Erstellen einer Dateiablaufaufgabe
Das folgende Verfahren führt Sie durch den Vorgang zum Erstellen einer Dateiverwaltungsaufgabe für ablaufende Dateien. Mithilfe von Dateiablaufaufgaben werden alle Dateien, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch in ein bestimmtes Ablaufverzeichnis verschoben, in dem ein Administrator diese Dateien dann sichern und löschen kann.
Bei Ausführung einer Dateiablaufaufgabe wird innerhalb des Ablaufverzeichnisses ein neues Verzeichnis erstellt und nach dem Namen des Servers, auf dem die Aufgabe ausgeführt wurde, gruppiert.
Der neue Verzeichnisname basiert auf dem Namen der Dateiverwaltungsaufgabe und der Ausführungszeit. Wird eine abgelaufene Datei gefunden, wird sie in das neue Verzeichnis verschoben, ohne dabei die ursprüngliche Verzeichnisstruktur zu verändern.
So erstellen Sie eine Dateiablaufaufgabe
Klicken Sie auf den Knoten Dateiverwaltungsaufgaben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Dateiverwaltungsaufgaben, und klicken Sie dann auf Dateiverwaltungsaufgabe erstellen (oder klicken Sie im Bereich Aktionen auf Dateiverwaltungsaufgabe erstellen). Daraufhin wird das Dialogfeld Dateiverwaltungsaufgabe erstellen geöffnet.
Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein folgende Informationen ein:
Name: Geben Sie einen Namen für die neue Aufgabe ein.
Beschreibung. Geben Sie eine optionale aussagekräftige Bezeichnung für die Aufgabe ein.
Umfang. Fügen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen die Verzeichnisse hinzu, bei denen diese Aufgabe angewendet werden soll. Optional können Verzeichnisse über die Schaltfläche Entfernen aus der Liste entfernt werden. Die Dateiverwaltungsaufgabe gilt für alle Ordner und die zugehörigen Unterordner in dieser Liste.
Geben Sie auf der Registerkarte Aktion folgende Informationen ein:
Typ. Wählen Sie im Dropdownfeld Dateiablauf aus.
Ablaufverzeichnis Wählen Sie ein Verzeichnis als Ziel für abgelaufene Dateien aus.
Warnung
Wählen Sie dabei kein Verzeichnis aus, das sich gemäß der Definition im vorangegangenen Schritt im Bereich der Aufgabe befindet. Andernfalls entsteht unter Umständen eine iterative Schleife, die zu Systeminstabilität und Datenverlusten führen kann.
Optional können Sie auf der Registerkarte Benachrichtigung auf Hinzufügen klicken, um E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, Ereignisse zu protokollieren oder um einen Befehl oder ein Skript für eine minimale Anzahl von Tagen auszuführen, bevor von der Aufgabe eine Aktion für die Datei ausgeführt wird.
Geben Sie im Kombinationsfeld Number of days before task is executed to send notification (Anzahl von Tagen, bevor Aufgabe zum Senden einer Benachrichtigung ausgeführt wird) einen Wert ein, um die Mindestanzahl von Tagen vor Ausführung einer Datei anzugeben, für die eine Benachrichtigung gesendet wird, oder wählen Sie den Wert aus.
Hinweis
Benachrichtigungen werden nur gesendet, wenn eine Aufgabe ausgeführt wird. Wenn die angegebene Mindestanzahl von Tagen zum Senden einer Benachrichtigung mit einer geplanten Aufgabe nicht übereinstimmt, wird die Benachrichtigung am Tag der vorherigen geplanten Aufgabe gesendet.
Klicken Sie zum Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen auf die Registerkarte E-Mail-Nachricht, , und geben Sie die folgenden Informationen ein:
Aktivieren Sie zum Benachrichtigen von Administratoren, wenn ein Schwellenwert erreicht wird, das Kontrollkästchen E-Mail an die folgenden Administratoren senden, und geben Sie die Namen der Administratorkonten ein, die die Benachrichtigungen erhalten sollen. Verwenden Sie das Format Konto@Domäne, und trennen Sie mehrere Konten durch Semikolons.
Aktivieren Sie zum Senden einer E-Mail an die Person, deren Dateien bald ablaufen, das Kontrollkästchen E-Mail an den Benutzer senden, dessen Dateien demnächst ablaufen.
Zum Konfigurieren der Nachricht bearbeiten Sie die Standardbetreffzeile und den Standardtextkörper, die Ihnen bereitgestellt werden. Der Text in Klammern fügt Variableninformationen zu dem Kontingentereignis ein, das zu der Benachrichtigung geführt hat. So fügt beispielsweise die Variable [Quelldateibesitzer] den Namen des Benutzers ein, dessen Datei bald abläuft. Wenn Sie zusätzliche Variablen in den Text einfügen möchten, klicken Sie auf Variable einfügen.
