Einführung
Wenn Sie einen neuen Microsoft Power Automate-Cloud-Flow erstellen, kann dieser nur von Ihnen angezeigt, bearbeitet und ausgeführt werden. Durch das Freigeben eines Cloud-Flowes können Sie anderen Benutzern in Ihrer Organisation erlauben, Ihre Automatisierung auszuführen oder zu bearbeiten.
Power Automate bietet die folgenden Arten von Freigaben:
Einen Cloud-Flow freigeben, sodass andere Benutzer den Flow ausführen können
Einen Cloud-Flow freigeben, sodass andere Benutzer den Flow bearbeiten können
Einen Cloud-Flow mithilfe von Microsoft Dataverse-Lösungen freigeben, um einen Flow in andere Microsoft Power Platform-Umgebungen wie Test und Produktion zu kopieren
Eine Kopie eines Cloud-Flows freigeben
Die Art des Cloud-Flows kann die Art der verfügbaren Freigabe einschränken. Sie können beispielsweise nur sofortige Cloud-Flows freigeben, die dem Benutzer die Ausführung des Flows erlauben, ohne ihm auch die Berechtigung zum Bearbeiten des Flows zu erteilen. Sie können sofortige, automatisierte und geplante Cloud-Flows mithilfe von Miteigentum, einer Dataverse-Lösung, oder durch das Senden einer Kopie freigeben.
Sie können beim Freigeben eines Cloud-Flows einen einzelnen Benutzer oder eine Gruppe auswählen. Die Freigabe für einen Benutzer ist ein guter Ansatz für die informelle Freigabe für wenige Personen. Sofern möglich, ist die Freigabe für eine Gruppe eine bessere Option, wenn Sie mehrere Flows für dieselbe Gruppe von Personen freigeben möchten. Die Gruppenfreigabe vereinfacht die Verwaltung des Zugriffs auf Flows.
In Microsoft Entra ID können Sie Gruppen als Sicherheitsgruppen oder Bürogruppen organisieren. Sie können beispielsweise eine Bürogruppe erstellen, indem Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen.
Eine Freigabe für Benutzer außerhalb Ihrer Organisation ist möglich, wenn diese in Microsoft Entra ID als Gastbenutzer hinzugefügt wurden. Es gelten einige Einschränkungen in Bezug darauf, wie ein externer Benutzer Flows verwenden kann, die für ihn freigegeben wurden.
Wo Sie freigegebene Flows finden
Wenn eine Person einen Cloud-Flow für Sie freigegeben hat, erhalten Sie eine E-Mail. Die E-Mail gibt an, ob Sie als Miteigentümer mit Bearbeitungsberechtigungen oder als Nur-Ausführen-Benutzer hinzugefügt wurden. Wenn Sie einen Flow für eine Gruppe von Benutzern freigeben, erhalten diese keine E-Mail.
Wenn Sie Mitbesitzer eines Cloud-Flows sind, wird der Flow nicht in Ihrer Liste Meine Flows > Cloud-Flows, sondern in der Liste Meine Flows > Für mich freigegeben angezeigt.
Wenn Sie einen Flow nicht erkennen und wissen möchten, wer ihn für Sie freigegeben hat, wählen Sie den Flow-Namen aus. Auf der Seite Details wird der ursprüngliche Besitzer des Flows aufgelistet.
Für sofortige Cloud-Flows, auf die Sie als Nur-Ausführen-Benutzer zugreifen, erfolgt die Anzeige nur in der App, die den sofortigen Trigger des Flows unterstützt. Ein Schaltflächenflow wird beispielsweise in der mobilen Power Automate-App angezeigt. Eine ausgewählte Nachricht von Microsoft Teams wird in Microsoft Teams und Dataverse angezeigt, wenn Sie einen Datensatz in einer modellgesteuerten App aus Microsoft Power Apps auswählen. Wenn Sie ein Nur-Ausführen-Benutzer sind, wird der Flow nicht in der Liste Meine Flows > Für mich freigegeben angezeigt.
