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Sichere Freigabe mit QR-Code

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Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Druckauftrag mit Universelles Drucken freizugeben: Direktdruck und sichere Freigabe. Beim Direktdruck wird der Druckauftrag sofort nach dem Senden durch den Benutzer am Drucker freigegeben, es sei denn, am Drucker ist eine Auftragsfreigabe durch einen Dritten konfiguriert. Die sichere Freigabe hilft, Abfall durch unnötige Druckvorgänge zu vermeiden und die Privatsphäre der Benutzer zu wahren, indem ihre Aufträge bis zum Eintreffen am Drucker zurückgehalten werden.

Die sichere Freigabe mit QR-Code ist eine der Formen der sicheren Freigabe. Mit der Microsoft 365 Mobile App kann der Nutzer einen am Drucker angeschlossenen QR-Code scannen und seinen Druckauftrag freigeben. Dies wird auf Android-Geräten ab der App-Version 16.0.16501 und auf iOS-Geräten ab der App-Version 2.76 unterstützt. Um die sichere Freigabe mit QR-Code zu nutzen, muss der Administrator den Drucker im Portal für Universelles Drucken konfigurieren.

Voraussetzungen

  • Microsoft 365 Mobile App, Version 16.0.16501 oder höher für Android und Version 2.76 oder höher für iOS
  • Zugehörige erforderliche Abonnementlizenz zur Nutzung der Microsoft 365 Mobile App für das Geschäftskonto
  • Dem Benutzerkonto zugewiesene Lizenz für Universelles

Wie kann ich das Abonnement aktivieren?

Benutzer mit Zugriffsrechten für die Rolle des Druckeradministrators können die sichere Freigabe mit QR-Code für jeden einzelnen Drucker über das Universelles Drucken Verwaltungsportal aktivieren.

  • Gehen Sie zu Universelles Drucken im Azure-Portal aka.ms/UPPortal
  • Gehen Sie zur Drucker-Seite
  • Klicken Sie auf einen Drucker, für den Sie die sichere Freigabe aktivieren möchten.
  • Gehen Sie auf der Seite des Druckers auf das Blatt Eigenschaften
  • Klicken Sie auf Auftragsfreigabeoptionen
  • Wählen Sie QR-Code als Freigabetyp und klicken Sie auf Speichern
  • Speichern Sie den QR-Code auf dem Bildschirm
  • Drucken Sie den QR-Code
  • Kleben Sie den Ausdruck des QR-Codes auf den Drucker

Endbenutzererfahrung

Drucker, für die eine sichere QR-Code-Freigabe konfiguriert ist, werden auf dem Client-Gerät des Benutzers auf die gleiche Weise wie andere Drucker für Universelles Drucken erkannt und installiert. Auch die Druckerfahrung ist identisch, um die Lernkurve des Endanwenders zu minimieren. Der einzige Unterschied bei der QR-Code-Freigabe besteht darin, dass der Benutzer sein Dokument am Drucker abholen möchte.

Freigeben des Druckauftrags am Drucker

  • Gehen Sie zum Drucker
  • Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Unternehmenskonto bei der Microsoft 365-App angemeldet sind
  • Scannen Sie den QR-Code auf dem Drucker auf 1 von 2 Arten:
    1. Über die Kamera-App Ihres Telefons (empfohlen)
    2. Alternativ dazu können Sie in der Microsoft 365 App auf Apps >Scannen > QR-Code scannen
  • In der App wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Der Name der Druckerfreigabe sollte mit dem angezeigten Namen der Druckerfreigabe auf dem QR-Code-Ausdruck übereinstimmen (der Name in Klammern).
  • Gehen Sie den Flow durch, um den Druckauftrag auszuwählen und am Drucker freizugeben

Tipps und bewährte Methoden

  • Wenn Sie die sichere QR-Code-Freigabe für einen Drucker aktivieren, können Benutzer, nachdem sie den QR-Code am Drucker gescannt haben, den Druckauftrag nur über die Microsoft 365-App auf ihrem Telefon freigeben. Anders ausgedrückt: Der Druckauftrag wird nicht mehr sofort vom Drucker ausgedruckt, wenn der Benutzer den Auftrag sendet.
  • Die Standorteigenschaften Stadt, Gebäude, Etage und Raum werden in der Microsoft 365-App für den Drucker angezeigt, wenn der Benutzer am Drucker ist und den QR-Code gescannt hat. Es wird empfohlen, die Standorteigenschaften des Druckers zu aktualisieren, um eine reibungslose Benutzererfahrung für den Endbenutzer sicherzustellen.
  • Schließen Sie beim Benennen der Druckerfreigabe Standortbezeichner wie Gebäude und Raum mit ein. Schließen Sie Bezeichner zum Freigabemechanismus mit ein. Ein Beispiel wäre „BuildingName-RoomName-QRcode“.
  • Sobald Sie den Freigabetyp in QR-Code sichere Freigabe geändert haben, drucken Sie den QR-Code sofort aus und bringen ihn am Drucker an.

