Löschen von Benutzerdaten aus Viva Glint

Als Datenverantwortliche Ihres Unternehmens können Microsoft Viva Glint Administratoren einen Antrag auf Löschung von Benutzerdaten stellen, um einem Antrag betroffener Personen (General Data Protection Regulation, DSGVO) nachzukommen. Die Löschanforderungen werden sofort verarbeitet.

Wichtig

• Benutzerdaten, die aus Viva Glint gelöscht wurden, werden automatisch aus allen Microsoft Viva Programm gelöscht, für das sie freigegeben wurden.
• Viva Glint Umfrageantworten werden in der Berichterstellung beibehalten, es sei denn, ein Viva Glint Admin löscht sie.
• INACTIVE-Benutzerdaten (Attribute und Antworten) werden nicht automatisch aus Viva Glint gelöscht.

Achtung

Das Löschen von Benutzerdaten in Viva Glint ist ein unumkehrbarer Prozess.

Datenlöschungssteuerelement

Viva Glint Administratoren als Datenverantwortliche verfügen über die Berechtigung, Umfragedaten als Reaktion auf eine Anfrage einer betroffenen Person (DSR) zu verwalten. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:

1. Löschen Sie alle Daten im Zusammenhang mit dem Anfordernden, mit Ausnahme von Attributen und Umfrageantworten, oder
2. Löschen Sie alle Daten, die sich auf den Anfordernden beziehen, einschließlich der Umfrageantworten.

Diese Konfiguration wird auf Plattformebene festgelegt und gilt für alle Anforderungen gleichermaßen und ist standardmäßig so festgelegt, dass Attribut- und Umfrageantworten (Option 1) ausgeschlossen werden. Weitere Informationen.

Löschen von Benutzerdaten

1. Wählen Sie Personen im Abschnitt Mitarbeiter auf Ihrem Glint-Administrator-Dashboard aus.
2. Verwenden Sie das Suchfeld , um den Mitarbeiter auszuwählen, dessen Daten gelöscht werden sollen. Öffnen Sie die Seite dieses Mitarbeiters.
3. Wählen Sie im Dropdownmenü Aktionen die Option Benutzer löschen aus.
4. Das Feld Benutzerbestätigung löschen wird mit den folgenden Informationen angezeigt:
   1. Daten werden aus Viva Glint mit Ausnahme wichtiger Kontoinformationen, die dem Microsoft-Abonnement Ihres organization zugeordnet sind, entfernt.
   2. Um später einzuschließen, müssen die Informationen erneut in die Mitarbeiterdaten Ihres Unternehmens geladen werden.
   3. Durch Löschen des Benutzers:
      1. Umfrageergebnisse werden gelöscht, was sich möglicherweise auf Viva Glint Berichte auswirkt, wenn die Löschsteuerung deaktiviert ist. Weitere Informationen.
      2. Die Daten des Benutzers werden aus Verteilerlisten und zukünftigen Umfragen entfernt.
      3. Die Rollendefinitionen des Benutzers und seine Berichtsberechtigungen werden entfernt.
   4. Die Anzeige gibt an, ob der Benutzer über direkte Berichte verfügt und dass der Administrator die Berichte später oder beim nächsten Mitarbeiterdatenimport neu zuweisen muss. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein nachträgliches Update für den Benutzerupload zu ermöglichen, wenn frühere Umfragedaten den neuen Vorgesetzten widerspiegeln sollten.
5. Kehren Sie zur Seite Personen zurück, und vergewissern Sie sich, dass der Benutzer nicht in der Liste "Alle", "Aktive" oder "Inaktive Mitarbeiter" angezeigt wird.
6. Kehren Sie zum administrator-Dashboard zurück, und wählen Sie im Abschnitt Dienstkonfiguration die Option Aktivitätsüberwachungsprotokoll aus. Die Aktion zum Löschen des Benutzers sollte in der Spalte Ereignis aufgeführt werden, und die status sollte "Erfolg" lauten. In der Spalte Details sollte "Deleted" (Gelöscht) angezeigt werden.
7. Wenn der gelöschte Benutzer ein Vorgesetzter ist, vergewissern Sie sich, dass alle Berichte, in denen sein Team angezeigt wurde, nicht mehr ihren Namen enthalten. Der Bericht lautet nun "Team des gelöschten Benutzers".

Wichtig

• Viva Glint 360 Feedbackantworten werden ebenfalls mit diesen Anforderungen gelöscht.

Hinweis

Sollte ein gelöschter Benutzer wieder eingestellt werden, müssen seine Daten so hochgeladen werden, als ob es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt. Nach dem Löschen werden keine vorherigen Daten gespeichert.

Wiederverwendungssteuerung für Mitarbeiter-IDs

Viva Glint Administratoren können als Datenverantwortliche Mitarbeiter-IDs wiederverwenden und sie neuen oder neu eingestellten Mitarbeitern zuweisen. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:

1. Ausschließen von Daten im Zusammenhang mit Mitarbeiter-IDs von zuvor entfernten Mitarbeitern aus Uploads oder
2. Aktualisieren Sie die bereits gelöschten Datensätze mit dem in der HRIS-Datei angegebenen status.

Diese Konfiguration wird auf Plattformebene festgelegt, gilt für alle Datensätze gleichermaßen und ist so festgelegt, dass Daten standardmäßig ausgeschlossen werden (Option 1). Weitere Informationen.