Datenschutz und Datenzugriff

Wichtig

Dieser Artikel bezieht sich auf die alte Workplace Analytics-App und spiegelt nicht die Funktionalität der aktualisierten Viva Insights-Plattform wider. Greifen Sie hier auf die aktuelle Dokumentation zu erweiterten Erkenntnissen für Viva Insights zu: Advanced Insights-Dokumentation.

Die Kenntnis der Rechte der Mitarbeiter ist eine wichtige Komponente, um ein erfolgreiches Programm mit Microsoft Viva Insights zu gewährleisten. Es ist wichtig, sich ständig ändernde Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen, Datenschutz, personenbezogene Daten und Unternehmensrichtlinien zu berücksichtigen, bevor Sie die Viva Insights Webfeatures verwenden.

Viva Insights codiert keine bestimmte Richtlinie. Stattdessen wird den Administratoren die Kontrolle erteilt, um das Produkt so zu konfigurieren, dass es den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien entspricht. Ihr organization wählt aus, welche Daten in der App verwendet werden sollen.

Wichtig

Wenden Sie sich an Ihre Rechts- und Personalteams, bevor Sie Microsoft Viva Insights für Ihre organization aktivieren.

Sie entscheiden, wer welche Daten sehen soll

Organisationen entscheiden, wer Zugriff auf Viva Insights Daten hat. Primäre Benutzer müssen eine geeignete Schulung in Datenschutz, Unternehmensrichtlinien und anderen anwendbaren Themenbereichen erhalten, bevor sie Zugriff auf die Daten erhalten.

Die folgenden Berechtigungsebenen bieten Zugriff auf die Viva Insights Daten:

• Analyst (eingeschränkter Zugriff) hat Zugriff auf die Organisatorischen Erkenntnisse in Microsoft Teams und Viva Insights mit Analysefeatures, bei denen die mindeste Gruppengröße erzwungen wird.
• Analyst hat Vollzugriff auf alle Produktfeatures mit Ausnahme der Administratorfeatures.
• Die Administratorrolle hat nur Zugriff auf Administratorfeatures (z. B. einige der Analysteneinstellungen und Datenquelle in Viva Insights).
• Programm-Manager hat Zugriff auf Viva Insights in Teams und in Viva Insights, wo Programmleiter auch Metriken untersuchen können, wenn die mindeste Gruppengröße erzwungen wird. Sie haben auch Zugriff auf Pläne in Viva Insights und den zugehörigen Seiten Verwalten und Nachverfolgen, wo sie Pläne einrichten und den Fortschritt aktiver oder beendeter Pläne nachverfolgen können.
• Personen Manager, die die mindeste Teamgröße erfüllen, erhalten Zugriff auf Viva Insights in Teams und in Viva Insights über manager-Einstellungen. Sie können auch Metriken zu ihrem spezifischen Team untersuchen und auf Pläne in Viva Insights zugreifen, wo sie Pläne einrichten und den Planfortschritt nachverfolgen können.

Sie steuern die Daten, die Viva Insights verwendet

Sie haben die volle Kontrolle darüber, welche Daten verwendet werden und wie sie in Viva Insights verwendet werden. Viva Insights verwendet Microsoft 365-E-Mails, Kalendermetadaten und externe Daten, die aus einem Hr-System exportiert werden, um zu berechnen, wie viel Zeit Gruppen in Ihrem organization in Besprechungen, E-Mails, Anrufen und Chats verbringen.

Viva Insights verarbeitet Organisationsdaten aus dem HR-System und Zusammenarbeitsdaten von Microsoft 365, um Analysten einen einheitlichen Pool von Daten zur Analyse bereitzustellen.

Organisationsdaten

Organisationsdaten sind Kontextinformationen zu Ihren Mitarbeitern (z. B. Position, Ebene, Standort) und können aus Personalressourcen, Informationssystemen oder anderen Branchendatenspeichern stammen. Viva Insights kombiniert E-Mail-, Kalender-, Anruf- und Chatmetadaten von Microsoft 365 mit den Organisationsdaten, die Sie verwenden möchten. Mit diesen Daten erhalten Sie umfassende und umsetzbare Einblicke in die Kommunikations- und Zusammenarbeitstrends Ihres Unternehmens, die Ihnen helfen, effektivere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Das Organisationsdataset wird mit den Microsoft 365-Metadaten kombiniert, um das vollständige Dataset zu erstellen, das auf Erkenntnisse analysiert wird. Die Datasets werden mithilfe der E-Mail-Adressen der Benutzer kombiniert, aber die E-Mail-Adressen werden nie in Viva Insights über Dashboards oder Abfrageergebnisse angezeigt.

Weitere Informationen, die im Organisationsdatensatz bereitgestellt werden, werden in Viva Insights und in Viva Insights verfügbar gemacht. Achten Sie darauf, dass das Dataset keine personenbezogenen Daten (z. B. die Mitarbeiter-ID) enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten von Organisationsdaten.

Zusammenarbeitsdaten aus Microsoft 365

E-Mail-, Kalender-, Anruf- und Chatmetadaten von Microsoft 365 bilden die Grundlage für alle Analysen in Viva Insights. Der erste Schritt besteht also darin, zu bestimmen, welche Benutzer Sie einbeziehen möchten. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, der eingeschlossen werden soll, verwendet Viva Insights die folgenden Informationen zu Elementen im Postfach und Kalender dieses Benutzers:

item	Urheber	recipient	subject	Chronologie	status	Ort
email	sender	recipients	Betreffzeile	Sendezeit
Sitzung	organizer	Eingeladenen	Betreffzeile	Geplante Zeit	teilnehmer status	Geplanter Standort
call	organizer	Eingeladenen		geplante Zeit, Anruf beigetretene Zeit, Anrufdauer	status anrufen/beitreten
chat	Absender von anfängliche Chatnachricht	recipients		Gesendete Chatzeit

Wichtig

Anlagen und Text im Textkörper von E-Mails und Besprechungen werden niemals von Viva Insights verwendet. Darüber hinaus sind rechteverwaltete, vertrauliche und private E-Mails und Besprechungen gänzlich ausgeschlossen.