Häufig gestellte Fragen

Woher weiß ich, dass ich die richtige Version der App besitze?

Für Android: Auf der Seite des Android Play Store für die Microsoft 365-App können Sie die Version der App überprüfen, indem Sie nach unten zu „Über diese App“ scrollen, darauf klicken und nach unten zu App-Info > Version scrollen. Jede Version, die höher als 16.0.16501 ist, verfügt über das Feature.

Für iOS: Suchen Sie in den Einstellungen nach der Microsoft 365-App, und die Versionsnummer sollte im Abschnitt „Info“ zu finden sein.

Was ist, wenn ich nicht bei meinem Unternehmenskonto angemeldet bin?

Sie können den Druckauftrag nicht über Ihr persönliches Konto freigeben, Sie müssen den Druckauftrag über Ihr Unternehmenskonto senden. Sie erhalten eine Fehlermeldung, in der Sie aufgefordert werden, sich bei Ihrem Unternehmenskonto anzumelden.

Was ist, wenn ich über mehrere Unternehmenskonten verfüge?

Stellen Sie sicher, dass das richtige Unternehmenskonto in der Microsoft 365-App angemeldet und aktiv ist. Verwenden Sie die Funktion QR-Code scannen in der Microsoft 365-App im richtigen Unternehmenskonto, um den QR-Code des Druckers zu scannen.

Was ist, wenn ich sowohl bei meinem persönlichen als auch bei meinem Unternehmenskonto in derselben Microsoft 365-App angemeldet bin?

Wenn Sie in diesem Fall den QR-Code mit der nativen Kamera-App Ihres Telefons scannen, wird möglicherweise automatisch die Microsoft 365-App mit Ihrem persönlichen Konto geöffnet. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmenskonto das aktive Konto in der App ist. Sie können sich vergewissern, indem Sie auf Ihr Profilbild tippen, das sich in der Regel in der oberen linken Ecke der App befindet, und sich den Abschnitt „Ich“ ansehen.

Was ist, wenn bei mir die Microsoft 365-App zweimal installiert ist – einmal für den privaten Gebrauch und einmal für die Arbeit?

Dies ist nur bei Android-Geräten möglich. Wenn Sie in diesem Fall den QR-Code mit der nativen Kamera-App Ihres Telefons scannen, wird automatisch die Microsoft 365-App mit Ihrem persönlichen Konto geöffnet. Sie können dies auf zwei Arten vermeiden:

  1. indem Sie die Funktion QR-Code scannen in der Microsoft 365-App in Ihrem Unternehmenskonto verwenden, um den QR-Code des Druckers zu scannen;
  2. Deaktivieren Sie auf Ihrem Telefon das automatische Öffnen der Version von Microsoft 365 mit Ihrem persönlichen Konto, indem Sie diese Schritte ausführen:
    1. Öffnen Sie Einstellungen auf Ihrem Telefon. Gehen Sie zu Apps, Installierte Apps oder Anwendungsmanager, je nach verfügbarer Option.
    2. Auf einigen Telefonen finden Sie die Standard-Apps direkt, wenn Sie auf Apps tippen. Bei andere müssen Sie auf Erweiterte > Standard-Apps tippen. Auf Samsung-Telefonen tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in den Einstellungen > Apps und wählen Sie Standard-Apps. Auf Mi-Telefonen gehen Sie zu Einstellungen > Apps >Apps verwalten. Tippen Sie dann auf das Drei-Punkte-Symbol oben und wählen Sie Standard-Apps aus.
    3. Tippen Sie auf dem Bildschirm Standardanwendungen auf „Links öffnen“. Hier sehen Sie die Instant-Apps. Schalten Sie den Umschalter daneben aus.

Kann ich mein persönliches Telefon verwenden?