Sie können einen Benutzer oder eine Gruppe als Mitbesitzer hinzufügen. Dieser Ansatz ermöglicht dem Benutzer oder jedem Mitglied der Gruppe die Bearbeitung des Flows. Nachdem Sie einen Mitbesitzer hinzugefügt haben, befindet sich Ihr Flow nicht mehr in der Liste Meine Flows > Cloud-Flows, sondern wird in der Liste Meine Flows > Für mich freigegeben angezeigt. Er bleibt auch dann auf der freigegebenen Liste, wenn Sie alle Personen entfernt haben, für die der Flow freigegeben war.
Cloud-Flows, die als Nur-Ausführen freigegeben werden, werden weiterhin auf der Liste Meine Flows > Cloud-Flows angezeigt.
Vor der Freigabe überprüfen
Bevor Sie Ihren Cloud-Flow für andere Benutzer freigeben, sollten Sie sicherstellen, dass er für die Freigabe geeignet ist, indem Sie die folgenden Überprüfungen durchführen.
Bewerten Sie, ob Ihr Flow für diejenigen hilfreich ist, für die Sie ihn freigeben. Ein für die Verwendung Ihrer Postadresse festgelegter Flow ist beispielsweise für eine Person, die an einem anderen Ort lebt oder arbeitet, nicht nützlich. In einigen Fällen können Sie kleinere Änderungen an Ihrem Flow vornehmen, um ihn vor der Freigabe für andere nützlicher zu machen.
Ermitteln Sie, ob der Name des Flows für andere aussagekräftig ist. Nachdem Sie einen Flow für andere Personen freigegeben haben, wird er in deren Flow-Listen angezeigt. Ein Flow namens WIB überprüfen könnte beispielsweise für Sie eine Bedeutung haben, wenn Sie ihn jedoch für andere freigeben, könnten diese verwirrt sein. Ein besserer Name wäre stattdessen Wetter im Büro überprüfen. Außerdem sollten die ersten 20 oder mehr Zeichen des Namens aussagekräftig sein, denn diese werden dem Benutzer angezeigt, wenn der Platz begrenzt ist.
Legen Sie fest, ob der Flow Benachrichtigungen oder E-Mails senden soll. Wenn Sie einen Flow zur Verbesserung Ihrer Produktivität erstellen, ist es üblich, eine Benachrichtigung oder eine E-Mail an Sie selbst zu senden. Im Wesentlichen erhalten Sie immer dann eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine andere Person den Flow ausführt. Anstatt Ihre eigene E-Mail-Adresse anzugeben, können Sie eine Aktion wie Mein Profil abrufen (V2) im Office 365-Benutzer-Konnektor verwenden, um die E-Mail-Adresse des Benutzers abzurufen, der den Flow ausführt, und ihm dann stattdessen eine E-Mail zu senden.
Prüfen Sie, ob der Benutzer spezielle Lizenzen oder Abonnements benötigt. Benutzer, für die Sie einen Cloud-Flow freigeben, benötigen eine entsprechende Power Automate-Lizenz oder gleichwertige Nutzungsrechte. Wenn Sie andere Dienste verwenden, indem Sie eine Aktion von anderen Konnektoren nutzen, bestehen für diese möglicherweise eigene Lizenzanforderungen. So kann es beispielsweise eine wichtige Entscheidung sein, Benutzern, für die Sie Freigaben vornehmen, die Verwendung Ihrer Verbindung zu gestatten, anstatt eine eigene zu verlangen. Sie lernen diese beiden Optionen später in diesem Modul kennen.
Im Rest dieses Moduls erfahren Sie, wie Sie einen Cloud-Flow freigeben, und lernen Sie die Optionen kennen, die Sie bei der Verwendung der Funktion nutzen können.