπικού αντιγράφου και του Dynamics 365 (online).
Όταν κάνετε εξαγωγή σε ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ του φύλλου εργασίας Excel και του Dynamics 365 (online). Κάθε φορά που ανανεώνεται ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή ένας Συγκεντρωτικός πίνακας, θα ελέγχεται η ταυτότητά σας από το Dynamics 365 (online) με χρήση των διαπιστευτηρίων σας. Θα μπορείτε να δείτε τα δεδομένα για τα οποία έχετε δικαιώματα προβολής.
Ένας διαχειριστής καθορίζει αν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να εξάγουν τα δεδομένα στο Excel αλλάζοντας ρόλους ασφαλείας.
Δείτε επίσης
Αυτό το θέμα ισχύει για το Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Για την έκδοση Power Apps αυτού του θέματος, δείτε: Εξαγωγή σε Συγκεντρωτικό πίνακα του Excel
Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Office Excel για να δείτε μοτίβα και τάσεις στα δεδομένα. Ένας συγκεντρωτικός πίνακας του Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνοψίσετε, αναλύσετε, εξερευνήσετε και παρουσιάσετε τα δεδομένα Customer Engagement (on-premises). Μπορείτε να εξαγάγετε έως και 100,000 καρτέλες κάθε φορά.
Προϋποθέσεις
Σε μια προεπιλεγμένη εγκατάσταση του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), πριν την εξαγωγή δεδομένων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, βεβαιωθείτε ότι το SQL Server επιτρέπει απομακρυσμένες συνδέσεις.
Επιτρέπονται οι απομακρυσμένες συνδέσεις στο SQL Server
Εκκινήστε το SQL Server Management Studio.
Συνδεθείτε με την παρουσία του SQL Server.
Κάντε δεξί κλικ στο όνομα της παρουσίας του SQL Server, επιλέξτε Ιδιότητες, επιλέξτε Συνδέσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιτρέπονται απομακρυσμένες συνδέσεις σε αυτόν το διακομιστή.
Το Τείχος προστασίας των Windows επιτρέπει απομακρυσμένες συνδέσεις SQL Server. Περισσότερες πληροφορίες: Διαδικασίες: Διαμόρφωση Τείχους προστασίας των Windows για πρόσβαση σε μηχανή βάσης δεδομένων.
Εξαγωγή σε συγκεντρωτικό πίνακα Excel
Η επιλογή εξαγωγής δεδομένων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel δεν είναι διαθέσιμη σε όλους τους τύπους καρτελών του Customer Engagement (on-premises). Εάν δεν βλέπετε την επιλογή, δεν είναι διαθέσιμη για αυτήν την καρτέλα.
Ανοίξτε μια λίστα καρτελών.
Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε Εξαγωγή σε Excel>Δυναμικός συγκεντρωτικός πίνακας.
Στη λίστα Επιλογή στηλών Συγκεντρωτικού Πίνακα, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου των πεδίων που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή.
Από προεπιλογή, η Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα περιλαμβάνει μόνο τα πεδία που εμφανίζονται στη λίστα Επιλογή στηλών Συγκεντρωτικού Πίνακα.
Επιλέξτε Αποθήκευση και μετά αποθηκεύστε το αρχείο .xlsx. Σημειώστε τη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχείο.
Σημείωμα
Εάν πρόκειται να επεξεργαστείτε το αρχείο δεδομένων αργότερα, συνιστάται να αποθηκεύσετε το αρχείο πριν να το ανοίξετε. Διαφορετικά, ενδέχεται να λάβετε αυτό το μήνυμα σφάλματος: Το Excel δεν μπορεί να ανοίξει ή να αποθηκεύσει άλλα έγγραφα επειδή δεν υπάρχει αρκετή ελεύθερη μνήμη ή χώρος στο δίσκο.
Για να διορθώσετε το πρόβλημα κάντε τα εξής:
Ανοίξτε το Excel και μεταβείτε στο Αρχείο>Επιλογές>Κέντρο αξιοπιστίας
2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις κέντρου αξιοπιστίας, και στη συνέχεια επιλέξτε Προστατευμένη προβολή.
3. Στην περιοχή Προστατευμένη προβολή, απενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου και για τα τρία στοιχεία.
4. Επιλέξτε OK και μετά OK.Εξακολουθούμε να συνιστούμε να αποθηκεύετε και, στη συνέχεια, να ανοίγετε το αρχείο δεδομένων, αντί να απενεργοποιείτε την προστατευμένη προβολή που ενδέχεται να θέσει τον υπολογιστή σας σε κίνδυνο.
Ανοίξτε το Excel και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο .xlsx που αποθηκεύσατε στο προηγούμενο βήμα.
Εάν βλέπετε την προειδοποίηση ασφαλείας Οι συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων έχουν απενεργοποιηθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου.
Για να ανανεώσετε τα δεδομένα στο αρχείο, στην καρτέλα Δεδομένα επιλέξτε Ανανέωση από το CRM.
