Εξαγωγή σε δυναμικό φύλλο εργασίας του Excel

Αυτό το άρθρο ισχύει για την Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)έκδοση 9.1 χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα-πελάτη Web παλαιού τύπου. Αν χρησιμοποιείτε εφαρμογές ενοποιημένου περιβάλλοντος εργασίας, οι εφαρμογές σας λειτουργούν όπως και Ενοποιημένο περιβάλλον εργασίας για Power Apps βάσει μοντέλου. Για την έκδοση Power Apps αυτού του άρθρου, δείτε: Εξαγωγή σε δυναμικό φύλλο εργασίας του Excel

Εξαγωγή δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας Office Excel έτσι ώστε οι χρήστες να έχουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) κάθε φορά που προβάλλουν το φύλλο εργασίας. Φανταστείτε ο διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας σας να λαμβάνει γρήγορα τις κρίσιμες πληροφορίες που χρειάζεται χωρίς να πρέπει να μεταβεί στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), αλλά αντίθετα, απλώς ανοίγοντας τη σύνδεση Excel στην επιφάνεια εργασίας του. Μπορείτε να εξαγάγετε έως και 100,000 καρτέλες κάθε φορά.

Σημαντικό

Οι τοπικές ρυθμίσεις του λειτουργικού συστήματος (στα Windows, Πίνακας ελέγχου>Περιοχή) και η γλώσσα οργανισμού Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) και οι τοπικές ρυθμίσεις (Ρυθμίσεις>Διαχείριση>Ρυθμίσεις συστήματος>Καρτέλα μορφών>Τρέχουσα μορφή) πρέπει να είναι ίδιες. Εάν αυτό δεν ισχύει, η ανανέωση των δυναμικών δεδομένων με την Ανανέωση από το CRM μπορεί να προκαλέσει αλλαγές στα δεδομένα.

Εξαγωγή δεδομένων σε δυναμικό φύλλο εργασίας του Excel

Δεν μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα σε ένα δυναμικό φύλλο εργασίας του Excel για όλους τους τύπους καρτελών του Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Εάν δεν βλέπετε την επιλογή, δεν είναι διαθέσιμη για αυτήν την καρτέλα.

1. Ανοίξτε μια λίστα καρτελών.

2. Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε Εξαγωγή σε Excel>Δυναμικό φύλλο εργασίας.

3. Στην περιοχή Κοινές εργασίες, ρυθμίστε τις παραμέτρους της στήλης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση και μετά αποθηκεύστε το αρχείο .xlsx. Σημειώστε τη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχείο.

   Σημείωμα

   Εάν πρόκειται να επεξεργαστείτε το αρχείο δεδομένων αργότερα, συνιστάται να αποθηκεύσετε το αρχείο πριν να το ανοίξετε. Διαφορετικά, ενδέχεται να λάβετε αυτό το μήνυμα σφάλματος: Το Microsoft Excel δεν μπορεί να ανοίξει ή να αποθηκεύσει άλλα έγγραφα επειδή δεν υπάρχει αρκετή ελεύθερη μνήμη ή χώρος στο δίσκο.

   Για να διορθώσετε το πρόβλημα κάντε τα εξής:

   1. Ανοίξτε το Excel και μεταβείτε στο Αρχείο>Επιλογές>Κέντρο αξιοπιστίαςΡυθμίσεις κέντρου ρυθμίσεων...>Προστατευμένη προβολή.
      2. Στην Προστατευμένη προβολή, καταργήστε την επιλογή και από τα τρία στοιχεία.
      3. Επιλέξτε OK>OK.

      Εξακολουθούμε να συνιστούμε να αποθηκεύετε και, στη συνέχεια, να ανοίγετε το αρχείο δεδομένων, αντί να απενεργοποιείτε την προστατευμένη προβολή που ενδέχεται να θέσει τον υπολογιστή σας σε κίνδυνο.

5. Ανοίξτε το Excel και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο .xlsx που αποθηκεύσατε στο προηγούμενο βήμα.

6. Εάν βλέπετε την προειδοποίηση ασφαλείας Οι συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων έχουν απενεργοποιηθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου.

7. Για να ανανεώσετε τα δεδομένα στο αρχείο, στην καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε Ανανέωση όλων>Ανανέωση όλων.

   Εάν εμφανιστεί ένα μήνυμα προειδοποίησης που καθορίζει ότι το ερώτημα web δεν επέστρεψε δεδομένα, επιλέξτε OK. Το αρχείο Excel φαίνεται να είναι κενό. Για να αντιμετωπίσετε αυτή την προειδοποίηση, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην ενότητα Τα δεδομένα εξαφανίζονται αφού κάνω ανανέωση του δυναμικού αρχείου Excel που έχει εξαχθεί.