Klicken Sie zum Anfügen einer Liste der Dateien, die demnächst ablaufen, auf Anfügen an die E-Mail-Liste der Dateien, für die die Aktion ausgeführt wird, und geben Sie einen Wert für Maximale Anzahl von Dateien in der Liste ein, oder wählen Sie ihn aus.
Wenn Sie weitere Header konfigurieren möchten (einschließlich „Von“, „Cc“, „Bcc“ und „Antwort an“), klicken Sie auf Zusätzliche E-Mail-Header.
Klicken Sie zum Protokollieren eines Ereignisses auf die Registerkarte Ereignisprotokoll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnung an Ereignisprotokoll senden, und bearbeiten Sie den Standardprotokolleintrag.
Klicken Sie zum Ausführen eines Befehls oder Skripts auf die Registerkarte Befehl, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Befehl oder dieses Skript ausführen. Geben Sie dann den Befehl ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um nach dem Speicherort für das Skript zu suchen. Sie können auch Befehlsargumente eingeben, ein Arbeitsverzeichnis für den Befehl oder das Skript auswählen oder aber die Sicherheitseinstellung für den Befehl ändern.
Optional: Generieren Sie mithilfe der Registerkarte Bericht Protokolle oder Speicherberichte.
Aktivieren Sie zum Generieren von Protokollen das Kontrollkästchen Protokoll generieren, und wählen Sie ein oder mehrere verfügbare Protokolle aus.
Aktivieren Sie zum Generieren von Berichten das Kontrollkästchen Bericht generieren, und wählen Sie ein oder mehrere verfügbare Berichtsformate aus.
Aktivieren Sie zum Erstellen von E-Mail-Protokollen oder Speicherberichten das Kontrollkästchen Berichte an die folgenden Administratoren senden, und geben Sie einen oder mehrere Administratoren als E-Mail-Empfänger mit dem Format Konto@Domäne ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Semikolons.
Hinweis
Der Bericht wird am Standardort für Schadensberichte gespeichert. Dieser kann im Dialogfeld Optionen für den Ressourcen-Manager für Dateiserver geändert werden.
Optional: Verwenden Sie die Registerkarte Bedingung, um diese Aufgabe nur für Dateien auszuführen, von denen bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Eigenschaftsbedingungen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Bedingung zu erstellen, die auf der Klassifizierung der Datei basiert. Daraufhin wird das Dialogfeld Eigenschaftsbedingung geöffnet, in dem Sie eine Eigenschaft, einen Operator, der für die Eigenschaft verwendet werden soll, und den Wert auswählen können, mit dem die Eigenschaft verglichen werden soll. Nach dem Klicken auf OK können Sie zusätzliche Bedingungen erstellen oder aber eine vorhandene Bedingung bearbeiten oder entfernen.
Tage seit der letzten Dateiänderung. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, und geben Sie in das Drehfeld eine Anzahl von Tagen ein. Dadurch wird die Dateiverwaltungsaufgabe nur auf Dateien angewendet, die seit mehr als der angegebenen Anzahl von Tagen nicht geändert wurden.
Tage seit dem letzten Zugriff auf die Datei. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, und geben Sie in das Drehfeld eine Anzahl von Tagen ein. Wenn der Server so konfiguriert wurde, dass anhand von Zeitstempeln nachverfolgt werden kann, wann auf Dateien zuletzt zugegriffen wurde, führt dies dazu, dass die Dateiverwaltungsaufgabe nur auf Dateien angewendet wird, auf die seit mehr als der angegebenen Anzahl von Tagen nicht zugegriffen wurde. Wenn der Server nicht für die Nachverfolgung von Zugriffszeiten konfiguriert wurde, ist diese Bedingung wirkungslos.
Tage seit dem Erstellen der Datei. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, und geben Sie in das Drehfeld eine Anzahl von Tagen ein. Dadurch wird die Aufgabe nur auf Dateien angewendet, die mindestens vor der angegebenen Anzahl von Tagen erstellt wurden.
Gültig ab. Legen Sie ein Datum fest, an dem diese Dateiverwaltungsaufgabe mit der Verarbeitung von Dateien beginnen sollte. Diese Option ist nützlich für das Verzögern der Aufgabe, bis Sie eine Möglichkeit hatten, die Benutzer zu benachrichtigen oder andere Vorkehrungen im Voraus zu treffen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplan auf Zeitplan erstellen und dann im Dialogfeld Zeitplan auf Neu. Daraufhin wird ein Standardzeitplan angezeigt, der auf täglich 9:00 Uhr festgelegt ist. Dieser Standardzeitplan kann jedoch geändert werden. Wenn Sie die Konfiguration des Zeitplans abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK und dann erneut auf OK.