Σημείωμα
Για να προβάλετε και να ανανεώσετε δυναμικά δεδομένα, το Microsoft Dynamics 365 for Outlook πρέπει να είναι εγκατεστημένο. Εάν έχει ήδη εγκατασταθεί και ρυθμιστεί, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση από το CRM για να εισέλθετε στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Εάν δεν θέλετε να σας ζητηθεί ξανά να εισέλθετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κωδικού πρόσβασης στη σελίδα εισόδου.
Μετακινήστε τα πεδία από τη Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα στον Συγκεντρωτικό πίνακα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη βοήθεια του Excel.
Συμβουλές
Εάν εξαγάγετε μια λίστα σε δυναμικό φύλλο εργασίας ή Συγκεντρωτικό Πίνακα που θεωρείτε ότι χρησιμεύσει σε άλλους χρήστες Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), μπορείτε να προσθέσετε τη λίστα ως αναφορά και, στη συνέχεια, να την χρησιμοποιήσετε από κοινού με άλλους χρήστες ή να την καταστήσετε διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
Εάν οι παραλήπτες βρίσκονται στον ίδιο τομέα με εσάς και είναι χρήστες του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα δυναμικό αρχείο Excel ή να το αποθηκεύσετε ως κοινόχρηστο αρχείο. Όταν οι παραλήπτες ανοίγουν το δυναμικό αρχείο, θα βλέπουν τα δεδομένα που έχουν το δικαίωμα να προβάλουν στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), για αυτό τα δεδομένα που βλέπουν ενδεχομένως να διαφέρουν από αυτά που βλέπετε εσείς.
Στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), οι νομισματικές τιμές εξάγονται στο Excel ως αριθμοί. Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή, για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως νομισματικές μονάδες, ανατρέξτε στο θέμα “Εμφάνιση των αριθμών ως νομισματικών μονάδων” στη Βοήθεια του Excel.
Οι τιμές δεδομένων και ώρας που βλέπετε στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) εμφανίζονται ως Ημερομηνία μόνο όταν κάνετε εξαγωγή του αρχείου στο Excel, αλλά το κελί εμφανίζει στην πραγματικότητα την ημερομηνία και την ώρα.
Αν σκοπεύετε να κάνετε αλλαγές και εισαγωγή του αρχείου δεδομένων και πάλι στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), να θυμάστε ότι τα ασφαλή, τα πεδία υπολογισμού και τα σύνθετα πεδία (όπως ονοματεπώνυμο) είναι μόνο για ανάγνωση και δεν είναι δυνατό να εισαχθούν στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πεδία αυτά στο Excel, αλλά όταν εισαγάγετε τα δεδομένα ξανά στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), αυτά τα πεδία δεν θα ενημερώνονται. Εάν θέλετε να ενημερώσετε αυτά τα πεδία, όπως το όνομα μιας επαφής, τότε συνιστάται να χρησιμοποιήσετε αυτή την προβολή για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας, να τα ενημερώσετε στο Excel και να τα εισαγάγετε πάλι στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) για αλλαγές.
Ορισμένες προβολές συστήματος, όπως η προβολή "Λογαριασμοί: Καμία δραστηριότητα εκστρατείας στους τελευταίους 3 μήνες" μπορούν να εξαχθούν μόνο σε ένα στατικό φύλλο εργασίας του Excel.
Οι τοπικές ρυθμίσεις του λειτουργικού συστήματος (στα Windows, Πίνακας ελέγχου>Περιοχή) και οι τοπικές ρυθμίσεις του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Ρυθμίσεις (
) >Επιλογές>Γλώσσες) πρέπει να είναι οι ίδιες. Εάν αυτό δεν ισχύει, η ανανέωση των δυναμικών δεδομένων με την Ανανέωση από το CRM μπορεί να προκαλέσει αλλαγές στα δεδομένα.
Ειδοποίηση προστασίας προσωπικών δεδομένων
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Dynamics 365 (online) και κάνετε εξαγωγή δεδομένων σε ένα στατικό φύλλο εργασίας, δημιουργείται ένα τοπικό αντίγραφο των δεδομένων που εξάγονται και αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Τα δεδομένα μεταφέρονται από το Dynamics 365 (online) στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας μια ασφαλή σύνδεση, ενώ δεν διατηρείται σύνδεση μεταξύ του τοπικού αντιγράφου και του Dynamics 365 (online).
Όταν κάνετε εξαγωγή σε ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ του φύλλου εργασίας Excel και του Dynamics 365 (online). Κάθε φορά που ανανεώνεται ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή ένας Συγκεντρωτικός πίνακας, θα ελέγχεται η ταυτότητά σας από το Dynamics 365 (online) με χρήση των διαπιστευτηρίων σας. Θα μπορείτε να δείτε τα δεδομένα για τα οποία έχετε δικαιώματα προβολής.
Ένας διαχειριστής καθορίζει αν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να εξάγουν τα δεδομένα στο Excel αλλάζοντας ρόλους ασφαλείας.