   Σημείωμα

   • Για να προβάλετε και να ανανεώσετε δυναμικά δεδομένα, το Microsoft Dynamics 365 for Outlook πρέπει να είναι εγκατεστημένο. Εάν έχει ήδη εγκατασταθεί και ρυθμιστεί, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση από το CRM για να εισέλθετε στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Εάν δεν θέλετε να σας ζητηθεί ξανά να εισέλθετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κωδικού πρόσβασης στη σελίδα εισόδου.
   • Εάν έχετε τηλεφωνικούς αριθμούς που αρχίζουν με + ή -, για παράδειγμα + 1-123-456-7890, όταν ανανεώνετε στο δυναμικό φύλλο εργασίας το πεδίο αριθμού τηλεφώνου δεν θα εμφανίζεται ο αριθμός σωστά.
   • Για να αποφύγετε αυτό το ζήτημα, χρησιμοποιήστε ένα κενό διάστημα ή παρένθεση (), όπως αυτό: + 1 123-456-7890 ή + 1 (123)-456-7890

Συμβουλές

• Μπορείτε να στείλετε ένα δυναμικό αρχείο Excel με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να το αποθηκεύσετε ως ένα κοινόχρηστο αρχείο εάν οι παραλήπτες βρίσκονται στον ίδιο τομέα με εσάς. Όταν οι παραλήπτες ανοίγουν το δυναμικό αρχείο, θα βλέπουν τα δεδομένα που έχουν το δικαίωμα να προβάλουν στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), για αυτό τα δεδομένα που βλέπουν ενδεχομένως να διαφέρουν από αυτά που βλέπετε εσείς.

• Ορισμένες προβολές συστήματος, όπως η προβολή "Λογαριασμοί: Καμία δραστηριότητα εκστρατείας στους τελευταίους 3 μήνες" μπορούν να εξαχθούν μόνο σε ένα στατικό φύλλο εργασίας του Excel.

• Στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), οι νομισματικές τιμές εξάγονται στο Excel ως αριθμοί. Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή, για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως νομισματικές μονάδες, ανατρέξτε στο θέμα “Εμφάνιση των αριθμών ως νομισματικών μονάδων” στη Βοήθεια του Excel.

• Οι τιμές δεδομένων και ώρας που βλέπετε στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) εμφανίζονται ως Ημερομηνία μόνο όταν κάνετε εξαγωγή του αρχείου στο Excel, αλλά το κελί εμφανίζει στην πραγματικότητα την ημερομηνία και την ώρα.

• Αν σκοπεύετε να κάνετε αλλαγές και εισαγωγή του αρχείου δεδομένων και πάλι στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), να θυμάστε ότι τα ασφαλή, τα πεδία υπολογισμού και τα σύνθετα πεδία (π.χ. ονοματεπώνυμο) είναι μόνο για ανάγνωση και δεν είναι δυνατό να εισαχθούν στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πεδία αυτά στο Excel, αλλά όταν εισαγάγετε τα δεδομένα ξανά στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), αυτά τα πεδία δεν θα ενημερώνονται. Εάν θέλετε να ενημερώσετε αυτά τα πεδία, όπως το όνομα μιας επαφής, τότε συνιστάται να χρησιμοποιήσετε αυτή την προβολή για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας, να τα ενημερώσετε στο Excel και να τα εισαγάγετε πάλι στο Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) για αλλαγές.

Ειδοποίηση προστασίας προσωπικών δεδομένων

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Dynamics 365 (online) και κάνετε εξαγωγή δεδομένων σε ένα στατικό φύλλο εργασίας, δημιουργείται ένα τοπικό αντίγραφο των δεδομένων που εξάγονται και αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Τα δεδομένα μεταφέρονται από το Dynamics 365 (online) στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας μια ασφαλή σύνδεση, ενώ δεν διατηρείται σύνδεση μεταξύ του τοπικού αντιγράφου και του Dynamics 365 (online).

Όταν κάνετε εξαγωγή σε ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ του φύλλου εργασίας Excel και του Dynamics 365 (online). Κάθε φορά που ανανεώνεται ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή ένας Συγκεντρωτικός πίνακας, θα ελέγχεται η ταυτότητά σας από το Dynamics 365 (online) με χρήση των διαπιστευτηρίων σας. Θα μπορείτε να δείτε τα δεδομένα για τα οποία έχετε δικαιώματα προβολής.

Ένας διαχειριστής καθορίζει αν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να εξάγουν τα δεδομένα στο Excel αλλάζοντας ρόλους ασφαλείας.

Δείτε επίσης

Εξαγωγή δεδομένων στο Excel