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Verwenden von Verteilungs-Listen in Viva Glint

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Verteilung Listen definieren, welche Mitarbeiter in Ihrem organization eine Umfrage erhalten sollen. Beginnen Sie beim Erstellen einer Verteilerliste mit der Liste aller aktiven Mitarbeiter, und verfeinern Sie diese Liste dann mithilfe von Mitarbeiterattributen. Bei diesem Prozess wird eine benutzerdefinierte Liste von Mitarbeitern erstellt, die als Empfänger für jedes Microsoft Viva Glint Programm in Ihrem organization ausgewählt werden können.

Verteilung Listen sind unerlässlich, wenn ein Umfrageprogramm nicht an alle aktiven Mitarbeiter gesendet werden soll.

Wichtig

Um die Verteilungs-Listen einrichten zu können, müssen Sie das Einrichten des Attributs und den Upload Ihrer Daten in das Viva Glint System abgeschlossen haben.

Erstellen Ihrer verteilungs Listen

Verteilungs-Listen werden im Abschnitt Mitarbeiter Ihres Admin Configuration Dashboard im Listen Verteilungs-Listen konfiguriert.

Screenshot: Zugriff auf das Setup der Verteilerliste über die Viva Glint Administrator-Dashboard.

Tipp

Wenden Sie zuvor konfigurierte Benutzerrollen an, um verteilungs Listen effizient einzurichten.

Führen Sie diese Schritte aus.

  1. Wählen Sie in Ihrem Administrator Dashboard im Abschnitt Mitarbeiter die Option Verteilung Listen aus.

  2. Die Seite Verteilerliste wird geöffnet und zeigt alle zuvor erstellten Listen an und enthält die Anzahl der Mitglieder in jeder Liste.

    Screenshot des Fensters

  3. Wählen Sie + Neue Verteilerliste aus, um eine neue Liste zu erstellen.

    Screenshot der Schritte zum Einrichten der Verteilerliste.

  4. Titel Ihrer Verteilerliste. Machen Sie es klar, weil Sie sich häufig darauf beziehen werden! Beispiel: Viva Glint Administratoren, Manager mit Livezugriff oder Manager kleiner Teams.

  5. Kompilieren Sie die Liste mithilfe der Leiste Mitglieder suchen oder mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten .

    • Mitglieder suchen : Geben Sie einzelne Namen ein, und wählen Sie Mitarbeiter aus, die der Liste hinzugefügt werden sollen.

    • Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten: Das Fenster Auswählen einer Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern wird geöffnet. Fügen Sie mitglieder zu einer Verteilerliste hinzu, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:

      • Option 1: Attributregeln: Verwenden Sie Regeln wie Standort- oder Managerebene, um eine Verteilerliste aufzufüllen. Befolgen Sie die Anweisungen im daraufhin geöffneten Schiebereglerfenster. Denken Sie daran, dass dieser Abschnitt aus der Mitarbeiterdatendatei aufgefüllt wird, die in Viva Glint hochgeladen wurde. Wählen Sie aus diesen beiden Optionen aus:

        • Ich möchte nur alle aktiven Mitarbeiter einbeziehen.
        • Ich möchte alle aktiven Mitarbeiter nach diesen Populationen filtern:
          • Wählen Sie + Neue Auffüllung und dann + Neue Filter aus.
          • Wählen Sie im Dropdownmenü Filter die Attribute für Mitarbeiter aus, die Teil dieser Verteilerliste sind.
          • Um jemanden auszuschließen, suchen Sie nach ihrem Namen, und wählen Sie Ausschließen aus. Wenn Sie dagegen jemanden aus der Liste Ausgeschlossen entfernen möchten, suchen Sie ihren Namen, und wählen Sie Entfernen aus.
          • Die neue Verteilerliste, einschließlich der Anzahl der Mitglieder, wird im Abschnitt Eingeschlossen angezeigt, während ausgeschlossene Mitarbeiter unter Ausgeschlossen angezeigt werden.
          • Bestätigen Sie Ihre Liste, und wählen Sie Änderungen speichern aus.

      Tipp

      Für eine Exit-Umfrage sollten Sie die Option Include Inactive Employees (Inaktive Mitarbeiter einschließen) aktivieren. Um inaktive Mitarbeiter einzubeziehen, kontaktieren Sie sie über ihre persönliche E-Mail.

      • Option 2: Importieren: Verwenden Sie eine CSV- oder XLSX-Datei, um Mitarbeiter in eine Verteilerliste zu importieren.

        • Folgen Sie im daraufhin geöffneten Fenster den Anweisungen auf dem Bildschirm.

          Screenshot: Schiebereglerfenster zum Importieren von Mitarbeitern in eine Verteilerliste

          Hinweis

          Diese Methode entfernt Attributregeln aus dieser Verteilerliste.

          Wichtig

          Eine Verteilerliste ist eine Momentaufnahme, sobald die Umfrage aktiviert ist. Dies bedeutet, dass die Umfrageergebnisse auf der aktuellen organization- und Managerhierarchie während des Fensters der Umfrage basieren. Aus diesem Grund sollte Ihre Mitarbeiter-Attributdatei aktualisiert werden, bevor die Umfrage für automatische Einladungstrigger aktiviert wird.