Ja, vorausgesetzt, Sie können sich bei Ihrem Unternehmenskonto anmelden und die Intune-Richtlinien Ihres Unternehmens beachten.

Funktioniert dies mit iOS-Telefonen?

Ja. Die Microsoft 365-App, Version 2.76 oder höher, ist für dieses Feature verfügbar. Es kann aus dem App Store heruntergeladen werden.

Kann ich die sichere Freigabe am Drucker deaktivieren, ohne den Drucker abzumelden?

Ja, Sie können die Art der Auftragsfreigabe wieder auf Direktdruck umstellen. Bitte stellen Sie sicher, dass der QR-Code am Drucker entfernt wird und dass die Endnutzer über die Änderung informiert werden.

Was passiert, wenn ich die Freigabe aufhebe und den Drucker erneut freigeben möchte?

Wenn Sie die Freigabe eines Druckers aufheben (d. h. die Druckerfreigabe löschen), ist der Drucker für die Endbenutzer nicht mehr auffindbar. Wenn Sie den Drucker erneut freigeben, bleibt der QR-Code unverändert. Wir empfehlen jedoch, dass der Administrator den neuen QR-Code-Ausdruck ausdruckt, wenn der Name der Druckerfreigabe geändert wurde, um Verwirrung beim Endbenutzer zu vermeiden.

Was passiert, wenn ich den Drucker abmelde und neu registriere?

Der QR-Code des Druckers wird sich ändern. Damit der Endbenutzer den QR-Code scannen kann, um seinen Auftrag freizugeben, muss der Administrator den neuen QR-Code ausdrucken und am Drucker anbringen.

Funktioniert die sichere Freigabe mit QR-Code auch für Drucker, die mit einem Stecker verbunden sind?

Ja.

Funktioniert die sichere Freigabe mit QR-Code für sofort einsatzbereite Universelles Drucken Drucker?

Ja.

Müssen meine Drucker besondere Konfigurationen aufweisen?

Nein, wir empfehlen jedoch, die Standorteigenschaften des Druckers zu aktualisieren, um ein reibungsloses Endbenutzererlebnis zu gewährleisten.

Was ist, wenn mein Drucker bereits eine andere Freigabe aktiviert hat, z. B. die Freigabe von Badges?

Die sichere Freigabe mit QR-Code funktioniert auch mit anderen Formen der sicheren Freigabe. Dies bedeutet jedoch, dass der Endbenutzer den Druckauftrag zweimal „freigeben“ muss. Zunächst müssen sie den Auftrag über die Microsoft 365-App durch Scannen des QR-Codes freigeben. Dann müssen sie sich in den Drucker einloggen, um den Auftrag endgültig zum Druck freizugeben. Das liegt daran, dass die sichere Freigabe mit QR-Code den Druckauftrag von Universelles Drucken an den Drucker freigibt, während andere Formen der sicheren Freigabe (z. B. die Freigabe von Badges) den Druckauftrag vom Drucker selbst freigeben. Es wird nicht empfohlen, die sichere Freigabe mit QR-Code bei Druckern zu aktivieren, bei denen bereits andere sichere Freigabemechanismen aktiviert sind.

Was passiert, wenn meine Benutzer eine sichere PIN mit dem Druckauftrag senden?

Wie in der vorherigen Frage beantwortet, funktioniert die sichere Freigabe mit QR-Code auch mit sicherer PIN, aber der Endbenutzer muss zwei Abläufe durchlaufen, bevor er seinen Druckauftrag erhält. Es wird nicht empfohlen, die sichere Freigabe mit QR-Code bei Druckern zu aktivieren, bei denen bereits andere sichere Freigabemechanismen aktiviert sind.

Gibt es eine Alternative für den Fall, dass die Kamera des Telefons eines Benutzers nicht funktioniert?

Nein, wir brauchen eine physische Kamera auf dem Telefon, um den QR-Code zu scannen. Sie können entweder die native Kamera-App des Telefons oder das Feature QR-Code scannen in der Microsoft 365-App verwenden.

Wenn der Auftrag nicht freigegeben wird und abläuft, wird er dann auf das enthaltene Druckauftragsvolumen angerechnet? Anders gesagt, zahle ich für Aufträge, die nicht freigegeben werden?

Nein, alle nicht freigegebenen Aufträge werden nicht auf die Anzahl der Druckaufträge angerechnet und Ihnen nicht in Rechnung gestellt.