Grundlegendes zum Datumsbereichsattribut und warum die Aktualisierung Ihrer Mitarbeiterattributedatei wichtig ist

Der für ein Attribut ausgewählte Datumsbereich sollte immer der Häufigkeit entsprechen, mit der Sie Ihre Mitarbeiterdatendateien aktualisieren. 

Für Unternehmen, die ihre HRIS-Dateien automatisch integrieren, funktioniert dies gut.

Stellen Sie für Unternehmen, die Mitarbeiterdateien manuell aktualisieren, sicher, dass der Fenstersatz breit genug ist, um die Häufigkeit einzuschließen, mit der Mitarbeiterdaten aktualisiert werden. 

Wenn ein Fenster beispielsweise auf 15 Tage festgelegt ist, die Mitarbeiterdateien jedoch nur alle 30 Tage aktualisiert werden, verpasst die Umfrage wahrscheinlich neue Mitarbeiter, die die Umfrage erhalten sollten, da der Datumsbereich nur auf die Datei festgelegt ist, die vor 30 bis 45 Tagen hochgeladen wurde. Legen Sie stattdessen das Fenster auf mindestens 30 Tage fest, damit Sie sicher sind, dass sie alle einbeziehen.

Tipp

Erwägen Sie die Verwendung der Funktion für gemischte Mitgliedschaften.

Verwenden der Funktion "Verteilerliste für gemischte Mitgliedschaften"

Dynamische Attribute fügen Benutzer automatisch einer Verteilerliste hinzu und entfernen sie daraus. Sie können auch bestimmte Benutzer aus einer Liste einschließen oder ausschließen. Wenn Sie wissen, wie Ihre Verteilerliste aufgefüllt wird, können Sie Entscheidungen zum Hinzufügen von Benutzern treffen.

Ändern einer Verteilerliste

Das Bearbeiten einer Verteilerliste ist eine globale Änderung und wirkt sich auf jedes Programm aus, das diese Liste verwendet. So ändern Sie Folgendes:

  1. Wählen Sie die Verteilerliste aus, die Sie ändern möchten.

  2. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten oder Attributregeln bearbeiten aus, wenn Filter verfügbar sind.

  3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und wählen Sie Änderungen speichern aus.

Anzeigen, wie eine Verteilerliste aufgefüllt wurde

Auf der Seite Verteilung Listen wird in der rechten Spalte mit dem Titel Mitgliedschaftstyp definiert, ob diese Liste manuell, durch Attributregeln oder beides aufgefüllt wird.

Hinweis

Wenn eine Verteilerliste von einem Import aufgefüllt wird, weist sie den Mitgliedschaftstyp "Manuell" auf.

Verwenden der dynamischen Verteilungsfunktion Listen

Führen Sie Ihre Entscheidung, ob Sie die manuelle Auffüllung oder die Attributregelauffüllung verwenden möchten, nach den folgenden Prinzipien:

  • Wenn der Mitgliedschaftstyp auf Attributregeln basiert und ein Benutzer manuell auf der Plattform hinzugefügt wird, aktualisieren Mitarbeiterdatendateiimporte automatisch die Verteilerliste.

  • Wenn die Verteilerliste manuell gestartet wurde, ändert das Hinzufügen von Attributregeln die Liste so, dass sie sowohl Attributregeln als auch Manuell enthält.

  • Wenn ein Mitglied manuell gelöscht wird und den Filterkriterien entspricht, werden sie weiterhin in der Verteilerliste angezeigt. Die Methode Added by ändert sich von Manuell in Attributregeln.

    Wichtig

    Beim Importieren von Benutzern in eine Verteilerliste für Attributregeln werden vorhandene Regeln entfernt.

    • Aktivieren Sie die Funktion Mitarbeiter beibehalten, die sich bereits in dieser Verteilerliste befinden, um den Mitgliedschaftstyp für vorhandene Benutzer in Manuell zu konvertieren.
    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Benutzer basierend auf den Regeln zu deaktivieren und zu entfernen, und schließen Sie diese nur in die Importdatei ein.

Verteilungs-Listen löschen

Verteilerlisten können gelöscht werden, indem Sie auf die zu löschende Liste zeigen und die Schaltfläche Löschen auswählen. Das Fenster Verteilerliste löschen wird geöffnet, in dem Sie über alle Programme benachrichtigt werden, die diese Liste derzeit verwenden.

Screenshot des Schiebereglers

Um fortzufahren und die Verteilerliste zu entfernen, muss sie aus der Zielgruppe des Programms entfernt werden.

  • Wählen Sie im Administrator-Dashboard Umfrageprogramme aus.
  • Wählen Sie die Umfrage aus.
  • Wählen Sie unter Programmzusammenfassung die Option Verteilung aus.
  • Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Liste zu löschen. Eine Warnung bestätigt, dass Sie die Liste löschen möchten.
  • Wiederholen Sie den Vorgang für alle Programme, in denen diese Verteilerliste entfernt werden soll.

Screenshot des Fensters

Hinweis

Das Löschen einer Verteilerliste ist eine permanente Aktion. Die Daten der Mitglieder dieser Liste werden nicht gelöscht.